14
структурного подразделения и руководителем организации. На основании
приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска отдел кадров делает
отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет
заработной платы, причитающейся за отпуск
15
.
•Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма Т-
8) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется
работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за
исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается
в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается
начальником структурного подразделения и руководителем организации.
•Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (форма Т-12) применяются для учета использования рабочего времени
всех категорий служащих, контроля за соблюдением рабочими и служащими
установленного режима рабочего времени, составления статистической
отчетности по труду. Составляются в одном экземпляре уполномоченным на
это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию.
•Личные заявления работников предприятия пишутся от руки, в
свободной форме или на трафаретном бланке, разработанном на
предприятии. В заявлении следует указывать: адресата, наименование
структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату,
подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается
отметка об исполнении. В дальнейшем заявление направляется в дело.
•Докладные записки пишутся от руки на стандартном листе бумаги. В
состав обязательных реквизитов входят: адресат, наименование документа,
текст, дата, подпись, расшифровка подписи. После получения адресатом
докладной записки он налагает резолюцию. После выполнения предписания
на докладную записку ставится отметка об исполнении, и она подшивается в
соответствующее дело.
15
Бялт, В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника : учеб. пособие для СПО /
В. С. Бялт. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2018.с.65
15
Унифицированные формы нужны для того, чтобы облегчить работу
кадрового сотрудника. Они уже разработаны, в них только нужно внести
конкретные сведения, поставить подпись и печать
16
.
При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных
форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты
документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом
руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков
унифицированных форм первичных документов.
Именно документы обеспечивают реализацию управленческих
функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные
показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того,
как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и
качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и
деятельность организации в целом.
1.2 Деятельность кадровой службы в сфере кадрового документооборота
Действительность вокруг нас значительно изменилась, затронув все
сферы человеческой жизнедеятельности. Большую роль в этом играют
современные технологии, которые не только затронули все сферы
деятельности, но и стали мобильными, быстро завоевывающими новые
рынки. На этом фоне значительно обострился вопрос конкурентоспособности
не только отдельных экономических субъектов, но и целых государств.
Попытки преодолеть возникшую ситуацию привели к обращению внимания
исследователей на важность человеческих ресурсов.
Это связано с тем, что, как отмечают эксперты, «по мере вступления
развитых стран в постиндустриальную эру человеческий капитал будет
16
Грозова, О. С. Делопроизводство : учеб. пособие для академического бакалавриата / О. С. Грозова. — М. :
Издательство Юрайт, 2018с.76
16
приобретать все большее значение»
17
. Поэтому изучение всевозможных
инноваций, выявление особенностей системы управления персоналом,
разработка новых решений, направленных на повышение эффективности
деятельности персонала и ряд других мероприятий, стали представлять
огромный научный и практический интерес и, соответственно, стали
актуальными для изучения.
Большое внимание уделяется понятиям «трудовые ресурсы» и
«персонал предприятия». Трудовые ресурсы представляют собой
трудоспособную «часть населения, которая обладает физическими и
интеллектуальными возможностями для производства материальных благ и
услуг»
18
.
В свою очередь персонал предприятия — это «личный состав
организации, включающий всех наемных работников, а также работающих
собственников и совладельцев»
19
. Таким образом, «трудовые ресурсы» — это
термин, который используется для определения трудоспособного населения в
масштабах страны, отдельного региона или же отдельной отрасли. Для
отдельного предприятия наиболее употребим термин «персонал».
Изменившиеся условия мирового экономического развития вывели
персонал на новый уровень и заставили рассматривать его как определенный
стратегический фактор, который определяет дальнейшее развитие
предприятия. В связи с этим персонал больше не является «винтиком» в
производственном процессе, персонал перерос в «совокупность личностей,
каждая из которых обладает особой индивидуальностью, интеллектом,
способностью к саморазвитию, творчеству»
20
, то есть персонал стал являться
«личностным капиталом» организации.
17
Человеческий фактор и его роль в развитии организации / [Электронный ресурс] Режим доступа:
http://www.vuzlib.Su/beta3/html/1/5443/5445/ (дата обращения: 19.12.2018)
18
2Управление персоналом: учебник и практикум для академического бакалавриата / В. М. Маслова. — 2-е
изд., перераб. и доп. — М. : Издательство Юрайт, 2016. — 492 с. — Серия : Бакалавр. Академический курс. -
с.6
19
Грозова, О. С. Делопроизводство : учеб. пособие для академического бакалавриата / О. С. Грозова. — М. :
Издательство Юрайт, 2018.с.76
20
Арутюнов В.В. Управление персоналом: учеб. пособие/В.В. Арутюнов, И.В. Волынский. - Ростов-на-
Дону, 2009.- .71
17
Основными характеристиками персонала являются его численность и
структура. Под численностью персонала понимается «число сотрудников,
которые официально работают в организации»
21
.
Численность бывает нормативной и фактической. Нормативная или
плановая численность определяется спецификой деятельности, сложностью
производственных процессов, а также степенью их автоматизации.
Фактическая же численность показывает реальное число сотрудников
организации на данный момент. Структура персонала представляет собой
«отдельные группы работников, объединенные по каким-либо признакам» .
Чтобы персонал раскрыл в полной мере весь свой потенциал им нужно
управлять и его нужно организовывать. Для этого на предприятиях и
существуют кадровые службы. Под данным термином понимается
«совокупность специализированных структурных подразделений в сфере
управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами
(руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять
персоналом в рамках избранной кадровой политики»
22
.
Кадровые службы предприятий и организаций действуют в рамках
определенных теорий управления персоналом. Стоит отметить, что
деятельность по управлению персоналом имеет давние истоки, но вот как
наука данная отрасль управления сформировалась только в начале прошлого
столетия. Связано это было с изменениями, которые произошли в
производстве. Так развитие капитализма и промышленная революция
привели к вытеснению мелких мастерских крупными фабриками и заводами.
Соответственно, это привело к увеличению количества рабочих, а также к
увеличению интенсивности труда и со временем к обострению социальных
конфликтов.
Для решения таких конфликтов, а также для налаживания отношений
21
Корицкий А.В. Истоки и основные положения теории человеческого капитала // Креативная экономика. —
2007. — № 5 (5). — с. 3-10. — Режим доступа: http://bgscience.ru/lib/3568/ (дата обращения: 19.12.2018)
22
Баканов Г.Б. Управление персоналом. Курс лекций. Таганрог: МРЦПКиПК ЮФУ, — Режим доступа: http:
//bizlog.ru/lib/b7/6 .htm (дата обращения: 08.12.2018)
18
между руководством предприятия и коллективом и начали создаваться
специализированные кадровые подразделения. Датой зарождения таких
подразделений принято считать 1912 год. В 20-х годах прошлого столетия
такие подразделения появились на многих предприятиях США и Западной
Европы. Представители таких подразделений занимались налаживанием
отношений между работодателями и работниками, вели кадровую
документацию, решали некоторые бытовые проблемы работников.
В последующие два десятилетия произошло
законодательноеоформление деятельности кадровых служб предприятий.
Также в это время появились новые специальности в кадровой отрасли, такие
как агент по найму, управляющий по заработной плате, специалист по
обучению и т.д.
В последующие два десятилетия в связи с модернизацией
производства, появлением большого количества высокопрофессиональных
специалистов большее внимание стали уделять разработки правовой
документации внутри предприятий, которые регламентировали все аспекты
трудовой деятельности, в том числе стандарты и нормативы по организации
трудовой деятельности и оплате труда.
В 1970-1980 годы в деятельности кадровых служб появляется такое
понятие как перспективное планирование. Кадровые работники занимаются
не только приемом на работу, но и планированием потребности в персонале,
составлением кадровых резервов, участвуют в разработке стратегий развития
предприятия.
Современный этап развития деятельности кадровых служб связан с
решением различных сложных кадровых задач, основанных на
стратегическом планировании, расширении социальных гарантий
работникам и т.д.
