24
На следующем этапе формируется рабочее расписание. Оно представляет
собой графики работы для всех сотрудников. При наличии смен, создаются
подробные графики сменности. В документе кратко описываются требования к
внешнему виду работников, поведению, распорядку дня и так далее.
Далее разрабатывается форма трудового договора. При этом должны
учитываться основные нормы ТК РФ
25
и внутренних нормативных документов
организации. Трудовое соглашение обычно составляет юрист организации или
привлеченный со стороны специалист.
Документ должен включать следующие позиции
26
:
сведения о юрлице: название, адрес, телефон, ФИО и должность
руководителя;
данные паспорта сотрудника;
должность сотрудника, типы договора (постоянный или срочный) и
рабочего места (основное или дополнительное);
перечень основных обязанностей со ссылкой на инструкцию к
данной должности;
сведения об оплате труда, доплатах, льготах, предоставлении
отпусков;
рабочий график, оплата переработки;
причины для прекращения действия договора и иные условия;
подписи и реквизиты сторон, печать предприятия.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может
провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению
риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
Этапы кадрового аудита представлены на рисунке 5.
На любом предприятии, где работает множество сотрудников,
многочисленные обязанности по ведению учета и отчетности возлагаются на
25
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) / ПСС КонсультантПлюс
/ Режим доступа URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 10.06.2018)
26
Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина
3-е изд., перераб. и доп. — М: Инфра-М, 2017. — С.128
25
отдел кадров. Для обеспечения полной прозрачности всех трудовых отношений
используются разные виды типовой документации. Причем, независимо от
формы и вида деятельности, эти документы в обязательном порядке должны
разрабатываться и храниться специалистами компании.
Рисунок 5. Этапы кадрового аудита
27
Все виды строгой отчетности в сфере кадровой политики позволяют
персоналу требовать и отстаивать соблюдение всех своих прав, а руководству –
управлять своими подчиненными. Задаваясь вопросом, является ли эта
документация обязательной, или от ее оформления можно отказаться,
необходимо вспомнить, что инспекции федеральной службы по охране труда
проводятся на предприятиях разных форм собственности регулярно. А значит,
вся та документация, которая будет рассмотрена далее в процессе проведения
исследования, должна использоваться кадровыми службами.
Таким образом, рассмотри подробнее основные виды кадровой
документации.
27
Корнийчук Г.А., Козинцева С.В., Захарова Н.А. Прием и увольнение работников. Оформление трудовых
отношений, подбор и оценка персонала. Практическое руководство / Г.А. Корнийчук, С.В. Козинцева, Н.А.
Захарова 5-е изд., перераб. и доп. — М: Инфра-М, 2016. — С. 57
26
Определенные формы документов достаточно часто и активно
используются в каждой организации, условно они могут быть подразделены на
следующие виды
28
:
документы, подтверждающие трудовую деятельность;
распорядительные документы;
внутренняя служебная переписка;
информационно-расчетные документы;
журналы учета и регистрации;
Как уже рассматривалось ранее, учет всей этой документации ведется
отделом кадров на предприятии. Рассмотрим, что входит в перечисленные
группы документов и какие из них являются наиболее важными.
Все формы документов, подтверждающие трудовую деятельность
конкретного работника на конкретном предприятии, хранятся в кадровом отделе
компании. В этот перечень входят заполненная трудовая книжка сотрудника,
трудовой договор, который подписывается на момент принятия специалиста в
штат на определенную должность, копии приказов руководителя о приеме на
работу и увольнении.
Отметим, что разнообразные приказы и распоряжения руководителя
относятся к распорядительным документам. В случае необходимости
сотрудники могут ссылаться на такую документацию при решении спорных
ситуаций. Причем, эти документы в свою очередь делятся еще на две важные
подгруппы. Первая из них включает приказы по основной деятельности
компании. А вторая – распоряжения, связанные с управлением личным составом.
Например, если к первой группе относят инструкции по кадровому
делопроизводству или утверждение кадрового расписания, то вторая группа
включает приказы о приеме на работу конкретного сотрудника, приказы об его
увольнении, переводе на другую должность и так далее.
28
Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и
практикум для прикладного бакалавриата / И.Н. Кузнецов 3-е изд., перераб. и доп. — М: Юрайт, 2017. — С. 307
27
Акцентируем внимание на то, что такие документы являются
обязательными к заполнению. Все сотрудники имеют право самостоятельно
отслеживать правильность и своевременность заполнения таких
унифицированных форм. Так как от этого во многом зависит социальная защита
каждого конкретного сотрудника. А для предприятия в целом правильный учет
кадровой документации обязателен в связи с регулярными проверками и
инспекциями со стороны органов власти.
Наибольшее количество унифицированных форм содержит группа
информационно-расчетных документов. Это и табель учета рабочего времени, и
личная карточка каждого сотрудника, и их штатное расписание, и личные дела.
Учитывая то, что большинство этих документов необходимо для начисления
работнику заработной платы, их учет является обязательным, а к правильности
заполнения предъявляются высокие требования.
