СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 5
Глава 1 Теоретические основы совершенствования кадрового
документооборота ................................................................................................... 8
1.1Понятие и сущность кадрового документооборота ........................................ 8
1.2Организация кадрового документооборота и оценка ее эффективности ... 17
1.3. Совершенствование кадрового документооборота в системе управления
персоналом ............................................................................................................. 24
Глава 2 Исследование кадрового документооборота в Инспекции
Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве .......................................... 31
2.1 Краткая характеристика Инспекции Федеральной налоговой службы №30
по г. Москве ............................................................................................................ 31
Рисунок 2. Структура Организация кадрового документооборота Инспекции
Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве .......................................... 32
2.2Анализ системы управления персоналом Инспекции Федеральной
налоговой службы №30 по г. Москве .................................................................. 35
2.3 Анализ кадрового документооборота в Инспекции Федеральной
налоговой службы №30 по г. Москве .................................................................. 50
Глава 3 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации в Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве56
3.1 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ........................................................................................................... 56
3.2 Оценка социально-экономической эффективности предложений ............. 63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 69
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ............................................ 73
5
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы выпускной квалификационной работы. На
современном этапе развития экономических отношений, на уровне
отдельного хозяйствующего субъекта вопросам правильной организации и
документирования трудовых отношений уделяется все больше внимания.
Постоянно развивается и совершенствуется трудовое законодательство,
повышаются требования к правильности оформления кадровой
документации для предприятий всех форм собственности. Хорошие
специалисты кадровой службы становятся чрезвычайно востребованы на
рынке труда Российской Федерации.
Правильное ведение кадровой документации и организация
эффективного кадрового документооборота на предприятии позволяют с
одной стороны - юридически грамотно выстроить взаимоотношения со
своими работниками, а другой стороны - избежать возможных рисков в
процессе разрешения трудовых споров. К тому же кадровые документы
нередко становятся предметом пристального внимания со стороны
контролирующих органов, к числу которых относится не только трудовая
инспекция, но и полиция, Пенсионный фонд и др. Некоторые из этих
документов могут понадобиться и в ходе налоговых проверок: они относятся
к первичным учетным документам, которыми должно подтверждаться
выполнение хозяйственных операций, связанных с осуществлением
хозяйственной и предпринимательской деятельности.Однако ситуация с
документированием трудовых отношений на предприятии
еще далека до совершенства. Многие российские предприятия не придают
серьезности значению кадровой документации. Так, по данным
Министерства труда РФ кадровая документация имеется всего лишь у 53% от
общего числа российских компаний, причем в 35% организаций система
кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже
обстоит дело с сохранностью кадровых документов. Те руководители
предприятий, которые заботятся о своих сотрудниках и привыкли работать
без штрафов, стараются уделять внимание вопросам эффективной
организации кадрового документооборота. Так или иначе, возрастает
понимание места и роли кадровой документации.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве.
Предмет исследования - кадровый документооборот в Инспекции
Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве.
Целью написания выпускной квалификационной работы является
разработка предложений по совершенствованию существующего кадрового
документооборота на примере Инспекции Федеральной налоговой службы
№30 по г. Москве.
В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие
задачи:
-
изучить теоретические основы кадрового документооборота;
-охарактеризовать системы управления персоналом Инспекции
Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве;
-
выявить слабые стороны документационного обеспечения кадровой
службы в организации;
-
рационально организовать кадровый документооборот в Инспекции
Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве.
Теоретической основой исследования являются работы отечественных
авторов по изучаемым вопросам и проблемам; законодательство Российской
Федерации и его структур; публикации в периодической печати; учебники и
учебные пособия; результаты собственных исследований.
Исследование проводилось с помощью таких общенаучных методов,
как обобщение, сравнение изучаемых показателей, анализ и синтез,
логический подход к оценке экономических явлений.
Практическая значимость работы состоит в возможности использовать
разработанные мероприятия для совершенствования кадрового
7
документооборота Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по
г. Москве.
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав,
заключения, списка используемой литературы.
Глава 1 Теоретические основы совершенствования кадрового
документооборота
1.1 Понятие и сущность кадрового документооборота
В любой организации, независимо от сферы ее деятельности и
правовой формы, необходим документооборот, регулирующий трудовую
деятельность персонала. Представленные документы отражают и фиксируют
все этапы кадрового процесса в организации, поэтому своевременность и
правильность управленческих решений будет зависеть от того, насколько
квалифицированно они приняты.
