54
отслеживать уровень квалификации кадровых работников. Это должно
способствовать качественной работе и самое главное оперативной, с
кадровыми документами, что в итоге скажется на всей системе управления
персоналом.
Кадры являются важной составляющей частью колледжа. Они
осуществляют всю образовательную и методическую деятельность с
курсантами, определяют внутреннюю культуру организации, представляют
«лицо» организации.
На сегодня всё большее внимание со стороны руководителей малых
предприятий уделяется вопросам кадрового менеджмента. Иными словами,
появилась потребность в использовании современной системы управления
персоналом, на что предлагаем ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ
СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» внедрить
автоматизированную систему кадрового делопроизводств
Кадровое делопроизводство, основанное на автоматизированной
компьютерной системе кадрового делопроизводства, имеет преимущества:
- сокращение расходов на зарплату по той причине, что
электронная система управления персоналом работает автономно;
- высокое качество результата;
- отсутствие грамматических ошибок и помарок в кадровых
документах;
- быстрота обработки информации и высокая скорость кадрового
документооборота;
- качественная сервисная поддержка и обслуживание программа
кадрового документооборота; Таким образом, можно констатировать тот
факт, что внедрение автоматизированной компьютерной программы
«Система Кадры» в работу специалиста по кадрам ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» позитивно сказалось на работе с кадровыми
документами, убыстрив и качественно улучшив работу с кадровыми
55
документами, что в конечном итоге положительно скажется на системе
управления персона.
В настоящее время рынок перенасыщен всевозможными программами
автоматизированного учета и требует перехода на новый уровень в кадровом
делопроизводстве.
Кадровая справочная «Система Кадры» это уникальная
информационная система управления кадрами, которая подготовлена
лучшими экспертами для всех специалистов, работающих с персоналом.
Система дает полную базу разъяснений по профессиональному ведению
кадровой политики в организации.
Информационная «Система Кадры» содержит ответы на вопросы
кадрового учета и делопроизводства, правовую базу, формы и образцы
документов, профессиональные журналы и книги, что позволяет специалисту
по кадрам ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» сделать работу более
эффективной и комфортной, а самое главное быстрой.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» состоит из
систем:
- система работы с кадрами;
- система отдела кадров;
- система учета кадров;
- система управления кадрами организации.
Компьютерная справочная система «Система Кадры»,
автоматизированная система управления кадрами, является идеальным
решением для:
- руководителя организации;
- руководителя отдела кадров;
- специалиста по кадрам.
- любого другого специалиста, работающего в системе управления
кадрами организации.
56
Система управления работой с кадрами поможет:
- повысить качество управления персоналом в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» ;
- оптимизировать кадровое делопроизводство в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» ;
- решить любые спорные кадровые вопросы;
- поднять квалификацию работников в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» ;
- сформировать грамотную систему кадровой политики в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» .
Компьютерная справочная система «Система Кадры» доступна с
любого компьютера и не привязана к конкретному рабочему месту
специалиста по кадрам.
Каждый день КСС «Система Кадры» предоставляет только актуальную
информацию, ежедневные обновления. Удобная навигация, легкий поиск
информации, быстрый доступ к любым разделам справочной системы.
Возможность задать вопрос и получить точный ответ. Возможность
проконсультироваться по горячей линии по любому сложному кадровому
вопросу.
В состав Компьютерной справочной системы «Система Кадры» входит:
1. Правовая база нормативных документов по кадровой политике.
2. Формы документов по вопросам кадрового учета и персоналу.
3. Справочник кадровика.
4. Ответы от экспертов на любые кадровые вопросы.
5. Мастера - интерактивный сервис, который подбирает решение и
все нужные документы по индивидуальной ситуации пользователя.
57
6. Видео-семинары от ведущих экспертов по трудовому
законодательству.
7. Тренинги от известных специалистов в области управления
персоналом.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» автоматизирует и
оптимизирует кадровое делопроизводство, позволяет:
1. Вести учет кандидатов на работу, вести учет как принятых, так и
уволенных работников, а также временно не работающих.
2. Представить организационную структуру автошколы в виде
иерархии.
3. Производить кадровый учет по основным кадровым операциям:
приём, увольнение, оформление отпуска, аттестации, командировки,
обучение и др.
