Должностная
инструкция
это внутренний организационно-распорядительный
документ, содержащий конкретный перечень обязанностей
работника, с учетом особенностей организации
производства, труда и управления, его прав и обязанностей,
а также квалификационных требований на занимаемую
должность. Должностная инструкция выполняет задачи:
установление квалификационных требований для
конкретной должности, выполняемой работы (образование,
опыт работы, наличие специализированной подготовки и т.
доп. определение должностных обязанностей работника
(круг ведения, объем работ, сферы ответственности
работника и т. д.);установление пределов ответственности
работников. Таким образом, основная цель должностной
инструкции - определить для работника его обязанности,
права и обязанности.
Внутренний
трудовой
регламент
См. табл. 1.
Штатное
расписание
См. табл. 1.
Документооборот в любой организации регулируется правовыми
актами: Трудовым кодексом РФ, Кодексом РФ об административных
правонарушениях, Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом от 29
июня 2015г. № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» и
другими правовыми актами.
Задачами трудового законодательства являются установление
государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание
благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и
работодателей.
Основными задачами трудового законодательства являются создание
необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования
интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также
правового регулирования трудовых отношений и других отношений,
непосредственно связанных с ними: организация труда и управление трудом;
работа с этим работодателем;
15
обучение и повышение квалификации работников непосредственно с
работодателем; социальное партнерство, коллективные переговоры,
коллективные переговоры и соглашения;
участие работников и профсоюзов в создании условий труда и
применении трудового законодательства в случаях, предусмотренных
законом; ответственность работодателей и работников на рабочем месте;
государственный контроль (надзор), профсоюзный контроль за соблюдением
трудового законодательства (в том числе законодательства об охране труда) и
других нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;
разрешение трудовых споров; обязательное социальное страхование в
случаях
1
.
В системе документационного обеспечения применяется понятие
о
рганизационно-распорядительной документации (ОРД). Это совокупность документов, в которой закреплены функции,
задачи, цели, а также права и обязанности сотрудников и менеджеров по выполнению конкретных действий,
необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.
Основные
(организационно-распорядительные)
документы делятся на
соответствующие группы (см. табл. 5).
Таблица 5
Организационно-распорядительные документы
Наименование
Содержание
Организационная документация
Устав, учредительные документы,
договор, должности, регламенты.
Распорядительная документация
Решения, распоряжения, приказы.
Документы по личному составу
Приѐм, перевод, увольнение.
Трудовые контракты, договора
Документ, закрепляющий
юридическую связь работника и
работодателя. Основной
разновидностью является договор на
неопределенный срок.
Финансово-бухгалтерская
документация
Расчетные счета, документы по
безналичным расчетным операциям,
доверенности, приемные квитанции,
авансовые отчеты
1
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 28.12.2013) // Собрание
законодательства Российской Федерации. - 07.01.2015. - N 1 (Ч. 1). - Ст. 3.
Информационно-справочная
документация
Доклады, письма.
Личная документация
Заявления, биографии.
Нормативные документы
вышестоящих органов
Федеральные законы, постановления
Правительства, приказы министерств.
Коммерческие контракты.
Реализационные, посреднические,
договоры, содействующие торговле;
организационные.
В настоящее время регулирование системы кадрового учета на
государственном уровне ведется по нескольким направлениям:
1) законодательное регулирование;
2) стандартизация;
3) разработка нормативно-правовых и нормативных документов.
Законы Российской Федерации имеют высшую юридическую силу. Знание и
учет требований трудового законодательства необходимы в процессе
создания, исполнения и применения, разработанных на предприятии
документов местного нормативного характера
2
.
IV. Обсуждаемые результаты
Документированная информация является основой управления, ее
эффективность во многом основана на производстве и потреблении
информации. В современном обществе информация стала полноценным
ресурсом производства, важным элементом управления персоналом. Качество
информации определяет качество управления. В современных условиях для
повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное
внимание улучшению работы с документами, поскольку каждое
управленческое решение всегда основывается на информации, на служебном
документе. Организация работы с документами влияет на качество работы
аппарата управления, организацию и трудовую культуру управленческих
работников. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того,
насколько профессиональна документация.
2
Абуладзе, Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом : учебник и практикум для
академического бакалавриата / Д. Г. Абуладзе, И. Б. Вы - пряжкина, В. М. Маслова. - М. : Издательство
Юрайт, 2016. – 29 с. - Серия : Бакалавр. Академический курс.
17
Деловая информация представлена в виде различных видов
документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени
сотрудников организаций тратится на их подготовку, ведение, заполнение,
копирование и передачу документов.
Документационное обеспечение управления персоналом
предусматривает создание условий для работы с документами, доступ к
которым осуществляется в системе кадрового делопроизводства, в рамках
полного цикла обработки и движения документов с момента их создания
работниками кадровой службы управления (или получения ими) до
завершения исполнения и передачи в другие подразделения организации.