Управление кадрами - трудоемкий процесс, требующий специальных
знаний. Основанный на нормативных правовых актах порядок работы с
документами позволяет избежать многих конфликтов в трудовой
деятельности. Управление кадрами включает прием, обработку, отправку
документов, учет и контроль за их перемещением и исполнением, хранение и
обновление документов.
Управление делопроизводством предполагает знание основных
документационных функций управления персоналом, основы
законодательства в области документационного обеспечения управления
персоналом.
Основной целью работы является структуризация видов
документационного обеспечения.
Работники кадровых служб в процессе своей деятельности
разрабатывают, готовят, оформляют различные документы: локальные
нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о материальной
ответственности и др.) и соглашения с сотрудниками, приказы, уведомления,
предложения, акты, сертификаты, журналы. Они также работают с другими
документами.
С точки зрения обязательности в кадровой деятельности различают три
группы документов
(рис. 1, табл. 1,2):
-
обязательные документы, в отношении которых законом установлено
9
требование об их обязательном присутствии у работодателя, их обязательном
принятии, заключении, регистрации, подписании;
-
документы, которые становятся обязательными при определенных
обстоятельствах;
-
факультативные документы.
К обязательным документам
относят правила внутреннего трудового распорядка,
трудовые договоры, трудовые книжки, табель учѐта рабочего времени,
личные карточки, штатное расписание, график отпусков (см. табл. 1).
Таблица 1
К обязательным документам
относят
Обязательные документы в кадровой деятельности
Наименова
ние
Содержание
Внутренни
й трудовой
регламент
обязательный нормативный документ, который разрабатывается
и утверждается работодателем. Согласно статье 189 Трудового
кодекса правила внутреннего распорядка должны содержать:
порядок приема и увольнения работников; основные права,
обязанности и ответственность работников и работодателя;
режим работы; время отдыха; меры поощрения и
дисциплинарного взыскания; иные вопросы трудовых
отношений с этим конкретным работодателем.
Трудовой
договор
это соглашение между работодателем и работником,
заключенного в письменной форме. Трудовой договор
предусматривает взаимные права и обязанности работодателя и
работника, соответственно. В соответствии с трудовым
договором работник обязуется надлежащим образом выполнять
работу, отвечающую его квалификации, а работодатель
обязуется предоставлять работу работнику, обеспечивать
нормальные условия труда, своевременно и в полном объеме
выплачивать заработную плату.
Трудовая
книжка
это основной документ о трудовой деятельности и трудовом
стаже. В этом документе работодателями фиксируются
наименования организаций, в которых работал гражданин,
основания его увольнений, поощрения и прочие важные
события. Форма трудовой книжки, а также порядок включения в
нее сведений регулируются законодательством РФ.
Табель
учѐта
рабочего
времени
предназначен для внесения сведений о фактически
отработанном сотрудниками организаций времени.
Личная
карточка
работника
это документ, который заводит кадровая служба на каждого
сотрудника при его трудоустройстве. Выдается работником
кадровой службы на всех лиц, принятых на работу по трудовому
договору, и ведется в течение всего периода их работы у
конкретного работодателя. Персональная карта собирает всю
информацию о работнике, которая необходима работодателю.
Штатное
расписани
е
нормативный организационно-распорядительный документ
организации, с помощью которого составляется структура,
утверждается штатный состав и численность предприятий с
указанием размера заработной платы в зависимости от
занимаемой должности. Штатное расписание содержит перечень
структурных подразделений, наименование должностей,
специальностей, профессий с указанием квалификации, а также
сведения о количестве штатных единиц.
График
отпусков
является локальным нормативным актом, определяющим
порядок предоставления отпусков. График отпусков
утверждается руководителем предприятия. График отпусков
предоставляет информацию о времени оплачиваемого отпуска
работникам всех подразделений организации на предстоящий
календарный год в разбивке по месяцам. График отпусков
является обязательным как для работодателя, так и для
работника.
К документам, которые становятся обязательными
при определенных обстоятельствах
относят коллективный договор, положение об оплате труда и премировании,
положение об аттестации, положение о коммерческой тайне, график
сменности (при наличии сменной работы), договоры о полной материальной
ответственности, личные дела работников, другие локальные нормативные
акты (см. табл. 2).
Таблица 2
Документы, становящиеся обязательными при определѐнных
обстоятельствах
Наименование
Содержание
Коллективный
договор
правовой акт, регулирующий социально-трудовые
отношения в организации или у индивидуального
предпринимателя и заключенный работниками и
работодателем в лице их представителей.
