75
Целевая аудитория корпоративного портала – сотрудники организации.
Цели корпоративного портала: создание прямого канала общения между
сотрудниками; повышение лояльности сотрудников в компании; развитие
корпоративной культуры; повышение эффективности и производительности
сотрудников. В основные функции портала входит: управление задачами и
проектами; тайм-менеджмент 2.0; CRM (Customer Relationship Management);
управление документами; интеграция с 1С, Microsoft, Google, Apple;
автоматизация бизнес-процессов; производительность и безопасность;
мобильные веб-приложения.
Выделяются две большие категории пользователей – пользователи
внутренней корпоративной сети и пользователи внешней сети (Интернет-
пользователи). В зависимости от масштаба корпоративной сети пользователи
первой категории могут быть сотрудниками одного подразделения. В
последнем случае, хотя входом в информационное пространство может стать
любой сайт организации, выделяется единый, центральный вход – фокусная
точка доступа ко всем базам данным, корпоративным ресурсам и сервисам.
На рисунке 4 представлена схема проведения видеоконференции между
сотрудниками посредством корпоративного портала.
Рисунок 16. Схема проведения видеоконференции между
сотрудниками посредством корпоративного портала
76
Корпоративный портал имеет следующие функции: организация
обсуждений в рабочих группах с общими календарями, задачами, отчетами,
библиотеками файлов документов; встроенный сервис для обмена
мгновенными сообщениями между сотрудниками; видеоконференции и
видеозвонки для совещаний с сотрудниками удаленных офисов и переговоров
с клиентами; технология Send&Save - переписка сотрудников по электронной
почте дублируется на портале, архивируется по темам и индексируется
внутренней системой поиска; официальная лента новостей, видеообращения
руководства, блоги сотрудников; система обучения и тестирования персонала;
списки сотрудников, визуальная структура компании.
В рамках корпоративного портала работает сервис организации
конференции, включая удаленную регистрацию участников, прием
материалов с возможностью анализа состава участников менеджерами
конференции. С портала осуществляется доступ к корпоративным материалам
(документам, приказам, положениям, инструкциям), а также вход в интранет-
портал для удаленных пользователей. В целях управления содержимым,
обеспечения функционирования портала разработана система управления
контентом, которая позволяет обеспечить менеджерам портала (они могут
являться представителями различных подразделений организации)
авторизованный доступ к «своим разделам, создавать новые подразделы и
информационные страницы, публиковать новости и анонсы.
Пользователи внутренней сети обладают всеми возможностями
Интернет-пользователей, но имеют дополнительный доступ к
информационным корпоративным материалам, размещенным на портале и
доступ к файлам ftp-сервисов.
Данный корпоративный портал позволяет организовать коллективную
работу сотрудников. Портал содержит: календари с совместным доступом для
планирования встреч и мероприятий; управление задачами и поручениями;
библиотека общих файлов и документов; совместная работа с документами на
77
портале с помощью Microsoft Office и Open Office; бронирование
переговорных; график отсутствий сотрудников; поиск по всему порталу и по
рабочим группам; взаимодействие с партнерами, клиентами, поставщиками,
дистрибьюторами и другими внешними пользователями через Экстранет.
На рисунке 5 представлены возможности планировщика рабочего
времени сотрудников посредством корпоративного портала.
Рисунок 17 . Возможности планировщика рабочего времени
сотрудников посредством корпоративного портала
Возможности автоматизации бизнес-процессов посредством
корпоративного портала представлены на рисунке 17.
Корпоративный портал позволяет запуск самых разных бизнес-
процессов через портал: оформление командировки, отпуска, утверждение и
оплата счетов, публикация документов и т.п.; встроенные шаблоны типовых
бизнес-процессов; простой визуальный редактор для проектирования
собственных бизнес-процессов с поддержкой функции drag&drop;
корректировку бизнес-процесса даже после его запуска (например, запрос
дополнительной информации у участников бизнес-процесса); автоматизация
оформления пропусков, заказа канцелярии, курьеров и т.п.
78
Рисунок 18. Возможности автоматизации бизнес-процессов
посредством корпоративного портала
Корпоративный портал позволяет осуществлять поиск сотрудника,
наглядно видеть загрузку сотрудников и динамику кадровых изменений
(рисунок 18).
В разделе документы могут быть загружены Положения о
подразделениях, должностные инструкции персонала.
В разделе «Сервисы» представлены специальные услуги, сервисы и
полезная информация для сотрудников компании.
Оформление заявок и запросов на услуги выполняется на странице
Электронные заявки. Для оформления заявки необходимо выбрать вид заявки,
а затем заполнить специальную форму.
На странице Вопросы и Ответы содержится список наиболее часто
задаваемых вопросов по той или иной проблеме. Здесь вы можете быстро
найти ответ на интересующий вас вопрос.
Заявка в IT-службу выполняется на странице Техническая поддержка, на
которой сначала описывается возникшая проблема, а в дальнейшем ведется
обсуждение и поиск решения проблемы совместно с сотрудником IT-службы.
79
Рисунок 19. График отсутствий сотрудников
Раздел «Обучение» содержит обучающие курсы по различным
направлениям. Каждый учебный курс состоит из цикла уроков, некоторые
уроки могут быть объединены в главы. В курс также могут быть включены
тесты для самопроверки и итоговые сертификационные тесты. Результаты
вашего тестирования и полученные сертификаты можно просмотреть на
страницах «Журнал обучения» и «Мои сертификаты» соответственно.
Опросы позволяют узнать мнение сотрудников по различным вопросам.
Просмотр опросов и их результатов выполняется на странице Опросы.
Сотрудник может проголосовать по любому активному опросу.
Список необходимых и часто используемых сотрудниками ресурсов
представлен на странице Каталог ссылок. Управление подпиской на рассылки
с сайта выполняется на странице Подписка. Сотрудник можете выбрать
рубрики и указать e-mail сотрудника, на который нужно получать рассылки
портала. Фактором реализации корпоративной политики компании является
оформление уже имеющейся информации с привлечением определенных
визуальных образов и графических приемов на основе фирменного стиля
компании (имя компании (полное имя плюс аббревиатура), логотип,
фирменная цветовая гамма, фирменные модули, слоган). На разработке
80
концепции Web-дизайна ресурса, адекватного корпоративной культуре
компании, акцентируется особое внимание, поскольку дизайн корпоративного
портала не только формирует впечатление пользователя о ресурсе в целом, но
и позволяет идентифицировать компанию среди сайтов конкурентов, таким
образом, определяя качество восприятия корпоративного ресурса.
3.2 Предложения по улучшению системы кадрового делопроизводства в
организации
Разработка инструкции направлена на установление единого порядка
работы с документами в целом.
Назначением инструкции является установление единого порядка
работы с документами отдела кадров ООО «Уримаил» , подготовка и передача
их в архив.
Цель инструкции – совершенствование работы с документами,
повышение качества подготовки документов, упорядочение
документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение
эффективности управленческой деятельности в целом.
Инструкция разработана на основе законодательных и иных
нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и
документации. Одновременно инструкция отражает специфические
особенности работы с документами, характерные для ООО «Уримаил» .
Структура инструкции содержит 5 разделов.
Общие положения.
В данном разделе описано назначение и цель инструкции, на какие
документы распространяется ее действие, на основании каких нормативных
документов она разработана, кто несет ответственность за выполнение и кто
утверждает данную инструкцию.
Термины и определения.
В разделе описаны основные термины, которые характерны для данной
инструкции.
81
Требования к оформлению документов отдела кадров ООО «Уримаил».
В данном разделе представлен алгоритм заполнения приказов по
личному составу. Приведены примеры заполненных унифицированных форм
документов в виде приложений. А также прописаны правила заполнения
трудовых книжек, штатного расписания и графика отпусков.
Сроки ознакомления с документами.
В разделе прописаны сроки ознакомления сотрудника с внесенной
записью или приказом.
Инструкция представляет собой перечень действий, который
необходимо выполнять исполнителю процесса, для получения качественного
результата.
В ходе написания работы было проведено анкетирование специалиста
по кадрам. Было выявлено, что в целях совершенствования работы отдела
кадров, в ООО «Уримаил» , необходимо внедрить Инструкцию по
документационному обеспечению деятельности отдела кадров.
Работа по внедрению настоящей инструкции была разделена на этапы.
На первом этапе специалисту была предложена разработанная инструкция и
карта экспертной оценки. Критерии карты направлены на то, чтобы отследить
правильность оформления и содержания настоящей инструкции. На
основании карты экспертной оценки можно сделать вывод, что инструкция
соответствует необходимым требованиям, отражает содержание заявленной
темы, представленная в инструкции информация может использоваться для
работы с кадровой документацией.
На втором этапе инструкция была внедрена на время преддипломной
практики и выдана специалисту для работы с документацией.
На третьем этапе по окончанию практики, специалисту была
предложена анкета результативности внедрения настоящей инструкции . По
результатам анализа анкеты и работы с данной инструкцией было выявлено
следующее:
82
внедрение инструкции позволит оптимизировать работу специалиста
отдела кадров;
настоящая инструкция является эффективным способом
совершенствования отдела кадров, т.к. она отражает ведение кадровой
документации, что впоследствии поможет новым специалистам реализовать
свои знания и навыки, а также ее внедрение не требует финансовых затрат с
экономической точки зрения;
инструкция устанавливает четкий и логично выстроенный алгоритм
оформления каждого документа.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что введение инструкции по
документационному обеспечению деятельности отдела кадров в организации
позволяет систематизировать работу кадрового отдела, экономит рабочее
время специалиста.
В случае вступления в должность другого человека, данная инструкция
будет доступно и понятно регламентировать действия по введению работы с
кадровой документацией.
• 3.3. Оценка экономической эффективности оптимизации кадрового
документооборота ООО «УРИМАИЛ»
Экономическая эффективность – результативность мероприятия, т.е.
получение больших результатов при тех же затратах или снижение затрат при
получении того же результата. Экономическим эффектом при проведении
запланированных мероприятий являются повышение производительности
труда, снижение текучести кадров.
Социальная эффективность проекта проявляется в возможном
достижении положительных изменений или снижение отрицательных
изменений в организации. Следовательно, для определения оценки
эффективности мероприятий по совершенствованию организации и
83
нормирования труда персонала следует рассматривать расходы на внедрение
мероприятий, а также социальный и экономический эффект от их внедрения.
Оценку экономического эффекта можно провести по формуле:
Э = Д - З , (3.1)
где Э – экономический эффект от реализации мероприятий;
Д – доходы от реализации мероприятий;
З – затраты на реализацию мероприятий
Эффективность предложенных мероприятий можно рассчитать по
формуле:
Эф = Э/З (3.2)
Срок окупаемости мероприятий может составить:
Р = З/Э (3.3)
Улучшение социальных показателей проявляется в повышении
удовлетворенности сотрудников материальным вознаграждением, условиями
труда, социально-психологическим климатом в коллективе. Основным
экономическим эффектом является рост производительности труда. Известно,
что применение адекватных, соответствующих психологическому типу
работника, поощрений повышает производительность труда сотрудников
более чем на 60% .
По оценкам экспертов, рациональный комплекс мероприятий,
направленных на улучшение условий труда, может обеспечить прирост
производительности труда до 25% .
Предположим, что внедрение предложенных мероприятий позволит
повысить производительность труда персонала в на 25%. Тогда при
увеличении производительности труда на 25 % в 2019 г. сможет получить
дополнительную выручку в размере: 244693 тыс. руб. в год при неизменной
численности персонала (978772 тыс. руб.*25%/100% = 244693 тыс. руб.)
При сохранении показателя рентабельности на уровне 2018 г. (0,73 %)
прибыль составит: 244693*0,73/100%= 1786,3 тыс. руб.
84
Итак, общая величина прибыли от реализации мероприятий составит
1786,3 тыс. руб.
Рассчитаем затраты на реализацию предложенных мероприятий.
1. Налаживание обратной связи руководства и коллектива организации,
приняв на работу тренинг-менеджера с психологическим образованием.
1. Создание корпоративного портала
Затраты на создание корпоративного портала составляют 590 тыс. руб.
2. Разработка инструкции
Затраты на разработку инструкции незначительны, и включают затраты
на распечатку его материалов для ознакомления сотрудников. Общие затраты
составят 5000 руб.
3. Организация тренинга по ознакомлению сотрудников кадровой
службы с нововведениями.
Стоимость тренинга составит 10 тыс. руб. на одного участника.
Общие затраты на проведение тренинга составят 200 тыс. руб.
Затраты на внедрение предлагаемых мероприятий представлены в
таблице 12.
Таблица 13
Затраты на внедрение предлагаемых мероприятий по
совершенствованию организации кадрового документооборота
Мероприятие
Общая
величина
затрат, тыс.
руб.
1
2
1 Создание корпоративного портала
590
2. Разработка инструкции по делопроизводству
5
3. Организация тренингов
650
Итого
1245
Экономический эффект:
Э = Д - З = 1786,3-1245 = 541,3 тыс. руб.
Эффективность предложенных мероприятий:
Эф = Э/З = 541,3/1245*100% = 43,47%
Срок окупаемости мероприятий составит: