24
- хранении дел кадровой службы в архиве компании.
Процесс приема на работу нового работника при наличии вакантной
должности, которая предусмотрена штатным расписанием, невозможен без
оформления документов.
Специалистам, которые отвечают за работу с документами по личному
составу, необходимо обладать знаниями ТК РФ. В соответствии со статьями
Трудового кодекса в компании требуется установление единого порядка
оформления приема, перевода, а также увольнения работников.
Ниже перечислены документы по личному составу:
- заявление о приеме, переводе, увольнении сотрудника;
- трудовой договор;
- приказ по личному составу (прием, перевод, увольнение);
- трудовая книжка;
- личное дело;
- личная карточка (форма Т-2);
- лицевой счет по заработной плате и тд.
В соответствии со статьей 65 нового ТК РФ, в ходе заключения трудового
договора лицо, которое поступает на работу, должно предъявить работодателю
такие документы как:
- паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность);
- трудовая книжка (исключением являются случаи, если трудовой
договор заключается первый раз или работник поступает на работу по
совместительству);
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- военный билет (для военнообязанных лиц);
- документ об образовании, о присвоении квалификации или наличии
специальных знаний (в случае, если требуются специальные знания или
специальная подготовка).
В отдельных случаях, с учетом специфики работы настоящий кодекс,
иные федеральные законы, указы Президента РФ и постановления
25
Правительства РФ предусматривают необходимость предъявления в ходе
заключения трудового договора дополнительной документации.
1.3 Отечественный и зарубежный опыт организации кадрового
документооборота
Организация работы с кадровыми документами - неотъемлемая часть
процессов управления и принятия управленческих решений, от которой зависит
эффективность деятельности организации. В связи с этим необходимо постоянно
осуществлять совершенствование организации кадрового документооборота и
перенимать наиболее успешный опыт у зарубежных стран.
Понятие «документооборот» возникло в делопроизводстве в 20-х годах
прошлого столетия в России и в зарубежных странах. В этот период происходит
формулирование его основных положений, исследование методик и технологий
доставки документации.
Развитие документооборота (в том числе кадрового) в России обладает
своими характерными особенностями. Отечественный рынок отличается двумя
направлениями развития и внедрения систем документооборота – российским и
западным.
Российская практика организации работы с кадровыми документами
отличается следующими особенностями
12
:
1. Длительным периодом времени обработки кадровых документов,
связанным с этапами их прохождения по всей иерархической структуре
организации, которая предусматривает движение документа от руководителя к
исполнителю и обратно.
2. Сложным и трудоемким процессом регистрации кадровых
документов в соответствующих журналах, а также других информационных
носителях.
12
Кузнецова И.В. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие для
бакалавров/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А.— Электрон. текстовые данные— Москва, Саратов: Дашков и К, Ай
Пи Эр Медиа, 2017.— С. 92.
26
3. Едиными требованиями к работе с документацией, которые
закреплены в законодательстве и не учитывают специфику и сферу деятельности
организации. Отсутствием корпоративных стандартов по делопроизводству.
4. Обязательным отражением информации на бумажных носителях и
обеспечении условий для их сохранности на протяжении длительного периода
времени.
5. Недостаточной и слабой автоматизацией кадрового
документооборота.
Таким образом, практика отечественного документооборота ведет к
увеличению затрат организации и повышает себестоимость продукции (работ,
услуг). Положительный момент - обеспечение контроля операций на разных
управленческих уровнях.
Отличием принципов западного делопроизводства от российских
является то, что они опираются на высокую исполнительскую дисциплину
работников организации.
Западные методы организации работы с кадровой документацией
характеризуются
13
:
1. Преимущественно горизонтальным характером движения кадровых
документов внутри компании.
2. Отсутствием на предприятии централизованного контроля работы с
кадровой документацией.
3. Регистрацией кадровых документов непосредственно
исполнителями. Некоторые виды документов вообще не регистрируются.
