4
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ................................................................................................................5
ГЛАВА 1.
ТЕОРЕТИКО
-
МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА..........……….…......................................7
1.1
.
Понятие и значение документооборота
.
..........
..................................
...........7
1.2.
Информационная характеристика и классификация кадровой
документации.........................................................................................................8
1.3.
Организация кадровой деятельности
...................
.........................
..............2
2
ГЛАВА 2.
АНАЛИЗ И ОЦЕНКА КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В
ООО «ЮГ-КОНСАЛТИНГ»...................................................................................36
2.1.
Анализ деятельности ООО «Юг
-
Консалтинг»
.........
..................
................3
6
2.2.
Анализ состава, структуры кадров и особенностей орг
анизации работы
кадровой службы ООО «Юг-Консалтинг»........................................................41
2.3.
Кадровый документооборот
в
ООО «Юг
-
Консалтинг»
..............
....
..........5
3
ГЛАВА 3.
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА В ООО «ЮГ-КОНСАЛТИНГ»......61
3.1.
Недостатки организации кадрового документооборота в ООО «Юг
-
Консалтинг».....................................................................................……………61
3.2.
Рекомендации по совер
шенствованию кадрового документооборота в
ООО «Юг-Консалтинг».......................................................................................63
ЗАКЛЮЧЕНИЕ..............................................................................................
..........
69
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАНН
ЫХ ИСТОЧНИКОВ..
.............................................
73
5
ВВЕДЕНИЕ
Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с
наличием большого объема различных документов: организационно-
распорядительных (приказы, распоряжения), всевозможной переписки
(запросов, ответов на запросы) с иными организациями и органами власти,
кадровых документов, а также документов бухгалтерского и налогового учета.
Все они должны формироваться и храниться в соответствии с едиными
принципами и правилами, установленными в конкретной организации.
Кадровый документооборот - это часть общих понятий, таких как
делопроизводство и кадровое делопроизводство.
От того как организуется кадровый документооборот в компании, зависит
эффективность деятельности всего предприятия в целом.
Целью работы является рассмотрение теоретических аспектов кадрового
документооборота и разработка мероприятий по совершенствованию
документационного обеспечения кадровой работы в ООО «Юг-Консалтинг».
Для достижения цели в работе поставлены и решены следующие задачи:
- исследовать понятие, задачи и принципы кадрового документооборота;
- изучить локальные нормативные акты кадровой службы и их
назначение;
- исследовать процесс организации документооборота в кадровой службе;
- рассмотреть организационно-экономическую характеристику
организации;
- провести анализ состава, структуры кадров и особенностей организации
работы кадровой службы компании;
- провести анализ организации кадрового документооборота в компании;
- разработать предложения по улучшению кадрового документооборота в
компании;
- разработать план мероприятий по оптимизации документационного
обеспечения кадровой работы;
6
- дать оценку эффективности оптимизации кадрового документооборота.
Предмет исследования является действующая система организации
кадрового документооборота.
Объект исследования – ООО «Юг-Консалтинг».
В качестве методов исследования в работе использовались: метод
системного подхода, методы анализа и синтеза, индукции и дедукции, методы
сравнения, группировки, методы факторного анализа, методы табличного и
графического представления материала и др.
Методологическую основу исследования составили труды отечественных
и зарубежных ученых по исследуемой проблематике (учебные издания,
материалы периодической печати, интернет-ресурсы), нормативно-правовые
акты в области трудового законодательства.
Структура работы представлена введением, тремя главами, заключением,
списком используемых источников.
7
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие и значение документооборота
В отношении ведения делопроизводства в организации следует отметить,
что законодательство Российской Федерации не содержит определения понятия
"документооборот организаций".
Документооборот - движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Вместе с тем следует иметь в виду, что деятельность любой организации
так или иначе всегда связана с наличием большого объема различных
документов: организационно-распорядительных (приказы, распоряжения),
всевозможной переписки (запросов, ответов на запросы) с иными
организациями и органами власти, кадровых документов, а также документов
бухгалтерского и налогового учета. Все они должны формироваться и
храниться в соответствии с едиными принципами и правилами,
установленными в конкретной организации [11].
Документ является носителем материала с информацией, записанной в
нем в любой форме в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их
комбинации, которая имеет реквизиты для ее идентификации и предназначена
для передачи во времени и пространстве для общественности использования и
хранения. И хотя в приведенном определении документ - это материальный
носитель, но от того, что документ становится электронным, он не должен
терять признаки документа.
