-правила внутреннего распорядка;
-
соглашения о защите персональных данных;
-
инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также
журналы с их ознакомлением.
Специалисты устанавливают правильность оформления бумаг, их
соответствие актуальным требованиям российского законодательства.
Исследование содержания кадровых документов подразумевает
проверку на такие критерии как:
-
основанность на ТК РФ и других нормативных актах;
-
отсутствие признака нарушения прав работников;
-
объективное описание условий труда компании;
-
ознакомленность персонала с положениями;
-
правильность регистрации, учета и хранения документации;
-
актуальность внесенной информации;
-
наличие сведений о приеме и переводах работников;
-
указание всех необходимых кодов;
-
нумерование, пломбирование, прошивка, подпись, скрепление
документов печатью.
Внутренний кадровый аудит должно проводить лицо, имеющее опыт
работы в кадровой сфере и опыт прохождения проверок со стороны
контролирующих органов, желательно — с юридическим образованием.
1.3. Совершенствование кадрового документооборота в системе
управления персоналом
Основной целью совершенствования кадрового документооборота
является:
-
установление единых принципов работы с документами на всех
уровнях управления;
-
организация документооборота предприятия;
-
сокращение количества и повышение качества документов;
25
-
создание условий для эффективного применения прогрессивных
технических средств и технологий сбора;
-
обработки, движения, анализа информации;
-
совершенствование работы аппарата управления.
Главным правилом, которое касается организации документооборота,
является его улучшение. А именно, необходимо сократить промежуточные
«остановки», чтобы обеспечить оперативность движения документов.
Необходимо перейти на новую систему ведения документооборота,
потому что тенденции развития не стоят на месте. И законодательные
аспекты все больше ложаться на электронный метод работы (банковские
карты, сайт гос. услуги, электронные архивы), возможно в ближайшем
будущем, электронный документооборот станет обязательным и тогда многие
компании просто не выдержат таких темпов развития и будут вынуждены
сойти с рынка. Современные системы электронного документооборота также
имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и
дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество
прикладных задач.
Типы систем электронного документооборота:
1.
Системы, предназначенные для создания и работы с электронной
документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов;
2.
Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и
документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные
картотеки) основной задачей которых является автоматизация работы с
большими хранилищами корпоративной информации;
3.
Системы, управляющие электронными архивами с документацией,
функционал которых специализируется на извлечении нужной информации
из архивов и других электронных источников;
4.
Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой
документов и деятельностью сотрудников организации, которые
привлекаются к работе с деловой документацией;
5.
Информационные системы электронного документооборота -
управляющие устройствами для хранения данных.
Таблица 7
Современные программы продуктов на 2017-2019гг.
Программа
Функции
Стоимос
ть/год
"БОСС-
Кадровик"
Позволяет управлять бизнес-процессом и его
результатами, а также выстраивать взаимодействие
с другими бизнес-процессами управления
персоналом в рамках единого информационного
пространства; позволяет сформировать
квалификационный профиль работника и
использовать в процессе его оценки, назначении на
должность. Позволяет вести полную историю
прохождения (или не прохождения по различным
причинам) сотрудником мероприятий разного
профиля, а также проводить анализ по
требующимся в организации основаниям;
Управление бизнес-процессом "Управление
подготовкой персонала" во взаимосвязи с другими
процессами всей системы управления персонала
организации;
9 540
1С:
Зарплата и
управление
персоналом
8 (базовая
версия).
- Продукт для небольшой организации,
позволяющий на одном рабочем месте в полном
объеме автоматизировать ведение кадрового учета,
расчета заработной платы и исчисления
необходимых налогов и взносов в соответствии с
требованиями законодательства.
8 100
1С:Зарплата
и
управление
персоналом
8 ПРОФ.
- Позволяет не только вести кадровый учет и расчет
заработной платы в компаниях, имеющих сложную
юридическую структуру, но и автоматизировать
базовые функции управления персоналом (подбор,
обучение, мотивация).
36 000
1С:Зарплата
и
управление
персоналом
8 КОРП
Комплексное решение для автоматизации всех задач
управления персоналом на средних и крупных
предприятиях, для которых эффективное
управление человеческими ресурсами является
необходимым условием успешной работы на рынке.
Продукт позволяет решать задачи реализации
кадровой политики и оценки персонала на
современном уровне, быстро обрабатывать
информацию о состоянии персонала предприятия и
давать качественные и заключения о способностях
работников, принимать управленческие решения.
187 000
27
Кадровая
программа
"Фараон".
Программный продукт автоматизирует
управление персоналом: ведет учет личных дел,
кадровых операций (приемы, переводы,
увольнения, командировки, больничные,
отпуска, обучение, аттестации), выводит
приказы в соответствии с унифицированными
формами, рассчитывает остатки отпусков, ведет
учет рабочего времени, выстраивает
организационную структуру, организует
делопроизводство и т.д.
15 000
Store365
электронный
документообор
от в облаке.
В системе ELMA365 удобно работать с файлами и
документами. Можно настраивать маршруты
документооборота — электронную канцелярию,
согласование служебных записок, счетов и
договоров. Права на просмотр и редактирование
документов легко разграничивать.
39 588
«АРХИВНОЕ
ДЕЛО»
Разработчик
компания
«Электронные
Офисные
Системы»
Ведение номенклатуры дел Архивный
документальный фонд Формирование и
оформление дел Акты об уничтожении Сводные
описи дел
18900
Контур. Кадры.
Разработчик
СКБ Контур
Автоматизация большинства кадровых бизнес
процессов; Детальная проработка на всех
этапах; Регламентированная отчетность; Гибкая
настройка внутренней аналитики; Разработана с
учетом ФЗ-152 «О защите персональных
данных».
6 000
Отдел кадров
Плюс
Штатное расписание Должностные инструкции
Кандидаты на прием Личная карточка Список
сотрудников График работы Отпусков Табель
учета рабочего времени Стаж Отчеты
6900
При электронном кадровом документообороте в управлении персонала,
организация получит:
- повышение эффективности деятельности компании;
-
сокращение затрат (уменьшение расходов на бумажные документы,
продуктивность работы сотрудника, не отвлекаясь на непроизводительные
действия, например, поиск документа);
-
увеличение прибыли (изменение корпоративной культуры, ускорение
информационных потоков).
Но чрезмерная бюрократизация документооборота усложняет
деятельность компании. От излишнего документооборота и согласований
избавляет делегирование полномочий центрам ответственности. У
подразделений есть свои ответственные, руководитель подразделения вправе
наделить их определенными полномочиями и не брать на себя решение всех
вопросов. Например, если работа нескольких отделов пересекается, то
регламент, созданный одним из отделов, противоречит регламенту другого
подразделения. При разработке инструкции о работе с подрядчиками
указывают, что соответствующие документы готовит проектный отдел, а
руководитель проектного отдела - это финансовый. Выход из этой ситуации
только один - переговоры. Если же регламент создается несколькими
отделами одновременно, то проводится первичное согласование путем
рассылки регламентов всем отделам. Каждый из отделов готовит свои
замечания, а затем они обсуждаются совместно.
Можно также порекомендовать периодически, например, раз в месяц,
просматривать уже отработанные документы. Если очевидно, что без какого-
то из них можно обойтись, то в следующий раз такой документ изымается из
«цепочки» документооборота. Когда регламент разрабатывают сотрудники,
которые инициируют создание документов, лишние «звенья» из цепочки
прохождения документов исключаются. Но важно понимать, что ни один
регламент не может быть абсолютно совершенным, поэтому в нем следует
предусмотреть и возможность отклонения от процесса, то есть учесть
результаты его нарушения.
Ни случаи принятия волевых решений, ни процедуры
административного воздействия не должны оставаться за пределами
регламента. В нем следует прямо указывать, как нужно действовать в случае
отклонений или нарушений. Штрафы, административные взыскания - это
скорее поддерживающие регламент процедуры, их можно выделить и в
новый документ. И обязательно вести правильно кадровое делопроизводство.
Кадровое документооборот будет считаться организованным, если
выполнять ниже перечисленные правила:
1.
Иметь в наличии все обязательные документы, предусмотренные
29
трудовым законодательством, в том числе локальные нормативные акты и
первичные учетные документы по учету личного состава работников и
рабочего времени;
2.
Осуществить порядок разработки, ввода в действие и применения
локальных нормативных актов и доведения их до сведения лиц,
принимаемых на работу;
3.
Проверить на соответствие норм трудового законодательства
локальные нормативные акты;
4.
Содержание трудовых договоров должно отвечать требованиям ТК
РФ;
5.
Необходимо своевременно и грамотно оформлять и вести важные
для работника кадровые документы, как трудовые книжки и личные учетные
карточки;
6.
Правильно документировать трудовые отношения с отдельными
категориями работников (например, с руководителями организаций,
совместителями, иностранными работниками, пенсионерами и др.);
7.
Правильно документировать возникающие в трудовых отношениях
ситуации в связи с непониманием, какими видами документов оформляются
те или иные отношения между работодателем и работником;
8.
Своевременно реагировать на унифицированные формы
организационно-распорядительных документов и первичных учетных
документов по учету труда и его оплаты;
9.
Правильно оформлять кадровые документы, чтоб они имели
юридическую силу;
10.
Резолюции, проставляемые руководителями организаций на
заявлениях работников, должны соответствовать законодательству о работе с
обращениями граждан;
11.
