65
Продолжение таблицы 12
Делопроизводитель
Принимает и регистрирует заявления работников,
докладные записки по трудовым отношениям.
Ведет книги приказов по личному составу,
отпускам, командировкам. Составляет приказы на
сотрудников. Ведет журналы регистрации
приказов. Обеспечивает сохранность проходящей
документации. Систематизирует и хранит
документы. Создает документы отдела. Ведет
работу по созданию справочного аппарата по
документам, обеспечивает удобный их поиск.
Подготавливает и сдает в архив организации
документы, составляет опись дел, передаваемых
на хранение в архив.
Специалист отдела
кадров
Принимает участие в работе по подбору, отбору,
расстановке кадров. Ведет документацию по учету
кадров (прием, перевод, трудовая деятельность и
увольнение работников). Ведет личные дела
сотрудников, заполняет личные карточки Т-2.
Формирует кадровые базы данных, готовит
статистическую информацию, отчеты.
Осуществляет учет и хранение трудовых книжек.
Своевременно знакомит работников с приказами и
другими документами кадрового характера.
Составляет табель учета рабочего времени.
Соблюдает законодательство о защите
персональных данных. Анализирует состояние
трудовой дисциплины и выполнение работниками
внутреннего трудового распорядка, движение
кадров. Выполняет служебные поручения своего
непосредственного руководителя. Формирует
папки документов кадрово-юридического отдела.
По данным таблицы можно сделать вывод, что работу специалиста
делопроизводственной службы в организации, выполняет делопроизводитель.
В своей деятельности делопроизводитель выполняет большой объем работы,
начина с создания документов и заканчивая сдачей документов на архивное
хранение.
Кадровые документы имеют первостепенное значение для каждого
работника учреждения, так как они подтверждают стаж и место работы.
В ООО «Уримаил» кадровый отдел состоит из двух человек (секретарь
и делопроизводитель). Два специалиста выполняют весь объем работы с
документами, совмещая свою трудовую деятельность с рядом других
66
должностных обязанностей. В своей деятельности они руководствуются
рядом нормативно-правовых актов, одним из которых является «Должностная
инструкция делопроизводителя». Данная инструкция включает в себя не
только обязанности, но и описывает права делопроизводителя, а так же его
взаимоотношения со структурными подразделениями, с которыми он
взаимодействует в ходе своей работы.
В ООО «Уримаил» специалист по кадрам (делопроизводитель)
непосредственно подчиняется директору.
Специалист по кадрам выполняет следующие функции:
осуществляет подготовку и систематизацию материалов сотрудников
при собеседовании, переводе на новую должность, а также осуществляет
подготовку проведения аттестации и оформления документов по решению
аттестационной комиссии;
ведёт оформление приема, перевода и увольнения работников в
соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и
приказами руководителя учреждения, выдача различного рода справок
работникам организации;
ведёт учет личного состава и стажа работников организации,
осуществляет хранение и заполнение трудовых книжек, ведение
установленной документации по кадрам.
В своей деятельности отдел кадров руководствуется:
Трудовым Кодексом РФ ,
Уставом организации и т.д.
Документы совокупность документов, в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности сотрудников.
Состав документов отдела кадров: трудовые договора, приказы по
личному составу, трудовые книжки, личные карточки формы Т-2, личные
дела, бланки документов, копии паспортов и документов об образовании,
67
согласие на обработку персональных данных, переписки с организациями,
переписки с Министерством образования.
Современное законодательство требует оформления большого
количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых
отношений работника и работодателя. Разрабатывать и оформлять основной
массив таких документов приходится специалисту по кадрам.
В учебном заведении используется следующий перечень
унифицированных форм:
документальное закрепление структуры и штата предприятия
(Структура и штатная численность, Штатное расписание (форма Т-3),
Замещение должностей);
внутренние нормативные акты (Должностные инструкции работников,
Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об обработке
персональных данных работника);
документы, оформляющие прием, перевод, увольнение работника на
предприятие: Трудовой договор, Изменения к трудовому договору, Приказ
(распоряжение). О приеме работника на работу (форма Т-1, Т-1а). Приказ
(распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма Т-5, Т-5а).
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с
работником (форма Т-8, Т-8а). Личная карточка работника (форма Т-2).
Трудовая книжка работника. Личное дело работника;
оформление отпуска на предприятии: График отпусков (форма Т-7).
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6, Т-
6а);
оформление командировок работников на предприятии: Служебное
задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-
10а). Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма
Т-9,Т-9а). Командировочное удостоверение (форма Т-10). Приказ
(распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11, Т-11а).
68
В ходе проведения анализа с документами были выявлены ряд
преимуществ и недостатков. Преимущества:
Документы хранятся в отдельных папках и на определенных полках.