Любые кадровые решения на предприятии должны быть обозначены во
внутренней служебной переписке. Изучая подобные документы, можно делать
выводы о деятельности кадровой службы и других подразделений. В эту
категорию входят все виды объяснительных записок от сотрудников, которые
необходимы для возложения на провинившегося работника дисциплинарной
ответственности, а также запросы о поощрении сотрудников, которые
отправляются руководителю предприятия от начальников подразделений и
участков.
Также отметим, что важным видом кадровой документации являются
журналы регистрации и учета сотрудников. В этот широкий перечень входят
журнал регистрации приказов о приеме, увольнении или переводе работников,
журнал регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о
предоставлении отпуска, журнал регистрации служебных заданий, журнал
регистрации приказов о командировках работников.
Рассмотрим какие на сегодняшний день существуют бланки и формы
заполнения кадровых документов. Так, существуют следующие бланки и формы:
Форма Т-1. Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
28
Форма Т-1а. Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;
Форма Т-2. Личная карточка работника;
Форма Т-3. Штатное расписание;
Форма Т-5. Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую
работу;
Форма Т-6, Т-6а. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска
работнику;
Форма Т-7. График отпусков;
Форма Т-8. Приказ об увольнении работника;
Форма Т-9. Приказ (распоряжение) о направлении работника в
командировку;
Форма Т-10. Командировочное удостоверение;
Форма Т-10а. Служебное задание для направления в командировку и
отчет о его выполнении;
Формы Т-11, Т-11а. Приказ о поощрении работника;
Формы Т-12, Т-13. Табель учёта использования рабочего времени;
Форма Т-49. Расчетно-платежная ведомость;
Форма Т-53. Платежная ведомость;
Форма Т-54. Лицевой счет;
Стоит отметить, что при рассмотрении вопроса характеристики и
классификации кадровой документации, нельзя однозначно определить, что
абсолютно все вышеперечисленные группы документов являются
обязательными к заполнению и учету. Однако, без многих из них действительно
трудно обойтись в ходе ведения хозяйственной деятельности.
1.3. Организация документооборота в кадровой службе
Современная служба по работе с персоналом призвана выполнять ряд
функций, среди которых: планирование потребности в персонале; поиск и отбор
кандидатов; обеспечение адаптации работников, их оценка и аттестация;
29
формирование корпоративной культуры; организация развития и обучения
сотрудников; нормирование труда; формирование кадровых резервов;
осуществление оценки результатов труда, производства; формирование систем
оплаты труда, компенсаций и льгот; поддержание здорового социально-
психологического климата в компании.
Для ведения учета нужно правильно организовать документооборот.
Для этого необходимо сделать следующее
29
:
разработать внутреннюю нормативную базу;
подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
произвести штатную расстановку;
подготовить трудовые соглашения;
разработать формы по личному составу;
оформить карточки Т-2;
утвердить бланки заявлений для сотрудников;
подготовить внутренние приказы.
Отметим, что все кадровые действия должны подтверждаться первичными
документами. Их перечень закрепляется в нормативных актах.
Кадровый учет с нуля начинается с приема персонала. Важно правильно
оформить на работу соискателей, подготовить необходимую документацию.
Одним из обязательных типовых документов, которые должны существовать на
предприятии является штатное расписание (форма Т-3 в приложении 1).
В нем содержатся следующие данные:
список структурных подразделений и должностей;
количество единиц штата по каждой должности;
оклады, надбавки по должностям;
фонд зарплаты организации.
Подразделения указываются в документе по степени их важности для
работы организации. Внутри них должности работников должны приводиться
29
Прудников В.М., Скляренко В.К. Экономика предприятия: Учебник / В.М. Прудников, В.К. Скляренко — М:
Инфра-М, 2018. — С. 237
30
также в порядке значимости. Названия должностей в трудовых соглашениях и
штатном расписании должны совпадать.
Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО
работников в соответствии с занимаемыми должностями.
График отпусков (форма Т-7) отражает информацию о времени
предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его
утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен
оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные
обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями.
Исключение составляют льготники.
График включает следующие реквизиты:
название подразделения;
наименование должности;
ФИО и табельный номер труженика;
число дней отпуска;
даты ухода в отпуск по плану и факту;
основание переноса отпуска, предположительная дата.
За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом. Издается
распоряжение, с которым сотрудника ознакамливают под роспись. В ноябре
можно подготовить приказ для всех руководителей подразделений,
обязывающий их сдать в бухгалтерию графики отпусков до 1 декабря. Это
облегчит подготовку общего графика.
Рассмотрим вопрос оформления сотрудников.
Полноценная работа организации начинается с набора сотрудников.
Заполнение вакансий сопровождается оформлением документов. Обязанности
сотрудника кадровой службы при приеме сотрудников заключаются в
следующем:
регистрация в специальном журнале заявления от соискателя;
ознакомление новичка с действующими инструкциями и
локальными актами;
31
оформление трудового соглашения и контроль подписания его
сторонами;
выдача экземпляра договора сотруднику и проставление отметки об
этом на бланке организации;
оформление и регистрация приказа в книге учета;
заполнение личной карточки, подшивка документов в дело
(заявления, копий личных бумаг, приказа, договора);
передача документов расчетчику для начисления зарплаты
сотруднику.
При построении системы кадрового делопроизводства изначально следует
определиться, какие документы обязательно должны оформляться, а какие
нужны для конкретной сферы деятельности.
К необходимым бумагам относятся
30
:
распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
карточки Т-2;
трудовые;
соглашения;
В прочие обязательные бумаги входят следующие:
штатное расписание;
положение по ОТ;
журнал регистрации командировок;
правила внутреннего распорядка;
прочие.
Должностные инструкции и коллективный договор вести не обязательно,
однако эти документы есть почти у каждого работодателя.
Отметим, что в России в HR-практике кадровое делопроизводство в силу
своей формализованности и сложности занимает более важное место, чем в
30
Грозова О.С. Делопроизводство. Учебное пособие для академического бакалавриата / О.С. Грозова
— М: Юрайт, 2018. — С. 189
32
любой другой стране. Любая компания, желающая существовать и эффективно
работать на территории РФ, просто вынуждена следовать букве закона, т.е.
неукоснительно выполнять требования трудового законодательства.
Управление персоналом как целостная система, призванная решать
совершенно определенные задачи (укомплектование штата нужными людьми,
их развитие, обучение, мотивирование на более эффективную работу и так
далее), появилось в России совсем недавно, и многие компании и предприятия
оказались неготовыми к этому.
Руководители большого числа фирм считали (причем некоторые
придерживаются такого мнения до сих пор), что существование отдела кадров
должно покрывать все соответствующие потребности организации. Для
небольших компаний или предприятий-однодневок это действительно так. Здесь
обеспечению безопасности бизнеса специалисты отдела кадров уделяют
достаточно внимания.
При этом подбор персонала осуществляется руководителями структурных
подразделений или по рекомендации уже работающих сотрудников. Развитием
и обучением специалистов, а также анализом эффективности их работы в
небольших компаниях чаще всего не занимаются. В свою очередь для
организаций, желающих идти в ногу со временем и имеющих стратегическое
видение своего будущего, такой подход абсолютно неприемлем.
Рассмотрим еще один вариант. В отдельных фирмах (как правило, это
иностранные компании, пришедшие на российский рынок) кадровое
делопроизводство все-таки, ведется, но здесь не придают должного значения
формальностям и ограничиваются лишь самым необходимым: подготовкой
приказов по личному составу, оформлением трудовых договоров и ведением
трудовых книжек.
Однако эффективная работа системы управления персоналом невозможна
без четко и грамотно организованной системы кадрового делопроизводства
31
.
31
Магомедов А.М. Экономика организаций торговли: Учебник для прикладного бакалавриата / А.М. Магомедов
2-е изд., перераб. и доп. — М.: Юрайт, 2018. — С. 261
33
Прежде всего, ведение кадрового учета сотрудников предприятия
позволяет правильно и своевременно определять потребности в персонале, а
также выявлять наиболее эффективные методы поиска нужного человека
32
.
Например, если есть необходимость подобрать сотрудника с
определенными компетенциями на основании беглого анализа личных дел
работников, занимающих аналогичные позиции, можно определить, откуда
пришли в компанию эти люди, где учились, каким способом осуществлялся их
поиск и найм.
В результате может оказаться, что использование рекламы в СМИ или
работа с агентствами по подбору персонала не самые эффективные методы
поиска данной категории специалистов. Даже более успешными в подобной
ситуации окажутся рекомендация коллег или сотрудничество с выпускниками
вузов.
Четко отлаженная система кадрового делопроизводства в компании
является очень сильным средством адаптации новых сотрудников. Читая
своевременно составленный трудовой договор, знакомясь с Правилами
внутреннего трудового распорядка и подписывая Приказ о приеме на работу в
свой первый рабочий день, специалист подсознательно чувствует себя
защищенным и нужным компании.
Слабая система кадрового делопроизводства, наоборот, может стать
источником проблем. Сотрудник будет дольше адаптироваться к новым
условиям или вовсе покинет компанию. Например, в крупном издательском доме
на постоянную работу требовался редактор. После долгих поисков нужный
человек был найден, предложение о работе подписано, определена дата прихода
специалиста в офис. На обучение сотрудника затратили время. Более того,
специалист получил доступ к конфиденциальной информации. Однако в
результате новый редактор проработал в компании всего неделю, после чего
сообщил, что в офис больше не придет. Причиной такого решения стала
32
Кузнецов В.И., Платонова Т.Е., Клочкова Е.Н. Экономика предприятия: Учебник для прикладного
бакалавриата / В.И. Кузнецов, Т.Е. Платонова, Е.Н. Клочкова — М: Юрайт, 2017. — С. 162