51
Глава 3 Направления совершенствования кадрового
документооборота в ООО «Центрум»
3.1 Предложения по совершенствованию кадрового документооборота
Внедрение системы автоматизированного документооборота позволит
решить ряд проблем:
- обеспечит слаженнуюработу всех подразделений;
- упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
- повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения
времени создания, обработки и поиска документов;
- повысит оперативность доступа к информации;
- позволит разграничитьправа доступа сотрудников к информации.
Сегодняшние предприятия требуют истинно
распределеннойархитектуры управления документами, т.е. такой, которая
удовлетворяет следующим требованиям:
-масшабируемость, надежность и управляемость для экономичного
корпоративногоразвертывания,
-автоматическая поддержкараспределенного управленияразличными
информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла,
от создания до рецензирования, утверждения, распространения и
архивирования,
- гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от
электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до
формализированных документов всех типов,
- возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через
Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы
клиентов,
- открытая, расширяемая аархитектура, позволяющаяяорганизациям,
во-первых, быстро расширятьплатформу управления документами в ответ
52
напоявление новых бизнес целей, таких как управление записями и, во-
вторых, интегрировать управление документами с более широкими
стратегическимиинициативами.
- доступность широкого спектра дополнительных технологий для
повышения уровня возврата от инвестиций.
Спецификой кадровойдокументации является то, что значительная ее
часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр,
выполненный набумаге и имеющий собственноручные подписи. Для
оперативного создания документов был разработан шаблон организационно-
распорядительного документа.
Однакосоздание и хранение приказов и других документов в
компьютерной форме - это еще не автоматизация кадровой деятельности. Под
автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному
составу.
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют
постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки,
что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной
на основе баз данных.
Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода
повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету
или личный листок по учету кадров, личную карточку (форма № Т-2, Т-4) и
т.п. Автоматизированная системаобеспечиваетоднократный ввод сведений,
соответствующих личному листку по учету кадров, которые многократно
используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы
обеспечивают неограниченные возможности для расширения объема
сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной
организации.
Программы, предназначенные для кадровой службы, должны
предусматриватькак минимум ввод сведений о работнике в соответствии с
типовыми межведомственными формами № Т-2, Т-4. В случае увольнения
53
сотрудникапрограмма должнаобеспечивать распечатку сведений по формам, а
затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На
полученной личной карточкеработник расписывается при получении
трудовой книжки, после чего онаподшивается в дело и сдается а архив.
Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т-2,
они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск,
командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение
семейного положения или места жительства - все эти сведения должны
незамедлительно вноситься в компьютер. Автоматизация упростит
составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не
использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается
юбилей и т.д.
Чаще всего такие программы включаютрегистрационную карточку,
основное содержание которой соответствует личному листку по учету кадров.
Автоматизированные системы обеспечивают возможность
оперативного получения непротиворечивых данных о структуре предприятия,
расстановке персонала, структуре затрат на оплату труда, дисциплине труда.
Использование компьютерных технологий дает возможность быстро
получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы
в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой
организации. Внедрение программ на объекте исследования позволит
значительно улучшить условия труда сотрудников кадровых служб, плановых
и расчетных подразделениях.
3.2 Мероприятия по устранению выявленных недостатков в
организации кадрового документооборота
В результате анализа системы документационного обеспечения ООО
«Центрум» были выявлены некоторые недостатки, которые определили
основные направления совершенствования документооборота.
54
Было выявлено отсутствие необходимых нормативно-методических
документов, таких как инструкция по делопроизводству, положение о службе
документационного обеспечения управления, положение об экспертной
комиссии, должностная инструкция секретаря Генерального директора.
Инструкция по делопроизводству является нормативным документом,
регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания
документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их
исполнением. Инструкция должна разрабатываться в соответствии с
основными положениями Государственной системы документационного
обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти РБ.
В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены
следующие разделы:
- общие положения;
- правила подготовки и оформления документов;
- требования к реквизитам документов;
- организация документооборота;
- порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей
корреспонденции;
- порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних
документов;
- организация контроля исполнения документов;
- поисковая система по документам;
- составление номенклатуры дел;
- формирование и оформление дел;
- экспертиза ценности документов;
- передача дел в архив.
Инструкция по делопроизводству должна быть составлена
максимально конкретно и фиксировать все основные моменты работы с
документами, она позволит регламентировать основные
55
делопроизводственные этапы, а также сделать работу с документами в
Компании более унифицированной, исключит возможность их утери,
обеспечит оформление документов в соответствиями с требованиями
современного законодательства.
Вторым обязательным нормативным документом по организации
службы документационного обеспечения управления является положение об
этом структурном подразделении. Начальнику Общего отдела ООО
«Центрум» необходимо разработать положение об отделе.
При разработке положения о делопроизводственной службе следует
обращать внимание на рекомендации Государственной системы
документационного обеспечения управления. В структуру положения об
Общем отделе должны входить следующие пункты:
. общие положения. Здесь перечисляются законодательные акты и
нормативно-методические документы, руководствоваться которыми должна
служба. Определяется степень самостоятельности подразделения и
подчиненности его руководителя;
- задачи;
- структура. Перечисляется весь состав службы (экспедиция, группа
контроля, архив и т.д.);
- функции;
- обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимосвязи с другими подразделениями.
Положение о службе документационного обеспечения управления
должно разрабатываться непосредственно начальником Общего отдела,
согласовываться с юристом и утверждаться директором предприятия.
В связи с тем, что в ООО «Центрум» создана комиссия по проведению
экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение,
которое бы регламентировало ее деятельность.
56
Цель проведения экспертизы - освободить структурные подразделения
ООО «Центрум» от малоценных документов, содержащих повторяющуюся
или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в
ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным
подразделениям. В обобщенном виде задачи экспертизы ценности
документов состоят в следующем:
- обработка документов, имеющих политическое, хозяйственное,
научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное
хранение в государственные архивы РБ;
- отбор на временное хранение документов, не представляющих научно
исторической ценности, но сохраняющее практическое значение;
- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной
ценности и утративших практическое значение;
- установление или изменение сроков хранения документов.
Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности
целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение,
содержание и внешние особенности.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их
отбора и подготовке на государственное хранения, включая управленческую,
научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию,
образующуюся в процессе деятельности организации, в каждой организации
должна быть экспертная комиссия.
В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы
документов с различными сроками хранения:
- . постоянного хранения в государственных архивах;
-. временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
- временного хранения (до 10 лет) подлежащие уничтожению в связи с
истечением срока хранения;
- подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по
57
проведению экспертизы ценности документов, является Положение о
постоянно действующей экспертной комиссии.
При разработке положения следует учитывать рекомендации
действующего законодательства. В структуру этого важного документа
должны входить следующие пункты:
- общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной
комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные
нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей
деятельности комиссия;
- основные задачи экспертной комиссии;
- основные функции;
- права экспертной комиссии;
- организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются
взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных
подразделений.
Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять
квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться
директором ООО «Центрум».
В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две
основные задачи:
во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а
также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет имеющие
долговременное практическое значение;
во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими
сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты,
отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.
58
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Целью выпускной квалификационной работы являлось обобщение и
систематизация опыта кадрового документооборота в организации и
использование его в управлении. Данная цель достигнута и предполагает
следующие выводы.
Документооборот на предприятии представляет собой движение
документов в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.
Организацией документооборота на предприятии занимается канцелярия,
служба делопроизводства и др. Их название варьируется - это может быть
отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т.д., но
самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех
предприятиях независимо от названия и заключается она в организации
потоков документов на данном предприятии
В каждой организации документооборот строится на основе
нормативно-методической базы делопроизводства, состоящей из законов,
нормативных правовых актов, методических документов, а также
индивидуальной инструкции по делопроизводству, которая принимается
руководством.
В целях оптимизации документооборота все документы
распределяются на документопотоки: регистрируемые и нерегистрируемые
документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы,
направляемые или поступающие из подведомственных организаций и т.д.
Опыт отечественных предприятий по совершенствованию
документооборота показал, что эффективная система документооборота
достигается за счет соблюдения следующих условий:
Исключение или крайнее ограничение возвратного движения
документов;
59
Однократность пребывания документа в одном структурном
подразделении или у одного исполнителя;
Пребывание документа в той или иной инстанции должно быть
обусловлено только необходимостью его обработки;
Передача учетно-информационных сведений о ходе движения и
исполнения документов, результатах контроля и других сведений в службу
ДОУ с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами,
исключающими возвратное движение самих документов;
Необходимость использования всех возможных вариантов движения
документов, в том числе средств оргтехники.
В работе проведено исследование документооборота на примере ООО
«Центрум».
В ООО «Центрум» ведется непрерывная работа по совершенствованию
документооборота, что обусловлено наличием большого количества
документов.
Применение новых информационных технологий позволяет относиться
к делопроизводству как к эффективному и гибкому инструменту реализации
различного рода инноваций.
При внедрении автоматизации во всех подразделениях в целом
вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная
технология делопроизводства.
Организация становится полностью управляемой. Появляется
возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям,
осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
Система автоматизации делопроизводства является носителем
формализованной и документированной технологической информации о
правилах и порядке работы с документами.
В результате уменьшается зависимость организации от персонала как
физического носителя технологических знаний и правил работы с
документами.
60
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение. - М.: Изд-
во КНОРУС, 2008. - 256 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. Издание
10-е, переработанное и дополнительное. - М.: ООО «Управление
персоналом», 2011. - 200 с.
3. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. -
М.: Изд-во Альфа-Пресс, 2010.
4. Базаров Т.Ю., Еремин Б.Л. Управление персоналом. - М.: ЮНИТИ-
ДАНА, 2012. - 560 с.
5. Бардаев Э.А. Документоведение: учебник для высш. учеб. заведений
/ Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. - М.: Издательский центр. «Академия», 2008.
- 304 с.
6. Басаков М.И. Современное делопроизводство. - М. 2008.
7. Басаков, М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение
управления): Учебное пособие. 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-
торговая корпорация «Дашков и К°», 2012. - 336 с.
8. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М. и др. Делопроизводство:
Учеб. для нач. проф. Образования. - М.: Проф. Обр. Издат., 2011. - 176 с.
9. Белов А.Н., Белов, А.А. Делопроизводство и документооборот.
Учебное пособие. - М.: Изд-во ЭКСМО, 2005. - 624 с.
10. Березина Н.М., Бахарева М.М. Кадровое делопроизводство. 2-е изд.
- СПб.: Питер, 2009. - 224 с.
11. Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности
кадровой службы. Учебное пособие для среднего профессионального
образования. - М.: Издательский дом «Академия», 2007.
12. Глахов В.В., Корнеев И.К. Делопроизводство: Образцы, документы.
Организация и технология работы. Более 120 документов. - 3-е изд., перераб.
и доп. /Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М. 2009.