4
Содержание
Введение ...................................................................................................................... 5
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового документооборота 9
1.1. Понятие и значение документооборота ............................................................. 9
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации .......................... 18
1.3. Организация документооборота в кадровой службе ...................................... 28
Выводы по главе 1 ..................................................................................................... 37
Глава 2. Современное состояние организации кадрового документооборота
в ООО «Астродент» ................................................................................................ 40
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия ........................................ 40
2.2. Анализ организации кадрового документооборота........................................ 46
Выводы по главе 2 ..................................................................................................... 60
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
ООО «Астродент» .................................................................................................... 63
3.1. Модернизация кадрового документооборота ................................................. 63
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий ..................................... 71
Выводы по главе 3 ..................................................................................................... 75
Заключение ............................................................................................................... 78
Список использованных источников ................................................................. 82
Приложение .............................................................................................................. 88
5
Введение
Актуальность темы исследования выпускной работы заключается в том,
что от организации работы с документами во многом зависит эффективность
работы компаний различных форм собственности и направлений деятельности.
Документы обеспечивают информационную поддержку принятия
управленческих решений. От организации работы с документами зависит
эффективность управленческой деятельности предприятия, так как она
определяется качеством и достоверностью информации, оперативностью
приема-передачи ее, выстроенной схемой поиска, использования и хранения
всех документов.
Сегодня каждое современное предприятие, которое реализует свою
деятельность законно и легально на российском рынке, осуществляет ведение
документооборота. Стоит отметить, что сами документы могут быть при этом
совершенно разными по форме и содержанию и зависеть от ряда факторов, таких
как вид деятельности, организационно-правовая структура и так далее.
В делопроизводстве выделяют две основные задачи: к первой задаче
относится составление, оформление, согласование и изготовление документов,
то есть сама запись информации разных носителях информации, согласно
принятым правилам. Данная первая задача это — документирование. Вторая
задача делопроизводства — это организация документооборота, осуществление
хранения и использования различных документов, необходимых в текущей
деятельности организации, иными словами, это задача по организации работы с
самими документами.
Из всего этого следует особо выделить документооборот. С момента
создания необходимых документов или получения документов до момента
отправления документов или их исполнения осуществляется процесс
документооборота, который и характеризует движение всех документов.
Именно документооборот является отображением модели управления
предприятием и соответственно уровня управляемости им.
6
Кадровое делопроизводство — это особая отрасль хозяйственной
деятельности организации, направленная на документацию трудовых
отношений. В каждой организации реализуется своими способами и средствами
управление документами. Это в свою очередь диктует необходимость в создании
собственного табеля используемых форм кадровых документов в рамках
организации.
Стоит отметить, что определенная часть таких форм должна
соответствовать принятым межотраслевым унифицированным формам. Другая
часть документов является заимствованной из разных нормативных,
методических материалов и адаптированной под конкретную организацию.
Остальная часть является результатом самостоятельных разработок внутри
организации.
Кадровые документы относятся к социально значимым документам, что
диктует определенные требования к их оформлению, учету и хранению в течение
долгого периода времени. Этим и обуславливается необходимость достаточно
строгой регламентации правил и состава оформления документов.
Важная роль и значение эффективности организации кадрового
документооборота обуславливают актуальность темы выпускного исследования.
Цель исследования заключается в разработке рекомендаций по
совершенствованию организации кадрового документооборота на примере
предприятии ООО «Астродент».
В соответствии с поставленной целью в ходе исследования были
определены следующие задачи исследования:
1) рассмотреть понятие и определить значение документооборота;
2) дать характеристику и классификацию кадровой документации;
3) рассмотреть организацию документооборота в кадровой службе;
4) дать общую характеристику деятельности предприятия ООО
«Астродент»;
5) выполнить анализ организации кадрового документооборота ООО
«Астродент»;
7
6) сформулировать предложения по модернизации кадрового
документооборота ООО «Астродент»;
7) выполнить оценку эффективности предлагаемых мероприятий;
Объектом исследования выступает организация ООО «Астродент».
Предметом исследования является организация кадрового
документооборота в организации ООО «Астродент».
Теоретической основой исследования в процессе работы над выпускной
квалификационной работой стали нормативно-правовые акты, посвященные
вопросам кадрового делопроизводства и документооборота, а также научные
труды российских ученых в области формирования команд, кадрового
делопроизводства, менеджмента предприятий: М.И. Бухалков, С.А. Варакута,
А.Д. Выварец, М.В. Кирсанова, Т.В. Кузнецова, С.Л. Кузнецов, Т.В. Кузнецова,
Т.А. Быкова, Е.А. Ефименко, Д.А. Аширов, статьи теоретиков и практиков в
области управления человеческими ресурсами, таких как В. Андреев, А.А. Белов,
Т.А. Быкова, О.М. Горелик, А.Д. Данилов, а также других российских и
зарубежных исследователей.
