14
Рисунок 2. Документы, не подлежащие обязательной регистрации в
секретариате
11
Рассмотрим такое понятие как документопоток. Так, документопоток – это
совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый
маршрут
12
.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:
поток входящих документов, которой состоит их приходящих в
организацию документов;
поток внутренних документов, который состоит из документов,
созданных в самой организации и не предназначенных к дальнейшему
распространению за её пределами;
11
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В Документационное обеспечение управления (делопроизводство):
Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В Санкина 2-е изд., перераб. и доп. — М: Инфра-М, 2018. —
С. 108
12
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв.
Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения 03.06.2018)
15
поток исходящих документов, который состоит из документов,
предназначенных для отправки во внешнею среду, в другие организации;
Сам документопоток характеризуется следующими основными
параметрами
13
:
содержанием или функциональной принадлежностью документов;
структурой документов;
режимом или цикличностью документов;
направлением документов;
плотностью документов;
Стоит отметить, что одна из первых попыток регламентации организации
документооборота и создание единых принципов его осуществления на
законодательном уровне была осуществлена в 1931 году.
Также отметим, что документооборот по масштабам движения
документов вполне может быть выделен в качестве самостоятельного объекта
рассмотрения разного уровня от гражданина до государства.
После прохождения своего полного пути, любой документ и каждая
копия данного документа где-то хранится и подлежит уничтожению или
аннулированию действия по истечении определенного срока. Для каждого
документа срок является индивидуальным. Однако есть разница между
документами, которая заключается в длине пройденного пути, а также
различных этапах обработки и условиях хранения.
Сегодня любая организация, все зависимости от своей организационно-
правовой формы в ходе реализации своей хозяйственной деятельности часто
сталкивается с необходимостью осуществлять работу по оформлению
документов, а также ведению кадровой документации.
В среде специалистов по управлению персоналом и в среде юридического
сообщества на сегодняшний день нет четкого понимания, что такое кадровая
документация с точки зрения единого целого и из чего она состоит.
13
Быкова Т.А., Кузнецова Т.В., Санкина Л.В Документационное обеспечение управления (делопроизводство):
Учебное пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В Санкина 2-е изд., перераб. и доп. — М: Инфра-М, 2018. —
С. 115
16
Можно рассматривать кадровую документацию, при первичном
приближении, как целый комплекс определенных документов, которые
направлены на обеспечение регулирования трудовых отношений сотрудников
организации и самой организации, то есть работодателя. Также стоит отметить,
что существует и более широкое определение кадрового документооборота. Так,
в более широком смысле, под кадровым документооборотом понимаются как
сами документы, так и процедуры. В качестве примера процедуры можно
привести процедуру поощрения сотрудника за выполнение плана продаж или
производства.
Согласно данным Министерства труда России за 2017
14
год кадровая
документация имелась лишь у 53 % организаций от общего числа российских
организаций, при этом в 35% компаний система кадровых документов является
неполной и содержит ряд ошибок.
Стоит отметить, что состав кадровых документов находится в
зависимости от меняющихся на постоянной основе подзаконных актов в области
трудовой деятельности граждан, в области труда и обусловлен
правоприменительной практикой.
Отсутствие кадровой документации в организации влечет следующие
риски
15
:
при нарушении трудового законодательства при первичной
проверке, которую осуществляют контрольно-надзорные органы накладывается
административный штраф до 100 МРОТ (ст. 19.4 КоАП
16
) лично на должностных
лиц организации и выносится предписание, согласно которому все нарушения
трудового законодательства подлежат устранению в определенный срок. При
повторной проверке и в случае обнаружения нарушений, инспектор,
осуществляющий проверку, может уже вынести предписание, согласно
14
Бюллетень Минтруда РФ 2018 / Минтруд России / Режим доступа: https://rosmintrud.ru/news/news/list (дата
обращения 07.06.2018)
15
Паламарчук А.С. Экономика предприятия: Учебник / А.С. Паламарчук — М: Инфра-М, 2018. – С.182
16
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от
23.04.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 14.05.2018) / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/ (дата обращения: 11.06.2018)
17
которому, деятельность организации должна быть приостановлена, пока не
будут полностью устранены все нарушения.
одним из распространенных рисков является отсутствие
необходимых документов как таковых, согласно которым регулируются
отношения работодателя и сотрудника. Это создает основания для обращения
сотрудника в трудовую инспекцию.
нарушения в области корпоративной системы управления
организацией. Данное нарушение является прямым следствием отсутствия
определенных процедур, а также разделения зон ответственности среди
сотрудников компании.
Однако, стоит отметить, что в случае постановки в организации кадрового
документооборота на оптимальном уровне, вполне возможно открыть
инструмент для эффективного решения нескольких параллельных задач, а
именно
17
:
постановка кадрового документооборота в организации
представляет собой эффективную профилактику рисков получения штрафов и
предписаний со стороны контрольных органов государственной власти, а также
постановка кадрового документооборота является важным шагом к созданию
имиджа белой, прозрачной и надежной компании.
