41
граждан
Дела с перепиской,
квалификации
поручениями и документами
значительная
об их
электронная
выполнении
формируются
обстоятельствах
по вопросно-логическому
фиксируют
принципу, предусматривающему
порядкового
расположение документов в
сохранность
логической последовательности
избежать
решения
вопроса:
КНОРУС
первым помещается
заголовков
инициативный документ (запрос
включающий
или
поручение),
Внутренние
за ним -
документация
документ-ответ (ч. 9 п. 172 Инструкции
имеющий
по
делопроизводству).
трудовыми
Документы личного
Современное
дела систематизируются в
распространения
порядке, установленном
правовом
законодательством (ч. 10 п. 172 Инструкции
никому
по делопроизводству).
совпадают
Дела хранятся в
Согласно
структурных подразделениях (у
крайнее
должностных лиц)
например
по
месту
перечнем
формирования с момента
индекса
заведения и до
наглядно
передачи в архив
рамках
организации
или
должности
уничтожения после
Общегосударственный
истечения сроков
Планы
временного хранения
планы
дела. При
Можно
этом хранятся
все
они в рабочих
вопросе
комнатах и (или) специально
нет
отведенных для
унифицированные
этой цели
наименования
помещениях в запираемых
управленческие
шкафах, обеспечивающих
ксерокопии
их полную
кадровыми
сохранность, предохраняющих
установленные
документы от
объект
пыли и воздействия
объяснительные
солнечного
света (п. 213
исполнении
Инструкции по
оптическом
делопроизводству).
Размещают
входит
дела в шкафах в
бланке
вертикальном положении
документационного
корешками
наружу в
он
соответствии с номенклатурой
приёмной
дел, при
ЮНИТИ
этом на
выделении
корешках обложек
статья
дел указываются
рекомендательные
индексы по
минимум
номенклатуре (ч. 1 п. 214 Инструкции
предотвратить
по
делопроизводству).
аккуратности
Согласно ч. 1 п. 215 Инструкции
электронной
по делопроизводству
Однократность
документы и
дела,
возможных
находящиеся на
судебного
оперативном хранении,
Подшиваются
могут выдаваться в
менять
пользование в пределах
короче
организации:
- другим
Вялова
структурным подразделениям
конкретной
организации (с разрешения
часть
руководителя структурного
которыми
подразделения (ч. 2 п. 215 Инструкции
структуру
по
делопроизводству));
-
Также
сторонним организациям (на
правоту
основании письменного
отдельно
запроса такой
прохождение
организации и резолюции
стала
руководителя организации (ч. 3 п. 215
Предметом
Инструкции
по
нормам
делопроизводству));
- гражданам (в
говорилось
случаях, определенных
утверждении
действующим
законодательством).
42
карточек
Документы, находящиеся
которых
на оперативном
коммерческой
хранении в организации,
издании
могут быть
согласовываться
изъяты в порядке,
включает
установленном законодательством
описи
Республики
Беларусь, в
совершенствованию
ходе (ч. 5 п. 215 Инструкции
управления
по делопроизводству):
-
справок
предварительного расследования;
-
соблюдения
судебного разбирательства;
-
автомобилям
исполнения решений
среднего
органа уголовного
отделе
преследования и суда
премировании
по
уголовным
Республики
делам.
Для
требуют
контроля за
либо
возвратом документа (дела) (п. 216
перечень
Инструкции по
непрерывный
делопроизводству):
- на
указания
место выданного (изъятого)
сотрудником
из дела
применения
документа помещается
общественным
листок-
заместитель, оформляемый
база
по установленной
Дополнительная
форме (приложение 18 к
Инструкции
выигрыш
по делопроизводству);
-
регистрируются
составляется карта-заместитель
доказывать
дела, оформляемая
первичной
по установленной
Басовская
форме (приложение 19 к Инструкции
списка
по делопроизводству).
персоналом
Руководитель организации
директора
несет ответственность
предпринимателя
за (ч. 1 п. 7
Инструкции
присвоении
по делопроизводству):
-
страховкой
организацию делопроизводства в
баланса
организации;
- соблюдение
определить
установленных правил и
постоянном
порядка работы с
внешнеторговой
документами,
в том
семейного
числе документами в
высокотехнологическое
электронном виде,
конкретной
электронными документами,
зна
информационными ресурсами, в
включены
организации;
- сохранность
Так
документов организации.
-
регламентации
организацию делопроизводства в
Мероприятия
организации;
- соблюдение
практическое
установленных правил и
учредителей
порядка работы с
сопровождение
документами в
организации;
-
ИНФРА
сохранность документов
рекомендательные
организации.
Руководитель
служебных
структурного подразделения
досуга
организации несет
развитию
ответственность за (ч. 2 п. 7
распорядка
Инструкции по
Приказы
делопроизводству):
- организацию
сотрудниках
делопроизводства в структурном
платформу
подразделении;
- соблюдение
менеджера
установленных правил и
конце
порядка работы с
ознакомить
документами в
структурном
личный
подразделении;
43
- сохранность
коммерческую
документов в структурном
записей
подразделении.
Ответственный
название
за ведение
необходимые
делопроизводства в структурном
Охотников
подразделении (назначается приказом
есть
руководителя организации) (ч. 2 п. 7
повод
Инструкции по
важными
делопроизводству):
- осуществляет
споры
учет и контроль
совершенствованию
прохождения документов в
справочных
установленные сроки;
-
перераб
информирует руководителя
образующихся
структурного подразделения о
небольшими
состоянии
исполнения
Затем
документов и др.
рассматривать
Дела, заведенные в
обращать
делопроизводстве структурного
внешнеторговой
подразделения,
завершаются
осуществляют
делопроизводством и передаются в
продвижения
архив организации.
состоять
Для
передачи
соответствует
дел в архив
разработаны
организации структурным
титульные
подразделением
подготавливается
определенные
опись дел (ч. 3 п. 97
оклада
Правил работы
отразить
архивов).
На
раз
дела, завершенные
постановления
делопроизводством, срок
носителем
хранения которых
кадровая
превышает 10 лет,
важный
описи составляются
лишь
ежегодно (п. 191 Инструкции
включает
по
делопроизводству).
людей
Описи дел
инициативами
структурных подразделений
анализируемый
должны быть
формируется
составлены и
оформлены
нормативным
не позднее 31
таковое
декабря года,
настоящем
следующего за
пособие
годом завершения
взысканий
дел
делопроизводством.
зарплате
Описи представляются в
обеспечивающая
архив организации в
сформулировать
течение
следующего
решению
делопроизводственного года (п. 87
схеме
Правил работы
совместной
архивов).
Обычно
состава
опись дел
бездокументными
составляется в двух
Общего
экземплярах: один
распечатка
экземпляр
остается в
приложениям
структурном подразделении, а
информационного
второй - передается в
логической
архив
организации
устанавливает
вместе с делами (п. 93
текучесть
Правил работы
обработку
архивов).
В конце
Введены
описи дел
доказать
составляется итоговая
полномочиями
запись, в которой
поощрении
цифрами и
прописью
соответствующей
указывается количество
РОСБУХ
дел, включенных в
рекламаций
опись, первый и
оцениваются
последний номера
затем
дел по
бланке
описи, оговариваются
Документирование
особенности нумерации
договором
дел
в описи (литерные и
обработки
пропущенные номера) (п. 91
временную
Правил работы
протоколов
архивов).
Передаче в
научного
архив организации
записка
подлежат дела
государственных
постоянного, временного
(свыше 10
управлении
лет) хранения и
устраивается
по личному
факты
составу (ч. 1 п. 204 Инструкции
Размещают
по
делопроизводству).
44
должностью
Дела временного (до 10
появление
лет) хранения в
мм
архив организации
примере
не
передаются и
провокаторами
по истечении
оформляемый
сроков временного
документом
хранения подлежат
УЧРЕЖДЕНИЕ
уничтожению. Передача
оперативность
таких дел в
запроса
архив организации
слаженную
допускается в
исключительных
Хранение
случаях по
организациями
решению руководителя
заводится
организации.
Электронные
Кирсанова
документы, в отношении
приказами
которых принято
выполняемого
такое решение,
оформлением
передаются в архив
выходные
до истечения
организация
срока действия
ценности
сертификата открытого
обусловлено
ключа ЭЦП (п. 205
установленном
Инструкции по
моменты
делопроизводству).
В соответствии с ч. 1 п. 100
сроки
Правил работы
отметку
архивов при
нерегистрируемые
приеме-
передаче дел в
кадровых
архиве проверяется:
-
новой
правильность формирования и
возвратные
оформления дел;
-
что
соответствие количества
требующие
дел, внесенных в
наличии
опись дел
помещается
структурного
подразделения,
видно
количеству дел,
профессией
заведенных в соответствии с
технологических
номенклатурой
дел
лицо
организации.
Выявленные
пригласить
при проверке
личного
недостатки устраняются
записей
работниками
структурных
канцелярию
подразделений.
В графе "Примечание"
когда
описи дел
сохраняющее
каждого заголовка
свои
дела
проставляются
документопотоки
отметки о наличии
конкретного
или отсутствии
работодателя
дел. В конце
руки
каждого
экземпляра
эффективную
описи цифрами и
анализа
прописью указываются
бланкам
количество фактически
Справки
принятых в архив
проигранных
дел, дата
она
приема-передачи дел,
карточек
наименования должностей,
хозяйственным
подписи, расшифровки
Сейчас
подписей лица,
требующие
передавшего дела, и
годов
работника
архива (лица,
документация
ответственного за
поручаемой
архив), принявшего
аккуратности
дела (ч. 2 п. 100 Правил
не
работы архивов).
2.3
делаются
Совершенствование документационного
экземпляр
обеспечения управления
результат
персоналом в ООО «Центрум»
45
В
централизованно
любой организации, в
рабочего
том числе и
научных
коммерческой, необходима
одни
налаженная четкая
показатели
работа с документами,
Такой
так как
поступивших
управление находится в
обратном
зависимости от
аппарата
качества и достоверности,
понимают
своевременности приема и
ограничить
передачи данных,
Уставом
точной постановки
наружу
справочно-информационной службы,
решения
четкой организации
постоянную
поиска, хранения и
заводимых
применения документов.
исполнителям
Вопросам
трудовых
Схема
отношений посвящается
оперативном
все больше
систематизация
внимания, развивается
легче
трудовое законодательство,
осуществляющих
повышаются требования к
Качество
верному оформлению
политическое
документации по
трудовой
управлению персоналом
Белицкая
для организаций
АПР
всех форм
поступившему
собственности. Но
ценности
ситуация с документационным
поддержка
обеспечением управления
нормативных
персоналом еще
одновременной
требует совершенствования.
оформлены
Рассматривая вопрос
месяца
совершенствования документационного
юридических
обеспечения управления
секретарю
персоналом и его
подпись
значения для
Управление
организации
деятельности,
средств
следует отметить
хранении
исследования следующих
Достигнуть
авторов: Т.А.
Быкова, Т.В.
ИТР
Кузнецова, Л.А. Румынина, Л.В.
носителя
Санкина, В.Ф. Янковая и
спектр
др.
Документационное
взаимоотношений
обеспечение управления
говорить
персоналом –
представляет
делаются
собой деятельность,
влияние
обеспечивающую составление и
имеющихся
оформление официальных
содержит
кадровых документов, а
был
также их
плана
обработку и
хранение.
Создание
Документационное обеспечение
показали
сферы управления
составление
персоналом
имеет
бланк
значение в документационном
оформляемый
обеспечении управления
составляется
организацией
в целом,
вопросу
так как
оформление
правовая основа
следующим
организации работы с
отсутствие
документами
повышает
справочные
качество, надежность и
Так
оперативность управления
года
организацией
[1].
Ведение
нач
документации управления
несоблюдение
персоналом в организации
учитывают
позволяет добиться
окончании
определенного «баланса» во
Трудовые
взаимоотношениях
работодателя и
Соответственно
работников с помощью
присвоения
четкой регламентации
полученный
их прав и
ПРИЛОЖЕНИЯ
обязанностей. Например,
архивам
должностные инструкции
тратят
регламентируют, чем
либо
конкретно должен
регламентация
заниматься каждый
всей
работник, его
утратившие
права, обязанности,
Государственные
ответственность. Создаются
Подлинник
организационно-правовые основы
политическое
трудовой
деятельности,
Глахов
как для
делу
работников, так и
оперативность
для работодателя. С
инструкцию
одной стороны,
Организацией
кадровые документы
копирование
поддерживают интересы
повод
работодателя, а с другой –
подлинников
46
направляют его
анкета
для недопущения
изучении
игнорирования требований
межведомственными
трудового
законодательства [2].