Кадровые документы регистрировать текущим числом;
12.
Документы прошлых лет хранить и уничтожать согласно нормам
архивного законодательства и правил работы архивов.
Получается, если мы создадим порядок и наладим систему
документооборота, то это поможет компании избавиться от большого
количества проблем. Руководство сможет контролировать работу кадров,
будут своевременно отправляться документы в различные подразделения,
сократиться возможность потери документов, а также отсутствие штрафов
укрепит финансовую составляющую компании. Грамотно построенная
система документооборота не только упрощает работу организации, но и
позволяет существенно повысить эффективность управления компании.
Изучение теоретических основ совершенствования кадрового
документооборота позволяет провести исследование кадрового
документооборота во второй главе выпускной квалификационной работы.
31
Глава 2 Исследование кадрового документооборота в
Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве
2.1 Краткая характеристика Инспекции Федеральной налоговой службы
№30 по г. Москве
Инспекция ФНС России была образована в 2010 году в результате
реорганизации в форме слияния Межрайонной инспекции Федеральной
налоговой N30 по городу Москва. Инспекция является территориальным
органом Федеральной налоговой службы.
Основными функциями Инспекции Федеральной налоговой службы
№30 по г.Москве является контроль и надзор за соблюдением
законодательства о налогах и сборах, правильность исчисления, полнота и
своевременность внесения в соответствующий бюджет налогов и сборов,
иных обязательных платежей, а также за производством и оборотом
этилового спирта, спиртосодержащей, алкогольной и табачной продукции и
за соблюдением валютного законодательства РФ в пределах компетенции
налоговых органов.
В процессе осуществления своей деятельности инспекция
взаимодействует с территориальными органами исполнительной власти,
власти субъектов РФ, органами МСУ и государственными внебюджетными
фондами, общественными объединениями и иными организациями.
В настоящее время Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по
г. Москве имеет три заместителя руководителя, в ее структуру входит
одиннадцать отделов.
Структура Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по
г. Москве представлена на рисунке 2.
Рисунок 2. Структура Организация кадрового документооборота
Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве
Руководство текущей деятельностью учреждения реализуется
начальником Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве.
В учреждении прослеживается строгая иерархическая подчиненность звеньев
организационной структуры, руководитель учреждения (начальник
инспекции) принимает решения по всему спектру вопросов.
При такой организации управления в наибольшей степени реализуется
принцип единоначалия. Руководитель Инспекции Федеральной налоговой
службы №30 по г. Москве несет полную ответственность за результаты
деятельности подчиненных ему подразделений. Недостатком существующей
системы управления в Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по
г. Москве является то, что много вопросов, причем не очень значительных,
замыкается в итоге на одном лице - начальнике Инспекции Федеральной
налоговой службы №30 по г. Москве. В связи с его большой загруженностью
принятие любого решения затягивается, снижается быстрота решения
вопросов.
Структура построена по функциональному принципу, что дает
определенные преимущества: имеется возможность реализовывать
эффективный централизованный контроль достижения результатов
стратегии, является эффективной формой организации труда для выполнения
33
простых операций, которые не требуют частых контактов между различными
службами для принятия решений или постоянного изменения в работе.
В ходе исследования были проанализированы количественные и
качественные показатели результативности различных форм налогового
контроля.
В 2019 г. выполнение годового плана проведения проверок Инспекции
Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве составило 100,0 %. Доля
заявлений органов государственного контроля (надзора), направленных в
органы прокуратуры о согласовании проведения внеплановых выездных
проверок, в согласовании которых было отказано (в процентах от общего
числа направленных в органы прокуратуры заявлений) составила 14,3 %, что
на 41,7 п. п. ниже, чем в 2018 г. (56,0 %). Доля проверок, результаты которых
признаны недействительными (в % от общего числа проведенных проверок),
в 2018 г. составила 0,54 %, сократившись, таким образом, по сравнению с
2018 г. на 0,12 п. п. (0,66 %).
Основной причиной признания результатов проверок
недействительными являются решения судов, что составляет 67,7 %, и
снизилось на 4,6 п. п. по сравнению с 2018 г. (72,3 %), ввиду различного
толкования норм
законодательства судом и налоговым органом при наличии разъяснений
Минфина России или ФНС России.
Доля проверок, проведенных органами государственного контроля
(надзора) с нарушениями требований законодательства Российской
Федерации о порядке их проведения, по результатам, выявления которых к
должностным лицам органов государственного контроля (надзора),
осуществившим такие проверки, применены меры дисциплинарного,
административного наказания (в процентах от общего числа проведенных
проверок), в 2019 г. составила 0,02 %, снизившись по сравнению с 2018 г. на
0,01 п. п.