При решении поставленных в данной работе задач использовались
общенаучные и специальные методы исследования: табличный и
монографический методы исследования, метод синтеза и анализа, описательный
метод, метод сравнения и логический метод, методы индукции и дедукции.
Стоит отметить, что данные методы исследования позволили целостно
рассмотреть тему исследования и использовались во взаимосвязи.
Информационной базой исследования выступают законодательные и
нормативно-правовые акты, внутренние документы объекта исследования,
статистическая отчетность, результаты наблюдений и бесед.
Практическая значимость исследования заключается в возможности
использования результатов исследования специалистами в области
делопроизводства, менеджмента, кадровыми специалистами. Полученные
выводы, положения и рекомендации могут быть использованы для дальнейшего
изучения темы исследования. Выявленные недостатки организации кадрового
8
документооборота организации могут служить основой для повышения
эффективности работы отдела кадров. Также практическая значимость
исследования состоит в возможности использования разработанных в третьей
главе рекомендаций по совершенствованию кадрового документооборота
предприятия ООО «Астродент».
Исходя из поставленных целей и задач, выпускная квалификационная
работа имеет следующую структуру: введение, три главы основной части,
заключение, список использованных источников и приложения.
В первой главе работы подробно рассмотрены общие определения понятий
и сути рассматриваемой темы. Таким образом рассмотрено понятие и значение
документооборота, дана характеристика и определена классификация кадровой
документации, рассмотрена организация документооборота в кадровой службе
Во второй главе определено современное состояние организации
кадрового документооборота в ООО «Астродент», дана характеристика
организации и проведен анализ организации кадрового документооборота.
В третьей главе приводятся основные рекомендации по
совершенствованию кадрового документооборота предприятия ООО
«Астродент». Сформулированы предложения по модернизации кадрового
документооборота и дана оценка эффективности предлагаемых мероприятий.
В заключении подводятся основные итоги настоящего исследования.
9
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового
документооборота
1.1. Понятие и значение документооборота
Рассмотрим понятие документооборота. Так, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013
документооборот – это движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления
1
.
Стоит отметить, что термин и само понятие документооборота появились
в делопроизводстве не так давно. В приведенном определении основной акцент
сделан на движении документов, то есть на пути от одного отдела или
структурного подразделения организации до другого или от одного сотрудника
организации до другого.
Сам путь документов, то есть порядок их движения является
предопределенным установленным управленческим процессом организации. В
качестве примера можно привести следующею ситуацию. Руководитель
организации издает требование, в котором четко говорится о том, что все
документы должны первым делом быть доложены ему и только он сам, лично
руководитель, имеет право назначать по каждому документу исполнителя.
Таким образом, в данном примере движение документов является
многоступенчатым и реализуется сверху вниз.
Возможен вариант более короткого пути, то есть движения документов.
Более короткий путь возможен в случае наличия в организации четкого
разделения функций между подразделениями и работниками организации. В
этом случае документы будут сразу же идти в свой отдел к исполнителям.
От принятого в организации порядка делегирования полномочий и
распределения обязанностей зависит путь документа, его движение в процессе
согласования и его подписания.
1
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения 03.06.2018)
10
Таким образом, можно констатировать, что документооборот находится в
определенной зависимости от системы управления, принятой в организации.
Также документооборот вторичен по отношению к системе управления, но при
этом является её отражением. Таким образом, документооборот позволяет
наглядно увидеть систему управления организацией.
Рассматривая документооборот, стоит рассмотреть понятие
документирования. Так, согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013, документирование – это
запись информации на носителе по установленным правилам
2
. Роль
документирования в деятельности организации отражена на рисунке 1.
Рисунок 1. Роль документирования в деятельности организации
3
Отметим, что процесс организации движения документов является одной
из важнейших частей процесса делопроизводства. Главный принцип
организации документооборота организации может быть определен таким
образом, чтобы путь движения отдельно взятого документа был самым
коротким, маршрут движения отдельно взятого документа был прямым, при
этом время, за которое документ проходит свой путь было минимальным.
2
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения 03.06.2018)
3
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и
практикум для прикладного бакалавриата / И.Н. Кузнецов 3-е изд., перераб. и доп. — М: Юрайт, 2017. — С. 37
11
Таким образом можно отметить, что главным правилом при организации
документооборота организации является оперативность движения (следования)
каждого документа по наиболее короткому пути за минимальное время и
минимальными затратами трудовых ресурсов
4
.
