24
документов, применяемых в данной организации, их перечень с указанием
названий и номеров форм и в зависимости от способов обработки и
группировки учетных данных установить требования к оформлению и
содержанию документа [2].
С точки зрения канцелярии можно установить 3 вида документов.
1. Входящие - это документы, которые поступили на предприятие от
внешних контрагентов.
2. Исходящие - в основном это ответы организации на соответствующие
входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на
основе внутренних документов предприятия.
3. Внутренние - это документы, которые используются для организации
работы самого предприятия (приказы и распоряжения руководства
предприятия).
В графике документооборота указываются лица, принимающие и
проверяющие первичные документы.
График документооборота утверждается приказом руководителя
предприятия и может быть оформлен в виде схемы или перечня работ.
Примерная форма графика документооборота в таблице 4.
25
Таблица 4
Примерный график документооборота
Наименование
документа, форма
Создание документа Проверка документа
Кол-
во
экз.
Ответств
енный
за
выписку
Ответст
венный
за
оформл
ение
Ответст
венный
за
исполне
ние
Срок
исполнен
ия
Ответстве
нный за
проверку
и
обработку
Кто
предст
авляет
Порядок
представл
ения
Срок
представлен
ия
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Штатное
расписание,
форма N Т-3
2 Директор
Директо
р
Директо
р
По мере
необходим
ости
Бухгалтери
я
Директо
р
1 экз. в
бухгалтери
ю, 1 экз. в
отдел
кадров
В день
оформления
Приказ о приеме
на работу, форма
N Т-1
1 Отдел
кадров
Отдел
кадров
Отдел
кадров
На
основании
заявления
Бухгалтери
я
Отдел
кадров
Копия
приказа в
отдел
кадров
В день
утверждения
руководителе
м
Трудовой договор,
договоры
гражданско-
правового
характера
2 Отдел
кадров
Отдел
кадров
Отдел
кадров
В день
заключени
я
Бухгалтери
я
Отдел
кадров
1 экз.
сотруднику,
1 экз. в
отдел
кадров
В день
оформления
Личная карточка,
форма N Т-2
1 Отдел
кадров
Отдел
кадров
Отдел
кадров
В течение
1 дня
после
выхода
приказа о
приеме на
работу
Бухгалтери
я
Отдел
кадров
1 экз. в
отдел
кадров
В день
оформления
26
Продолжение таблицы 4
Табель учета
рабочего времени,
форма N Т-13
1 Табельщи
ца
Табельщ
ица
Табельщ
ица
В течение
месяца
Бухгалтери
я
Табель
щица
Табель
учета с
приложени
ем
документов
С 1-го числа
следующего
месяца
Налоговая
карточка, форма N
1-НДФЛ
1 Бухгалте
рия
Бухгалте
рия
Бухгалте
рия
Одновреме
нно с
расчетом
заработной
платы
Бухгалтери
я
Бухгалт
ерия
Вместе с
лицевым
счетом и
расчетно-
платежной
ведомостью
Одновременно
с расчетом
заработной
платы
Лицевой счет,
форма N Т-54
1 Бухгалте
рия
Бухгалте
рия
Бухгалте
рия
Одновреме
нно с
расчетом
заработной
платы
Бухгалтери
я
Бухгалт
ерия
Вместе с
налоговой
карточкой
Одновременно
с расчетом
заработной
платы
Расчетно-
платежные
ведомости, форма
N Т-49
1 Бухгалте
рия
Бухгалте
рия
Бухгалте
рия
Одновреме
нно с
расчетом
заработной
платы
Бухгалтери
я
Бухгалт
ерия
Вместе с
налоговой
карточкой
Одновременно
с расчетом
заработной
платы
Приказ об отпуске,
форма N Т-6
1(2) Отдел
кадров
Отдел
кадров
Отдел
кадров
На
основании
поданного
заявления
Бухгалтери
я
Отдел
кадров
Копия
приказа
или 2-й экз.
В
соответствии с
графиком
отпусков
Приказ об
увольнении,
форма N Т-8
2 Отдел
кадров
Отдел
кадров
Отдел
кадров
На
основании
заявления
Бухгалтери
я
Отдел
кадров
Копия
приказа в
отдел
кадров
На основании
заявления
27
Обязанности сотрудников организации включают положения о создании
и представлении документов, связанных с их сферой деятельности, в строгом
соответствии с графиком рабочего процесса. Каждому лицу, участвующему в
документообороте, предоставляется соответствующая выписка и определяется
ответственность за невыполнение требований потока документов.
Даже при небольшом коллективе у кадрового работника всегда много
дел. Основные моменты, касающиеся организации документооборота в
кадровой службе:
Утверждение графика отпусков
Согласно ст. 123 ТК РФ приоритет предоставления оплачиваемых
отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком праздников,
утвержденным работодателем, с учетом мнения избранного органа первичной
профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до календарного года
в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия местных правил.