Личные дела хранятся в отдельном шкафу. На каждом личном деле работника
указана его фамилия, имя и отчество. Личные дела стоят в алфавитном
порядке. На каждого работника заведено личное дело.
Недостатки отдела кадров ООО «Уримаил» :
Нарушение инструкции по хранению документов, оформление
документов не в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и
др., что приводит к снижению эффективности работы с кадровыми ресурсами
организации.
Личные карточки уволенных сотрудников хранятся в хаотичном
порядке, совместно с действующей картотекой. Записи в некоторых личных
делах произведены неаккуратно, с допущением орфографических ошибок.
Документы оформляются с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30 2003г,
ослаблен контроль исполнительской дисциплины, что приводит к
неправильному оформлению и возможна утеря документов.
В ходе анализа деятельности отдела кадров ООО «Уримаил» ,
выявлено, что для устранения недостатков оформления кадровых документов
можно порекомендовать и внедрить инструкцию по документационному
обеспечению деятельности отдела кадров.
Один из способов совершенствования документационного обеспечения
– это регламентация.
Оптимальными средствами совершенствования документационного
обеспечения с точки зрения регламентации являются альбом форм и
инструкция. Альбом форм документов организации — это сборник эталонных
69
унифицированных форм документов, применяемых для документирования
деятельности организации.
Также альбомом форм не предусмотрена регламентация выполнения
процессов по работе с документами, он только является справочником, в
котором содержится в упорядоченном виде формы документов, необходимых,
для реализации собственных функций.
Выводы по второй главе:
В ходе нашего исследования была проанализирована кадровая
деятельность организации. Здесь следует отметить, что данная деятельность
ведется в рамках действующего законодательства и регулярно проверяется
контролирующими организациями.
В результате анализа кадровой деятельности, автором были выявлены
недостатки существующей системы организации работы с кадровыми
документами: несвоевременно оформляются передвижения работников,
недостаточно полно ведется работа по награждению сотрудников и
мониторинг законодательной и нормативно-правовой базы кадрового
делопроизводства.
К организационным мерам по совершенствованию документационного
обеспечения деятельности отдела кадров относится разработка локальных
нормативных правовых актов организации и методических документов,
устанавливающие требования, правила, рекомендации по организации
документационного обеспечения по деятельности отдела кадров в ООО
«Уримаил» . Инструкция будет служить инструментом совершенствования
работы с документами отдела кадров, содержать свод правил, соблюдение
которых обеспечивает качество подготовки документов. В более общем
понимании разработка инструкции будет являться частью мер по
совершенствованию документационного обеспечения деятельности отдела
кадров в организации. Данная инструкция будет способствовать
предотвращению и устранению ошибок при систематизации работы с
70
кадровыми документами, подготовке и передаче их на хранение
делопроизводителю, а также поможет молодым специалистам, которые
придут в организацию.
• Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота ООО «УРИМАИЛ»
• 3.1.Разработка мероприятий по улучшению кадрового
документооборота ООО «УРИМАИЛ»
Для увеличения эффективности управления персоналом в ООО
«Уримаил» необходимо применять современные методы и стили управления
персоналом, что требует увеличения роли кадровой службы в управлении
персоналом.
Это вызвано объективными обстоятельствами:
• На сегодняшний день существенным образом изменились
условия, при которых существует кадровая служба. Данные изменения
напрямую связаны с переходом дефицита трудовых ресурсов, которые
устойчивы во времени к их избытку. Основными резервами является
наилучшее использование кадров организации, распределение их с
оптимальной стороны по рабочим местам, увеличение нагрузки на каждого
работника. Уменьшение числа работников является важнейшим рычагом
увеличения эффективности производства на первоначальном этапе развития
рыночных отношений.
• Реализация кадровой перестройки в организации побуждает
расширение функциональных обязанностей кадровых работников
организации, увеличение их самостоятельности в решении проблем кадровой
политики. Поэтому, к работникам отделов кадров предъявляются высокие
требования профессионального толка. Основным условием выступает
наличие высшего образования по профилю специальности.
По результатам проведенного анализа и анкетирования во второй главе
было выявлено, что целесообразно применять в работе с кадровыми
71
документами автоматизированных компьютерных программ, а также
отслеживать уровень квалификации кадровых работников. Это должно
способствовать качественной работе и самое главное оперативной, с
кадровыми документами, что в итоге скажется на всей системе управления
персоналом.
Кадры являются важной составляющей частью организации. Они
осуществляют всю образовательную и методическую деятельность с
курсантами, определяют внутреннюю культуру организации, представляют
«лицо» организации.
На сегодня всё большее внимание со стороны руководителей малых
предприятий уделяется вопросам кадрового менеджмента. Иными словами,
появилась потребность в использовании современной системы управления
персоналом, на что предлагаем ООО «Уримаил» внедрить
автоматизированную систему кадрового делопроизводств
Кадровое делопроизводство, основанное на автоматизированной
компьютерной системе кадрового делопроизводства, имеет преимущества:
• сокращение расходов на зарплату по той причине, что электронная
система управления персоналом работает автономно;
• высокое качество результата;
• отсутствие грамматических ошибок и помарок в кадровых
документах;
• быстрота обработки информации и высокая скорость кадрового
документооборота;
• качественная сервисная поддержка и обслуживание программа
кадрового документооборота; Таким образом, можно констатировать тот факт,
что внедрение автоматизированной компьютерной программы «Система
Кадры» в работу специалиста по кадрам позитивно сказалось на работе с
кадровыми документами, убыстрив и качественно улучшив работу с
72
кадровыми документами, что в конечном итоге положительно скажется на
системе управления персона.
В настоящее время рынок перенасыщен всевозможными программами
автоматизированного учета и требует перехода на новый уровень в кадровом
делопроизводстве.
Кадровая справочная «Система Кадры» это уникальная
информационная система управления кадрами, которая подготовлена
лучшими экспертами для всех специалистов, работающих с персоналом.
Система дает полную базу разъяснений по профессиональному ведению
кадровой политики в организации.
Информационная «Система Кадры» содержит ответы на вопросы
кадрового учета и делопроизводства, правовую базу, формы и образцы
документов, профессиональные журналы и книги, что позволяет специалисту
по кадрам ООО «Уримаил» сделать работу более эффективной и комфортной,
а самое главное быстрой.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» состоит из систем:
• система работы с кадрами;
• система отдела кадров;
• система учета кадров;
• система управления кадрами организации.
Компьютерная справочная система «Система Кадры»,
автоматизированная система управления кадрами, является идеальным
решением для:
• руководителя организации;
• руководителя отдела кадров;
• специалиста по кадрам.
• любого другого специалиста, работающего в системе управления
кадрами организации.
Система управления работой с кадрами поможет:
73
• повысить качество управления персоналом в ООО «Уримаил» ;
• оптимизировать кадровое делопроизводство в;
решить любые спорные кадровые вопросы;
• поднять квалификацию работников в ООО «Уримаил» .
• сформировать грамотную систему кадровой политики в ООО
«Уримаил» .
Компьютерная справочная система «Система Кадры» доступна с любого
компьютера и не привязана к конкретному рабочему месту специалиста по
кадрам.
Каждый день КСС «Система Кадры» предоставляет только актуальную
информацию, ежедневные обновления. Удобная навигация, легкий поиск
информации, быстрый доступ к любым разделам справочной системы.
Возможность задать вопрос и получить точный ответ. Возможность
проконсультироваться по горячей линии по любому сложному кадровому
вопросу.
В состав Компьютерной справочной системы «Система Кадры» входит:
• Правовая база нормативных документов по кадровой политике.
• Формы документов по вопросам кадрового учета и персоналу.
• Справочник кадровика.
• Ответы от экспертов на любые кадровые вопросы.
• Мастера - интерактивный сервис, который подбирает решение и все
нужные документы по индивидуальной ситуации пользователя.
• Видео-семинары от ведущих экспертов по трудовому
законодательству.
• Тренинги от известных специалистов в области управления
персоналом.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» автоматизирует и
оптимизирует кадровое делопроизводство, позволяет:
74
• Вести учет кандидатов на работу, вести учет как принятых, так и
уволенных работников, а также временно не работающих.
• Представить организационную структуру автошколы в виде иерархии.
• Производить кадровый учет по основным кадровым операциям: приём,
увольнение, оформление отпуска, аттестации, командировки, обучение и др.
• Вести учет рабочего времени работников.
• Автоматизировать систему кадрового документооборота, при помощи
автоматизированного выведения Приказов, табелей и др.
• Производить поиск информации по основным моментам.
• Выстраивать кадровые отчеты.
Компьютерная справочная система «Система Кадры», обеспечивающая
кадровый документооборот, с успехом используется в малых предприятиях.
Компьютерная справочная система «Система Кадры» представляет собой
современную компьютерную программу, которая сочетает функции кадрового
учета документов и автоматизации системы управления персоналом.
Основными особенностями данной программы является ее простота,
наглядность, простая настройка, удобность, совместимость с программой
Microsoft Office. По данным CNews Analytics (февраль 2019 г.) Компьютерная
справочная система «Система Кадры» вошла в список лучших и наиболее
востребованных информационных систем управления персоналом в
Российской Федерации.
Внедрение данной программы позволяет:
• снизить расходы на управление персоналом;
• оптимально применять профессиональные качества работников;
• увеличить производительность труда работников;
• повысить качество обработки кадровых документов;
• ведение кадровой документации на более высоком уровне.
Для поддержания обратной связи с персоналом может служить создание
корпоративного портала.