74
заинтересованности сотрудников в повышении профессиональных знаний с
возможностью карьерного роста, увеличению морального стимулирования.
На текущий момент руководителем и специалистом отдела кадров ООО
«Сити Сервис» разрабатываются рекомендации по подбору и оценке
менеджеров для работы в отделе кадров. Особое внимание уделяется опыту
работы с кадровыми ресурсами, а также умению правильно организовать
кадровый документооборот на предприятии.
С целью усовершенствования бумажного документооборота в ООО
«Сити Сервис» руководителем организации разработан регламент по ведению
документооборота на предприятии.
С целью усовершенствования работы отдела кадров ООО «Сити Сервис»,
установлено программное обеспечение «Консультант плюс», а также за счет
предприятия выписываются счета на журнал «Справочник кадровика».
Благодаря этому специалист отдела кадров в курсе последний изменений в
законодательстве. Имеет быстрый доступ к официально утвержденным формам
кадровых документов, что значительно упрощает и ускоряет работу отдела
кадров.
Проанализировав эффективность предложенных рекомендаций, автор
сделал выводы, что внедрение ЭДО путем покупки программы «СБиС++»
позволит сократить затраты на организации рабочего места нового сотрудника,
а также на аренде дополнительного офисного помещения, сократить рабочее
время сотрудников на обработке бумажных документов, а также сократить
затраты на приобретение бумаги и отправке бумажной корреспонденции. Также
после нововведений улучшена работа отдела кадров, улучшен психологический
климат на предприятии. Благодаря внедрению программного обеспечения
«Консультант Плюс» и использованию журнала «Справочник кадровика»
специалистом отдела кадров допускается меньше ошибок в процессе
оформления кадровых документов, имеется доступ к последним изменениям в
законодательстве, что позволяет избежать штрафов и проверок вследствие
неправильного ведения кадрового делопроизводства.
75
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
От обеспеченности ООО «Сити Сервис» трудовыми ресурсами и
эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения
всех работ.
В ООО «Сити Сервис» документом, регламентирующим работу
организации, является «Правила внутреннего трудового распорядка». Эти
правила устанавливают взаимные права и обязанности работодателя и
работников, ответственность за их исполнение.
Организационно-правовые документы ООО «Сити Сервис» содержат
положения строго обязательные для исполнения, они являются правовой
основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке
проходят процедуру утверждения руководителем организации.
Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное
разделение и кооперация труда между организацией и работниками.
Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от
вида организационно-правовых документов. Например, изменения в штатное
расписание вносятся по мере необходимости приказами руководителя.
Одна из важнейших функций организации работы с документами –
функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией –
записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей
факт создания документа, его отправки или получения. В ООО «Сити Сервис»
отсутствовал четкий контроль за движением документов.
Проблема работы с электронной информацией становится актуальной.
Поэтому первым шагом в целях совершенствования отдела кадров ООО «Сити
Сервис» является внедрение информационных технологий в управленческий
процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить
потоки электронных документов.
Руководитель организации должен учитывать, что документы по личному
составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие
76
трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в
жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а
также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового
кодекса Российской Федерации.
Для специалиста отдела кадров важно правильно оформить документы:
при приеме на работу, переводе и особенно при увольнении. Потому, что
увольнение работника, к примеру, может быть признано незаконным и
организации придется ему оплачивать время вынужденного прогула. В
результате лишения работника возможности трудиться у него возникает
вынужденный прогул, который в одних случаях приводит к тому, что работник
не получит заработка, в других – может привести к этому.
На сегодняшний день отделу кадров ООО «Сити Сервис» важно не только
правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного
заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем
производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким
образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы
предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить
за тем, чтобы таких работников становилось все больше.
В процессе написания ВКР автором была проанализирована организация
кадрового документооборота в ООО «Сити Сервис», а также разработаны
рекомендации по совершенствованию электронного, кадрового
документооборота на предприятии.
Оценка эффективности предложенных рекомендаций показала, что
внедрение ЭДО путем покупки программы «СБиС++» позволит сократить
затраты на организации рабочего места нового сотрудника, а также на аренде
дополнительного офисного помещения, сократить рабочее время сотрудников на
обработке бумажных документов, а также сократить затраты на приобретение
бумаги и отправке бумажной корреспонденции. Значительно улучшилась работа
отдела кадров. Усовершенствован бумажный документооборот на предприятии,
77
ужесточен контроль за движением документов, благодаря разработке регламента
по ведению документооборота.