Кадровая документация - это часть общих понятий, таких как
делопроизводство и кадровое делопроизводство.
В документации персонала содержится информация о присутствии и
движении персонала, в результате чего документируются все процедуры
8
персонала (например, прием, передача, поощрение, дисциплинарные меры,
командировка, отпуск, увольнение и т. д.).
В любом кадровом документе фиксируются юридически значимые
факты, лежащие в основе набора соответствующих прав и обязанностей
работника и работодателя.
Большинство кадровых документов содержат информацию высокого
социального значения. Поэтому отношение к работе с такими документами
должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку правильность заполнения
документов персонала зависит от подтверждения определенных юридических
фактов, на основании которых возникают определенные права работника [4].
Управление документооборотом и персоналом позволяет эффективно
решать сразу несколько проблем:
- документирование трудовых отношений, оформление кадровых
процедур для конкретного работодателя;
- создать гармоничную систему управления персоналом, которая отвечает
стратегическим задачам руководства;
- регулировать отношения между работником и работодателем;
- создавать организационные и правовые основы трудовой деятельности
как для работников, так и для работодателя;
- разрешать трудовые споры.
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
В соответствии со ст. 5 ТК РФ регулирование трудовых отношений и
иных непосредственно связанных с ними отношений в соответствии с
Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными
законами осуществляется [16]:
1) трудовым законодательством (включая законодательство об охране
труда), состоящим из ТК РФ, иных федеральных законов и законов субъектов
РФ, содержащих нормы трудового права;
9
2) иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы
трудового права:
- указами Президента России;
- постановлениями Правительства РФ и нормативными правовыми
актами федеральных органов исполнительной власти;
- нормативными правовыми актами органов исполнительной власти
субъектов РФ;
- нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Также трудовые отношения (и иные непосредственно связанные с ними
отношения) регулируются коллективными договорами, соглашениями и
локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.
Из ст. 56 ТК РФ мы видим, что кроме вышеперечисленных документов в
отделе кадров должны быть в наличии трудовые договоры работников.
Фрагмент документа. Часть 1 ст. 56 ТК РФ
Кроме того, ТК РФ дает право работодателю заключать в соответствии со
ст. 244 письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной
(бригадной) материальной ответственности [10].
В целом ТК РФ присваивает кадровым документам несколько категорий.
Условно их можно разделить на [25]:
- локальные нормативные акты (ЛНА);
- приказы;
- коллективные договоры;
- соглашения;
- трудовые договоры;
- договоры о материальной ответственности.
В таблице 1 укажем, какие документы к какой категории относятся, кем
разрабатываются и насколько необходимы.
10
Таблица 1
Категория кадровых документов
N
п/п
Категория
кадровых
документов
Определение Кем
разрабатыв
ается/прини
мается
Обязатель
ность
наличия в
организац
ии
Норма
законодател
ьства
1 2 3 4 5 6
1 Локальный
нормативн
ый акт
(ЛНА)
Нормативный акт
работодателя,
содержащий нормы
трудового права,
принятый
работодателем в
пределах своей
компетенции в
соответствии с
трудовым
законодательством
и иными
нормативными
правовыми актами,
содержащими
нормы трудового
права,
коллективными
договорами,
соглашениями
Разрабатывае
тся
работодателя
ми -
юридическим
и лицами и
индивидуальн
ыми
предпринима
телями
Подразделя
ются на
обязательн
ые,
необязател
ьные и
ситуационн
ые
Статья 8 ТК
РФ
2 Приказ
(распоряже
ние)
Организационно-
распорядительный
документ,
издаваемый
руководителем
организации и
содержащий
обязательные для
работника(ов)
нормы
Издается
работодателе
м за
подписью
руководителя
организации
или
уполномочен
ного лица
Обязателен
Статьи 62, 68,
84.1, 193 ТК
РФ и др.
