4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 5
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА .................................................................. 8
1.1 Понятие, содержание и структура кадрового документооборота ................. 8
1.2 Классификация кадровой документации ........................................................ 17
1.3 Отечественный и зарубежный опыт организации кадрового
документооборота ..................................................................................................... 25
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «СИТИ СЕРВИС» ........................................... 30
2.1 Краткая характеристика и анализ деятельности объекта исследования ..... 30
2.2 Анализ кадрового состава организации .......................................................... 33
2.3 Аудит и оценка организации кадрового документооборота в ООО «Сити
Сервис» ....................................................................................................................... 41
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «СИТИ СЕРВИС» ........................................... 66
3.1 Разработка рекомендаций, направленных на совершенствование
электронного документооборота в ООО «Сити Сервис» ..................................... 66
3.2 Оценка эффективности предложенных рекомендаций ................................. 70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 75
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................. 78
ПРИЛОЖЕНИЯ ......................................................................................................... 81
5
ВВЕДЕНИЕ
Возникновение дискуссий о судьбах и перспективах развития службы
управления персоналом появилось давно, однако тема недостаточно исчерпана,
в связи с чем обрела на сегодняшний день особое значение.
Актуальность выбранной темы заключается в том, что в настоящее
время организация кадрового документооборота – это достаточно ответственный
момент деятельности организации. Наряду с этим, поддержание надлежащим
образом порядка в кадровом учете - важнейшая обязанность кадровой службы.
Для того, чтобы повысить эффективность управления персоналом необходимо
совершенствовать работу с кадровыми документами, поскольку основой
реализации управленческого решения всегда является информация и служебный
документ.
Деятельность организации включает в себя разработку и утверждение
большого количества организационно-правовой документации, которая состоит
из правил, норм, положений, устанавливающих статус предприятия, его
компетенцию, структуру, штатную численность персонала, функциональное
содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и
сотрудников, их права и обязанности и т.д.
Решение задач управления персоналом, формирования и качественного
усовершенствования его состава невозможно без наличия совершенной системы
информационного обеспечения работы с кадровыми ресурсами, включающей
большое количество информационных показателей и постоянно
совершенствующейся и обновляющейся благодаря применению современных
информационных технологий.
Управление документацией – один из основных факторов
конкурентоспособности, т.к. правильность организации управления делами
позволяет снизить время, которое необходимо для совершения поиска и
архивирования документов, повысить точность и своевременность информации,
а также устранить ее избыток.
6
Работа с кадровой документацией должна быть обработана так, чтобы
сотрудники не отвлекались от главных производственно-хозяйственных целей
организации.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение
организации работы кадровой службы ООО «Сити Сервис», выявление проблем
кадрового документооборота и разработка мероприятий, направленных на его
совершенствование.
Для достижения данной цели требуется решение следующих задач:
1) изучить понятие, содержание и структуру кадрового
документооборота, классификацию кадровой документации, а также
рассмотреть отечественный и зарубежный опыт организации кадрового
документооборота;
2) охарактеризовать и проанализировать деятельность и кадровый
состав ООО «Сити Сервис», провести аудит и оценку организации кадрового
документооборота организации;
3) разработать рекомендации по совершенствованию электронного
документооборота в ООО «Сити Сервис», провести оценку эффективности
предложенных рекомендаций.
Объект исследования – ООО «Сити Сервис».
Предметом исследования является организация кадрового
документооборота.
В процессе написания выпускной квалификационной работы были
изучены коллективные труды и монографии великих российских и зарубежных
ученых, таких как: В.И. Андреева, М.П. Бобылева, Ю.М. Демин, М.В. Кирсанова,
З.К. Куприянова, В.Т. Федосова, Е.А. Кошелева и др.
В работе использованы следующие методы исследования: табличный,
сравнения, опрос, анализ и синтез.
Структурно выпускная квалификационная работа включает в себя
введение, три главы, заключение, список использованных источников,
приложения.
7
Во введении описывается актуальность выбранной автором темы, цель,
задачи, объект, предмет и информационная база исследования.
