11
четко регламентирует, что входит в обязанности конкретного работка, его
ответственность, права и обязанности);
— разрешить трудовые споры. В большинстве случаев качество
оформления кадровых документов помогает добиться успеха позиции
работодателя в конфликтных ситуациях [3].
Однако главная задача кадрового делопроизводства - это придать
трудовым отношениям больше прозрачности. Система кадровой
документации определяет определенные правила, при соблюдении которых
работники чувствуют стабильность и защищенность, а работодателям
позволяет повысить уровень управления персоналом. Отсюда опять же
можно отметить, что максимально точная регламентация круга прав и
обязанностей работников и работодателей отвечает интересам обеих сторон.
В связи с этим особую роль в организации кадрового делопроизводства
играет определение его роли в документационном обеспечении организации
в целом, в котором можно выделить три группы документов: внутренние;
поступающие (входящие); отправляемые (исходящие). Каждая из этих групп
имеет свои особенности обработки и прохождения.
Порядок составления и согласования внутренних документов не имеет
существенных отличий от составления исходящих документов и включает те
же операции, за исключением отправки адресату.
Регистрация может производиться для всех групп документов, но
прежде всего для входящих. Работа по исполнению и контролю исполнения
охватывает внутренние, входящие документы и только как исключение -
исходящие. Со стадии формирования дел все группы документов проходят
одни и те же операции, кроме входящих документов, которые, за редким
исключением, на архивное хранение не передаются.
Схема движения документов в организации:
1. Поступление документов
2. Сортировка документов
3. Регистрация
12
4. Передача руководителю организации или руководителям
структурных подразделений
5. Принятие руководителем решения и передача документов на
исполнение
6. Непосредственно само исполнение
7. Хранение документов (передача в архив)
Ответственное лицо должно осуществлять «фильтрацию» входящих
документов, направляемых руководителю предприятия, и передавать ему на
рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов.
Документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут
быть переданы непосредственно заместителю руководителя предприятия, в
структурные подразделения или сразу исполнителям.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления,
позволяя ее наглядно увидеть, крайне важно проводить анализ
документооборота для совершенствования работы управленческого аппарата.
Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере
управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому
вопросу он может, только располагая соответствующей информацией по
вопросу. Чем быстрее он получит информацию и чем она будет полнее, тем
больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок.
К основным принципам организации документооборота можно
отнести:
— оперативное прохождение документов: чтобы сократить время их
пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по
обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и
раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют
одновременно, и т.д.);
— каждое перемещение документа должно быть оправданным,
необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения
документов;
13
— порядок прохождения и процессы обработки основных видов
документов должны быть единообразными;
— для оптимизации маршрутов движения различных категорий
документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной
деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок;
рекламаций и т. д.), разрабатываются маршрутные схемы;
— вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от
адресата должна пройти обработку в канцелярии;
— на всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых)
для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку
в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем
производится в день получения документа.
В процессе первоначальной обработки документы сортируют по
структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству,
передаются в канцелярию или секретарю-референту руководителя.
Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их
наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.
Нерегистрируемые документы должны раскладываться по
структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная
документация передается для регистрации.
Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в
резолюциях. Руководитель учреждения или структурного
кадрам
подразделения,
рассматривая
факт
полученный документ,
Карточки
должен дать
закупка
четкие и конкретные
необходимые
указания по
служебные
его исполнению. С
широкой
резолюцией документ
практическое
передается
ответственным
управлением
исполнителям. Если
действует
указано несколько
трудовые
исполнителей,
документ
выходные
передается каждому
вопросами
из них
ша блон
поочередно. Для
направляют
одновременной
работы
внутриорганизационная
над документом с
анализ
него изготавливаются
полноценным
ксерокопии по
принципам
числу
исполнителей.
другую
Подлинник документа
добавлением
направляется ответственному
причиной
исполнителю, указанному в
программа
резолюции первым.
14
основной
Исполнение резолюции
зачислить
осуществляется ответственным
технологий
исполнителем
совместно с
управление
сотрудниками, указанными в
научной
ней. При
труда
передаче ответного
коммерческую
документа на
делопроизводству
подпись к нему
архиве
следует прилагать
некоторые
материалы, на
часть
основании
которых
жалоб
он готовился.
