74
Расчет затрат на отопление архива осуществляется по следующей
формуле:
Зот = Sпл * (T.кален./365) * Wтепл , (3)
где W тепл - тариф на тепловую энергию, руб./кв.м. в мес.
W тепл = 46,2 руб./кв.м. в мес.
Тогда затраты отопление будут равны:
Зот = 15 * 200/365 *46,2*12 = 4,5 тыс. руб.
Таким образом, расходы на хранение архива планируются в размере: 54,0
+ 4,5 = 59,5 тыс. руб.
Фактический бюджет расходов при внедрении электронной системы
документационного обеспечения может составить:
1) инвестиционные затраты на внедрение электронного документооборота;
2) расходы на содержание персонала отдела кадров.
Затраты на внедрение системы электронного документооборота
представлены в таблице 14.
Таблица 14
Затраты на внедрение электронного документооборота
Наименование затрат
Сумма,
тыс. руб.
1. Программное обеспечение
58,0
2. Аппаратное обеспечение внутренней локальной сети (локальный
сервер)
12,0
3. Перевод документов на бумажных носителях в электронный
вариант
15,0
4. Программа Fine Reader
10,5
5. Материальные затраты (электронные накопители)
0,5
Всего затрат
96,0
После внедрения ИС электронного документооборота может
потребоваться труд только двух человек с заработной платой 15 тыс. руб. в месяц
и 18 тыс. руб. - менеджера по управлению персоналом.
ФЗП = 33,00 * 1,1 * 1,34 * 12 = 583,704 тыс. руб.
75
Таким образом, ожидаемые затраты после внедрения системы
электронного документооборота могут составить:
96,0 + 583,704 = 679,704 тыс. руб.
Ожидаемая экономия (Э) от проекта по совершенствованию системы
документационного обеспечения управления персоналом составит:
Э = Бпл - Бф = 931,924 - 679,704 = 252,22 тыс. руб.
Расчет срока окупаемости проекта произведен по формуле расчета
простого срока окупаемости инвестиций, который позволяет определить
продолжительность периода от начального момента до момента окупаемости.
Метод расчета срока окупаемости РР инвестиций состоит в определении
того срока, который понадобится для возмещения суммы первоначальных
инвестиций.
Срок окупаемости проекта автоматизации кадрового документооборота
компании ООО «Астродент» на основе внедрения «1С: Зарплата и управление
персоналом» составляет 1 год.
Итак, в ходе исследования и анализа процесса организации и технологии
документационного обеспечения управления, ООО «Астродент» были выявлены
недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по
совершенствованию документационного обеспечения управления.
Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только
традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально
новых возможностей управления документооборотом в целом в организации,
выполнение справочно-аналитической работы, а также использование элементов
электронного документооборота, позволит поднять работу менеджера по
управлению персоналом и секретаря на качественно иной уровень и будет
способствовать повышению оперативности деятельности организации в целом.
Выводы по главе 3
Любая компания, независимо от численности работников, сферы
деятельности и организационно-правовой формы, нуждается в своевременном и
76
качественном ведении кадровой документации. Вся текущая деятельность,
связанная с приемом, переводом или увольнением сотрудников, оформлением
отпусков, направлением работников в служебные командировки и другими
вопросами, сопровождается кадровыми документами: издаются приказы и
распоряжения по личному составу, ведутся учетные документы, вносятся записи
в трудовые книжки работников.
В ООО «Астродент» служба делопроизводства и архив не организованы,
обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на
руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового
документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его
специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «Астродент», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«Астродент» просто не выполняется.
При изучении работы отдела кадров автор пришел к выводу, что в
организации их работы присутствует ряд недостатков. Среди них: отсутствие
некоторых НПА, отсутствие системы хранения документов, недостаточная
автоматизация работы.
Автором была поставлена цель - повысить качество управления
производством за счет автоматизации кадрового документооборота.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного
исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1С:
Зарплата и управление персоналом», которая отвечает высоким критериям
работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает
необходимой универсальностью.
В 1С: Зарплата и управление персоналом» 8 поддерживаются все
основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета,
расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в
государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату
77
труда. Учтены требования законодательства, реальная практика работы
предприятий и перспективные мировые тенденции управления персоналом.
Суммарные затраты проекта ООО «Астродент» составят 679,704 тыс. руб.
Предполагаемый экономический эффект от внедрения предложенных
мероприятий составит 252,22 тыс. руб. Срок окупаемости проекта – 1 год.
78
Заключение
В современной организации кадровый документооборот занимает важное
место в системе управления персоналом. Документы в качестве носителей
информации выступают как непременный элемент внутренней организации
любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных подразделений
и отдельных работников. Они являются основанием для принятия
управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником
для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Основные виды кадровой документации следующие. Комплекс плановой
документации включает в себя документы перспективного и текущего
прогнозирования и планирования в части комплектования кадрами организаций,
численного состава различных категорий рабочих и служащих, нормирования
труда, повышения квалификации рабочих и служащих и т.п. Комплекс
организационно-правовой документации регламентирует порядок построения и
функционирования системы управления персоналом в конкретном учреждении,
организации, предприятии или фирме. Комплекс персональных документов
служит инициативным условием возможности установления, ведения,
изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с
организацией. Комплекс договорной документации по кадрам регламентирует
правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации
различных аспектов их социального партнерства.
В комплекс распорядительной документации входит набор различных по
назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для
юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с
организацией. Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию
персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных
данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении
необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.
Комплекс документации по учету использования рабочего времени и расчетов с
79
персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях,
содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах,
например, штатном расписании и приказах по личному составу.
Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует
в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные
показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления
персоналом за определенный период времени. Чем лучше организовано
делопроизводство, тем эффективнее будет работа организации. В современных
условиях актуальным направлением повышения эффективности
документооборота предприятия выступает его автоматизация. Внедрение
системы автоматизации документооборота и делопроизводства обеспечивает:
регистрацию, учет и хранение документов; оперативный доступ к документам и
отчетной информации; эффективное управление процессами движения
документов; сокращение времени процедур согласования документов и
принятия решений; повышение исполнительской дисциплины; снижение
финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.
Первый шаг при оптимизации кадрового документооборота — это анализ
его реального состояния. При этом можно отталкиваться от двух исходных точек
- «от документов» или «от процессов». Для каждого из этих двух случаев
предлагается своя система оценочных показателей.
В аналитической части выпускной работы проведен анализ и дана оценка
организации кадрового документооборота на примере организации ООО
«Астродент». ООО «Астродент» является конкурентоспособной организацией,
имеющей хорошие перспективы и возможности роста на рынке. Анализ
организационной структуры показывает, что она позволяет рационально
сочетать линейные и функциональные взаимосвязи, однако в полной мере не
отвечает требованиям, предъявляемым к организационной структуре
современной торговой организации ввиду своей низкой адаптивности и
негибкости. Проведенный анализ позволяет охарактеризовать состояние
компании ООО «Астродент» как устойчивое.
80
В ООО «Астродент» служба делопроизводства и архив не организованы,
обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на
руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового
документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его
специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «Астродент», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«Астродент» просто не выполняется. Основной нормативный документ по
делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и
процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление
контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству – на
предприятии не разработан.
В организационно-распорядительном документе предприятия - Уставе,
закреплены все основные моменты организации предприятия. Подразделения
ООО «Астродент» осуществляют свою деятельность на основе «Положений»
данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции,
обязанности и права их руководителей. В положении о кадровой службе ООО
«Астродент» закреплены статус службы, ее место в системе управления,
внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности,
выполняемые в процессе ее деятельности. Несмотря на длительную историю
предприятия ООО «Астродент», положения некоторых подразделений
находятся на стадии разработки. Так, разработаны должностные инструкции не
на всех сотрудников, в частности, отсутствуют должностные инструкции
младшего технического персонала.
В ООО «Астродент» автоматизация документооборота фрагментарная,
кадровый документооборот слабо автоматизирован. Действующая в ООО
«Астродент» система не обеспечивает возможность ведения кадровой
документации в соответствии с требованиями Унифицированной системы
организационно-распорядительной документации (УСОРД) и
81
Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД)
(Подсистемы по учету труда и его оплаты), а также иными нормативными
требованиями действующего законодательства.
Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что система
хранения в компании не продумана и должным образом не организована. В ООО
«Астродент» дела в архив сдаются нерегулярно, описи дел составляются
сотрудниками кадровой службы, а акты о выделении документов к
уничтожению, сроки хранения которых истекли, не составляются, экспертиза
ценности документов при подготовке их к сдаче в архив не проводится.
В процессе анализа особенностей документооборота было установлено,
что наиболее актуальным направлением совершенствования в настоящий
момент делопроизводства ООО «Астродент» является разработка и внедрение
инструкции по делопроизводству на фоне автоматизации документооборота
предприятия.
В проектной части выпускной работы представлены рекомендации по
совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере
организации «Астродент». В исследовании была обозначена проблема
недостаточной эффективности существующего документооборота на
предприятии «Астродент», сформулирована цель - повысить качество
управления производством за счет автоматизации кадрового документооборота.
Исходя из требований, сформировавшихся в результате проведенного
исследования документооборота, было принято решение внедрить систему 1С:
Зарплата и управление персоналом», которая отвечает высоким критериям
работы с документами, современным стандартам делопроизводства и обладает
необходимой универсальностью.
Суммарные затраты проекта ООО «Астродент» составят 679,704 тыс. руб.
Предполагаемый экономический эффект от внедрения предложенных
мероприятий составит 252,22 тыс. руб. Срок окупаемости проекта – 1 год.
82
Список использованных источников
Нормативно-правовые акты
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием
12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к
Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от
05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) / ПСС КонсультантПлюс /
Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399/ (дата обращения:
09.06.2018)
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от
05.02.2018) / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения:
10.06.2018)
3. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от
30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 23.04.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с
14.05.2018) / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/ (дата обращения:
11.06.2018)
4. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о
защите информации" от 27.07.2006 № 149-ФЗ (руд. от 23.04.2018 № 102-ФЗ)
/ ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/ (дата обращения
04.06.2018)
5. Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от
22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017 № 435-ФЗ) / ПСС КонсультантПлюс
/ Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/ (дата обращения
07.06.2018)
83
6. Федеральный закон "О коммерческой тайне" от 29.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от
18.04.2018 № 86-ФЗ) / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_48699/ (дата обращения
07.06.2018)
7. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и
введении в действие государственного стандарта Российской Федерации"
(вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской
Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов") / ПСС КонсультантПлюс / Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_44595/ (дата обращения
04.06.2018)
8. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом
Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) / ПСС КонсультантПлюс / Режим
доступа URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/
(дата обращения 03.06.2018)
9. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Управление документами. Общие требования" (утв. Приказом
Ростехрегулирования от 12.03.2007 N 28-ст) / ПСС КонсультантПлюс /
Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_135548/ (дата обращения
03.06.2018)
Специальная и учебная литература
10. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления.
Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум для