44
Секретарь руководителя
Ведет журналы регистрации входящих, исходящих
документов. Принимает поступающую на
рассмотрение руководителя корреспонденцию,
передает ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным
исполнителям для использования в процессе
работы либо подготовки ответов. Ведет протоколы
собраний трудового коллектива, заседаний отдела,
комиссий. Организует проведение телефонных
переговоров руководителя, записывает в его
отсутствие полученную информацию и доводит до
его сведения ее содержание, передает и
принимает информацию по приемно-переговорным
устройствам. Печатает по указанию руководителя
служебные материалы, необходимые для его
работы или вводит текущую информацию в банк
данных. Составляет совместно с руководителем
акты на работников. Отправляет документацию по
адресатам. Организует прием посетителей,
содействует оперативности рассмотрения просьб и
предложений работников. Формирует дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные
сроки сдает в архив.
Продолжение таблицы 1
Делопроизводитель
Принимает и регистрирует заявления работников,
докладные записки по трудовым отношениям.
Ведет книги приказов по личному составу,
отпускам, командировкам. Составляет приказы на
сотрудников. Ведет журналы регистрации
приказов. Обеспечивает сохранность проходящей
документации. Систематизирует и хранит
документы. Создает документы отдела. Ведет
работу по созданию справочного аппарата по
документам, обеспечивает удобный их поиск.
Подготавливает и сдает в архив колледжа
документы, составляет опись дел, передаваемых
на хранение в архив.
45
Специалист отдела
кадров
Принимает участие в работе по подбору, отбору,
расстановке кадров. Ведет документацию по учету
кадров (прием, перевод, трудовая деятельность и
увольнение работников). Ведет личные дела
сотрудников, заполняет личные карточки Т-2.
Формирует кадровые базы данных, готовит
статистическую информацию, отчеты.
Осуществляет учет и хранение трудовых книжек.
Своевременно знакомит работников с приказами и
другими документами кадрового характера.
Составляет табель учета рабочего времени.
Соблюдает законодательство о защите
персональных данных. Анализирует состояние
трудовой дисциплины и выполнение работниками
внутреннего трудового распорядка, движение
кадров. Выполняет служебные поручения своего
непосредственного руководителя. Формирует
папки документов кадрово-юридического отдела.
По данным таблицы можно сделать вывод, что работу специалиста
делопроизводственной службы в колледже, выполняет делопроизводитель. В
своей деятельности делопроизводитель выполняет большой объем работы,
начина с создания документов и заканчивая сдачей документов на архивное
хранение.
Кадровые документы имеют первостепенное значение для каждого
работника учреждения, так как они подтверждают стаж и место работы.
В ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» кадровый отдел состоит из
двух человек (секретарь и делопроизводитель). Два специалиста выполняют
весь объем работы с документами, совмещая свою трудовую деятельность с
рядом других должностных обязанностей. В своей деятельности они
руководствуются рядом нормативно-правовых актов, одним из которых
является «Должностная инструкция делопроизводителя». Данная инструкция
включает в себя не только обязанности, но и описывает права
делопроизводителя, а так же его взаимоотношения со структурными
подразделениями, с которыми он взаимодействует в ходе своей работы.
В ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» специалист по кадрам
46
(делопроизводитель) непосредственно подчиняется директору.
Специалист по кадрам выполняет следующие функции:
осуществляет подготовку и систематизацию материалов сотрудников
при собеседовании, переводе на новую должность, а также осуществляет
подготовку проведения аттестации и оформления документов по решению
аттестационной комиссии;
ведёт оформление приема, перевода и увольнения работников в
соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и
приказами руководителя учреждения, выдача различного рода справок
работникам организации;
ведёт учет личного состава и стажа работников организации,
осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек, ведение
установленной документации по кадрам.
В своей деятельности отдел кадров руководствуется:
Трудовым Кодексом РФ ,
Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной
гражданской службе Российской Федерации»
46
,
Уставом организации ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ
СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» и т.д.
Документы ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ
ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» совокупность документов,
в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.
Состав документов отдела кадров: трудовые договора, приказы по
личному составу, трудовые книжки, личные карточки формы Т-2, личные
дела, бланки документов, копии паспортов и документов об образовании,
согласие на обработку персональных данных, переписки с организациями,
переписки с Министерством образования.
Современное законодательство требует оформления большого
46
Федеральный закон от 27.07.2004 N 79-ФЗ (ред. от 01.05.2019) "О государственной гражданской службе
Российской Федерации"
47
количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых
отношений работника и работодателя. Разрабатывать и оформлять основной
массив таких документов приходится специалисту по кадрам.