Данное требование распространяется лишь на работодателей -
юридических лиц. Работодатели - физические лица (индивидуальные
предприниматели и не являющиеся таковыми) порядок предоставления
ежегодных оплачиваемых отпусков определяют по соглашению с работником
(ст. 305 ТК РФ). Это значит, что график отпусков для них не будет
обязательным документом. Вместе с тем Роструд в Письме от 20.12.2011 N
3683-6-1 посчитал целесообразным при найме работодателем - физическим
лицом большого числа работников все-таки составлять график отпусков.
График отпусков - локальный нормативный акт, обязательный для
принятия и исполнения как работодателем, так и работником. Этот документ
позволит работодателю:
- обеспечить бесперебойную работу компании, заранее подыскав замену
уходящему в отпуск сотруднику;
- заблаговременно уведомить работника об отпуске и выплатить
отпускные без нарушений ТК РФ;
- контролировать своевременность предоставления отпусков и не
28
допускать накапливания неиспользованных дней.
Несоблюдение сроков утверждения графика или его отсутствие в
организации может обернуться административными штрафами по ч. 1 ст. 5.27
КоАП РФ: для индивидуального предпринимателя или должностного лица - в
размере до 5 000 руб., для организации - до 50 000 руб.
Статистическая отчетность
Согласно Федеральному закону от 29.11.2007 N 282-ФЗ "Об официальном
статистическом учете и системе государственной статистики в Российской
Федерации" организации обязаны представлять различные отчеты в органы
статистики.
Приказом Росстата от 01.09.2017 N 566 "Об утверждении статистического
инструментария для организации федерального статистического наблюдения за
численностью, условиями и оплатой труда работников" утверждены несколько
форм для указанных целей.
1. Сведения о численности и заработной плате работников (форма 1-Т).
Ее заполняют юридические лица (кроме субъектов малого
предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм
собственности, средняя численность работников которых по итогам
деятельности за предыдущий год не превышает 15 человек (включая
работающих по совместительству и договорам гражданско-правового
характера).
Срок представления отчета - 20 января после отчетного периода.
Организации, основным видом деятельности которых является сельское,
лесное хозяйство, охота, рыболовство и рыбоводство, добыча полезных
ископаемых, обрабатывающее производство, обеспечение электрической
энергией, газом и паром, водоснабжение, водоотведение, обеспечение сбора и
утилизации отходов, ликвидация загрязнений, строительство, деятельность в
области информации и связи, представляют сведения по форме 1-Т (условия
труда) 19 января после отчетного периода.
2. Сведения о численности и заработной плате работников (форма П-4).
29
Их представляют по форме, утвержденной Приказом Росстата от 02.08.2016 N
379, поскольку новая форма, утвержденная Приказом N 566, применяется с
отчета за январь 2018 года.
Форму П-4 заполняют юридические лица (кроме субъектов малого
предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм
собственности:
- средняя численность работников которых превышает 15 человек,
включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового
характера, - ежемесячно, не позднее 15-го числа после отчетного периода;
- средняя численность работников которых не превышает 15 человек,
включая работающих по совместительству и договорам гражданско-правового
характера, - ежеквартально, не позднее 15-го числа после отчетного периода.
3. Сведения о неполной занятости и движении работников (форма П-4
(НЗ)). Данная форма представляется организациями, численность которых
превышает 15 человек, не позднее 8-го числа после отчетного квартала. Форму
этого отчета нужно взять из Приказа N 379. В данной форме представляются
сведения о численности сотрудников, работавших неполное рабочее время,
находившихся в простое по вине работодателя и по причинам, не зависящим от
работодателя и работника, намеченных к высвобождению в следующем
квартале, и др.
Ранее за непредставление статистической отчетности должностное лицо
компании могло быть оштрафовано на сумму от 3 000 до 5 000 руб. Теперь
размеры штрафов существенно повышены. Так, согласно ст. 13.19 КоАП РФ
должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 10 000 до 20 000 руб.,
а организация - от 20 000 до 70 000 руб. За повторное нарушение штраф для
организации может достичь 150 000 руб., а для должностного лица - 50 000 руб.
Актуализация сведений по воинскому учету
Окончание года - хороший момент для того, чтобы начать ведение
воинского учета, если ранее работодатель не занимался им. Воинский учет
обязан вести каждый работодатель, у которого трудятся военнообязанные
30
граждане.
Если в компании ведется воинский учет, то стоит проверить и, возможно,
обновить приказ о назначении лица, ответственного за его ведение, и план
работы. Напомним, что эти документы необходимо составлять по формам,
приведенным в приложениях к Методическим рекомендациям по ведению
воинского учета в организациях, утвержденным Генштабом Вооруженных Сил
РФ 11.07.2017 (приложения 4 и 17 соответственно). В частности, согласно п. 39
рекомендаций каждая организация перед началом очередного календарного
года:
- издает приказ об организации воинского учета граждан, в том числе
бронирования граждан, пребывающих в запасе;
- разрабатывает план работы по ведению воинского учета и
бронированию граждан, пребывающих в запасе;
- обеспечивает служебное делопроизводство (формирует отдельное дело)
по вопросам ведения воинского учета граждан и бронирования граждан,
пребывающих в запасе, трудящихся в организации.