На сегодняшний день управление персоналом представляет собой
«целенаправленную деятельность руководящего состава организации,
руководителей и специалистов подразделений системы управления
19
персоналом, включающую разработку концепции и стратегии кадровой
политики, принципов и методов управления персоналом»
23
.
Таким образом, управление персоналом охватывает такие области, как
планирование кадров, планирование работы с кадрами, определение
кадрового потенциала, оценку персонала, стимулирование трудовой
деятельности, организацию труда и множество других аспектов.
Кадровые службы нашей страны до последнего времени отличались от
западных. Они в первую очередь занимались приемом и увольнением
сотрудников и, в некоторой степени, их профессиональным обучением.
Управлением персонала в полном понимании этого термина они не
занимались. И такая ситуация наблюдается до сих пор на многих небольших
российских предприятиях.
Хотя в целом данная отрасль за последние несколько лет претерпела
значительные перемены. Постепенно кадровые службы становятся
методическими, информационными и координирующими центрами работы с
персоналом. Для этого разрабатываются концепции управления персоналом,
под которыми понимается система «взглядов на понимание и определение
сущности, содержания, целей, задач... методов управления персоналом»
24
.
Такая концепция должна включать в себя методологию управления,
систему и технологию управления персоналом. Методология связана с
рассмотрением сущности персонала как объекта управления и подбором
определенных методов и принципов управления им. Система кадрового
управления связана с разработкой целей и задач, а также функций и
организационной структуры управления. В свою очередь технология
управления персоналом предполагает проведение мероприятий по поиску,
отбору и приему персонала, его оценки и обучению, а также организации
труда, стимулированию трудовой деятельности и т.д.
23
Кадровая политика организации / [Электронный ресурс] Режим доступа: http: //www.grandars
.ru/college/biznes/kadrovaya-politika-organizacii.html (дата обращения: 21.11.2018)
24
Кадровая политика организации / [Электронный ресурс] Режим доступа: http: //www.grandars
.ru/college/biznes/kadrovaya-politika-organizacii.html (дата обращения: 21.11.2018)
20
Методология управления связаны с применением определенных
методов управления, под которыми понимаются «способы воздействия на
персонал с целью осуществления координации их деятельности в процессе
функционирования организации»
25
.
Административные методы проявляются в виде организационного и
распорядительного воздействия со стороны руководства предприятия и
направлены на организацию трудового процесса.
Экономические методы в условиях рыночной экономики усилили свое
значение, так как стали важным условием для создания целостной системы
управления.
Психологические методы направлены на личность конкретного
человека, а социологические - на определение места личности в коллективе.
Данные методы позволяют развить внутренний потенциал работника,
развить эффективные коммуникации в трудовом коллективе.
Таким образом, кадровые службы предприятий на современном этапе
развития представляют собой достаточно сложный элемент управления,
который соединяет в методические, информационные и координирующие
центры по работе с персоналом. Для того, чтобы эта работа была успешной,
разрабатываются концепции управления персоналом, которая должна
включать в себя методологию управления, систему и технологию
управления.
Существующие объективные обстоятельства диктуют новые
требования к кадровой работе.
Во-первых, существенными изменениями условий, в которых
развивается экономика, является дефицит профессиональных кадров.
Поэтому более эффективными становятся внутренние резервы использования
кадров, оптимальное их распределение, целесообразное использование на
25
Колышкина, Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство : учеб. пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М. : Издательство
Юрайт, 2018.
21
рабочих местах и рост нагрузки на каждого члена коллектива
26
.
Во-вторых, уменьшение численности работников должно быть
компенсировано большей интенсивностью труда, а значит, и высокой
квалификацией работника. В связи с этим повышается ответственность
кадровых служб в выборе направлений квалификационного роста
работников, в организации эффективных форм обучения и стимулирования
их труда.
В-третьих, перестройка кадровой политики в организации влечет за
собой расширение функциональных обязанностей работников кадровых
служб, повышение их самостоятельности в решении кадровых проблем
27
.
К сожалению, на сегодня осталось стереотипное представление о
деятельности кадровых служб, где основной функцией остается ведения
делопроизводства.
