54
личные заявления работников предприятия;
графики отпусков;
докладные записки;
акты.
В ООО «Астродент» сложился следующий порядок работы и учета
документов:
1. Прием и отправка документов при документообороте проводятся
централизованно. Это значит, что документы, поступающие в организацию, и
документы, отправляемые организацией, обрабатываются делопроизводителем.
2. Расстановка приоритетного значения документов - документы первой
важности, связанные с финансовыми обязательствами, передаются на подпись
директору (руководителю) и (или) главному бухгалтеру предприятия, а
документы второй очереди подписываются уполномоченными лицами
(начальниками отделов)
3. Однократность регистрации - документ на предприятии регистрируется
всего один раз - если это документ, поступающий к управляющему персоналу
(начальнику, директору, главному бухгалтеру), то он регистрируется
делопроизводителем. Если же документ предназначен только для конкретного
структурного подразделения предприятия и не имеет важности для предприятия
в целом, то его регистрация часто не производится. По документу может быть
вынесена резолюция с указанием срока исполнения и ответственного лица -
исполнителя документа, при этом необходима точная формулировка
исполняемых действий по документу.
Главная особенность российского делопроизводства заключается в том,
что документооборот имеет строго вертикальное направление. Россия является
страной с ярко выраженной исполнительской вертикалью. Известно, что на
Западе он стремится к горизонтальному направлению. При этом документ в
идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя промежуточное
руководство. Данная ситуация характерна и для документооборота ООО
«Астродент».
55
На предприятии документооборот имеет ярко выраженный вертикальный
характер, что усиливается характеристиками существующей организационной
структуры управления. Большинство документов сначала появляется на столе
руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями,
спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы потом после того,
как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении.
Отдел кадров в основном взаимодействует с бухгалтерией. Схема
документооборота отдела кадров компании ООО «Астродент» типовая, она
представлена на рисунке 10.
Рисунок 10. Схема документооборота ООО «Астродент»
В процессе анализа структуры документооборота была произведена
группировка и анализ документов предприятия по признаку документационного
обеспечения управления, группировка и анализ документов по подразделениям
согласно организационной структуре, группировка и анализ документов
помесячно для выявления сезонности.
Группировка и анализ документов ООО «Астродент» по признаку
документационного обеспечения управления осуществлялась на основе
разделения документов на 4 группы: входящие, исходящие, приказы, внутренние
документы. Результаты представлены в таблице 9.
56
Таблица 9
Разделение документов ООО «Астродент» по признаку
документационного обеспечения управления
Классификация
документов
2015 г, кол-
во, шт
2016 г, кол-
во, шт
2017 г,
кол-во, шт
2017 г. к
2015 г., %
Исходящие
1923
1971
2645
137,5
Входящие
1638
1725
2155
131,6
Внутренние
3561
4352
4995
140,3
в т. ч. приказы
1068
1560
1567
146,7
Всего:
7122
8212
9795
137,5
Как видно, наибольший удельный вес в структуре документооборота
предприятия ООО «Астродент» занимают внутренние документы. Исходящей
корреспонденции в среднем на предприятии на 3-5% больше, чем входящей.
Приказы составляют 15-19% всех документов, что свидетельствует о высоком
уровне формализации деятельности.
В таблице 10 представлено распределение документов по структурным
подразделениям ООО «Астродент».
Таблица 10
Распределение документов по структурным подразделениям
ООО «Астродент»
Структурное подразделение
2015
2016
2017
2017 г. к
2015 г., %
Отдел сбыта
3612
4098
4897
135,6
Бухгалтерия
986
1104
1290
130,8
Отдел кадров
1901
2312
2807
147,7
Отдел закупок
623
698
801
128,6
Всего:
7122
8212
9795
137,5
Как видно из таблицы, наибольшее количество документов формируется в
отделе сбыта предприятия, так как данной структурное подразделение является
основной производственной службой ООО «Астродент». В кадровой службе
формируется 28,65% всей документации предприятия. В 2015-2017 гг.
наблюдается рост числа документов во всех подразделениях, что связано с
57
увеличением объемов производственно-хозяйственной деятельности
предприятия.
В таблице 11 представлена группировка документов предприятия
помесячно для выявления сезонности. Как видно из таблицы, сезонность влияет
и на объемы документооборота предприятия ООО «Астродент». Пик сезона
наблюдается в летние месяцы, а наибольший спад – в феврале, когда
предприятия-поставщики обычно закрываются для проведения
профилактических работ.
Таблица 11
Группировка документов ООО «Астродент» по месяцам за 2015-
2017 гг.