4. Вести учет рабочего времени работников.
5. Автоматизировать систему кадрового документооборота, при
помощи автоматизированного выведения Приказов, табелей и др.
6. Производить поиск информации по основным моментам.
7. Выстраивать кадровые отчеты.
Компьютерная справочная система «Система Кадры», обеспечивающая
кадровый документооборот, с успехом используется в малых предприятиях.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» представляет собой
современную компьютерную программу, которая сочетает функции
кадрового учета документов и автоматизации системы управления
персоналом. Основными особенностями данной программы является ее
простота, наглядность, простая настройка, удобность, совместимость с
программой MicrosoftOffice.По данным CNewsAnalytics(февраль 2019 г.)
Компьютерная справочная система «Система Кадры» вошла в список лучших
и наиболее востребованных информационных систем управления персоналом
в Российской Федерации.
Внедрение данной программы позволяет:
58
1) снизить расходы на управление персоналом;
2) оптимально применять профессиональные качества работников;
3) увеличить производительность труда работников;
4) повысить качество обработки кадровых документов;
5) ведение кадровой документации на более высоком уровне.
Для поддержания обратной связи с персоналом может служить
создание корпоративного портала.
Целевая аудитория корпоративного портала – сотрудники колледжа.
Цели корпоративного портала: создание прямого канала общения
между сотрудниками; повышение лояльности сотрудников в компании;
развитие корпоративной культуры; повышение эффективности и
производительности сотрудников. В основные функции портала входит:
управление задачами и проектами; тайм-менеджмент 2.0; CRM
(CustomerRelationshipManagement); управление документами; интеграция с
1С, Microsoft, Google, Apple; автоматизация бизнес-процессов;
производительность и безопасность; мобильные веб-приложения.
Выделяются две большие категории пользователей – пользователи
внутренней корпоративной сети и пользователи внешней сети (Интернет-
пользователи). В зависимости от масштаба корпоративной сети пользователи
первой категории могут быть сотрудниками одного подразделения. В
последнем случае, хотя входом в информационное пространство может стать
любой сайт организации, выделяется единый, центральный вход – фокусная
точка доступа ко всем базам данным, корпоративным ресурсам и сервисам.
На рисунке 4 представлена схема проведения видеоконференции между
сотрудниками посредством корпоративного портала.
59
Рисунок 4. Схема проведения видеоконференции между
сотрудниками посредством корпоративного портала
Корпоративный портал имеет следующие функции: организация
обсуждений в рабочих группах с общими календарями, задачами, отчетами,
библиотеками файлов документов; встроенный сервис для обмена
мгновенными сообщениями между сотрудниками; видеоконференции и
видеозвонки для совещаний с сотрудниками удаленных офисов и
переговоров с клиентами; технология Send&Save - переписка сотрудников по
электронной почте дублируется на портале, архивируется по темам и
индексируется внутренней системой поиска; официальная лента новостей,
видеообращения руководства, блоги сотрудников; система обучения и
тестирования персонала; списки сотрудников, визуальная структура
компании.
В рамках корпоративного портала работает сервис организации
конференции, включая удаленную регистрацию участников, прием
материалов с возможностью анализа состава участников менеджерами
конференции. С портала осуществляется доступ к корпоративным
материалам (документам, приказам, положениям, инструкциям), а также вход
в интранет-портал для удаленных пользователей. В целях управления
содержимым, обеспечения функционирования портала разработана система
управления контентом, которая позволяет обеспечить менеджерам портала
(они могут являться представителями различных подразделений колледжа)
60
авторизованный доступ к «своим разделам, создавать новые подразделы и
информационные страницы, публиковать новости и анонсы.
Пользователи внутренней сети обладают всеми возможностями
Интернет-пользователей, но имеют дополнительный доступ к
информационным корпоративным материалам, размещенным на портале и
доступ к файлам ftp-сервисов.
Данный корпоративный портал позволяет организовать коллективную
работу сотрудников. Портал содержит: календари с совместным доступом
для планирования встреч и мероприятий; управление задачами и
поручениями; библиотека общих файлов и документов; совместная работа с
документами на портале с помощью MicrosoftOffice и OpenOffice;
бронирование переговорных; график отсутствий сотрудников; поиск по
всему порталу и по рабочим группам; взаимодействие с партнерами,
клиентами, поставщиками, дистрибьюторами и другими внешними
пользователями через Экстранет.