В учебном заведении используется следующий перечень
унифицированных форм:
документальное закрепление структуры и штата предприятия
(Структура и штатная численность, Штатное расписание (форма Т-3),
Замещение должностей);
внутренние нормативные акты (Должностные инструкции работников,
Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об обработке
персональных данных работника);
документы, оформляющие прием, перевод, увольнение работника на
предприятие: Трудовой договор, Изменения к трудовому договору, Приказ
(распоряжение). О приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а). Приказ
(распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а).
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с
работником (форма Т-8, Т-8а). Личная карточка работника (форма Т-2).
Трудовая книжка работника. Личное дело работника;
оформление отпуска на предприятии: График отпусков (форма Т-7).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-
6а);
оформление командировок работников на предприятии: Служебное
задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма
Т-10а). Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
(форма Т-9,Т-9а). Командировочное удостоверение (форма Т-10). Приказ
(распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11, Т-11а).
В ходе проведения анализа с документами, были выявлены ряд
преимуществ и недостатков. Преимущества:
Документы хранятся в отдельных папках и на определенных полках.
Личные дела хранятся в отдельном шкафу. На каждом личном деле
48
работника указана его фамилия, имя и отчество. Личные дела стоят в
алфавитном порядке. На каждого работника заведено личное дело.
Недостатки отдела кадров ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ
СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» :
Нарушение инструкции по хранению документов, оформление
документов не в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и
др., что приводит к снижению эффективности работы с кадровыми
ресурсами организации.
Личные карточки уволенных сотрудников хранятся в хаотичном
порядке, совместно с действующей картотекой. Записи в некоторых личных
делах произведены неаккуратно, с допущением орфографических ошибок.
Документы оформляются с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30 2003г,
ослаблен контроль исполнительской дисциплины, что приводит к
неправильному оформлению и возможна утеря документов.
В ходе анализа деятельности отдела кадров колледжа, выявлено, что
для устранения недостатков оформления кадровых документов можно
порекомендовать и внедрить инструкцию по документационному
обеспечению деятельности отдела кадров.
Один из способов совершенствования документационного обеспечения
– это регламентация.
Оптимальными средствами совершенствования документационного
обеспечения с точки зрения регламентации являются альбом форм и
инструкция.
Альбом форм документов организации — это сборник эталонных
унифицированных форм документов, применяемых для документирования
деятельности организации.
Также альбомом форм не предусмотрена регламентация выполнения
процессов по работе с документами, он только является справочником, в
49
котором содержится в упорядоченном виде формы документов,
необходимых, для реализации собственных функций.
2.3 Проблемы и недостатки кадрового документооборота в организации
В организации присутствует как бумажный документооборот
(традиционный), так и электронный документооборот, поэтому анализ будет
проводиться по двум направлениям.
Первоначально был проведен анализ документов, регламентирующих
деятельность УПиКП в целом, к ним относятся: положение о структурном
подразделении и должностные инструкции (табл. 2-3).
Таблица 2
Сведения о Положении УПиКП
Наименование
Наличие
Дата
Степень
Степень
структурного
положения о
утверждения
соответствия
соответствия
подразделения
подразделении
содержания
оформления
Управление по
Имеется
28 июля
Соответствует
Полностью
правовой и кадровой
политике
2011 года
не полностью
соответствует
Из таблицы 2 видно, что содержание не полностью соответствует
действительности, это связано с тем, что в Положении не указаны некоторые
из функций УПиКП, которые реализуются ими на данный момент, а также
есть функционал, который ими выполняется не в полном объеме.
Таблица 3
Сведения о Должностных инструкциях УПиКП
№
п/п
Наименование
должности
Наличие
должностной
инструкции
Дата
утверждения
Степень
соответствия
содержания
Степень
соответствия
оформления
1
Начальник
управления по
правовой и
кадровой
политике
Имеется
28 июля 2011
года, внесение
дополнений 15
августа 2016 года
Полностью
соответствует
Полностью
соответствует
50
2
Заместитель
начальника по
правовой и
кадровой
политике
Имеется
28 апреля 2011
года, внесение
изменения и
дополнения 22
сентября 2016
года
Полностью
соответствует
Полностью
соответствует
3
Начальник отдела
по подбору,
обучению и
оценки персонала
Имеется
28 апреля 2011
года
Соответствует
не полностью
Полностью
соответствует
4
Начальник отдела
по кадровому
делопроизводству
Имеется
28 апреля 2011
года
Полностью
соответствует
Полностью
соответствует
5
Инспектор по
кадрам
Имеется
27 апреля 2011
года
Соответствует
не полностью
Полностью
соответствует
6
Менеджер по
персоналу
Имеется
22 апреля 2011
года
Соответствует
не полностью
Полностью
соответствует
7
Инженер
Имеется
28 апреля 2011
года
Соответствует
не полностью
Полностью
соответствует
Исходя из таблицы 3 можно сказать о том, что не все должностные
инструкции соответствуют по содержанию, это связано с изменением
должностных полномочий у специалистов, но при этом, данные изменения не
были внесены в должностные инструкции, помимо этого существует
функция, которая не в полной мере осуществляется специалистом.
Следующей анализ был произведен с помощью метода анкетирования,
были выявлены документы, которые имеются и отсутствуют в УПиКП для
регламентации их деятельности (табл.4).
Таблица 4
Перечень документации, регламентирующей выполнение ряда
функций
Наименование документа
+/-
Наименование документа
+/-
Устав организации
+
Инструкция об аттестации
работников
+
Инструкция по защите
коммерческой тайны
+
Положение об адаптации
персонала
Положение о кадровой политике
-
Коллективный договор
+
51
Положение об оплате труда
работников
+
Правила внутреннего
трудового распорядка
+
Инструкция о порядке обучения
и повышения квалификации
работников
+
Положение о защите
персональных данных
работников
+
Инструкция о порядке
формирования и исполнения
графиков отпусков
+
Инструкция о порядке приема,
перевода, перемещения и
увольнения работников
+
Этический кодекс
Положение о материальном и
нематериальном
стимулировании
+
Положение о документообороте
-
Номенклатура дел
-
Проанализировав таблицу 3, можно сказать о том, что в УПиКП в
основном имеется вся необходимая документация, за исключением
некоторых видов документов.
По результатам анкетирования, представленного на рис.5, было
выявлено, что в связи с отсутствием положения о документообороте и
номенклатуре дел, происходят конфликты специалистов отдела по кадровому
документообороту со специалистами других отделов (отдел по организации
труда и заработной платы, отдел по делопроизводству, бухгалтерия - группа
расчета по заработной плате).
Выводы по второй главе:
В ходе нашего исследования была проанализирована кадровая
деятельность колледжа. Здесь следует отметить, что данная деятельность
ведется в рамках действующего законодательства и регулярно проверяется
контролирующими организациями.
В результате анализа кадровой деятельности, автором были выявлены
недостатки существующей системы организации работы с кадровыми
документами: несвоевременно оформляются передвижения работников,
недостаточно полно ведется работа по награждению сотрудников и
мониторинг законодательной и нормативно-правовой базы кадрового
делопроизводства.
К организационным мерам по совершенствованию документационного
обеспечения деятельности отдела кадров относится разработка локальных
52
нормативных правовых актов организации и методических документов,
устанавливающие требования, правила, рекомендации по организации
документационного обеспечения по деятельности отдела кадров в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» . Инструкция будет служить инструментом
совершенствования работы с документами отдела кадров в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» , содержать свод правил, соблюдение которых
обеспечивает качество подготовки документов. В более общем понимании
разработка инструкции будет являться частью мер по совершенствованию
документационного обеспечения деятельности отдела кадров в организации.
Данная инструкция будет способствовать предотвращению и устранению
ошибок при систематизации работы с кадровыми документами, подготовке и
передаче их на хранение делопроизводителю, а также поможет молодым
специалистам, которые придут в организацию.
53
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ГАПОУ «ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ
СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА»
3.1 Внедрение системы электронного документооборота
Для увеличения эффективности управления персоналом в ГАПОУ
«ТОЛЬЯТТИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ СЕРВИСНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ И
ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА» необходимо применять современные методы
и стили управления персоналом, что требует увеличения роли кадровой
службы в управлении персоналом.
Это вызвано объективными обстоятельствами:
1. На сегодняшний день существенным образом изменились условия, при
которых существует кадровая служба. Данные изменения напрямую
связаны с переходом дефицита трудовых ресурсов, которые устойчивы во
времени к их избытку. Основными резервами является наилучшее
использование кадров организации, распределение их с оптимальной
стороны по рабочим местам, увеличение нагрузки на каждого работника.
Уменьшение числа работников является важнейшим рычагом увеличения
эффективности производства на первоначальном этапе развития
рыночных отношений.
2. Реализация кадровой перестройки в организации побуждает расширение
функциональных обязанностей кадровых работников организации,
увеличение их самостоятельности в решении проблем кадровой политики.
Поэтому, к работникам отделов кадров предъявляются высокие
требования профессионального толка. Основным условием выступает
наличие высшего образования по профилю специальности.
По результатам проведенного анализа и анкетирования во второй главе
было выявлено, что целесообразно применять в работе с кадровыми
документами автоматизированных компьютерных программ, а также