Кадровая документация - совокупность форм (документов),
отражающих наличие и движение персонала. Технология документального
обеспечения управления персоналом регламентируется специальными
нормативно-методическими актами. При создании, регистрации и
оформлении документов местного и нормативного характера в организации
любой формы собственности необходимо учитывать положения трудового
законодательства.
1.2 Организация кадрового документооборота и оценка ее
эффективности
Главное правило организации кадрового документооборота -
оперативное движение документов по наиболее короткому пути с
минимальными затратами времени и труда
3
.
Особое место в системе управления персоналом организации занимают
локальные нормативные акты, позволяющие организовать систему
управления персоналом более эффективно, учитывая все нюансы отрасли.
Локальные нормативные документы - это юридические документы,
которые содержат нормы трудового права и осуществляют контроль трудовых
3
Пожникова, Н.М. Практикум по предмету «Документы, корреспонденция и делопроизводство»: Учебное
пособие / Н.М. Пожникова. - Москва:Academia, 2019. – 70 c.
и иных, связанных с ними, отношений, и утверждаются руководителем
организации, а также не противоречат действующему законодательству и
нормативно - правовым актам Российской Федерации
4
. Их разработка и
создание осуществляется самой организацией с опорой на законодательную
базу Российской Федерации.
В локальных нормативных актах отражается система управления
трудом на предприятии в целом, единая для всех сотрудников предприятия, в
частности условия труда и его организация. Противовесом локальных
нормативных актов выступают документы по личному составу, которые
оформляются отдельно на каждого конкретного человека и содержат
специфику его работы. Однако специфика работы каждого работника должна
быть отражена в локальных нормативных актах, чтобы, например, при
приеме на работу, у работодателя не возникало вопросов, в какой категории
работы отнести данного работника. Все должно быть четко
регламентировано, чтобы создать некую организационно - правовую базу
относительно будущих отношений между работником и работодателем.
Правовые нормы действующего законодательства разрешают
коммерческим организациям регулировать отношения в пределах своего
предприятия, но не выходить за рамки действующих в стране законов.
В отличие от российских реалий, за рубежом организация кадрового
делопроизводства построена иным образом. Большинство документов
ведется в электронном виде
5
. Стоит отметить, что зарубежный (в США,
Европе) опыт применения информационных технологий в кадровом
документообороте и документа обеспечении более наработан, по сравнению
с Россией. Еще в далеком 2001 году был принят стандарт по управлению
документами ISO: 15489-1-2001. В России этот стандарт был утвержден
Приказом Ростех. регулирования от 12.03.2007 № 28- ст. под названием
4
Машурова, И. В. Технологии кадрового менеджмента: Учебнопрактическое пособие, под ред. И. В.
Машуровой. - Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2015. - 15 с.
5
Демушина, О.Н. Д 31 Кадровое делопроизводство: учебное пособие / О.Н. Демушина;- Волгоград: Изд-во
Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2015. -12 с.
19
«ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования». В 2001
году в Европе была разработана и введена в эксплуатацию спецификация под
названием «Типовые европейские требования к системам электронного
документооборота» (MoReq), которая сейчас усовершенствована и действует
в новой версии MoReq2. Наличие этой спецификации подтверждает тот факт,
что управление документами за рубежом не представляется возможным без
применения информационных технологий
6
. Делопроизводство уже давно не
делится на бумажное и электронное, как принято в нашей стране. За рубежом
документооборот представляет собой единую систему, которая основана на
использовании современных информационных технологий
7
.
Второе отличие представляет собой то, что в соответствии со
стандартом ISO: 15489-1-2001, процесс работы с документацией начинается
не с момента регистрации документа (что для Российской системы
делопроизводства является ключевым моментом), а с его экспертизы и
определения сроков хранения. Регистрация, конечно же, ведется, но не
является первостепенным действием.
Еще одним отличием является то, что одну из функций
делопроизводства представляет контроль исполнения документов. Для нашей
страны эта функция является важнейшей в делопроизводстве, в то время как
за рубежом этому действию не уделяется особого внимания.
Сравнение российских и зарубежных методов ведения
документооборота, которые способствуют выявлению отличий между ними,
представлено в таблице 6.
зарубежных методов организации документооборота
6
Деева, Т.М. Деловая переписка / Т.М. Деева, Е.В. Кичатова, Н.А. Чхиквишвили. - Москва:Принт-Ди, 2015. -
42 c.
7
Десслер, Г. Управление персоналом / Г. Десслер. - Москва: БИНОМ. Лаборатория знаний, 2017. - 25 с.
Таблица 6
Сопоставление основных характеристик российских и западных
методов документооборота
Признак
Российские методы
организации
документооборота
Западные методы организации
документооборота
Характер
Вертикальный характер
движения документов
внутри организации
(руководитель -
исполнитель).
Горизонтальный характер движения
документов внутри организации,
возможность попадания документа
сразу к непосредственному
исполнителю минуя руководство.
Контроль
Отслеживание полного
комплекса работ с
документами в
регистрационных
журналах или картотеках,
туда заносится вся
информация о
документах, их
перемещениях,
резолюции начальника
Отсутствие централизованного
контроля в рамках всей организации.