В первой главе представлены теоретико-методологические основы
организации кадрового документооборота.
Во второй главе рассматривается анализ и оценка организации кадрового
документооборота в ООО «Сити Сервис».
В третья глава посвящена совершенствованию организации кадрового
документооборота в ООО «Сити Сервис»
В заключении отражаются выводы, которые были сделаны в процессе
написания выпускной квалификационной работы.
В приложениях вынесены документы, характеризующие организацию
кадрового документооборота в ООО «Сити Сервис».
8
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие, содержание и структура кадрового документооборота
Каждый работодатель независимо от того, является ли он юридическим
или физическим лицом, при осуществлении хозяйственной деятельности всегда
сталкивается с необходимостью решения вопросов организации труда,
управления трудовыми отношениями и регламентированием данных процессов.
Результат регламентирования у определенного работодателя внутренних
трудовых и связанных с ними иных отношений - это совокупность документов,
которая называется кадровой документацией.
Как показали исследования, 75 % рабочего времени персонала компаний
занимают подготовка, сопровождение, заполнение, копирование, а также
передача документов
1
.
Под кадровой документацией понимается совокупность форм
(документов), которые отражают наличие и движение сотрудников предприятия.
Документированная информация является основой управления. Фиксация
информации осуществляется в документах, придающих ей организационную
форму и перемещающих во времени и пространстве. Управленческие решения
базируются на документах и документированной информации, являющихся их
материальным воплощением и придающих юридическую силу.
В управленческой деятельности делопроизводство занимает большой
объем и делится на следующие этапы:
• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление отпуска;
• увольнение.
1
Кузнецова И.В. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие для
бакалавров/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А.— Электрон. текстовые данные— Москва, Саратов: Дашков и К, Ай
Пи Эр Медиа, — 2017.— С. 25
9
Неотъемлемой обязанностью каждого работодателя, вне зависимости от
объемов его деятельности и организационно-правовой формы, является
документальное оформление кадровых процессов.
Не во всех компаниях делопроизводству уделяется должное внимание и
значимость. Зачастую учет кадров и кадровых документов вспоминается
руководством только после прихода с проверкой сотрудников контролирующих
органов или обращения с иском в суд бывшего сотрудника компании. По этой
причине очень важным является установление правильного ведения кадровых
документов, в том числе проведение оформления трудовых отношений с учетом
действующего трудового законодательства
2
.
Функцией делопроизводственного обеспечения системы управления
персоналом является создание условий для осуществления работы с кадровой
документацией, которая обращается в системе управления кадровыми
ресурсами, в пределах полного цикла обработки и движения кадровой
документации с момента ее создания сотрудниками отдела кадров до завершения
исполнения и передачи в другие подразделения компании.
Основные делопроизводственные функции службы управления
персоналом заключаются в следующем:
Своевременной обработке поступающих и передаваемых
документов;
Доведении кадровых документов до соответствующих сотрудников
отдела кадров для исполнения;
Составлении кадровой документации;
Регистрации, учете и хранении кадровых документов;
Формировании дел с учетом номенклатуры, которая утверждена для
данного предприятия;
Копировании и размножении кадровых документов;
Контроле за исполнением документов;
2
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019)
10
Передаче кадровых документов по вертикальным и горизонтальным
связям.
Деятельность кадровой службы организации является необъемлемой
частью документационного обеспечения управления (ДОУ). На текущий день
нормативно-методическая база (система, включающая государственные и
отраслевые стандарты, постановления и распоряжения Правительства
Российской Федерации, инструктивные письма министерств и ведомств,
пособия и т.д.), которая регламентирует как правильно оформлять документы,
построить документооборот на предприятии и т.д.
Кадровой документации (документации по личному составу)
предприятия на сегодняшний день уделяется большое значение, в связи с тем,
что в процессе оперативного (в отделе кадров предприятия) и архивного (в
архиве самого предприятия или в государственном архиве) хранения она
выступает в роли первоисточника информации о трудовом стаже работников, в
связи с чем имеет непосредственную связь с обеспечением их конституционных
прав.
Кадровые документы являются документами долговременного хранения.
Срок хранения каждого вида документа по личному составу устанавливается
Перечнем типовых управленческих документов, которые образуются в
деятельности компании, с указанием сроков хранения, утвержденных
Руководителем Федеральной архивной службы России
3
.
В современном обществе используются новейшие технические,
технологические, программные средства в разных экономических
информационных системах, а также в системе управления кадровыми ресурсами
предприятия.
Автоматизированной информационной технологией управления
человеческими ресурсами организации является система процедур
3
Кузнецова И.В. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие для
бакалавров/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А.— Электрон. текстовые данные— Москва, Саратов: Дашков и К, Ай
Пи Эр Медиа, — 2017.— С. 48.
11
преобразования кадровой информации, целью чего является ее формирование,
организация, обработка, распределение и использование определенными
структурными подразделениями или руководством компании
4
.
На сегодняшний день рынок информационных услуг обладает большим
количеством прикладного программного обеспечения для решения
определенного количества задач службы управления кадровыми ресурсами
организации
5
.
Рассмотрим некоторые из них:
1С: Зарплата и управление персоналом;
Корс-Кадры;
БухСофт;
Зарплата и Кадры;
Сотрудники предприятия;
Кадры Плюс;
Отдел кадров;
Персонал Бизнес.
Все вышеперечисленные программы являются уникальными, но,
несмотря на это, все они считаются подходящими для работы отдела кадров.
Необходим иметь ввиду, что одни программы бесплатные, а другие платные.
Предназначением программы 1С: Зарплата и управление персоналом
является кадровый учет, а также расчет заработной платы. Данная программа
позволяет работать с бюджетным и хозрасчетным финансированием, а также
организовать учет кадровых ресурсов, зарегистрировать служебные помещения,
получать справочную информацию по кадрам.
На рисунке 1 изображен интерфейс программы 1С: Зарплата и
управление персоналом.
4
Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите
информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. – 2006. - №31 (1ч). (ред. от
18.03.2019)
5
Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. М., 2013. - С. 283.
12
Рисунок 1. Интерфейс 1С: Зарплата и управление персоналом
Основные возможности данной программы заключаются:
- в расчете заработной платы;
- создании штатного расписания;
- кадровом учете;
- налогообложении;
- формировании отчетности;
- возможности учета отработанного времени;
- работе с фондами оплаты труда.
1С: Зарплата и управление персоналом является одним из лидеров среди
программ для работы кадровых служб. Единственным минусом программы
является ее цена.
Корс-Кадры. Предназначением данной программы является кадровый
учет. Благодаря данной программе у специалиста отдела кадров появляется
возможность учета сотрудников организации, а также формирования всех
необходимых приказов. Корс-Кадры является платной программой и стоит около
1500 рублей. В случае, если нет желания платить деньги, можно использовать
бесплатную версию продукта - Мини-кадры. Безусловно, в бесплатной версии
13
меньшее количество функций, но несмотря на это, для основной работы такого
функционала достаточно.
В данной программе можно:
- создать анкету сотрудника, включая все данные (ФИО, фото,
образование и др.);
- вести "календарь" специалиста по кадрам (посещения, прогулы,
больничные);
- создавать все необходимые приказы;
- составлять отчеты;
- печатать необходимые документы.
Программа обладает интуитивно понятным интерфейсом, в связи с чем,
подойдет даже неопытному пользователю. Необходимо иметь ввиду, что данное
приложение имеет и сетевую версию.
БухСофт: Зарплата и Кадры - одно из лидирующих бесплатных
приложений, которые предназначены для ведения кадрового учета. Если есть
желание, можно купить лицензионную версию. Ее стоимость обычно не больше
тысячи рублей в год. При этом появляется возможность дополнительного
функционала данного приложения.
Программа позволяет вести учет:
- налогообложения;
- отпусков;
- больничных;
- карт сотрудников;
- командировок;
- перемещений;
- долгов.
Программа "Зарплата и Кадры" предназначена для работы как через
компьютер, так и через интернет (т.е. для работы могут использоваться
мобильные устройства).