Как можно заметить, больший удельный вес имеет внутренняя
документация, по сравнению с входящей и исходящей документацией. В
2017г. она имела наибольший удельный вес, однако в 2018г. ее вес снизился
на 3,88%, но вместе с тем, удельный вес входящей документации увеличился
более чем на 2%. Исходящая документация в заданный период меняла свой
удельный вес незначительно, достигнув наибольшего показателя в 24,18% в
2018г.
В целом, больших различий между удельным весом каждого вида
документации нет, прирост удельного веса или же его снижение проходили
плавно, кардинально не меняя показатели.
Регистрация каждого документа происходит однократно, в
специальных бумажных журналах учета. Входящие документы подлежат
регистрации в день ее поступления в организацию, а внутренним и
исходящим документам номера присваиваются в день их подписания.
Каждому документу присваивается уникальный номер, по которому его
легко можно идентифицировать. Каждый номер несет в себе информацию о
структурном подразделении (2 первые буквы из названия подразделения),
дату документа, номер дела, который соответствует утвержденной
номенклатуре, а также порядковый номер, который указывается при
регистрации на определенную дату.
Если рассматривать процесс кадрового документооборота в целом по
предприятию, то он соответствует стандартам. Все документы оформляются
в должном виде и в установленный срок. Ознакомление сотрудников с
документами происходит оперативно. Качественную оценку кадрового
документооборота дадим в таблице 20.
Таблица 20
Качественная оценка кадрового документооборота Инспекции
Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве
Показатели
2017
год
2018 год
2019 год
Количество фактов утраты или потери
документов
0
1
2
55
Соблюдение требований,
установленных нормативными и
методическими документами в сфере
кадрового документооборота
+
+
+
Количество нареканий на
деятельность кадровой службы со
стороны руководства организации
3
2
4
Количество жалоб на работу и
организацию взаимодействия
кадровой службы с другими
подразделениями со стороны
сотрудников организации
5
7
6
В связи с тем, что с каждым днем растет количество документов, то
зачастую документы не успевают своевременно доходить до отдела
персонала для их оформления, а менеджер по персоналу, в свою очередь, не
обладает достаточным количеством времени на обработку такого большого
количества информации. Это с приводит увеличение количества нареканий
деятельности кадровой службы, как со стороны руководства, так и со
стороны других подразделений.
Современный уровень развитию научно-технического прогресса
позволяет решить эту проблему посредством внедрения в деятельность
организации электронного документооборота. Это позволит более
оперативно и без лишних затрат обрабатывать поступающую информацию.
Таким образом, проведя анализ кадрового документооборота
Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве нами была
выявлена проблемы, которые состоят в том, что с каждым годом количество
документов все больше увеличивается, и менеджер по персоналу не имеют
достаточного резерва времени на их обработку. Рекомендации по
совершенствованию кадрового документооборота в организации
представлены в следующей главе работы.
Глава 3 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации в Инспекции Федеральной
налоговой службы №30 по г. Москве
3.1 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации
Исследование кадрового документооборота в Инспекции Федеральной
налоговой службы №30 по г. Москве выявило следующие существенные
проблемы:
-
большой объем документов и отсутствие достаточного количества
времени на их обработку;
-
увеличению количества нареканий деятельности кадровой службы как
со стороны руководства, так и со стороны других подразделений;
-
рост количества фактов утраты или потери документов
В целях совершенствования кадрового документооборота для решения
этих проблем предлагается внедрение следующих мероприятий (схема
представлена на рис. 13):
1)
внедрить систему электронного документооборота.
2)
оптимизировать схему движения кадрового документооборота
Рисунок 13. Направления совершенствования кадрового
документа оборотов инспекции Федеральной налоговой службы
№30 по г. Москве
Сегодняшний уровень развития современных информационных
технологий позволяет полностью автоматизировать процесс работы с
документами: от момента создания документа и контроля его исполнения, до
57
его архивации. Так же процесс позволит контролировать весь
документационный поток предприятия.
На сегодняшний день автоматизация документооборота является не
просто средством оптимизации внутренних процессов организации, а острой
необходимостью в условиях жесткой конкуренции рынка. В данной главе
будут рассмотрены преимущества, которые можно получить при переходе с
бумажного документооборота на систему электронного документооборота в
Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве.
Наличие электронных коммуникаций внутри организации рушат
границы между сотрудниками, позволяя им более оперативно устанавливать
контакт друг с другом. А обмен документами при этом обеспечивает
огромную экономию рабочего времени, которое тратится на изготовление,
движение и дальнейшее преобразование документа.
Данное мероприятие представляет собой установку электронной
системы кадрового документооборота на базе программы «1С: Зарплата и
управление персоналом» - модуля «1С: Документооборот». Внедрение этого
мероприятия позволит осуществлять более оперативный обмен необходимой
документацией между сотрудниками и отделом персонала.
«1С: Зарплата и управление персоналом8» позволяет отделу кадров:
1.
вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями
законодательства;
2.
учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение
работников):
-
прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или
внешнему совместительству по трудовому договору);
-
управление контролем уникальности табельных номеров
сотрудников;
-
кадровый перевод, перевод к другому работодателю, переход с
совместительства на основную работу и наоборот;
-
перенос остатков отпусков при переводе сотрудников между
организациями в пределах одной информационной базы;
-
прием на работу по договору ГПХ и возможность аккордного и
поэтапного закрытия договоров актами выполненных работ;
-
изменение графика работы без кадрового перевода;
-
перемещение между территориями с различными условиями труда;
-
назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с
рабочим местом, на котором выполняется работа;
-
увольнение сотрудника с окончательным расчетом непосредственно
при увольнении;
-
возможность группового оформления приема, перемещения и
увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов.
Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях, когда
необходимо быстро оформить документы большому количеству работников
(например, при реорганизации или открытии нового
предприятия/подразделения);
-
регистрация в программе увеличения трудовых обязанностей
сотрудника в документах «Прием сотрудника на внутреннее
совместительство», «Совмещение должностей», «Замещение
отсутствующего», «Назначение подработки», «Расширение зоны
обслуживания»;
1.
вести учет персональных данных работников:
-
ведение личных дел в информационной базе;
-
возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий
документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
-
формирование личных карточек работников по форме Т-2;
1.
вести учет персональных данных работников:
-
ведение личных дел в информационной базе;
-
возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий
документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
-
формирование личных карточек работников по форме Т-2;
59
-
проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых
для эффективного управления (средняя численность сотрудников,
коэффициент текучести кадров, статистика кадров);
1.
осуществлять воинский учет:
-
учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету;
-
учет сотрудников, пребывающих в запасе;
-
учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное
время;
-
учет должностей, относящихся к летно-подъемному составу и к
плавсоставу;
-
подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек учета
для военных комиссариатов;
1.
осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного
фонда РФ:
-
учет стажа (учитываемого и не учитываемого при расчете пенсии);
-
ведение списков, занятых на вредных профессиях;
-
учет стажа, дающего право на досрочную пенсию;
1.
формировать декларации соответствия условий труда
государственным нормативам по результатам спец оценки;
2.
вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска:
-
учет основного ежегодного отпуска (28 календарных дней) и
основного ежегодного удлиненного отпуска различной продолжительности
для отдельных категорий сотрудников;
-
дополнительные отпуска;
-
учебные отпуска;
-
расчет остатков неиспользованных ежегодных основных и
дополнительных отпусков;
-
оценочные обязательства (резервы) по отпускам;
1.
вести учет рабочего времени:
-
возможность ведения нескольких производственных календарей:
основного и региональных;
-
настройка любых графиков работы, в том числе многосменных, с
суммированным учетом рабочего времени, графиков неполного рабочего
времени;
-
использование нескольких видов планового времени;
-
регистрация отклонений от графика:
-
оплачиваемых и неоплачиваемых невыходов на рабочее место
(отпуска, отгулы, болезни, командировки и т. п.), работы за пределами норм
по графику (в выходные и праздники, сверхурочная работа и переработки при
суммированном учете рабочего времени);
-
анализ эффективности использования и потерь рабочего времени;
1.
вести штатное расписание:
-
хранение истории утверждения штатного расписания и возможность
анализа планового штатного расписания;
-
учет фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность оценки
перерасхода и экономии ФОТ;
-
контроль соблюдения штатного расписания, возможность сопоставить
его с фактически занятыми позициями;
-
формирование штатной расстановки;
-
наличие регламентированной формы отчета Т-3;
-
возможность создания отдельных позиций штатного расписания для
одноименных должностей в одном подразделении при разных условиях труда
(вредность, график работы, продолжительность отпуска и т. д.);
-
возможность установки категорий, разрядов, классов для описания
позиции штатного расписания;
-
возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо
диапазона значений так называемой «вилки оклада и надбавок»;
-
указание для подразделений даты формирования и расформирования,
отключение расформированных подразделений при просмотре справочника;
-
фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и
61
исключения из него, что дает возможность отбора должностей только
действующего штатного расписания при работе со справочником;
-
использование совокупной тарифной ставки.