На рисунке 5 представлены возможности планировщика рабочего
времени сотрудников посредством корпоративного портала.
Рисунок 5.Возможности планировщика рабочего времени
сотрудников посредством корпоративного портала
61
Возможности автоматизации бизнес-процессов посредством
корпоративного портала представлены на рисунке 6.
Корпоративный портал позволяет запуск самых разных бизнес-
процессов через портал: оформление командировки, отпуска, утверждение и
оплата счетов, публикация документов и т.п.; встроенные шаблоны типовых
бизнес-процессов; простой визуальный редактор для проектирования
собственных бизнес-процессов с поддержкой функции drag&drop;
корректировку бизнес-процесса даже после его запуска (например, запрос
дополнительной информации у участников бизнес-процесса); автоматизация
оформления пропусков, заказа канцелярии, курьеров и т.п.
Рисунок 6.Возможности автоматизации бизнес-процессов
посредством корпоративного портала
Корпоративный портал позволяет осуществлять поиск сотрудника,
наглядно видеть загрузку сотрудников и динамику кадровых изменений
(рисунок 7).
В разделе документы могут быть загружены Положения о
подразделениях, должностные инструкции персонала.
В разделе «Сервисы» представлены специальные услуги, сервисы и
полезная информация для сотрудников компании.
62
Оформление заявок и запросов на услуги выполняется на странице
Электронные заявки. Для оформления заявки необходимо выбрать вид
заявки, а затем заполнить специальную форму.
На странице Вопросы и Ответы содержится список наиболее часто
задаваемых вопросов по той или иной проблеме. Здесь вы можете быстро
найти ответ на интересующий вас вопрос.
Заявка в IT-службу выполняется на странице Техническая поддержка,
на которой сначала описывается возникшая проблема, а в дальнейшем
ведется обсуждение и поиск решения проблемы совместно с сотрудником IT-
службы.
Рисунок 7. График отсутствий сотрудников
Раздел «Обучение» содержит обучающие курсы по различным
направлениям. Каждый учебный курс состоит из цикла уроков, некоторые
уроки могут быть объединены в главы. В курс также могут быть включены
тесты для самопроверки и итоговые сертификационные тесты. Результаты
вашего тестирования и полученные сертификаты можно просмотреть на
страницах «Журнал обучения» и «Мои сертификаты» соответственно.
Опросы позволяют узнать мнение сотрудников по различным
вопросам. Просмотр опросов и их результатов выполняется на странице
Опросы. Сотрудник может проголосовать по любому активному опросу.
63
Список необходимых и часто используемых сотрудниками ресурсов
представлен на странице Каталог ссылок. Управление подпиской на
рассылки с сайта выполняется на странице Подписка. Сотрудник можете
выбрать рубрики и указать e-mail сотрудника, на который нужно получать
рассылки портала. Фактором реализации корпоративной политики компании
является оформление уже имеющейся информации с привлечением
определенных визуальных образов и графических приемов на основе
фирменного стиля компании (имя компании (полное имя плюс
аббревиатура), логотип, фирменная цветовая гамма, фирменные модули,
слоган). На разработке концепции Web-дизайна ресурса, адекватного
корпоративной культуре компании, акцентируется особое внимание,
поскольку дизайн корпоративного портала не только формирует впечатление
пользователя о ресурсе в целом, но и позволяет идентифицировать компанию
среди сайтов конкурентов, таким образом, определяя качество восприятия
корпоративного ресурса.
3.2 Предложения по улучшению системы кадрового делопроизводства в
организации
Разработка инструкции направлена на установление единого порядка
работы с документами в целом.
Назначением инструкции является установление единого порядка
работы с документами отдела кадров ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ
КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»
, подготовка и передача их в архив.
Цель инструкции – совершенствование работы с документами,
повышение качества подготовки документов, упорядочение
документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение
эффективности управленческой деятельности в целом.
Инструкция разработана на основе законодательных и иных
нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и