СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 2
Глава 1 Теоретические основы организации документооборота ....................... 5
1.1 Роль кадрового документооборота в кадровой политике
предприятия ............................................................................................................. 5
1.2 Нормативно- правовое обеспечение кадрового документооборота 15
1.3 Теоретический аспект кадрового документооборота ........................ 21
Глава 2 Анализ документационного обеспечения управления ООО
«Центрум» .............................................................................................................. 29
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия ООО
«Центрум» .............................................................................................................. 29
2.2 Документирование деятельности сотрудников в ООО «Центрум» . 35
2.3 Совершенствование документационного обеспечения управления
персоналом в ООО «Центрум» ............................................................................ 44
Глава 3 Направления совершенствования кадрового документооборота в
ООО «Центрум» .................................................................................................... 51
3.1 Предложения по совершенствованию кадрового документооборота
................................................................................................................................. 51
3.2 Мероприятия по устранению выявленных недостатков в
организации кадрового документооборота ........................................................ 53
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 58
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ .................................................... 60
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 63
2
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях для повышения эффективности управления
необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое
управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном
документе.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным
вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения
работы с персоналом.Большинство работодателей не учитывают всех
особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют
требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую
очередь рекомендательным характером нормативно-законодательных актов,
регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.
Организационная деятельность выражается в разработке и
утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих
правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее
компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав,
функциональное содержание деятельности организации в целом, ее
подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и
другие аспекты.
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и
качественного улучшения его состава можно решать только при наличии
совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами,
которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно
совершенствуется и обновляется на основе применения современных
информационных технологий.
Составление и оформление кадровой документации регламентируется
соответствующими законодательными и подзаконными актами.
Организация работы с документами влияет на качество работы
аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих
3
работников. От того, насколько профессионально ведется документация,
зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация
представляется на виде разного рода документов.
Документированная информация составляет основу управления, его
эффективность в значительной степени базируется на производстве и
потреблении информации. В современном обществе информация стала
полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и
политической жизни общества. Качество информации определяет качество
управления. В современных условиях для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию
работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда
базируется на информации, на служебном документе.
Объект исследования выпускной квалификационной работы – кадровая
службаООО «Центрум».
Предмет изучения – организация процесса кадрового
документооборота ООО «Центрум».
Цель выпускной квалификационной работы - изучить организацию
кадрового делопроизводства в ООО «Центрум».
Таким образом, основными задачами работы являются:
- изучить теоретические основы кадрового документооборота;
- изучить структуру и функции кадровой службы данной организации;
- проанализировать работу кадровой службы ООО «Центрум» в
области документирования;
- предложить методы усовершенствования службы кадров в части
документооборотаООО «Центрум».
При написании выпускной квалификационной работы автором были
использованынормативные и законодательные акты, справочные и учебные
пособия отечественных и зарубежных авторов, внутренняя документация
рассматриваемого предприятия.
4
Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 3 глав,
заключения, списка источников и литературы, приложения.
5
Глава 1 Теоретические основы организации документооборота
1.1 Роль кадрового документооборота в кадровой политике предприятия
Кадровое делопроизводство в любой организации занимает одну из
главных ролей.
В большинстве случаев это объясняется очень пристальным вниманием
органов надзора и контроля. От того на сколько организация ведения
кадрового учета отвечает формальным признакам по выполнению всех
требований и соответствует нормам, зависит насколько кадровое
документообеспечение способно стать реальным инструментом и
помощником для ведения и управления бизнесом.
В настоящее время успешный и эффективный менеджмент персонала
не может осуществляться без хорошего знания нормативных документов.
Существуют нормативные правовые акты федерального уровня, которые
регулируют правила поведения людей на работе, перечень и порядок
выполнения ими своих обязанностей, также трудовое законодательство
устанавливает количество времени, которое работники должны затрачивать
на выполняемую ими работу и уделять своему отдыху; права и обязанности
сторон трудового договора; порядок оплаты труда работников и т.д.
Однако у работодателей существует свой важный инструмент кадровой
политики - это локальные нормативные акты. Согласно ст.8 ТК РБ
«работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не
являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные
нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные
нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с
трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами,
содержащими нормы трудового права, коллективными договорами,
соглашениями». С одной стороны, данные документы не должны ухудшать
положение работника и снижать уровень его прав и гарантий по сравнению с
6
действующими федеральными законами, с другой стороны, диапазон
вопросов, которые регулируют локальные нормативные акты, очень широк.
В него входят такие вопросы, как конкретные режимы и расписание работы в
организации; размер оплаты труда, включая премии, доплаты и надбавки;
перечень профессиональных и должностных обязанностей работника и др.
Основной функцией кадровой документации является оформление и
закрепление трудовых отношений. Трудовые отношения - это отношения,
основанные на соглашении между работником и работодателем о личном
выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в
соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с
указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы),
подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при
обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым
законодательством и иными нормативными актами, содержащими нормы
трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными
нормативными актами, трудовым договором [1].