Модуль «1С: Документооборот» программы «1С: Зарплата и
управление персоналом 8» позволит всем сотрудникам Инспекции
Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве оставлять свои заявки на
отпуск, на заказ справок и другие различные просьбы, касающиеся их
трудовой деятельности, в программе, из которой заявка будет «прилетать»
непосредственно специалисту, который занимается оформлением приказов.
Этот процесс позволит миновать бумажную волокиту, которая присуща этому
процессу, а также позволит систематизировать работу менеджера по
персоналу, который не будет «зарываться» в бумагах, которые могут
затеряться.
Все заявки будут централизованно располагаться в программе,
исключая возможность быть незамеченной менеджера по персоналу, т.к. все
неоформленные заявки выделены жирным шрифтом. Так же работа в этой
программе позволит дисциплинировать сотрудников, поскольку не вовремя
поданные заявки не будут обрабатываться. Например, заявки на ежегодный
оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 122 «Порядок предоставления
ежегодных оплачиваемых отпусков», ежегодный оплачиваемый отпуск
должен быть оплачен за 3 дня до его начала.
Так как все документы в организации проходят довольно длинную
цепочку одобрений и согласований, то применение электронной системы
документооборота позволит организовать этот процесс более рационально.
Это позволит более оперативно обрабатывать поступающую информацию и
выполнять работу быстрее, чем обычно, экономя при этом не только рабочее
время сотрудников отдела персонала, но и средства компании
Одним из направлений улучшения кадрового документооборота
является совершенствование схемы кадрового документооборота в
Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве, которая
представлена в таблице 21.
Внедрение схемы кадрового документооборота в Инспекции
Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве позволит оптимизировать
кадровый документооборот.
Таблица 21
Организация кадрового документооборота в Инспекции
Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве
Функции
персонала
Получает
документац
ию
Разрабатывает
документацию
Передает
документац
ию
Примеч
ание
Проведение
работы по
изучению
деловых и
профессиона
льных
качеств
линейных
руководител
ей
Личные дела
на
работающих
Анкеты и
рекомендаци
и на вновь
принимаемы
х на работу
Предложения о
зачислении в
резерв или о
замещении
вакантной
должности;
служебная записка
с обоснованием
отказа.
Предложение о
приеме на работу
или служебная
записка с
обоснованием
отказа
Директору,
менеджеру по
персоналу
для
подготовки
проекта
приказа
Личные
дела
передаю
тся
менедже
ру по
персона
лу
Осуществлен
ие контроля
за режимом
работы
предприятия
1. Докладная
записка. 2.
Докладная записка
с проектом приказа
Директору
С визой
юрискон
сульта
на
проекте
приказа
Контроль за
выполнение
м
руководител
ями
подразделен
ий приказов
и
распоряжени
й по
вопросам
подбора,
расстановки
и
перемещени
я кадров
Докладная записка
с проектом
распоряжения
Директору
Виза
юрискон
сульта
63
Своевременн
ое
представлен
ие
отчетности
по кадровой
политики
Указания
руководства
Отчеты, справки,
доклады
Директору
Проведение
систематичес
кого анализа
текучести
кадров на
предприятии
Справки от
менеджера
по персоналу
Предложения по
закреплению
кадров
Директору
3.2 Оценка социально-экономической эффективности предложений
Процесс автоматизации кадрового документооборота является одним из
способов повышения конкурентоспособности любой организации.
Внедрение системы электронного кадрового документооборота поможет
сотрудникам Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве
более эффективно распределять свое время на работу с документами, избегая
возникающих с ними проблем.
Эффектом от внедрения предложенных рекомендаций в деятельность
Инспекции Федеральной налоговой службы №30 по г. Москве является:
-
прямой экономический эффект за счет экономии материальных и
трудовых затрат на работу с документацией;
-
эффект за счет упрощения деятельности, связанной с работой с
документами;
-
эффект за счет сокращения времени, которое тратится на оформление
документов;
-
эффект от организации всеобъемлющего контроля за ходом
движения, оформления и исполнения документов.
Внедрение в деятельность системы электронного кадрового
документооборота позволит Инспекции Федеральной налоговой службы №30
по г. Москве добиться социально-экономической эффективности.