3 Коллективн
ый договор
Правовой акт,
регулирующий
социально-
трудовые
отношения в
организации или у
индивидуального
предпринимателя
Заключается
работодателе
м и
работниками
в лице их
представител
ей в ходе
коллективных
переговоров
Необязател
ен
Статья 40 ТК
РФ
11
Продолжение таблицы 1
4 Соглашени
е
Правовой акт,
регулирующий
социально-
трудовые
отношения и
устанавливающий
общие принципы
регулирования
связанных с ними
экономических
отношений
Заключается
полномочным
и
представител
ями
работников и
работодателе
й на
федеральном,
межрегионал
ьном,
региональном
, отраслевом
(межотраслев
ом) и
территориаль
ном уровнях
социального
партнерства в
пределах их
компетенции
Необязател
ьно;
однако,
если
работодате
ль,
подпадающ
ий под
действие
отдельно
оговоренно
го в ТК РФ
соглашения
, не успел
письменно
мотивирова
нно
отказаться
от
присоедине
ния, то
становится
обязательн
ым
Статья 45 ТК
РФ
5 Трудовой
договор
Соглашение между
работодателем и
работником, в
соответствии с
которым
работодатель
обязуется
предоставить
работнику работу
по обусловленной
трудовой функции,
обеспечить условия
труда,
своевременно и в
полном размере
выплачивать
заработную плату,
а работник
обязуется лично
выполнять
определенную этим
соглашением
трудовую функцию,
соблюдать правила
внутреннего
трудового
распорядка
Разрабатывае
тся
работодателе
м,
заключается
работодателе
м с
работником
Обязателен
Статьи 56 и 67
ТК РФ
12
Продолжение таблицы 1
6 Договор о
полной
материальн
ой
ответствен-
ности
Договор о
возмещении
работодателю
причиненного
ущерба в полном
размере за
недостачу
вверенного
работнику/
работникам
имущества,
заключаемый с
работниками,
достигшими
возраста 18 лет и
непосредственно
обслуживающими
или использующими
денежные,
товарные ценности
или иное
имущество
Разрабатывае
тся
работодателе
м,
заключается
работодателе
м с
работником(а
ми)
Необязател
ен
Статья 244 ТК
РФ
7 Графики
отпусков,
служебные
задания и
др.
Разнообразные
кадровые
документы
Разрабатыва
ются и
утверждаются
работодателе
м
Некоторые
-
обязательн
ы, другие
становятся
обязательн
ыми в
определенн
ых случаях
Статья 123 ТК
РФ, другие
НПА
Коллективный договор и соглашения имеют договорную природу
разработки, в ходе которой стороны могут прийти к обоюдному компромиссу.
Подробные правила разработки коллективных договоров и соглашений
установлены гл. 7 ТК РФ.
Иногда органы исполнительной власти и проверяющие настаивают на
разработке коллективных договоров и соглашений, порой даже путем
официального обращения к работодателям. Решение работодателя в данном
случае должно быть принято исходя из целесообразности таких документов,
применимо к конкретным трудовым отношениям, специфики организации и
организационно-производственных процессов, но никак не под давлением.
13
Итак, мы выяснили, что такие кадровые документы, как коллективный
договор, соглашения, договоры о материальной ответственности, имеют
необязательный характер и за их отсутствие работодатель не понесет никакой
ответственности [22].
В то же время аудит кадровых документов можно провести
собственными силами. Для этого необходимо произвести сверку того, что есть
сейчас, с тем, как должно быть, чтобы в дальнейшем привести в порядок все
необходимые документы. Важно, чтобы сотрудник, участвующий в аудите,
понимал всю значимость и последствия процесса [26].
При проверке кадровых документов рекомендуем обращать внимание не
только на их наличие, но и на качество, правильность составления с точки
зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность, соблюдение
архивных требований. Особое внимание уделите содержанию: возможно, что-
то поменялось в законодательстве и вам необходимо внести изменения
согласно данному требованию.
Современное законодательство предписывает оформление большого
количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых
отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть
затребован при проведении проверки Гострудинспекцией. Разрабатывать и
оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе
предприятия.
Обязательные локальные нормативные акты
Стоит отметить, что локальные нормативные акты имеют, как правило,
одностороннюю природу разработки. Локальные нормативные акты - это
внутренние "законы" компании, разработанные работодателями (за
исключением работодателей - физических лиц, не являющихся
индивидуальными предпринимателями), на которые не может влиять работник.
Локальные нормативные акты регулируют те особенности трудовых
отношений работника и работодателя, которые специфичны исключительно для
трудовых отношений конкретной организации. Например, правилами