Далее рассмотрим на что должны быть направлена главным образом
организация документооборота. Так, она должны быть направлена на
следующие аспекты
5
:
установление максимально возможного единообразия в процессе
движения определенных документов, их видов. Для этого должна быть
разработана схема следования для конкретных типов и видов документов
организации;
сокращение пути следования определенного документа. На
движение или следование документа должна оказывать влияние только деловая
необходимость. Для сокращения пути документа необходимо продумать путь
следования документа;
исключение возвратного движения документа, отдельно уделить
внимание возвратному движению при внутреннем и внешнем согласовании
документа, его регистрации и доставки;
использование в активном режиме всех доступных новейших
технических и программных средств при передаче документов;
Рассмотрим, что именно позволяет достигнуть названные выше условия
осуществления документооборота. Так выполнение перечисленных выше
условий позволяет достичь
6
:
4
Колышкина Т.Б., Шустина И.В. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: Учебное
пособие для прикладного бакалавриата / Т.Б. Колышкина, И.В. Шустина 2-е изд., перераб. и доп. — М: Юрайт,
2017. — С. 61
5
Грозова О.С. Делопроизводство. Учебное пособие для академического бакалавриата / О.С. Грозова — М:
Юрайт, 2018. — С. 55
6
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В Документационное обеспечение управления (делопроизводство):
Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В Санкина 2-е изд., перераб. и доп. — М: Инфра-М, 2018. —
С. 97
12
исключения дублирования в процессе подготовки документов и их
обработки (прямоточность);
равномерное распределение документов, согласно загруженности
сотрудников (ритмичность);
Организация работы с документами — это процесс обеспечения
движения определенных документов в управлении организацией, а также
использование документов в целях получения справки, информации и их
хранения. Стоит отметить, что сам термин определяется государственным
стандартом ГОСТ Р 7.0.8-2013 как «организация документооборота, хранения и
использования документов в текущей деятельности учреждения»
7
.
Рассмотрим, что включает в себя современное делопроизводство. Так
современное делопроизводство включает в себя следующее
8
:
документирование, то есть своевременное и правильное создание
документов;
саму организацию работы с документами, то есть их получение,
передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию,
подготовку для сдачи в архив, уничтожение;
В технологию работы с документами входит:
осуществление приема и первичной обработки документов;
осуществление предварительного рассмотрения и распределения
документов;
осуществление регистрации документов;
осуществление контроля исполнения документов;
осуществление информационно-справочной работы;
осуществление исполнения документов;
осуществление отправки документов;
7
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения 03.06.2018)
8
Колышкина Т.Б., Шустина И.В. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: Учебное
пособие для прикладного бакалавриата / Т.Б. Колышкина, И.В. Шустина 2-е изд., перераб. и доп. — М: Юрайт,
2017. — С. 68
13
осуществление систематизации, то есть формирования дел и текущее
хранение документов;
В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях
и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ дано определение понятия
«документ»
9
. Так, под документом понимается зафиксированная информация на
материальном носителе с указанными реквизитами, которые позволяют ее
идентифицировать.
Также стоит обратить внимание на определение системы документации.
Так, система документации — это совокупность документов, которые
взаимосвязанны между собой по определенным признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению
10
.
Рассмотрим подробнее некоторые понятия технологии работы с
документами. Так, регистрация документов направлена на осуществление
записи учетных данных о данном документе, согласно заранее определенной
форме. Регистрация документа направлена на фиксацию факты создания
документа, его отправления и получения. На рисунке 2 приведен перечень
документов, которые не подлежат регистрации в секретариате.
Под контролем исполнения документов понимается совокупность
действий, направленных на обеспечение своевременного исполнения.
Под формированием дела понимается группировка документов в дело,
согласно номенклатуре дел и систематизаций документов внутри дела.
Под осуществление информационно-справочной работы понимается
деятельность, направленная на получение сведений о лицах, фактах, предметах,
событиях и так далее в независимости от формы представления. К информации,
относящейся к управленческой, предъявляется целый ряд требований, таких как
полнота, достоверность, точность, адресность, оперативность, доступность.
9
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от
27.07.2006 № 149-ФЗ (руд. от 23.04.2018 № 102-ФЗ) / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения 04.06.2018)
10
Кугушева Т.В., Ласкова Т.С., Механцева К.Ф. Делопроизводство: Учебное пособие / Т.В. Кугушева,
Т.С. Ласкова, К.Ф. Механцева — М: Феникс, 2017. — С. 61