Как уже говорилось в статье, локальные нормативные акты не должны
снижать уровень положения работника в организации, поэтому согласно ТК
РБ управление персоналом и организация труда должны основываться на
принципах социального партнерства, согласованности интересов работников
и работодателей. Однако, к большому сожалению, не все руководители
уделяют достаточно внимания этому вопросу. В большинстве случаев о
вопросе учета кадров руководители организаций начинают вспоминать тогда,
когда к ним с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов
либо когда бывший сотрудник обращается в суд с иском. В таких ситуациях
исправление ошибок может понести больших финансовых и временных
затрат, которые не всегда помогут одержать победу и принести успехов
решении вопроса. Именно это показывает, на сколько важно организовать
правильное ведение кадровой документации, в том числе при оформлении
7
трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым
законодательством.
Трудовые договоры, которые заключаются с работниками, также могут
стать провокаторами трудовых споров - если при их составлении работники
кадровой службы не уделяли должного внимания возможным последствиям
при включении в договор тех или иных условий; либо они могут стать
страховкой как для работника так и для организации от нарушения прав и
интересов одной из сторон трудовых отношений. Из этого следует, что
одним из залогов успешного существования организации является серьёзное
отношение руководства предприятия к нормам трудового законодательства,
отличное знание сотрудников, занимающихся вопросами кадрового
делопроизводства своих компетенций, а также руководители должны уделять
достаточно внимания обучению и профессиональному развитию сотрудников
кадровой службы.
Кадровая служба - это своего рода внутриорганизационная страховая
компания, цель которой - это предохранить своего работодателя от санкций
со стороны надзорных органов и проигранных судебных споров, для чего
нужно уметь решать следующие задачи:
- вовремя предостеречь руководство организации от действий, которые
могут идти против норм закона, и уберечь от соответствующих рисков;
- предложить руководителю организации такие варианты решения
вопросов, которые приблизят наиболее близко к желаемым результатам [2].
Также в работе кадровика очень важно не только четкое оформление
документов, но и их регистрация и хранение дел. Этот процесс позволяет
создать базу, которая поможет доказать свою правоту и обеспечит выигрыш
в любом трудовом споре, а также и предотвратить его возникновение: ведь на
пустом месте претензии не возникают, для каждой жалобы должен быть
повод. А поводом для жалоб и судебных исков работников - это нарушение
работодателями правовых норм и ошибки кадровых работников.
8
Однако иногда кадровики тратят много времени на создание совсем
ненужных документов. Это может говорить о некомпетентности работника.
Поэтому к вопросу создания, хранения, изменения, регистрации документов
кадрового делопроизводства нужно подходить обдуманно и иметь как
минимум опыт в данной сфере. Путь совершенствования профессионализма
и приобретения опыта - это не бояться и уметь находить время для
саморазвития.
Так что же такое кадровая документация?
Прежде чем попытаться ответить на данный вопрос, хочется отметить,
что кадровая документация - это часть общих понятий, таких, как
документооборот, делопроизводство и кадровое делопроизводство.
Документооборот — деятельность по организации движения
документов на предприятии с момента их создания или получения до
завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в
архив. Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах
«движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от
одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их
путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной
организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все
полученные документы сначала докладывались ему и только он будет
назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым
сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций
между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть
документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет
другой, значительно короче.
Делопроизводство - это более широкое понятие; это отрасль
деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с
официальными документами.
9
Отсюда следует, что кадровое делопроизводство - это более узкое
понятие, которое подразумевает организацию работы с документами,
которые связаны с кадровыми вопросами.
При организации документооборота предприятие сталкивается со
следующими основными понятиями:
— документ - это предусмотренная законом материальная форма
получения, хранения, использования и распространения информации путем
фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом
диске или на другом носителе;
— первичный документ - это документ, включающий в себя исходную
информацию;
— вторичный документ - это документ, представляющий собой
результат аналитикосинтетической и другой переработки одного или
нескольких документов;
— электронный документ - документ, информация в котором
зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные
реквизиты документа;
— архивный документ - документ независимо от его вида, вида
материального носителя, информации, места и времени, создания и формы
собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых
был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для
лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как
объект движимого имущества;
— официальный документ - документ, созданный организацией или
должностным лицом и оформленный в установленном порядке;
— электронный документооборот (обращение электронных
документов) - совокупность процессов создания, обработки, отправки,
передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных
документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае
необходимости с подтверждением факта получения таких документов;
10
— регистрация документов - фиксирование факта создания или
получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи
установленных сведений о них;
— бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на
нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся
информации.
Кадровая документация - это совокупность документов, которая
отражает наличие и движение трудовых ресурсов.
Кадровые процессы необходимо оформлять документально; прием,
увольнение, перевод, применение дисциплинарного взыскания,
командировка и отпуск должны оформляться соответствующими приказами,
распоряжениями.
Кадровые документы фиксируют юридически важные факты, которые
являются основой трудовых взаимоотношений работника и работодателей.
Из этого можно увидеть насколько важно грамотно вести кадровое
делопроизводство.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
— создать эффективную систему управления персоналом, которая
будет отвечать стратегическим задачам руководства;
— документально оформить все трудовые отношения;
— формализовать кадровые процедуры у конкретного
предпринимателя;
— создать организационно-правовую основу трудовой деятельности
как для работодателя, так и для работника; ведь кадровые документы
поддерживают интересы обеих сторон трудовых отношений;
— регламентировать взаимоотношения работника и работодателя.
Достигнуть определенного баланса во взаимоотношениях работка и
работодателя можно путем ведения кадровой документации и четкой
регламентации их прав и обязанностей (например, должностная инструкция