14
Сотрудники предприятия. Данное приложение является бесплатным и
предназначено для работы с кадрами. Отличие данной программы от других в
том, что с ее помощью возможно ведение сразу нескольких предприятий. Для
более упрощенной работы с программой, разработчиками была предусмотрена
возможность работы с трех учетных записей: "Администратор", "Пользователь"
и "Гость". От имени "Администратора" есть возможность создания и
редактирования записей. Под учетной записью "Пользователь" возможно лишь
заполнение уже созданных баз и документов. "Гостю" предоставляется доступ
только для просмотра готовой документации.
С помощью данной программы можно:
- захватывать камеру (для того, чтобы получить фото работника);
- работать со сканером;
- создавать трудовые договора;
- разрабатывать новые шаблоны;
- создавать приказы;
- рассчитывать отпуск и стаж работы;
- вести табель учета рабочего времени;
- напоминать о необходимости прохождения медицинской комиссии;
- выгружать документы в Word и Excel;
- отправлять документы на печать.
Программа обладает сетевым доступом, в связи с чем позволяет работать
с ней сразу нескольким сотрудникам. Ограничений по количеству рабочих мест
в данной программе нет.
Кадры Плюс является многофункциональной программой, которая
способствует улучшенной работе кадровой службы. Необходимо обозначить,
что данное приложение является платным, однако есть возможность его
использования в тестовом режиме на протяжении пятидесяти пяти дней. За такой
период возможно полное изучение функционала, что позволяет понять, является
ли это приложение подходящим для работы в конкретной организации.
Благодаря программе "Кадры Плюс" можно:
15
- создавать карточки для каждого работника компании;
- вести учет рабочего времени;
- структурировать организацию;
- классифицировать должности;
- формировать табеля;
- создавать все необходимые приказы;
- рассчитывать стаж сотрудников;
- вести учет движения каждого работника компании;
- создавать шаблоны для каждого документа;
- экспортировать документацию в Excel;
- рассчитывать отпуск.
"Отдел кадров" является многофункциональной программой, которая
способна заменить даже 1С. Данная программа платная. Для бюджетных и
государственных организаций от разработчиков предоставляется скидка в
размере 30 %.
Интерфейс такой программы является достаточно понятным, в связи с
чем, сложности в работе возникать не должны.
С помощью данного приложении можно:
- создавать подробную карточку сотрудника;
- импортировать/экспортировать данные из 1С;
- создавать кадровые документы;
- составлять штатное расписание;
- рассчитывать все виды стажей;
- подключать любой тип классификатора;
- вести учет отпусков и командировок;
- экспортировать данные для отправки в ПФР;
- работать со стандартными отчетами;
- вести статистику предприятия.
В любом случае список возможностей программы намного шире.
Программа позволяет работать по сети. Имеется возможность подключения
16
дополнительного сотрудника, однако за каждый новый аккаунт необходимо
платить.
Персонал Бизнес является профессиональным приложением,
необходимым для работы с кадрами. Она позволяет осуществлять
автоматизацию кадрового делопроизводства. Ориентация программы
приходится на компании, не имеющие самостоятельной кадровой службы.
Управление программой простое, в результате чего с задачей сможет
справиться каждый ответственный за работу кадровой службы работник
предприятия. Ведение полноценного кадрового учета возможно даже самый
неопытным кадровиком. Версия программы - бесплатная. При желании есть
возможность перехода на "Pro" версию, за что взимается отдельная плата.
Программа позволяет:
- вести карточки работников;
- отслеживать перемещения и назначения;
- составлять штатное расписание;
- вести табель учета рабочего времени;
- рассчитывать стаж работы;
- планировать карьерный рост работников предприятия;
- работать с нормативной документацией;
- печатать необходимые документы;
- создавать текстовые и графические статистики;
- осуществлять резервное копирование базы;
- вести справочно-нормативные документы.
Возможность создавать запросы позволяет извлекать любую
информацию из базы. Данная процедура может осуществляться самим
кадровиком, не привлекая системного администратора.
Не стоит недооценивать бесплатные программы по ведению кадрового
учета. Они могут справляться с задачами не хуже, чем платные продукты. В
любом случае, они могут обладать некоторыми нюансами, но это не оказывает
сильного влияния на работу специалиста отдела кадров. Если рассматривать
17
платные продукты, то особого внимания достойны: 1С ЗУП и Отдел Кадров.
Среди бесплатных программ отличный вариант - программа Персонал Бизнес.
Для выбора наиболее подходящего варианта следует сначала сравнить
программные продукты, после чего уже осуществлять выбор.
1.2 Классификация кадровой документации
Специалисту кадровой службы приходится работать с большим
количеством служебных документов. Кадровой службе организации приходится
иметь дело с такими документами как: приказ, акт, справка, заявление, договор.
Человек, который не имеет представления о работе отдела кадров может
подумать, что поток таких документов является хаотичным, неуправляемым. Но
специалисты по кадрам знают, что это не так. Внутри организации присутствует
четкий порядок, согласно которому у каждого документа существует свое четко
определенное место в системе кадрового документооборота
6
.
Определение полного состава кадровых документов, наличие которых
требуется индивидуальному предпринимателю является достаточно сложным
процессом. Также в случае, если работодатель - юридическое лицо,
окончательный список кадровой документации находится в зависимости от
множества факторов, таких как: сфера деятельности, местность, условия труда,
а также желание самого работодателя.
Также есть перечень кадровых документов, наличие которых у
работодателя является обязательным, согласно ТК РФ. Например, требование о
наличии трудовых договор с работниками предусматривается статьями 56, 67, о
ведении трудовых книжек статьей 66, о создании Правил внутреннего трудового
распорядка статьей 189. Требование о создании или ведении иной кадровой
документации может предусматриваться другими законами и/или подзаконными
актами, такими как: Положение о персональных данных (Федеральный закон №
152 ФЗ от 27 июля 2006 года "О персональных данных") или Книга учета
6
Андреева В.И. Делопроизводство. Организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. М., 2013. - С. 52.
18
движения трудовых книжек и вкладышей (постановление Правительства
Российской Федерации № 255 от 16 апреля 2003 года).
Существует шесть видов внутренних документов предприятий, с
которыми работают специалисты отдела кадров
7
:
- локальные нормативные акты;
- распорядительная документация;
- документы, которые подтверждают трудовую деятельность сотрудника;
- информационно-расчетная документация;
- официальная внутренняя переписка;
- журналы учета и регистрации документов.
Документы, которые входят в каждую из перечисленных групп, обладают
своими особенностями: их по-разному разрабатывают, утверждают и вводят в
действие.
Локальными нормативными актами определяются общие принципы
работы предприятия. В них осуществляется определение режима труда и отдыха
работников, их должностных функций, системы оплаты труда и премирования,
основных прав и обязанностей сторон трудового договора.
Разработка этих документов происходит согласно действующему
трудовому законодательству.
В трудовом законодательстве нет четкого определения локального
нормативного акта предприятия, что приводит к возникновению вопросов
касаемо принадлежности того или иного организационно-распорядительного
документа к нормативным актам.
Ниже представлены основные признаки локального нормативного акта.
1. Локальным нормативным актом является документ, который
принимает работодатель.
2. В локальном нормативном акте содержатся нормы трудового права.
7
«Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты»
Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. -
№3. – 2018.
19
3. Локальным нормативным актом является документ, который обладает
нормативностью, т.е. он рассчитан на неоднократное применение, а также
обязателен для работника или персонально определенного работника. Действие
документа распространяется на всех работников компании или же на
определенное в документе количество сотрудников компании.
Учитывая изложенное, приказы руководителя по отношению к
работникам - это правоприменительные документы, не относящиеся к
локальным нормативным актам.
В связи с этим, локальными нормативными актами являются акты
работодателя, включающие в себя правила поведения, которые обязательны для
неопределенного количества человек и рассчитаны на многократное
применение.
Наряду с этим необходимо обратить внимание на то, что у работодателя
обязательно должны быть в наличии иные организационно-распорядительные и
индивидуально-правоприменительные документы.
Ниже перечислены основные из них:
- табеля учета рабочего времени (статья 91 ТК РФ);
- графики отпусков (статья 123 ТК РФ);
- штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
- приказы об утверждении расчетного листка (статья 136 ТК РФ);
- приказы работодателя:
- о приеме на работу (ф. Т-1, Т-1а);
- о переводе сотрудника на другую работу (ф. T-5, Т-5а);
- о предоставлении отпуска сотруднику (ф. Т-6, Т-6а);
- об увольнении сотрудника (ф. Т-8, Т-9а);
- о направлении в командировку (ф. Т-9, Т-9а);
- о поощрении (ф. Т-11, Т-11а);
- и др.
Согласно статье 22 ТК РФ, обязанность соблюдения правил,
установленных локальным нормативным актом, распространяется как на
20
сотрудников предприятия, так и на руководителя.
Существуют следующие виды локальных актов предприятия
8
:
- акты, наличие которых в компании является обязательным условием;
- акты, наличие которых в компании не является обязательным условием.
Различие локальных актов происходит по осуществляется по процедуре
их утверждения.
Утверждение отдельных локальных нормативных актов предприятия
осуществляется с учетом мнения профсоюзного органа предприятия.
Все остальные локальные акты могут утверждаться руководителем
предприятия самостоятельно.
Стоит обратить внимание на то, что нет типовых форм локальных
нормативных актов. Условия, которые указываются в локальном акте
конкретного предприятия являются индивидуальными и могут быть доработаны
любым работодателем на основе своих требований. В связи с этим,
универсальные формы, которые могли бы применяться любыми работодателями
отсутствуют.
Распорядительными документами являются приказы и распоряжения
руководителя.
Распоряжения можно разделить на две группы:
1) приказы по основной деятельности компании (по вопросам
производства, об утверждении в компании штатного расписания, инструкции по
кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации);
2) приказы по личному составу (о приеме работника на работу, об
прекращении трудового договора с работником, о переводе работника на другую
должность, о предоставлении отпуска работнику, о поощрении работника и
дисциплинарном взыскании).
Список документов, которые подтверждают трудовую деятельность
сотрудника организации, включают в себя:
8
Кузнецова И.В. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие для
бакалавров/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А.— Электрон. текстовые данные— Москва, Саратов: Дашков и К, Ай
Пи Эр Медиа, 2017.— С. 25
21
- трудовую книжку;
- трудовой договор;
- справку о трудовой деятельности;
- копию приказа о приеме на работу сотрудника;
- копию приказа об увольнении сотрудника.
Ведение информационно-расчетных документов осуществляется
специалистом отделом кадров, целью которого является учет персональных
данных работников предприятия, закрепление информации, которая связана с их
трудовой деятельностью.
К данным документам можно отнести:
- личную карточку сотрудника;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- табеля учета рабочего времени;
- графики сменности;
- личные дела.
Большинство этих документов имеет унифицированную форму
9
.
Использование внутренней служебной переписки осуществляется для
того, чтобы документально оформить все кадровые решения. Например, если
руководитель структурного подразделения желает наказать сотрудника за
прогул, то требует от него написать объяснительную записку. После этого он
обращается к директору компании с докладной запиской с просьбой о
привлечении виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности.
В случае, если начальник хочет поощрить сотрудника за трудовые
заслуги, то им в адрес директора компании направляется представление о
поощрении работника.
Внутренняя служебная переписка способствует официальному обмену
мнениями между должностными лицами компании, а также между
9
Кузнецова И.В. Документирование управленческой деятельности [Электронный ресурс]: учебное пособие для
бакалавров/ Кузнецова И.В., Хачатрян Г.А.— Электрон. текстовые данные— Москва, Саратов: Дашков и К, Ай
Пи Эр Медиа, 2017.— С. 45.
22
должностными лицами и руководителем компании.
Ведение регистрационных журналов (книг) на предприятии
осуществляется для каровых документов. При правильном учете документа (с
присвоением конкретного номера и даты регистрации), ему придается
юридическая сила.
Утверждение форм некоторых журналов и книг осуществляют
официальные органы. Разработка других форм документов осуществляется
самим предприятием.
Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
к ним утверждается постановлением Минтруда России N 69 от 10 октября 2003
года (ред. от 31.10.2016)
10
.
У журналов учета личных дел или журналов учета прохождения
медицинских осмотров отсутствует рекомендуемая форма, в связи с чем их
разработка осуществляется самим предприятием.
Регулирование трудовых правоотношений работодателя и работника в
России осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом Российской
Федерации.
Управление личным составом на предприятиях осуществляется
самостоятельными структурными подразделениями (отделом персонала,
отделом кадров), в то время как на малых предприятиях функции по управлению
персоналом выполняются отдельными работниками (инспектором по кадрам,
менеджером по персоналу) либо по совместительству - секретарем руководителя
предприятия, в некоторых случаях главным бухгалтером.
Каждый этап трудового цикла, начиная с приема на работу нового
работника и заканчивая его увольнением вне зависимости от формы
собственности, требует обязательного документирования. Совокупностью
взаимосвязанных документов, которые фиксируют этапы трудовой
деятельности, расчетов по оплате труда и другим вопросам, является
10
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) «Об утверждении инструкции
по заполнению трудовых книжек».
23
документация по личному составу
11
.
Вся документация по личному составу, в т.ч. организационно-
распорядительная, первичная учетная включает в себя четыре группы:
- документацию, связанную с комплектованием персонала предприятия;
- документацию, которая связана с движением персонала в период работы
на предприятии;
- документацию, связанную с отношением сотрудника к трудовому
процессу;
- документацию, которая связана с увольнением сотрудника.
Первичную учетную документацию по личному составу можно разделить
на две группы, а именно:
- документацию по учету кадров;
-документацию по учету использования рабочего времени и расчетов с
сотрудниками по оплате труда.
Распространение унифицированных форм первичных учетных
документов по учету кадров приходится на юридическое лицо любой
организационно-правовой формы и формы собственности, а по учету
использования рабочего времени и расчетов с сотрудниками по оплате труда - на
юридическое лицо любой организационно-правовой формы и формы
собственности, за исключением бюджетной организации.
В связи с тем, что документы по учету использования рабочего времени
и расчеты с сотрудниками по вопросам оплаты труда, не являются
распорядительными документами, их оформление мы рассматривать не будем.
Процесс управления кадровыми ресурсами предприятия помимо
оформления первичных учетных документов заключается в следующем:
- ведении трудовых книжек;
- формировании и ведении личных дел;
- подготовке и передаче дел в архив компании;
11
Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов ( на
основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. - М.: Бизнес - школа «Интел - синтез», 2016. - 208 с.