64
документации. Одновременно инструкция отражает специфические
особенности работы с документами, характерные для ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» .
Структура инструкции содержит 5 разделов.
Общие положения.
В данном разделе описано назначение и цель инструкции, на какие
документы распространяется ее действие, на основании каких нормативных
документов она разработана, кто несет ответственность за выполнение и кто
утверждает данную инструкцию.
Термины и определения.
В разделе описаны основные термины, которые характерны для данной
инструкции.
Требования к оформлению документов отдела кадров ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»
В данном разделе представлен алгоритм заполнения приказов по
личному составу. Приведены примеры заполненных унифицированных форм
документов в виде приложений. А также прописаны правила заполнения
трудовых книжек, штатного расписания и графика отпусков.
Сроки ознакомления с документами.
В разделе прописаны сроки ознакомления сотрудника с внесенной
записью или приказом.
Инструкция представляет собой перечень действий, который
необходимо выполнять исполнителю процесса, для получения качественного
результата.
В ходе написания работы было проведено анкетирование специалиста
по кадрам (Приложение 7). Было выявлено, что в целях совершенствования
работы отдела кадров, в ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ
СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» ,
65
необходимо внедрить Инструкцию по документационному обеспечению
деятельности отдела кадров.
Работа по внедрению настоящей инструкции была разделена на этапы.
На первом этапе специалисту была предложена разработанная инструкция и
карта экспертной оценки (Приложение 4). Критерии карты направлены на то,
чтобы отследить правильность оформления и содержания настоящей
инструкции. На основании карты экспертной оценки можно сделать вывод,
что инструкция соответствует необходимым требованиям, отражает
содержание заявленной темы, представленная в инструкции информация
может использоваться для работы с кадровой документацией.
На втором этапе инструкция была внедрена на время преддипломной
практики и выдана специалисту для работы с документацией.
На третьем этапе по окончанию практики, специалисту была
предложена анкета результативности внедрения настоящей инструкции
(Приложение 9). По результатам анализа анкеты и работы с данной
инструкцией было выявлено следующее:
внедрение инструкции позволит оптимизировать работу специалиста
отдела кадров;
настоящая инструкция является эффективным способом
совершенствования отдела кадров, т.к. она отражает ведение кадровой
документации, что впоследствии поможет новым специалистам реализовать
свои знания и навыки, а также ее внедрение не требует финансовых затрат с
экономической точки зрения;
инструкция устанавливает четкий и логично выстроенный алгоритм
оформления каждого документа.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что введение инструкции по
документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» позволяет систематизировать работу
кадрового отдела, экономит рабочее время специалиста.
66
В случае вступления в должность другого человека, данная инструкция
будет доступно и понятно регламентировать действия по введению работы с
кадровой документацией.
3.3. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Экономическая эффективность – результативность мероприятия, т.е.
получение больших результатов при тех же затратах или снижение затрат
при получении того же результата. Экономическим эффектом при
проведении запланированных мероприятий являются повышение
производительности труда, снижение текучести кадров.
Социальная эффективность проекта проявляется в возможном
достижении положительных изменений или снижение отрицательных
изменений в организации. Следовательно, для определения оценки
эффективности мероприятий по совершенствованию организации и
нормирования труда персонала следует рассматривать расходы на внедрение
мероприятий, а также социальный и экономический эффект от их внедрения.
Оценку экономического эффекта можно провести по формуле:
Э = Д - З , (3.1)
где Э – экономический эффект от реализации мероприятий;
Д – доходы от реализации мероприятий;
З – затраты на реализацию мероприятий
Эффективность предложенных мероприятий можно рассчитать по
формуле:
Эф = Э/З (3.2)
Срок окупаемости мероприятий может составить:
Р = З/Э (3.3)
Улучшение социальных показателей проявляется в повышении
удовлетворенности сотрудников материальным вознаграждением, условиями
труда, социально-психологическим климатом в коллективе. Основным
67
экономическим эффектом является рост производительности труда.
Известно, что применение адекватных, соответствующих психологическому
типу работника, поощрений повышает производительность труда
сотрудников более чем на 60% .
По оценкам экспертов, рациональный комплекс мероприятий,
направленных на улучшение условий труда, может обеспечить прирост
производительности труда до 25% .
Предположим, что внедрение предложенных мероприятий позволит
повысить производительность труда персонала в на 25%. Тогда при
увеличении производительности труда на 25 % в 2019 г. сможет получить
дополнительную выручку в размере: 244693 тыс. руб. в год при неизменной
численности персонала (978772 тыс. руб.*25%/100% = 244693 тыс. руб.)
При сохранении показателя рентабельности на уровне 2018 г. (0,73 %)
прибыль составит: 244693*0,73/100%= 1786,3 тыс. руб.
Итак, общая величина прибыли от реализации мероприятий составит
1786,3 тыс. руб.
Рассчитаем затраты на реализацию предложенных мероприятий.
1. Налаживание обратной связи руководства и коллектива организации,
приняв на работу тренинг-менеджера с психологическим образованием.
1. Создание корпоративного портала
Затраты на создание корпоративного портала составляют 590 тыс. руб.
2. Разработка инструкции
Затраты на разработку инструкции незначительны, и включают затраты
на распечатку его материалов для ознакомления сотрудников. Общие затраты
составят 5000 руб.