Специализированные службы, которые занимаются делопроизводством -
отсутствуют.
4. Применением безбумажной технологии, информатизацией и
автоматизацией делопроизводственных процессов.
В таблице 1 представлено сравнение российских и зарубежных подходов
13
Кузнецова И.В. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие для
бакалавров/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А.— Электрон. текстовые данные— Москва, Саратов: Дашков и К, Ай
Пи Эр Медиа, 2017.— С. 12.5
27
к организации кадрового документооборота, которое способствует выявлению
расхождений и решению некоторых проблем организации кадрового
документооборота на российских предприятиях.
Таблица 1
Сопоставление основных характеристик российских и зарубежных
методов организации документооборота.
Признак
Российские методы
организации кадрового
документооборота
Западные методы
организации кадрового
документооборота
Характер
Применение вертикального
характера движения
кадровых документов внутри
предприятия (руководитель–
исполнитель-руководитель).
Применение
горизонтального характера
движения кадровых
документов внутри
предприятия; документ
может попасть сразу к
непосредственному
исполнителю, без
привлечения руководства.
Контроль
Отслеживается полный
комплекс работ с кадровыми
документами в журналах
регистрации или картотеках,
в которые осуществляется
внесение всей информации о
документах, их
перемещениях, резолюции
руководства, контроле сроков
исполнения и т.п.
Отсутствует
централизованный контроль
в рамках всего предприятия.
Регистрация
Ведутся регистрационно-
контрольные и отчетные
формы и журналы. Создаются
специализированные службы
для обеспечения единого
порядка обработки кадровых
документов.
Регистрируются кадровые
документы
непосредственными
исполнителями, некоторые
виды документов вообще не
регистрируются. Отсутствие
специализированных
подразделений, которые
занимаются кадровым
делопроизводством.
Бумажный
носитель
Система электронного
документооборота
осуществляет сопровождение
бумажного, дублируется
информация в системах
учета.
Применение
усовершенствованной
системы электронного
документооборота,
минимальная работа с
бумажными документами.
Проанализировав различия в организации и методах кадрового
документооборота, можно сделать определенные выводы.
28
Во-первых, повышение качества кадрового документооборота возможно,
если организовать усиленный контроль за движением кадровых документов,
когда всегда известно местонахождение документов и их состояние.
Во-вторых, к снижению оперативности управления приводит
вертикальное движение кадровых документов внутри предприятия, в связи с
невозможностью компании эффективно реагировать на внешние изменения.
В-третьих, происходит увеличение затрат на организацию
неавтоматизированного кадрового документооборота, в связи с необходимостью
содержания подразделений, осуществляющих работу с документопотоком. В
целом, международный опыт организации кадрового документооборота сильно
опережает российский. Для того, чтобы обеспечить оперативность и снизить
затраты, необходимо осуществлять разработку корпоративных стандартов
кадрового документооборота и повышать уровень его автоматизации.
Разработка какого-либо стандарта находится в зависимости от вида
бизнеса, структуры организации, а также иных факторов. Стандарт (положение)
по документообороту в организации может состоять из:
- области распространения;
- содержательной (основной) части стандарта;
- информационных данных;
- графиков документооборота, согласованных по подразделениям.
Внедрение системы электронного документооборота обладаем рядом
преимуществ:
- повышение качества и оперативности подготовки кадровых документов;
- исключение дублирования функций исполнителей при попытке ввода
информации, сокращение времени регистрации кадровых документов,
упрощение маршрутов из движения и снижение вероятности утери документов
в процессе перемещения;
- повышение оперативности и получение информации о стадии
рассмотрения документа и обеспечение контроля исполнения документа;
- снижение затрат на хранение кадровых документов и обеспечение их
29
удобной компоновки.
Выводы по главе 1.
Организация системы электронного документооборота в любой
компании требует разработки регламентов по порядку хранения кадровых
документов и распределению полномочий структурных подразделений,
максимального сокращения процесса обработки кадровой документации и их
количества, обеспечения контроля оформления кадровых документов и
своевременности обмена кадровой документацией между подразделениями,
которые необходимо закрепить во внутрифирменном стандарте по работе с
кадровыми документами.
Таким образом, при разработке рабочего стандарта по кадровому
документообороту и внедрении системы электронного документооборота в
деятельность российских компаний следует учитывать традиционно российские
принципы работы с кадровыми документами (контроль, качество), а также
прогрессивные западные (направленные на увеличение скорости, снижение
затрат на организацию документопотока). При разумном сочетании всех
принципов существенно повысится кадровое делопроизводство предприятия,
его конкурентоспособность, получится избежать начисления налоговых
санкций, которые возникают в следствие отсутствия или неправильного
оформления кадровых документов.
30
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «СИТИ СЕРВИС»
2.1 Краткая характеристика и анализ деятельности объекта
исследования
ООО «Сити Сервис» зарегистрировано 19 февраля 2007 года в
Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве.
Основным видом деятельности ООО «Сити Сервис» является управление
эксплуатацией нежилого фонда за вознаграждение или на договорной основе.
Адрес: Москва, улица Новокосинская, дом 20 корп. 2, офис 1Б.
ООО «Сити Сервис» оказывает услуги по эксплуатации, обслуживанию и
ремонту следующих инженерных коммуникаций и систем здания:
• электроснабжение;
• водоснабжение, водоотведение и теплоснабжение;
• системы вентиляции и климатических систем;
• противопожарной системы.
Также компания оказывает услуги по эксплуатации, обслуживанию и
ремонту лифтового оборудования, абонентскому обслуживанию, клининговые
услуги.
Ниже представлен перечень основных объектов, обслуживаемых
компанией «Сити Сервис»:
• ПАО «Московская объединенная энергетическая компания» (ПАО
«МОЭК»), являющееся структурным подразделением ПАО «Газпром (оказание
услуг по комплексной эксплуатации инженерных систем офисного здания ПАО
«МОЭК»);
• ПАО «ЗиО-Подольск», являющееся структурным подразделением
Группы компаний «Росатом», расположенное по адресу: МО, город Подольск,
улица Железнодорожная, дом 2 (оказание услуг по техническому обслуживанию,
ремонту, пуску, наладке, поддержанию в рабочем состоянии тепловых сетей,
31
систем водоснабжения и канализации, трубопроводов сжатого воздуха и
кислорода, оборудования вентиляции сетей газораспределения);
• Москомстройинвест — Комитет г. Москвы по обеспечению реализации
инвестиционных проектов в строительстве и контролю в области долевого
строительства, расположенный по адресу: город Москва, улица Воздвиженка, д.
8/1, стр. 1 (оказание услуг по комплексной эксплуатации инженерных систем);
• Бизнес-центр «Астана», штаб-квартира компании «ЭнПиВи
Инжиниринг» / «NPV Engineering»., расположенный по адресу: город Москва,
Большой Строченовский пер., дом 5 (оказание услуг по комплексной
эксплуатации инженерных систем, клининг);
• ГКБ им. Ф.И. Иноземцева, расположенная по адресу: город Москва,
улица Фортунатовская, дом 1 (оказание услуг по эксплуатации и обслуживанию
систем жизнеобеспечения зданий) и др.
В таблице 2 представлена экономическая характеристика ООО «Сити
Сервис» за период с 2016 – 2018 гг., составленная на основании отчета о
финансовых результатах (Приложение 1)
Таблица 2
Экономическая характеристика ООО «Сити Сервис»
за 2016-2018 гг.
Показатели
2016 г.
2017 г.
2018 г.
Отклонение,
+/-
Темпы роста,
%
2017/
2016
2018/
2017
2017/
2016
2018/
2017
Выручка
90558
94238
92330
3680
-1908
104,06
97,98
Себестоимость
продаж
(83668)
(85502)
(86207)
1834
705
102,19
100,82
Валовая прибыль
(убыток)
6890
8736
6123
1846
-2613
126,79
70,09
Управленческие
расходы
(5162)
(8392)
(5921)
3230
-2471
162,57
70,56
Прибыль
(убыток) от
продаж
1728
344
202
-1384
-142
19,91
58,72
Проценты к
получению
1
0
37
-1
37
0
0
Прочие доходы
1003
1006
3640
3
2634
100,30
361,83
Прочие расходы
(554)
(1116)
(3587)
562
2471
201,44
321,46
32
Прибыль
(убыток) до
налогообложения
2178
234
292
-1944
58
10,74
124,79
Текущий налог
на прибыль
(557)
(267)
(59)
-290
-208
47,94
22,10
в т.ч. постоянные
налоговые
обязательства
(активы)
76
134
0
58
-134
176,32
0
Изменение
отложенных
налоговых
активов
46
86
0
40
-86
186,96
0
Чистая прибыль
(убыток)
1667
53
233
-1614
180
3,18
439,62
Проанализировав таблицу 2, можно сделать вывод о том, что
экономическая эффективность от деятельности компании увеличилась, о чем
свидетельствует рост выручки, которая за исследуемый период выросла с 90558
тыс. р. до 92330 тыс. р. Однако по сравнению с 2017 годом выручка уменьшилась
на 1908 тыс. р. В то же время, издержки производства (себестоимость продаж)
увеличились с 83668 тыс. р. до 86207 тыс. р. В 2017 году замечено увеличение
общего дохода компании по сравнению с 2016 годом, однако в 2018 году
показатель валовой прибыли уменьшился, что возникло в результате увеличения
затрат на выполнение работ/оказание услуг. За исследуемый период отмечается
увеличение управленческих расходов. В 2018 году замечается значительное
уменьшение прибыли от продаж с 1728 тыс. р. до 202 тыс. р., которое возникло
вследствие увеличения издержек производства и управленческих расходов. В
20018 г. наблюдаются проценты к получению, причитающиеся организации по
выданным ею займам в размере 37 тыс. р. Также в конце исследуемого периода
наблюдается значительное увеличение прочих доходов и расходов, не
относящихся к обычным видам деятельности. В 2018 году можно заметить
значительное уменьшение прибыли по сравнению с 2016 годом, в связи с
увеличением расходов, не относящихся к расходам по основному виду
деятельности. На конец исследуемого периода наблюдается снижение
показателя текущего налога на прибыль. В завершение рассмотрения
экономической характеристики ООО «Сити Сервис» необходимо отметить, что
33
часть балансовой прибыли после уплаты налогов, сборов и прочих платежей в
бюджет (чистая прибыль) в 2018 г. составляет 233 тыс. р., что значительно
меньше, чем в 2016 году, но больше чем в 2017 году. Рассмотрев экономические
показатели ООО «Сити Сервис» за 2016-2018 гг. необходимо отметить, что для
увеличения чистой прибыли предприятия требуется сократить издержки
производства, а также управленческие расходы.
2.2 Анализ кадрового состава организации
Проанализируем особенности организации деятельности ООО «Сити
Сервис» – построим организационную структуру управления организацией
(рисунок 2).
Рисунок 2. Организационная структура управления ООО «Сити
Сервис»
К компетенции генерального директора рассматриваемой организации
относятся вопросы руководства предпринимательской деятельностью общества.
Исключением являются вопросы, которые относятся непосредственно к
компетенции высшего органа управления. Определение всех прав и
обязанностей генерального директора осуществляют законодательство РФ,
прочие правовые акты РФ, Устав общества (Приложение 2) с ограниченной
ответственностью и договор, заключаемый с ним. При этом, следует учитывать,