Месяц
2015 г,
кол-во, шт
2016 г,
кол-во, шт
2017 г, кол-
во, шт
2017 г. к
2015 г., %
Январь
429
455
578
134,7
Февраль
413
455
512
124,0
Март
477
548
705
147,8
Апрель
612
709
842
137,6
Май
720
912
990
137,5
Июнь
853
1066
1122
131,5
Июль
716
826
1195
166,9
Август
769
623
1166
151,6
Сентябрь
531
676
730
137,5
Октябрь
506
592
744
147,0
Ноябрь
538
619
545
101,3
Декабрь
556
682
666
119,8
Всего
7122
8212
9795
137,5
В Приложении 5 представлена информация об обязательной кадровой
документации ООО «Астродент», представлен вид документа, информация о
наличии данного документа на исследуемом предприятии, оценка степени
соответствия документа стандартам.
Действующая в ООО «Астродент» система не обеспечивает возможность
ведения кадровой документации в соответствии с требованиями
Унифицированной системы организационно-распорядительной документации
(УСОРД) и Унифицированной системы первичной учетной документации
58
(УСПУД) (Подсистемы по учету труда и его оплаты), а также иными
нормативными требованиями действующего законодательства.
В кадровом документообороте ООО «Астродент» используется
журнальная форма регистрации. Был проверен журнал регистрации приказов по
личному составу. Так как компания маленькая и приказов по личному составу
немного, они все регистрируются в ООО «Астродент» в одном журнале. Также
была проведена проверка того, все ли издаваемые приказы по личному составу
реально отражены в журнале регистрации. Для этого был проведен выборочный
анализ, сравнив ряд случайно выбранных приказов с соответствующими
записями в журнале за те даты, когда они были изданы. Все приказы отражены в
журнале. Однако отсутствуют приказы о приеме на работу на Сотникова О. Р.,
отсутствуют приказы о направлении работников в командировку (Шевченко
Ю.Л.)
Также проверке подлежало оформление самих журналов. Все листы
журналов регистрации были пронумерованы, сами журналы прошнурованы,
скреплены сургучной печатью и заверены руководителем организации. Никаких
исправлений в журналах регистрации допущено не было.
В ООО «Астродент» должным образом ведется Книга учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним - в ней заполнены все графы, нет
исправлений, данная книга прошнурована и опечатана. Книга имеет
установленную форму, которой она должна обязательно соответствовать.
Поскольку Трудовой кодекс обязывает работодателя по требованию
работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, было также
проверено наличие в компании учетных форм по выдаче справок работникам и
наличие копий выданных документов в личном деле работника. В ООО
«Астродент» данные учетные формы отсутствуют.
Этап 3. Анализ состава кадровой документации ООО «Астродент», ее
соответствия требованиям действующего законодательства
Необходимым свойством документа является его юридическая сила,
которая означает, что данный документ может служить подлинным
59
доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила кадрового
документа зависит от нескольких условий.
Во-первых, от того, насколько его создателями соблюдены требования как
в целом к форме данного документа, так и к отдельным элементам (реквизитам)
этого документа. Такие требования определены в Государственном стандарте
Российской Федерации «Унифицированные системы документации.
(Приложение 6) Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-2003)».
Документы, оформленные с отступлением от требований данного
Государственного стандарта, теряют юридическую значимость.
Во-вторых, при создании ряда кадровых документов использованы
унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.
N 1. В эти формы при необходимости кадрового исследования вносить
дополнительные реквизиты, однако при этом все реквизиты, изначально
утвержденные Госкомстатом, должны оставаться без изменений (включая код,
номер формы, наименование документа).
Введенные изменения должны быть оформлены соответствующими
организационно-распорядительными документами компании (приказами,
распоряжениями).
В-третьих, особенность кадровых документов заключается в том, что
помимо требований к их оформлению и удостоверению трудовое
законодательство содержит также определенные требования к содержанию.
Соответствие документа всем указанным требованиям и было проверено
проверке в ходе аудита в ООО «Астродент». Проверка происходила следующим
образом. Сначала проверялось наличие каждого из указанных в перечне
документов. Следующим необходимым этапом являлась оценка оформления
существующих документов на предмет их соответствия действующему
законодательству. Проверялось как наличие в документе всех необходимых
60
реквизитов, так и соблюдение требований к их оформлению. По результатам
выборочной проверки нарушений в ООО «Астродент» выявлено не было.