Положение об
оплате труда
локальное положение, утверждаемое руководителем
организации. Основной целью положения о заработной
плате является описание механизмов, используемых при
организации расчета и выплаты заработной платы.
Положение о
порядке
аттестации
работников
документ, разработанный работодателем для оценки уровня
квалификации своих работников.
Положение о
коммерческой
тайне
нормативный акт, устанавливающий состав обязанностей
сотрудников по ее неразглашению, а также определяющий
механизмы ответственности работников за невыполнение
этих обязанностей.
11
График
сменности
(при наличии
сменной
работы)
это документ, регулирующий вопросы начала и окончания
работы, вид смены (дневная, ночная и т.д.),
продолжительности перерывов для отдыха и питания.
Сменный график представляет собой работу в 2, 3 или 4
смены.
Договоры о
полной
материальной
ответственност
и
письменные договоры о полной индивидуальной или
коллективной (бригадной) материальной ответственности,
т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в
полном размере за недостачу вверенного работникам
имущества, заключаются с работниками, достигшими
возраста восемнадцати лет и непосредственно
обслуживающими или использующими денежные, товарные
ценности и иное имущество.
К факультативным (необязательным) документам
относят положения о структурных
подразделениях, должностные инструкции.
Рисунок 1. Структура документов делопроизводства
С точки зрения движения документов различают входящие, исходящие,
внутренние документы.
Входящий документ (поступающий документ) - документ, полученный
учреждением. Исходящий документ (отправленный документ) - официальный
документ, отправленный из учреждения. Внутренний документ-это
официальный документ, который не выходит за рамки организации, его
подготовившей. Каждый информационный поток имеет особенности
обработки, на которые влияет выбор формы организации работы с
документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).
По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых
документов:
-
документы по учету личного состава работников;
-
документы, связанные с осуществлением функций по управлению
персоналом и организацией труда.
К документам по учету личного состава работников относят различные
приказы и распоряжения (см. табл. 3).
Таблица 3
Документы по учѐту личного состава работников
Наименование
Содержание
Приказ
(распоряжение
) о приеме
работника на
работу
Применяются для оформления и учета принимаемых на
работу работников по трудовому договору. Указываются
наименование структурного подразделения, должность
(специальность, профессия), срок испытания, если
работнику устанавливается испытание при приеме на
работу, а также условия приема на работу и характер
предстоящей работы (по совместительству, в порядке
перевода из другой организации, для замещения временно
отсутствующего работника, для выполнения определенной
работы и др.).
Личная
карточка
работника
Применяется для полного и всестороннего учѐта персонала
в организациях. Первая и вторая страницы содержат общие
сведения о сотруднике и заполняются при его принятии на
работу; третья и четвертая - заполняются в процессе
работы.
Приказ
(распоряжение
) о переводе
работника на
другую работу
Перевод на другую работу - это постоянное или временное
изменение трудовой функции работника при продолжении
трудовой деятельности у того же работодателя. Он
представляет собой бланк, в который вносят все
необходимые сведения о сотруднике, его прежнем и новом
месте работы и основании смены должности.
Приказ
(распоряжение
) о
предоставлени
и отпуска
работнику
Ответственным за составления бланка является
уполномоченный работник кадровой службы. Приказ на
отпуск сопровождается следующими документами:
заявление о предоставлении отпуска, график отпусков по
предприятию, записка-расчет
График
отпусков
это локальный нормативный акт, который определяет
порядок предоставления отпусков.
13
Приказ
(распоряжение
) о
прекращении
действия
трудового
договора
(контракта) с
работником
Применяется для оформления и учета увольнения
работников).
Приказ
(распоряжение
) о
направлении
работника в
командировку
Применяется для оформления и учета направления
работников) в командировку(и).
Приказ
(распоряжение
) о поощрении
работника
Применяется для оформления и учета поощрений за успехи
в работе.
Вторая группа состоит из документов, связанных с реализацией
функций управления персоналом и организацией труда: внутренний трудовой
регламент, положение о структурном подразделении, должностная
инструкция, структура и штатное расписание (см. табл. . 4).
Таблица 4
Документы, связанные с осуществлением функций по
управлению персоналом и организацией труда
Наименовани
е
Содержание
Положение о
структурном
подразделени
и
является локальным нормативным актом, который
определяет: порядок создания (формирования)
подразделения; правовой статус подразделения в структуре
организации; структура блока: задачи, функции, права,
обязанности и ответственность подразделения; порядок
взаимодействия подразделений с другими структурными
подразделениями предприятия.