Подобная ситуация не соответствует требованиям современности, и
если органы местного самоуправления действительно хотят эффективно
управлять своим важным активом - человеческими ресурсами, то
необходимо:
непрерывное и осознанное обучение кадровиков, освоение ими
новых методов управления персоналом;
профессионализировать функцию управления персоналом;
проводить подготовку специалистов по управлению персоналом;
коренным образом пересмотреть функции и состав кадровой
службы;
расширить ее полномочия и создать благоприятные условия для
плодотворной работы
28
.
В кадровую службу в органах местного самоуправления нужно
внедрить принципы и методы кадрового менеджмента.
26
Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: учебник, 2-е издание. - М.: Высшая школа, 2015. - 376 с.
27
Васецкий А.А., Тарасов Н.А., Яновский В.В. Основы менеджмента: учебное пособие. - СПб.: СЗАГМ,
2017. - 269 с
28
Ефимов В.В. Экономическое управление организацией: учебное пособие / сост. В.В. Ефимов. - Ульяновск:
УлГТУ, 2016. - 156 с.
22
Следовательно, от того, как будет организована работа с кадрами, от их
качественного состава, умения эффективно работать, как правило, зависит
успех выполнения поставленных задач.
Рассматривая структуру кадровой службы в современной организации,
следует отметить, что принципиальных изменений в современных условиях
не произошло. Кадровые службы созданы на базе существующих отделов
кадров, их можно с уверенностью отнести к третьей группе, «работающих по
старинке», ограниченных формализацией вопросов приема и увольнения
работников
29
.
В связи с процессами профессионализации начинает формироваться
понимание необходимости системы научно обоснованного изучения
способностей и склонностей, профессионального совершенствования и
должностного передвижения служащих в соответствии с их деловыми и
личностными качествами. Поэтому квалификация работников кадровых
служб также перестает соответствовать уровню меняющихся задач, а от их
профессионализма главным образом зависит успешность реализации
концепции работы с кадрами.
Кроме этого, современные требования к персоналу органов управления
местного самоуправления повысились, что, в свою очередь, также требует
действенных изменений содержания деятельности кадровых служб
30
.
Содержание функций кадровых служб включает далеко не полный
перечень тех функций, которые должны быть указаны в целях
совершенствования управления кадровыми процессами на службе.
Этот перечень, на наш взгляд, должен быть дополнен следующими
функциями:
планирование (в том числе и стратегическое), определение
потребностей в количестве и качестве кадров, а также времени их
использования;
29
Замедлина Е.А. Теория управления. - М.: РИОР: ИНФРА-М, 2016. -222 с.
30
Коврижных И.В. Оценка эффективности системы управления / И. В. Коврижных. - Барнаул: АФ СибАГС,
2016. - 286 с.
23
определение способов привлечения необходимого количества
кадров нужной квалификации; кадровый маркетинг; подбор, оценка, отбор и
прием на работу сотрудников;
адаптация, обучение и повышение квалификации кадров, их
развитие;
планирование карьеры, обеспечение профессионально-
должностного роста работника;
мотивация кадров, побуждение к добросовестному и
инициативному труду;
руководство кадрами, их объединение, координация, взаимосвязь и
интеграция в единое целое;
организация рабочих мест;
кадровое делопроизводство;
оценки результатов деятельности и трудового потенциала кадров;
контроль, обеспечение дисциплины и организованного порядка;
управление конфликтами;
социальное обеспечение сотрудников;
планирование и развитие организационной культуры и тому
подобное
31
.
Структура и штаты кадровой службы самоуправления формируются
исходя из целей и задач, стоящих перед ним, его структурных и
технологических особенностей, объема полномочий, численности персонала,
сложности и объема выполняемых работ.
В научной литературе существуют различные взгляды по проблемам
определения оптимальной численности работников кадровых служб. Новое
содержание деятельности кадровых служб предполагает четкую тенденцию к
повышению их аналитических, консультационных, информационных,
прогностических функций и организации непосредственной работы по
31
Коваленко А.В. Создание эффективной команды. - Томск: Изд-во Томского политехнического
университета, 2016. - 81 с.