соответствующей
Это облегчает
их
работу руководителя,
Поступление
позволяет
избежать
передачи
вызова исполнителей, и т.п. В
работодателем
дело документ и
разновидности
все относящиеся к
законодательстве
нему материалы
дела
направляются тогда,
внутренняя
когда работа
персона
над ответным
работой
документом
полностью
возрасту
завершена.
К числу
функции
исходящих (отправляемых) документов
изготавливаются
относятся, главным
обязательному
образом, ответные
Феникс
письма, излагающие
делопроизводственного
согласие, отказ
расчет
на соответствующую
этих
просьбу или
нет
предложение адресата, и
просто
инициативные письма
определяют
самой широкой
использования
тематики, требующие
управленческих
ответной реакции
год
адресата.
Прохождение
структура
исходящего документа
используемые
включает несколько
учесть
этапов:
1) составление
поддерживаются
проекта документа,
оптическом
его распечатка;
2)
оформлением
согласование проекта,
банковской
его визирование в
технологических
необходимых случаях;
3)
ИТР
подписание (утверждение) документа;
4)
ОКУД
регистрация и отправка
нормативными
документа.
Процесс
исполненных
согласования и визирования
рекомендации
можно ускорить,
существования
направив копии
проводятся
проекта заинтересованным
Рисунок
организациям и лицам.
случаев
Подписанные документы
Создаются
регистрируются и передаются
распечатка
на отправку (в
работником
канцелярию, экспедицию,
Возможны
секретарю).
Внутренние
наличии
документы проходят
временную
следующие стадии:
общество
подготовка
проекта
спектру
документа, перепечатка,
фамилии
согласование, визирование,
установленном
подписание,
исполнение.
РБ
Поэтому маршруты
ведению
их прохождения
совместно
на этапах
контракте
подготовки и
оформления
Причинами
те же,
более
что и у исходящих
классов
документов, а на
где
этапе исполнения
местом
совпадают с маршрутами
делопроизводства
входящих документов.
подчиненными
Подводя итоги
слаженную
можно сказать,
жизненного
что правильная
выделение
организация
документооборота
направлении
на предприятии
экспертизы
влияет на
незамедлительно
оперативность, экономичность,
единообразными
надежность функционирования
взыскания
предприятия в целом.
полученной
При рациональной
одновременно
организации документооборота
куда
повышаются производительность и
или
эффективность труда,
расположение
выполняемого работниками
Направление
предприятия,
15
сокращаются
широкого
затраты, связанные с
историзма
функционированием аппарата
обращается
управления. При
назначения
этом, необходимо
возврата
отметить, что
носителе
ведение кадрового
справочное
делопроизводства в организации
визы
имеет важную
архивный
роль. Благодаря
даты
хорошей
базе
печать
кадрового документирования
Передача
можно решить
приводится
большой ряд
надо
проблем,
например,
увольнения
избежать конфликтных
своему
ситуаций, установить
неизменной
внутриорганизационные правила и
утвержденную
трудовые распорядки,
подлинников
улучшить систему
этапы
управления персоналом,
описание
облегчить работу
Здесь
менеджера по
до
персоналу и самому
видам
руководителю, избежать
сосредоточивающий
штрафных санкций
подп
от проверяющих
взыскания
инстанций.
1.2 Нормативно-
отличается
правовое обеспечение
единого
кадрового документооборота
оцениваются
Ведение кадрового
перед
делопроизводства – это
пути
одно из
вода
важнейших
направлений
окончания
деятельности любой
обобщение
организации, поскольку
Со
правильное
оформление,
утвержденную
ведение и хранение
архивах
документации по
эти
личному составу (кадрам)
проводятся
отражает в совокупности
материальной
всю трудовую
Принятие
деятельность работника,
кадровых
как в
настоящем,
руководителей
так и в будущем,
размер
способствует обеспечению
соответствует
его льгот и
непрерывная
гарантий, предусмотренных
рекомендуется
законодательством.
Хотелось
записки
бы в этой
Обычно
связи отметить,
начальника
что всю
технология
работу с кадровой
номерах
документацией в организации
задач
независимо от
обновляется
её организационно –
средств
правовой
формы,
делопроизводственного
отношения к форме
отчетной
собственности осуществляют –
оценки
кадровая служба
(отдел
приблизят
кадров), инспектор (специалист)
учебник
по кадрам
передается
или персоналу, а в
превышать
небольших по
располагая
численности наёмных
исполненных
работников организациях,
регистрируемых
эти функции
связью
как правило
территории
возлагаются на
надежность
секретаря приёмной
организовать
руководителя. Возможны
Он
также и варианты,
комнатах
когда кадровой
другой
работой занимаются
Под
юрисконсульты, что
оформляемый
вменяется им в
самостоятельный
обязанности или
литерой
любое другое
влияние
лицо, которое
послужившие
дополнительно
наделяется
лет
полномочиями по
временная
ведению кадрового
оформленный
делопроизводства.
Делопроизводством
планерок
является деятельность
рекомендательным
по обеспечению
движение
документирования и организации
удельный
работы с документами (абз. 8
строится
ст. 2 Закона
штампа
Республики Беларусь
охвачены
от 25.11.2011 N 323-З "Об архивном
Елизаветина
деле и
16
делопроизводстве в
данному
Республике Беларусь" (далее -
коллективом
Закон об
подготовки
архивном деле и
быть
делопроизводстве)).
Основными
прошлых
нормативными правовыми
ответственным
актами, регулирующими
входить
отношения в сфере
обеспечивают
кадрового делопроизводства,
целей
являются:
- Закон
локальных
об архивном
Перечня
деле и делопроизводстве;
экземпляре
Данный Закон
результате
регулирует отношения,
круглую
связанные с деятельностью
последствиям
государственных органов,
подчиненности
иных организаций, а
разработанным
также граждан
объяснительные
Республики
Беларусь,
семейное
иностранных граждан и
сквозную
лиц без
представляющий
гражданства, постоянно
кадровой
проживающих на
освободить
территории Республики
её
Беларусь, в том
учетной
числе
индивидуальных
группировки
предпринимателей, по
проставляется
организации накопления,
регистрационной
хранения,
учета и
их
использования документов
вопросам
Национального архивного
отчества
фонда
Республики
производится
Беларусь, а равно
методических
отношения, связанные с
кадрам
созданием и
деятельностью
заполнения
архивов, и отношения в
конкретную
сфере управления
поручениями
архивным делом и
описание
делопроизводством в Республике
реа
Беларусь.
- Инструкция
полномочиями
по делопроизводству в
как
государственных органах,
дополнительные
иных
организациях,
решению
утвержденная постановлением
решений
Министерства юстиции
персонала
Республики Беларусь
ведение
от 19.01.2009 N 4 (далее - Инструкция
штампы
по
делопроизводству);
вопроса
Инструкция устанавливает
Одна
общие требования к
рассматривая
документированию
управленческой
риски
деятельности и организации
событий
работы с документами в
проблему
государственных органах,
выбранной
иных организациях
принципу
независимо от
окончания
организационно-правовых форм и
доплаты
форм собственности
-
Гражданским
Правила работы
номеров
архивов государственных
которые
органов и иных
создаются
организаций, утвержденные
Государственной
постановлением Министерства
возможно
юстиции
Республики
нами
Беларусь от 24.05.2012 N 143 (далее -
учебные
Правила работы
управленческой
архивов);
Правила
одна
устанавливают порядок
предприятие
работы архивов
недостаточной
государственных
органов,
виды
иных организаций
что
Республики Беларусь.
Отпуск
Действие Правил
работающим
распространяется также
отдыху
на представительства
государственных
иностранных организаций,
целях
осуществляющих свою
внутренних
деятельность на
одержать
территории Республики
стратегическим
Беларусь, в части
особенности
установления требований
процесса
по
17
организации
самому
накопления, хранения,
трех
учета и использования
служебных
образующихся в
процессе
трудовом
их деятельности
корпоративного
документов по
фиксирует
личному составу
образуются
работников этих
непосредственного
представительств, а так
вниманием
же устанавливают
ситуаций
единые требования,
РБ
предъявляемые к деятельности
должен
архивов организаций
принимать
при работе с
Изменения
управленческой документацией
одной
на бумажных
Семченко
носителях (приему,
хранению,
главное
учету и использованию
распоряжения
документов).
- Перечень
ВВЕДЕНИЕ
типовых документов
записью
Национального архивного
распорядки
фонда
Республики
федерального
Беларусь, образующихся в
путь
процессе деятельности
могут
государственных органов,
самих
иных организаций и
Организация
индивидуальных
предпринимателей, с
заместительстве
указанием сроков
обществом
хранения (приложение 1 к
постановлению
руководителя
Министерства юстиции
процессом
Республики Беларусь
Издательский
от 24.05.2012 N
140) (далее - Перечень N 140);
лицам
Перечень типовых
бланкам
документов Национального
поясняющие
архивного фонда
органах
Республики Беларусь,
занимает
образующихся в процессе
принимают
деятельности
государственных
бланки
органов, иных
подразумевает
организаций и индивидуальных
записка
предпринимателей, с указанием
Состав
сроков хранения
представляет
используется при
документооборота
проведении государственными
порядкового
органами, иными
область
организациями и
индивидуальными
связь
предпринимателями экспертизы
Клоков
ценности документов в
телефон
целях определения
документально
сроков их
утвержденный
хранения.
Нормы
числу
Перечня обязательны к
расчет
исполнению всеми
фиксации
государственными
органами,
Планы
иными организациями и
имени
индивидуальными предпринимателями
процессы
независимо от
алфавиту
видов носителей
конкретную
документов.
- Государственный
другом
стандарт Республики
лучшего
Беларусь СТБ 6.38-2016
"Унифицированные
Утвердить
системы документации
принять
Республики Беларусь.
обработку
Система
организационно-распорядительной
шаблона
документации. Требования к
Министерства
оформлению документов",
сотрудникам
утвержденный постановлением
проверяется
Государственного
комитета
увольняются
по стандартизации
соответствующих
Республики Беларусь
отчетности
от 26.10.2016 N 83 "Об
утверждении,
быстро
введении в действие,
проводить
отмене технических
сроков
нормативных
правовых
Личная
актов и внесении
основное
изменений в некоторые
штатных
из таких
контроля
актов";
18
В Республике
унифицирова
Беларусь действуют
которое
Государственные стандарты
местом
на
документацию
задачи
СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы
договор
документации
Республики
разрабатываются
Беларусь. Требования к
использует
оформлению документов»
записями
распространяется на
НИР
организационно-распорядительные документы, в
процесса
которых фиксируются
повышении
решения административных и
основным
организационных
вопросов, а
конкретные
также вопросов
конкретную
управления, взаимодействия,
лицами
обеспечения и
регулирования
рациональной
деятельности органов
Нормативно
государственной власти,
черновые
предприятий,
организаций и
назначению
их объединений
предусмотренная
независимо от
руководителю
формы собственности и
Направления
организационно-правовой формы.
учитывая
Стандарт установил
которыми
состав реквизитов
что
документов, требования к
различные
их
оформлению,
законом
требования к бланкам и
ознакомления
оформлению документов,
для
требования к
изготовлению,
написании
учету, использованию и
структурном
хранению бланков с
осуществить
воспроизведением Государственного
получать
герба Республики
либо
Беларусь.
- Унифицированная
легковым
система организационно-распорядительной
государственных
документации, утвержденная
Басовская
приказом директора
командировок
Департамента по
данным
архивам
и делопроизводству
дополненное
Министерства юстиции
важной
Республики Беларусь
направляемые
от
14.05.2007 N 25 (далее - УСОРД).
ограничение
Инструкция по
литерой
делопроизводству устанавливает
влияет
общие требования к
важными
документированию управленческой
область
деятельности и организации
приказа
работы с
документами в
присвоения
государственных органах,
дублеты
иных организациях
работе
независимо от
установленные
формы собственности и
прописными
организационно-правовой формы (далее -
обязательно
организации) (п. 2 Инструкции
пункты
по делопроизводству).
формальным
При этом в
расширяемая
соответствии с ч. 1, 3 п. 3 Инструкции
рассматривая
по делопроизводству
процедур
ее положения
несоблюдение
распространяются на:
-
внутренняя
организационно-распорядительную документацию
категорий
независимо от
документооборотом
вида носителя (например,
предложение
документы на
копий
бумажном носителе) и
гибкость
устанавливают правила
регулирования
подготовки, оформления,
Басовская
учета, тиражирования,
Компании
контроля исполнения,
доказать
оперативного хранения,
регулирующими
использования и подготовки к
другим
передаче в архив;
19
-
От
организацию работы с
излагающие
документами, не
служат
относящимися к системе
другом
организационно-распорядительной документации (плановая,
Было
отчетно-
статистическая, расчетно-денежная и
Затем
другие системы
своевременному
документации),
независимо
административно
от вида
увидеть
носителя, включая
Дела
их регистрацию,
максимально
учет, контроль
квалификационная
исполнения, хранение.
только
ГОСТ 16487–83 «Делопроизводство и архивное
ВЕЛБИ
дело. Термины и
работодателям
определения» содержит
возвратные
основные термины,
котором
применяемые в процессе
поступившему
делопроизводства.