деятельности
Под документацией
аспект
по управлению
разделе
персоналом понимают
современных
широкий
спектр
федерального
документов, содержащих
этих
информацию о работниках
осуществляется
предприятия,
структурных
семейное
подразделениях и деятельности
обращать
организации в целом. В
термины
системе
управления
позднее
персоналом организации
Досуга
можно выделить
хорошей
несколько видов
реестра
документации по
внутриорганизационные
функциональному признаку:
-
либо
внутренние локальные
Ка дровое
нормативные акты,
НИР
которые определяют
вноситься
общие принципы
отправки
работы организации и
характеризуется
обязательны для
которого
исполнения всеми
предназначенные
сотрудниками организации, (положения,
без
инструкции, постановления и
ответственностью
др.);
- информационно-справочные
этим
документы служат
каждого
для реализации
разрабатываться
управленческих решений,
Формирование
позволяют выбрать
адрес
определенный способ
объяснительная
управленческого воздействия. К
или
данному виду
обеспечивает
документов относятся
бланках
протоколы планерок,
обобщение
отчеты совещаний,
реа
докладные и объяснительные
Имущество
записки, служебные
инструмент
письма, справки и
иных
др.;
- документы,
наименованиям
подтверждающие трудовую
пронумерованы
деятельность работников [3];
-
Генерального
распорядительные документы,
установлен
которые издаются
Введены
работодателем для
движения
передачи распоряжений
легковым
сотрудникам организации (приказы,
образцы
распоряжения,
указания,
заголовков
постановления) [4].
На
самими
основании проведенного
ошибок
анализа выявлено,
глав
что в процессе
соответствии
документирования деятельности
Общество
ООО «Центрум» создаются
самим
разные виды
бумаге
документов.
За
толщине
двадцатилетний период
самим
существования компании
охвачены
создано много
регулирования
локальных нормативных
папок
актов. Но
Сегодняшние
самыми главными
обеспечить
документами являются,
помимо
положение об
документацией
оплате труда
распечатку
персонала, регламент
Подписывается
бюджетного управления,
экземплярах
Положение о коммерческой
степень
тайне, отчётность
впоследствии
управляющей компании.
технических
Из категории
определяются
информационно-справочных документов в
Учеб
организации
поддерживаются
баланса
протоколы совещаний,
общем
протоколы планерок,
органом
служебные
записки.
инициативный
Совещания в компании
полученной
проводятся не
Республики
менее трех
расстановке
раз в месяц,
Аксёнов
поэтому протоколы
этих
составляют основной
протоколы
массив документов
разбираются
организации.
47
При
визируется
проведении анализа
экспертизы
документов, подтверждающих
Нормы
трудовую
деятельность
страницах
работников, были
клипов
изучены кадровые
подразделения
документы, а именно
профессионализма
трудовые книжки
этапов
сотрудников, личные
действующим
дела сотрудников, в
доплат
состав которых
поочередно
входят трудовые
составлением
договора сотрудников,
существует
заявления, персональные
пособия
данные
сотрудника,
очередь
приказы по
листу
личному составу.
оборотные
Отметим, что в
основу
трудовые книжки
эффективность
на всех
поддерживать
штатных сотрудников в
компетенции
наличии.
Поток
Прибыль
распорядительной документации в
сторон
компании небольшой
(приказы,
полученных
распоряжения, постановления,
технологий
решения, указания).
Опыт
Данная информация
издается
показывает, что в
обязанностями
компании есть
нужно
документация,
охватывающая
незаконченное
практически все
отчетно
процессы управления
составитель
персоналом. Важно
сторон
отметить, что в
пристальным
компании есть
ценность
документы, которые
Издательский
относятся к
обязательным
ОКУД
Правила внутреннего
необходимо
трудового распорядка,
снижение
Положение о
защите
протоколов
персональных данных,
выше
Положение об
устанавливающие
оплате труда,
резолюции
личные карточки
трудовые
сотрудников.
Но
принципов
помимо положительных
требования
сторон ведения
образовании
документации были
простейших
выявлены и недостатки.
попадать
Недостатками документационного
Отметим
обеспечения
управления
факта
персоналом в организации
Начальнику
являются отсутствие
получения
систематизации
по
Было
целевому назначению,
общих
видам и срокам
степень
хранения, многие документы уже
неактуальны, во многих папках отсутствует реестр. Также при изучении
трудовых книжек сотрудников были найдены ошибки в заполнении.
Причинами отсутствия четкой системы хранения документации на наш
взгляд могут быть:
- отсутствие сотрудника, отвечающего за регистрацию, хранение и
распространение документов;
- текучесть кадров, влияние которой на организацию
документационного обеспечения заключается в том, что сотрудники
увольняются, и система документационного оборота не поддерживается,
также прерывается контроль выполнения исполнения нормативных актов;
- отсутствие единого стандарта оформления долгосрочных
нормативных документов, таких как Положения, Регламенты, а также
48
краткосрочны; нет шаблона создания служебных записок, информационных
писем;
- отсутствие электронного архива за прошлые годы. Сейчас в
организации существует система хранения электронных документов, но в
ней хранятся документы за последние три года.
Проведенное исследование и дальнейшая интерпретация результатов
показали, что проблему документационного обеспечения управления
персоналом необходимо рассматривать системно. Для этого предлагаем
следующие рекомендации.
1. Для каждой из папок сделать реестр документов. Создание реестра
позволит упорядочить документы, обеспечит их быстрый поиск.
2. Пользоваться разработанным нами перечнем документов,
необходимых для ведения кадрового делопроизводства.
3. Провести обучение сотрудников. Для этого можно пригласить
специалиста со стороны, который будет проводить дополнительные курсы
для персонала. Например, провести обучение бухгалтеров компании.
4. Утвердить в организации единые стандарты оформления документов
в виде шаблонов. Создание единых шаблонов позволит придерживаться
единого оформления документов, не будет необходимости по-новому
переоформлять документы, что в свою очередь снизит временные затраты
сотрудников.
5. Для хранения документов и удобства их переработки поддерживать
ведение электронного архива и, возможно дополнить его документами
прошлых годов.
В любой организации систематически проходят процедуры, связанные
с документооборотом, которые нуждаются в постоянном контроле. Если
определить какие составные части кадрового документооборота необходимо
проверять, то значимую роль будут иметь такие характеристики и
показатели, как:
- численность сотрудников в организации;
49
- количество командировок;
- количество сотрудников, обучающихся без отрыва от производства;
- количество структурных подразделений;
- предоставление льгот инвалидам, работающим родителям с
малолетними детьми, пенсионерам и др.
Каждая из процедур и этапов деятельности управления персоналом
должны попадать под внутренний контроль. Чтобы осуществить внутренний
контроль по всем существующим этапам документооборота, следует
установить процедуру проверки. При проведении проверки, для начала
рекомендуется проверить порядок:
- приема, перевода и так же увольнения работников;
- учета рабочего времени;
- направления сотрудников в командировки;
- предоставление для сотрудников отпусков и так далее.
Должностные лица, с возложенными на них обязанностями по
организации внутреннего контроля управления персоналом, должны изучать
материалы проведенных проверок внешних контролирующих органов и на
их основе принимать меры к своевременному улучшению качества контроля
и его эффективности.
Важно не просто осуществлять контроль оформления уже прошедших
событий, а проводить анализ и устранять риски, которые появляются при
оформлении документов управления персоналом. Должностные лица, на
которых возложена обязанность по проведению внутреннего кадрового
контроля, обязаны нести ответственность за:
- разглашение профессиональной тайны, и также персональных данных
сотрудников;
- обеспечение сохранности полученных документов;
- несоблюдение засекреченной информации, которая составляет
коммерческую тайну компании.
50
В заключении необходимо отметить, что данные советы подходят для
многих коммерческих организаций. Для лучшего понимания как реализовать
это на практике требуется большее количество исследований и примеров
совершенствования документационного обеспечения управления персоналом
в уже созданных коммерческих организациях. Видение положительных и
отрицательных сторон на примере других организаций поможет учесть
определенные ошибки и улучшить документационное обеспечение
управления персоналом.