Этап 4. Анализ системы хранения кадровой документации
Обеспечение сохранности документов в компании должно быть
организовано таким образом, чтобы защищать создаваемые документы от
несанкционированного доступа, утраты, повреждения или иных чрезвычайных
ситуаций. Требование об обеспечении сохранности документов, образующихся
в процессе деятельности компании, и их постоянном хранении в архиве
содержится в действующем законодательстве. Если в кадровой службе не
создана правильная система хранения кадровых документов, обеспечить их
сохранность будет невозможно. Анализ системы хранения кадровой
документации в ООО «Астродент» предусматривал проверку номенклатуры дел
кадровой службы. Отсутствие номенклатуры дел свидетельствует о том, что
система хранения не продумана и должным образом не организована.
Последним элементом аудита на данном этапе является проверка
подготовки дел к архивному хранению. В ООО «Астродент» дела в архив
сдаются нерегулярно, описи дел составляются сотрудниками кадровой службы,
а акты о выделении документов к уничтожению, сроки хранения которых
истекли, не составляются, экспертиза ценности документов при подготовке их к
сдаче в архив не проводится.
Выводы по главе 2
ООО «Астродент» специализируется на продаже автомобильного
оборудования и комплектующих оборудования.
Численность персонала – 94 человека. Гендерный и возрастной состав
стабилен. Как показал анализ движения кадрового состава за последние годы
наблюдается увеличение оборота персонала. Во многом это обусловлено
расширением производственной деятельности.
В состав кадровой документации ООО «Астродент» входят следующие
документы:
61
трудовой договор (контракт);
приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);
личная карточка (форма № Т-2);
учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
(контракта) (форма № Т-8);
табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);
табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы (форма № Т-12);
личные заявления работников предприятия;
графики отпусков;
докладные записки;
акты.
В кадровой службе формируется 28,65% всей документации предприятия.
В 2015-2017 гг. наблюдается рост числа документов во всех подразделениях, что
связано с увеличением объемов производственно-хозяйственной деятельности
предприятия.
В летнее время наблюдается повышение потока документов в кадровой
службе. Именно в летние месяцы наиболее остро ощущаются недостатки
неавтоматизированной системы документооборота: возрастает нагрузка на
персонал, что отрицательно сказывается на производительности труда. Таким
образом, очевидно, что автоматизация делопроизводства необходима для
обеспечения мобильности руководства предприятием ООО «Астродент» и,
следовательно, эффективности работы самого предприятия. Автоматизация
традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме
может быть реализована только с помощью отечественных систем
автоматизации документооборота, так как они в полной степени соответствуют
действующим российским требованиям и стандартам делопроизводства.
62
На предприятии документооборот имеет ярко выраженный вертикальный
характер, что усиливается характеристиками существующей организационной
структуры управления. Большинство документов сначала появляется на столе
руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями,
спускается вниз - к непосредственному исполнителю, чтобы потом после того,
как приказ исполнен, проделать тот же путь в обратном направлении.
В ООО «Астродент» автоматизация документооборота фрагментарная.
Наиболее автоматизирован документооборот в бухгалтерии.
Ведение бухучета осуществляется автоматизировано – при помощи
специализированной бухгалтерской программы 1С: Предприятие.
63
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Астродент»
3.1. Модернизация кадрового документооборота
ООО «Астродент» кадровую работу ведет служба кадров, состоящая из 3
человек.
При изучении их работы автор пришел к выводу, что в положении об
отделе отсутствует четкое распределение обязанностей среди сотрудников,
ведущих кадровый документооборот в компании, описание этих обязанностей
«общими фразами» служат сигналом того, что часть обязательных кадровых
работ сотрудниками службы ООО «Астродент» просто не выполняется.
В ООО «Астродент» служба делопроизводства и архив не организованы,
обязанность по организации документооборота на предприятии возложена на
руководителей структурных подразделений. Ведением кадрового
документооборота занимается начальник кадровой службы предприятия и его
специалисты. Отсутствие четкой системы распределения обязанностей среди
сотрудников ООО «Астродент», ведущих кадровый документооборот в
компании, описание этих обязанностей «общими фразами» служат сигналом
того, что часть обязательных кадровых работ сотрудниками службы ООО
«Астродент» просто не выполняется. Основной нормативный документ по
делопроизводству, регламентирующий организацию, правила, приемы и
процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление
контроля за их исполнением, - инструкция по делопроизводству – на
предприятии не разработан.
В организационно-распорядительном документе предприятия - Уставе,
закреплены все основные моменты организации предприятия. Подразделения
ООО «Астродент» осуществляют свою деятельность на основе «Положений»
данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции,
обязанности и права их руководителей. В положении о кадровой службе ООО
«Астродент» закреплены статус службы, ее место в системе управления,
внутреннюю организацию, задачи и функции, права и обязанности,