Термины в
группируются
нем расположены
самостоятельный
по трем
Оловский
разделам: «Общие понятия»,
«Делопроизводство», «Архивное
раз
дело». В раздел «Общие
межведомственными
понятия»
включены
бизнесом
термины, используемые
уровня
как в области
личного
делопроизводства, так и в
правильная
архивном деле. В
сфере
раздел «Делопроизводство» вошли
штатную
два подраздела:
«Документирование», «Организация
документация
работы с документами».
фирмы
Раздел
«Архивное дело»
системы
имеет три
определенный
подраздела: «Организация документов
Теоретический
Архивного фонда», «Обеспечение
локальном
сохранности документов», «Научно-
информационная
следует
деятельность архивов».
соответствие
Для каждого
величины
понятия установлен
иногда
один стандартизованный
никому
термин. Термины
пишет
имеют сквозную
трудовых
нумерацию.
Названия
сведения
терминов и их
указанными
определения в стандарте
документе
приведены в
соответствии с
протоколы
действующими в настоящее
исходящих
время законодательными и
участвуют
нормативными актами в
сейфах
области информации,
акты
архивного дела.
объем
Стандартизация распространяется
Основными
не только
небольшими
на область
Вопросам
управления. Не
Трудовая
менее важной
увольнение
является стандартизация
заключенные
документов в области
приложении
различных
областей
за
народного хозяйства.
проводить
Для обеспечения
временных
заданного качества
создает
технической документации,
распоряжении
например, разработаны
возникновение
комплексы стандартов в
является
области конструирования –
чтобы
Единая система
обязательно
конструкторской документации
(ЕСКД),
поступающим
Единая система
передавать
программной документации (ЕСПД),
успешный
Единая
система
число
технологической документации (ЕСТД) и т.д.
Перед
Наличие подобных
составления
систем документации
Документооборот
обеспечивает, во-первых,
персонала
достижение заданного
Предложения
качества и полноты
разделение
технической документации,
Трудовой
позволяющей обеспечить
технологий
документационное сопровождение
ситуаций
изделий в течение
формализовать
всего их
поверхностно
жизненного
20
цикла, а
структур
во-вторых, позволяет
регла
снизить совокупные
разбираются
издержки на
предостеречь
разработку,
постановку
индивидуальных
на производство,
оформляемый
хранение, сбыт и
подчиненности
утилизацию изделий.
В
Правила
области научных
тарифных
исследований стандартизацией
функции
охвачены этапы
вид
постановки задачи
обеспечивать
исследований – СТБ 1080
коллективным
определяет состав и
бумажное
содержание
технического
зарплате
задания на
распечатка
НИР и отражения
часть
результатов научных
стандарта
исследований. ГОСТ 7.32 – 2001
одержать
устанавливает требования
номенклатура
по составу и
описать
содержанию на
изделий
отчет по
разработанную
научно-исследовательской работе.
штатным
Основой для
политике
систематизации документов в
включены
справочных
информационно-поисковых
человек
системах служит
оказании
Общегосударственный
классификатор
как
управленческой документации –
Необходимость
ОКРБ 010–95
«Унифицированные документы».
Общество
Коды ОКУД
полную
являются идентификаторами
эффективности
форм документов и
своих
подлежат обязательному
Харьков
проставлению в бланках
старше
унифицированных форм
отрицательных
при их
способами
типографском издании.
В
предлагаем
него включены (межотраслевые,
многие
межведомственные)
унифицированные
снижение
системы документации (УСД),
недостатков
обязательные для
представительства
применения и документационного
представлены
общения юридических
СОДЕРЖАНИЕ
лиц, которые
осуществляющих
состоят из
наличии
определенного систематизированного
более
набора унифицированных
Проставление
форм документов.
В
гибкость
общегосударственном классификаторе
проходят
управленческой
документации
хранению
представлены следующие
часть
унифицированные формы
Невостребованные
документов:
Унифицированная
иллюстрирующие
система организационно-распорядительной
проигранных
документации;
Унифицированная
фиксируются
система первичной
предотвратить
учетной документации;
Предмет
Унифицированная система
персона
банковской документации;
Цель
Унифицированная система
совершенствования
финансовой, учетной и
Процесс
отчетной
бухгалтерской
предохраняющих
документации бюджетных
заключенные
учреждений и организаций;
самыми
Унифицированная система
несоблюдение
отчетно-статистической документации;
литература
Унифицированная система
Отпуск
документации по
малолетними
труду;
Унифицированная
имя
система внешнеторговой
факта
документации;