Также постановкой кадрового документооборота можно
формализовать кадровые процедуры, которые существуют в организации. К
таким процедурам относится прием сотрудников на работу, увольнение
сотрудников, привлечение к ответственности, поощрение сотрудника и так
далее.
простой и удобной способ, благодаря которому вполне возможно
построить корпоративную структуру и при этом осуществить её документальное
закрепление. А также выстроить и утвердить единые стандарты корпоративной
17
Магомедов А.М. Экономика организаций торговли: Учебник для прикладного бакалавриата / А.М. Магомедов
2-е изд., перераб. и доп. — М.: Юрайт, 2018. — С. 154
18
структуры и культуры. Также возможна систематизация имеющейся у компании
корпоративной структуры;
введение кадровых документов открывает возможности для
достижения некоторого баланса интересов сотрудников организации и самой
организации за счет достаточно четкой регламентации прав и обязанностей
сторон.
Стоит отметить, что на практике каждая организация самостоятельно
решает нужна ли на данном этапе развития организация кадрового
документооборота и документооборота в целом. Далее рассмотрим кадровую
документацию более подробно.
1.2. Характеристика и классификация кадровой документации
Кадровая документация – это целый набор документов, которые
осуществляют регламентацию трудовых и связанных с ними отношений между
сотрудником и работодателем
18
.
Любая организация в процессе осуществления своей хозяйственной
деятельности сталкивается с оформлением документов сотрудников, а также
ведением и хранением кадровой документации организации.
На любом предприятии, где работает множество сотрудников,
многочисленные обязанности по ведению учета и отчетности возлагаются на
отдел кадров. Для обеспечения полной прозрачности всех трудовых отношений
используются разные виды типовой документации. Причем, независимо от
формы и вида деятельности, эти документы в обязательном порядке должны
разрабатываться и храниться специалистами компании.
Стоит отметить, что к ведению кадровой документации предъявляются
свои особые требования. Это вызвано тем, что кадровая документация
направлена на фиксацию одной из важнейших сфер человеческой
жизнедеятельности – труда. А как известно, труд человека сопровождает его всю
18
Грозова О.С. Делопроизводство. Учебное пособие для академического бакалавриата / О.С. Грозова — М:
Юрайт, 2018. — С. 163
19
жизнь, представляет собой основу для начисления пенсионного пособия, приема
или перевода на определенную должность и так далее.
Порядок ведения кадрового учета регламентируется законодательством.
На крупных предприятиях с большим штатом сотрудников, как правило,
формируется кадровая служба. Ее работники оформляют соответствующие
документы в соответствии с требованиями нормативной базы РФ.
Хотя требования к ведению кадровой документации предусмотрены
действующим трудовым законодательством, ни для кого не секрет, что в
большинстве компаний постановке нормальной кадровой документации не
предают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот в
организациях ведется с существенными нарушениями установленных
требований.
Законодательные основы кадрового делопроизводства содержатся в ТК
РФ
19
. Также эта деятельность регулируется целым рядом нормативно-правовых
актов, таких как:
Указания по заполнению и применению первичных документов по
учету и оплате труда (постановление Госкомстата № 1 от 05.01.04);
унифицированные документы и требования к их составлению
(постановление Госстандарта № 65-ст от 03.03.03);
Типовая инструкция по делопроизводству для федеральных органов
исполнительной власти (приказ Минкультуры РФ № 536 от 08.11.05);
Правила работы архивов (решение Коллегии Росархива от 06.02.02);
Правила делопроизводства для ФОИВ (постановление
Правительства РФ № 477 от 15.06.09);
Закон об информации, ее защите и информационных технологиях №
149-ФЗ от 27.07.06;
Закон о рассмотрении обращений российских граждан № 59-ФЗ от
02.05.06;
19
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018)/ ПСС КонсультантПлюс
/ Режим доступа URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 10.06.2018)
20
Закон о государственном языке РФ № 53-ФЗ от 01.06.05;
Закон об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.04;
Закон о коммерческой тайне № 98-ФЗ от 29.07.04;
Приказ о трудовых книжках № 117н от 22.12.03;
Постановление о принятии инструкции по заполнению трудовых №
69 от 10.10.03;
Постановление о трудовых книжках № 225 от 16.04.03;
инструкции Генштаба вооруженных сил РФ.
Отметим, что бумаги могут иметь унифицированную форму либо
разрабатываться на предприятии и утверждаться в локальных актах.
Рассмотрим понятие кадрового делопроизводства. Так, кадровое
делопроизводство — это деятельность, направленная на разработку и ведение
документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по
оплате труда
20
.
Рисунок 3. Кадровое делопроизводство
21
Отметим, что кадровые вопросы включают в себя следующие позиции:
20
Колышкина Т.Б., Шустина И.В. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: Учебное
пособие для прикладного бакалавриата / Т.Б. Колышкина, И.В. Шустина 2-е изд., перераб. и доп. — М: Юрайт,
2017. — С. 144
21
Сорокина М.В. Менеджмент в торговле: Учебник для вузов / М.В. Сорокина 3-е изд., перераб. и доп. — М.:
Питер, 2017. — С. 362
21
оформление приема на работу;
внутреннее перемещение работников;
увольнение;
регулирование отношений между руководителем и сотрудниками;
организация трудового процесса;
иные.
Правильная организация кадрового учета способствует решению ряда
задач. Его основные цели представлены в таблице 1.
Таблица 1
Цели кадрового учета и решаемые задачи
Направление кадровой
работы
Выполняемые задачи
Учетно-контрольное
прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное
подбор, перемещение, адаптация
работников.
Отчетно-аналитическое
изучение сотрудников, оценка их труда;
аналитическая работа;
составление отчетов.
Координационно-
информационное
подготовка, обучение, переподготовка
персонала;
прием работников по служебным и личным
вопросам;
обработка письменных обращений
трудящихся;
архивная и справочная деятельность.
Организационно-методическое
документирование работы сотрудников;
работа с персоналом подразделений;
кадровое планирование и руководство.
Документальное
ведение личных дел, трудовых книжек;
составление приказов, бумаг для
персонифицированного учета;
оформление больничных, пенсионных
свидетельств и т. д.
В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого
правового значения лежат Конституция РФ
22
и законодательные акты, которые в
свою очередь осуществляют установку принципов и форм взаимоотношений
22
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от
05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399/ (дата обращения: 09.06.2018)
22
сотрудников с работодателями, граждан с учреждениями, различными
организациями и предприятиями.
Так, ТК РФ
23
обязывает организации иметь свою законодательную базу,
включающую ряд обязательных локальных нормативных документов.
Документы, которые к ним относятся, представлены в таблице 2.
Таблица 2
Обязательные локальные нормативные документы организации
Устав
Основной учредительный документ. В нем прописана правовая
форма предприятия, учредители, сфера деятельности, порядок
приема и увольнения руководителя, его полномочия. Многие
внутренние нормативные акты компании составляются на
основании положений Устава.
Правила
распорядка труда
(далее — Правила)
Наличие документа предусматривают ст. 189, 190 ТК РФ. Он
устанавливает порядок приема на работу и увольнения
сотрудников, права, обязанности сторон соглашения, режимы
труда и отдыха, систему поощрений и взысканий, прочие
вопросы касательно трудовых отношений на предприятии.
Правила утверждает директор. При наличии в организации
профсоюза, учитывается его мнения по поводу принятия
документа. В организациях, где персонал трудится
ненормированный рабочий день, должен существовать
Перечень соответствующих должностей и профессий. Он
оформляется в виде приложения к Правилам.
Статья 189. Дисциплина труда и трудовой распорядок
Инструкция о
защите
персональных
данных
Согласно ст. 87 ТК РФ в ней установлены требования,
обязательные для выполнения при обработке персональной
информации о работниках, обеспечение их защиты,
использования, хранения.
Персональной считается информация об отдельно взятом
труженике, нужная работодателю для трудовых отношений.
Работники должны быть ознакомлены с документами,
определяющими порядок обработки их данных.
Статья 87. Хранение и использование персональных данных
работников
Положение об
охране труда
Оно находится в отделе кадров. Каждого работника знакомят с
документом. На предприятиях с численностью сотрудников
более 50 человек должна присутствовать должность
специалиста по охране труда.
График сменности
Применяется в компаниях со сменным графиком труда.
Документ является срочным и действует определенный период
на усмотрение работодателя.
Бумаги по
нормированию
труда
В них отражаются необходимые временные затраты на
изготовление продукции (выполнение работ) одним
сотрудником или группой и установление на их основе
трудовых норм.
23
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) / ПСС
КонсультантПлюс / Режим доступа URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата
обращения: 10.06.2018)
23
В Москве и других крупных регионах России организации, имеющие
отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого
разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен
документами в электронном виде. Рассмотрим, что относится к обязательным
документам при осуществлении кадровой документации.
Состав кадровой документации представлен на рисунке 4.
Рисунок 4. Состав кадровой документации организации
24
Отметим, что после принятия руководителя, устанавливается количество
должностей, требуемых для нормальной работы организации. С учетом
полученных цифр, производственного цикла и других особенностей
деятельности предприятия готовится штатное расписание.
Для оформления документа обычно используют бланк унифицированной
формы, представленный в приложении 1. Работодатель вправе корректировать
штатное расписание на свое усмотрение.
В документе должности перечисляются в иерархическом порядке: начиная
с директора и заканчивая вспомогательным персоналом. Для каждой из них
указывается число единиц по штату, оклад и надбавки.
24
Кузнецов В.И., Платонова Т.Е., Клочкова Е.Н. Экономика предприятия: Учебник для прикладного
бакалавриата / В.И. Кузнецов, Т.Е. Платонова, Е.Н. Клочкова — М: Юрайт, 2017. — С. 244