Регистраци
я
Труд - затратный и
сложный процесс
регистрации документов в
журналах их регистрации
или иных носителях
информации
Документы регистрируются
непосредственными исполнителями, а
некоторые виды документов вообще
не подлежат регистрации. Служб,
занимающихся делопроизводством, не
существует
Бумажный
носитель
Система электронного
документооборота
сопровождает бумажный,
происходит дублирование
информации в учетных
системах.
Более совершенная система
электронного документооборота,
минимальная работа с бумажной
документацией.
Как видно из таблицы 6, российские и западные методы организации
документооборота диаметрально противоположны, однако в последние годы
компании, работающие в России, все больше склоняются к западным
методам, т.к. они менее трудны и временизатратны, что также сказывается на
экономических показателях деятельности.
Всѐ большее число организаций - государственных органов и
коммерческих структур - внедряют в своѐ управление показатели оценки по
основным направлениям деятельности и сбалансированные системы
показателей. Стремясь к оптимальному использованию ресурсов и в рамках
21
установленных форм отчетности, уже все научились оценивать финансовые
результаты и измерять степень достижения поставленных целей.
Назрела необходимость оценить, насколько система управления,
организационные и информационные технологии соответствуют
потребностям развития организации, выработать подход к оценке качества
работы с документами, которые в современных условиях должны
рассматриваться как ценнейший нематериальный актив.
Перед службами документационного обеспечения управления ставят
задачу разработки системы показателей оценки собственной деятельности, и,
прежде всего, по важнейшей интеграционной функции «организация
документооборота», предлагая включить в неѐ множество показателей,
измерителей (индикаторов), установить их значения и «веса», возлагая, таким
образом, ответственность за организацию работы с документами в целом.
Показатели эффективности деятельности (KeyPerfomanceIndicators,
KPI) - это набор показателей, отражающих аспекты организационной
деятельности, которые являются (в определенный период деятельности)
наиболее важными для сегодняшней и завтрашней деятельности
организации
8
.
Традиционно главные и универсальные критерии оценки деятельности
кадровой службы, впрочем, как и любого другого структурного
подразделения, формулировались следующим образом:
-
полнота реализации основных задач и функций, закрепленных
положением о подразделении;
-
полнота реализации предоставленных подразделению прав и
ответственности.
Дополнительными критериями являлись уровень квалификации
сотрудников, степень механизации (а сейчас - автоматизации) выполняемых
делопроизводственных и других операций.
8
Деева, Т.М. Деловая переписка / Т.М. Деева, Е.В. Кичатова, Н.А. Чхиквишвили. - Москва:Принт-Ди, 2015. -
42 c.
При оценке эффективности кадрового документооборота учитываются
количественные показатели:
-
объем документооборота (сумма документопотоков поступающих,
отправляемых и внутренних документов, проходящих через кадровую
службу);
-
штатная численность кадровой службы;
-
нормы выработки (соблюдение нормативов времени) в процессе
выполнения делопроизводственных операций.
А также оцениваются качественные показатели:
-
количество (наличие или отсутствие) фактов утраты или потери
документов;
-
соблюдение требований, установленных нормативными и
методическими документами в сфере кадрового документооборота;
-
отсутствие нареканий на деятельность кадровой службы со стороны
руководства организации;
-
отсутствие жалоб на работу и организацию взаимодействия кадровой
службы с другими подразделениями со стороны сотрудников организации.
Внутренний кадровый аудит - это комплекс мер, включающий в себя
диагностику юридической и делопроизводственной корректности
оформления локальных нормативных актов (ЛНА) и кадровых документов
работодателя, предоставление рекомендаций и, при необходимости,
выполнение работ по устранению ошибок в кадровых документах.
Цель проведения — совершенствование деятельности кадровой службы
и минимизация возможных рисков работодателя. Мониторинг рисков,
которым может подвергаться работодатель в процессе прохождения проверки
со стороны государственных органов и/или разрешения возникающих
трудовых споров с работниками, — один из важнейших аспектов внутреннего
кадрового аудита.
Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:
23
Организационно аналитический основанный на изучении кадровых
документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры
проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также
изучают другие финансовые показатели, которые бы свидетельствовали о
результативности деятельности персонала на предприятии.
Социально - психологический — основанный на
анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого
предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке
мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего состава
и оправданности существующей системы поощрения.
Экономический — основанный на сравнении
социальных/экономических показателей предприятия с нормативными
стандартами. При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли,
законодательно установленные нормативы с существующими значениями на
предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить,
являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и
насколько эффективно работает HR-служба.
Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При
использовании социально-психологического метода анализируются
заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический
метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.
Среди обязательных для проверки документов следует выделить:
-
трудовые контракты;
-
трудовые книжки и журнал учета их движения;
-
штатное расписание;
-
график отпусков;
-
персональные карточки и личные дела работников;
-
табели нормирования и учета рабочего времени;
-
приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их
выдачи;