В приказе необходимо указать Ф.И.О. должностного лица,
ответственного за ведение воинского учета, и его заместителя. Такой порядок
координируется с военным комиссаром, который осуществляет свою
деятельность на территории, на которой расположена организация (ее
структурное подразделение), или с местным самоуправлением сельского
поселения или местного самоуправления городского округа, который
выполняет первичные военная регистрация на территориях, где нет военных
комиссариатов.
Подготовка документов к архивации
Обычно документы к архивации готовятся после окончания
делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно
определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.
Разграничение документооборота на документацию, требующую
постоянного хранения, временного хранения либо уничтожения, проводится в
31
строгом соответствии с правилами организации хранения, комплектования,
учета и использования документов Архивного фонда и других архивных
документов в органах государственной власти, органах местного
самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Минкультуры РФ
от 31.03.2015 N 526.
Сроки хранения документов указаны в перечне типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления и организаций,
утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558.
Для выборки документов, подлежащих архивированию, нужна экспертиза
ценности документов, цель которой - выявление документации, подлежащей
уничтожению, и документации, подлежащей хранению. Напомним, что
документы временных (свыше десяти лет) сроков хранения, в том числе по
личному составу, передаются в архив организации не ранее чем через один год
и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Дела временных (до десяти лет включительно) сроков хранения в архив не
передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по
истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
После выбора документации, подлежащей хранению, ее следует
оформить согласно действующим правилам архивации.
Согласно результатам инспекционных проверок Минкультуры (именно
этот орган проверяет соблюдение архивного законодательства) одной из самых
распространенных ошибок является некорректная подшивка документов в дела.
Так, ошибкой считается подшивка приказов по личному составу вместе с
приказами по основной деятельности (например, приказы по отпуску по
беременности и родам и приказы по отпуску по уходу за ребенком). Или же
общая подшивка приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет и
сроком хранения 5 лет, например, приказов о предоставлении ежегодного
отпуска и приказов о предоставлении отпуска без сохранения заработной
платы.
32
Составление номенклатуры дел
Для обеспечения порядка формирования и учета дел в работе
организации составляется номенклатура дел. Настоящий документ фиксирует
классификацию (группировку) выполненных документов в делах (электронные
файлы) и является основным бухгалтерским документом, отражающим состав и
организацию документарного фонда организации.
Даже если в номенклатуре ничего не изменилось, ее все равно нужно
утвердить заново.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел,
документов постоянного и временных (свыше десяти лет) сроков хранения, а
также для учета дел временных (до десяти лет включительно) сроков хранения.
При разработке номенклатуры следует руководствоваться Приказом N
526 и проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела,
которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год.
Проверка отдельных моментов
На что нужно обратить внимание, что проверить и взять на контроль. Так,
законодательство не устанавливает обязанности проводить кадровый аудит.
Тем не менее считаем, что конец года - подходящий момент для проверки
состояния кадровой документации. Какие документы нужно проверить прежде
всего? Конечно, те, на которые инспекция в первую очередь обращает
внимание при контрольно-надзорных мероприятиях.
1. Правила внутреннего трудового распорядка. Это основной документ,
регламентирующий порядок приема и увольнения работников, права,
обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы и
отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также
иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст.
189 ТК РФ).
2. Положение об оплате труда. Оно устанавливает системы оплаты труда,
размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок
компенсационного и стимулирующего характера, систем премирования и
33
необходимо в силу требований ст. 135 ТК РФ.
3. Положение об обработке, защите и хранении персональных данных.
Данное положение обязательно в силу ст. 87 ТК РФ.
Особое внимание необходимо обратить на должностные инструкции.
Хотя они и не являются локальными нормативными актами, они должны быть
разработаны для всех должностей, имеющихся в штатном расписании.
В силу специфики деятельности компании могут быть разработаны и
иные локальные акты - положения о командировках, о коммерческой тайне,
проведении аттестации и пр.
Проверяя локальные акты, кадровая служба должна обратить внимание:
- на их содержание - документы не должны содержать условий,
ухудшающих положение сотрудников по сравнению с тем, что установлено
трудовым законодательством;
- на то, утверждены ли они и введены ли в действие надлежащим
образом. Помните, что издание некоторых локальных актов требует участия
выборного органа первичной профсоюзной организации или представительного
органа работников. Соответственно, если в организации имеется такой орган,
на локальном акте должен быть гриф согласования документа с профсоюзным
органом. Если представителей работников в компании нет, то локальный акт
работодатель принимает единолично;
- на ознакомление с актами сотрудников. Напомним, что работодатель
обязан при приеме на работу ознакомить кандидата под подпись с правилами
внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами,
непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника,
коллективным договором.
4. Трудовые договоры. Важно проверить содержание договоров и
соглашений к ним на соответствие требованиям законодательства, поскольку за
ненадлежащее оформление трудового договора предусмотрена
административная ответственность по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
Если при проверке выяснится, что у кого-то из работников нет трудового