Приобретено программное обеспечение, а также выписан журнал для
специалиста отдела кадров, что способствует вовремя следить за изменениями в
законодательстве, упрощает процесс ведения кадрового делопроизводства,
ускоряет поиск и оформление необходимых форм кадровых документов, а также
избежать штрафов и проверок вышестоящих органов вследствие неправильной
организации кадрового документооборота.
С целью изучения организации работы кадровой службы в ООО «Сити
Сервис» были решены следующие задачи:
1) изучены понятие, содержание и структура кадрового
документооборота, классификация кадровой документации, а также рассмотрен
отечественный и зарубежный опыт организации кадрового документооборота;
2) охарактеризована и проанализирована деятельность и кадровый
состав ООО «Сити Сервис», проведены аудит и оценка организации кадрового
документооборота организации;
3) разработаны рекомендации по совершенствованию электронного
документооборота в ООО «Сити Сервис», проведена оценка эффективности
предложенных рекомендаций.
Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную
роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает
оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как
служит документальным подтверждением прав работника на социальное
обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых
конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение,
используется в справочных целях при обращении граждан в архивные
учреждения.
78
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред.
от 01.04.2019).
2. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации,
информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07.
2006) // собрание законодательства РФ. – 2006. - №31 (1ч). (ред. от 18.03.2019).
3. «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной
документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного
комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3.
– 2018.
4. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от
31.10.2016) «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
5. Андреева, В. И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое
пособие с образцами документов ( на основе ГОСТов РФ) / В. И. Андреева. - М.:
Бизнес - школа «Интел - синтез», 2016. - 208 с.
6. Текущее делопроизводство ООО «Сити Сервис» папка №9 //
Должностная инструкция специалиста отдела кадров.
7. ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов" (утв. приказом
Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8
декабря 2016 г. N 2004-ст).
8. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах
исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536
// Справочник кадровика. - №10. - 2018.
9. Текущее делопроизводство ООО «Сити Сервис» папка №7 // Правила
внутреннего трудового распорядка.
10. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. –
М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2017.
79
11. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник
кадровика. - 2017. - №5. - С.73
12. Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник
кадровика. – 2017. - №3. - С.16.
13. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по
управлению персоналом. – 2015. - №8. - С. .97
14. Документы по оформлению трудовых отношений. – М.: ПРИОР, 2017.
15. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск //
Справочник кадровика. – 2016. - №6. - С.58.
16. Кадровик: сборник документов. – 2015. - 3-й выпуск.
17. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? //
Справочник по управлению персоналом. – 2017. - №8. - С.80.
18. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. –
2016. - №11. - С.76.
19. Федосова В. Т.: Управление современной школой выпуск 4, (кадровое
делопроизводство в образовательном учреждении) // М.: «Учитель», 2017-128 с.
20. Демин Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов
// СПб.: Питер, 2016-220 с.
21. Андреева В. И.: Делопроизводство в кадровой службе. Практическое
пособие с образцами документов // М.: ЗАО» Бизнес-школа, 2018-67 с.
22. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов //
Справочник кадровика. – 2017. - №2. – С.55
23. Андреева В. И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10,
перераб. и доп. // М.: ООО «Управление персоналом», 2015-200 с.
24. Бобылева М. П.: На пути к информационному менеджменту (вопросы
оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в
условиях автоматизации документооборота) // М.: Управление персоналом,
2016-175 с.
25. Куприянова З. К.: Как меняется отношение к труду // М.: «Человек и
труд» №2, 2015-124 с.
80
26. Мескон М. Х.: Основы менеджмента // М.: «Дело ЛТД», 2016-702 с.
27. Стенюков М. В.: Делопроизводство на малом предприятии.
Документы по личному составу. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2016-224 с.
28. Щур Д. Л.: Кадры предприятия 300 образцов должностных
инструкций // М.: Изд-во «Дело и Сервис», 2015-880 с.
29. https://sbis.ru/
30. https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html
31. Текущее делопроизводство ООО «Сити Сервис» папка №5 //
Положение об отделе кадров.
32. https://sovets.net/15082-kadrovoe-deloproizvodstvo.html
33. https://assistentus.ru/buhuchet/valovaya-pribyl/
34. https://www.garant.ru/company/garant-press/ab/399213/2/
35. https://ipexperts.ru/kadry/vedenie-kadrovogo-ucheta.html
81
ПРИЛОЖЕНИЯ
Приложение 1. Отчет о финансовых результатах за 2018 г.
82
Приложение 2. Устав ООО «Сити Сервис»
83