3. Организация тренинга по ознакомлению сотрудников кадровой
службы с нововведениями.
Стоимость тренинга составит 10 тыс. руб. на одного участника.
Общие затраты на проведение тренинга составят 200 тыс. руб.
68
Затраты на внедрение предлагаемых мероприятий представлены в
таблице 4.
Таблица 4
Затраты на внедрение предлагаемых мероприятий по
совершенствованию организации кадрового документооборота
Мероприятие
Общая
величина
затрат, тыс.
руб.
1
2
1 Создание корпоративного портала
590
2. Разработка инструкции по делопроизводству
5
3. Организация тренингов
650
Итого
1245
Экономический эффект:
Э = Д - З = 1786,3-1245 = 541,3 тыс. руб.
Эффективность предложенных мероприятий:
Эф = Э/З = 541,3/1245*100% = 43,47%
Срок окупаемости мероприятий составит:
Р = З/Э = 1245/541,3 = 2,3 года.
Улучшение социальных показателей проявляется в:
– повышении удовлетворенности сотрудников условиями труда,
– улучшении социально-психологического климата в коллективе;
– повышении производительности труда;
– повышении сплоченности коллектива;
– повышении информированности сотрудников и миссии, принципах
организации.
Выводы по третьей главе:
Внедрение предложенных мероприятий эффективно и будет
способствовать оптимизации кадрового документооборота.
Экономический эффект от внедрения мероприятий составит 541,3 тыс.
руб.
Эффективность предложенных мероприятий составит 43,47%.
Срок окупаемости мероприятий составит 2,3 года.
69
Разработанная система мероприятий по совершенствованию
организационной культуры направлена на удовлетворение потребностей
работников. Основной акцент в системе мотивации сделан на то, чтобы
работники отождествляли свои цели с целями фирмы и осознавали свою
значимость. Главная цель предложенной системы мероприятий – содействие
привлечению, сплочению и удержанию персонала в организации.
70
Заключение
Поставленная цель исследования дипломной работы – разработать и
обосновать инструкцию по документационному обеспечению отдела кадров
в ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» , была достигнута.
В дипломной работе рассматривались теоретические основы
документационного обеспечения деятельности отдела кадров, нормативно-
методическая база регламентирующая деятельность отдела кадров. А также
анализ документационного обеспечения деятельности отдела кадров ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» .
В ходе дипломной работе, были отражены и реализованы поставленные
в начале работы задачи.
При выполнении первой задачи раскрыть теоретические основы и
нормативные требования к документационному обеспечению деятельности
одела кадров в организации; был сделан вывод, что деятельность
специалиста отдела кадров, как и любого другого специалиста организации,
обязательно документируется. Значение кадровых документов определяется
тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления
гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
Поэтому специалист отдела кадров должен руководствоваться законами,
постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими
нормы трудового права.
При осуществлении второй задачи проанализировать состояния
документационного обеспечения деятельности отдела кадров в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» ; были выявлены недочеты в оформлении
кадровых документов: допущены ошибки в оформлении приказов, записи в
личные карточки работников вносятся с ошибками.
71
Т.к. кадровые документы, являются основанием для учета трудового
стажа, начисления заработной платы (пенсии) и др., то допущение ошибок в
них запрещено. На основании данного анализа была разработана Инструкция
по документационному обеспечению деятельности отдела кадров в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» . Таким образом, была реализована третья
задача дипломной работы.
Для того чтобы реализовать четвертую задачу дипломной работы, был
произведен опрос (анкетирование) из проведения которого, можно сделать
вывод что данная инструкция позволит систематизировать работу кадрового
отдела, экономит время специалиста.
В целом можно сказать, что задачи, поставленные перед началом
дипломной работы, были решены в полном объеме. Представлена
теоретическая часть, обоснование проблемы и ее решение, обоснование
разработанного продукта, применение его на практике.
В дальнейшем данную дипломную работу и приложенные к ней
материалы, можно использовать для улучшения качества работы специалиста
и отдела кадров в целом.
72
Список литературы
18. Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 01.04.2019)// "Собрание законодательства РФ", 07.01.2002,
N 1 (ч. 1), ст. 3.
19. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 18.03.2019) "Об
информации, информационных технологиях и о защите
информации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 29.03.2019).//
"Парламентская газета", N 126-127, 03.08.2006.
20. Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ (ред. от 05.05.2014) "О
государственном языке Российской Федерации"// "Российская
газета", N 120, 07.06.2005.
21. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) "Об
архивном деле в Российской Федерации"//"Собрание
законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169.
22. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 31.12.2017) "О
персональных данных"// "Парламентская газета", N 126-127,
03.08.2006.
23. Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) "О
коммерческой тайне"// "Российская газета", N 166, 05.08.2004,
24. Документоведение : учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина
[и др.] ; под ред. Л. А. Дорониной. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. :
Издательство Юрайт, 2018. — 309 с.
25. Доронина, Л. А. Документационное обеспечение управления :
учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова.
— М. : Издательство Юрайт, 2018. — 233 с
26. Доронина, Л. А. Организация и технология документационного
обеспечения управления : учебник и практикум для академического
бакалавриата / Л. А. Доронина, В. С. Иритикова. — М. :
Издательство Юрайт, 2018. — 233 с.