64
«Электронный документооборот» и «1С: Зарплата и Кадры».
Система автоматизации кадрового документооборота позволит:
- централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса -
вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах,
систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в
документообороте и работе персонала;
- при переходе на работу с электронными копиями документов полностью
исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу,
выполняемому системой в течение считанных секунд;
- повысить рост производительности труда сотрудников за счет
упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени
передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.
Программа позволит автоматически создавать следующие кадровые
документы: регламентные документы; документы, регистрирующие оплату за
неотработанное время; документы, регистрирующие долгосрочные удержания;
документы, регистрирующие оплату за отработанное время; документы
кадрового учета (прием, увольнение и перемещение сотрудников) и др.
В результате проведенного исследования и в целях совершенствования
системы документационного обеспечения кадровой работы в ООО «Юг-
Консалтинг» был разработан примерный план основных мероприятий,
представленный в таблице 15.
65
Таблица 15
План-график мероприятий по устранению проблемных зон,
выявленных в ходе диагностики работы кадровой службы
ООО «Юг-Консалтинг»
Мероприятия Сроки Результат /
Ответственный
1. Разработка Положения
о кадровой службе и
новых должностных
инструкциях сотрудников
До 1 августа 2018 г. Закрепление зон
персональной
ответственности за
сотрудниками кадровой
службы
2. Обучение сотрудников
кадровой службы
последним изменениям в
трудовом
законодательстве и
нормативной базе,
регламентирующей
кадровый
документооборот.
Составление графика
регулярного повышения
квалификации
сотрудников кадровой
службы на 2018 г.
До 25 августа 2018 г.
До 15 августа 2018 г.
Исключение ошибок в
документах и отчетности,
составляемых
сотрудниками кадровой
службы
Регулярное повышение
профессионального
уровня сотрудников
кадровой службы
3. Дополнительное
обучение сотрудников
работе с программным
обеспечением.
Организация технической
поддержки для
сотрудников
До 25 августа 2018 г.
До 25 августа 2018 г.
Сокращение времени,
затрачиваемого
сотрудниками отдела
кадров на оформление
текущей кадровой
документации
4. Формализация
взаимоотношений между
структурными
подразделениями ООО
«Юг-Консалтинг» в части
запроса / предоставления
информации, подписания
и визирования кадровой
документации
До 1 августа 2018 г. Перевод работы
сотрудников кадровой
службы из аврального
режима в плановый.
Ускорение сроков
оформления кадровой
документации и передачи
ее в другие
подразделения.
Освобождение
сотрудников кадровой
службы от выполнения
работы, не относящейся к
ее компетенции
5. Подготовка проекта
приказа о
совершенствовании
системы
документационного
обеспечения кадровой
работы
До 1 августа 2018 г. Ответственный Инспектор
отдела кадров
66
Продолжение таблицы 15
6. Подготовить докладную
записку о закупки
программного
обеспечения и полной
автоматизации
документооборота
До 1 августа 2018 г. Ответственный Инспектор
отдела кадров,
Технический директор
7. Приобрести и
установить программы
«Электронный
документооборот» и «1С:
Зарплата и Кадры»
До 25 августа 2018 г. Ответственный
Технический директор
8. Провести обучение
сотрудников компании по
теме «Цели и назначение
автоматизированных
программ «Электронный
документооборот» и «1С:
Зарплата и Кадры» и
работа с ними»
До 15 сентября 2018 г. Ответственный
Технический директор
Выполнение этих несложных в исполнении мероприятий могут принести
ООО «Юг-Консалтинг» ощутимую прибыль.
Произведем расчет экономического эффекта для приобретения
программного продукта «Электронный документооборот» и «1С: Зарплата и
кадры». Исходные данные для расчета годового экономического эффекта в
таблице 16.
Таблица 16
Исходные данные
Показатели Условное
обозначение
Величина
Численность работников, использующих
программный продукт, чел.
0
Ч
3
Должностной оклад работника, руб. О 7 000
Затраты на приобретение программного
продукта, тыс. руб.
.разр
З
35 169,14
Затраты времени работника на выполнение
работы до внедрения программного продукта, %
1
Б
50
Затраты времени работника на выполнение
работы после внедрения программного продукта,
%
2
Б
40
Коэффициент эффективности капитальных
вложений
н
Е
0,2
Расчет прироста производительности труда за счет применения нового
программного продукта:
67
%100*1
2
1
−=∆
Б
Б
Пр
%25%100*1
40
50
=
−=∆Пр
Сравнительная экономия численности работников предприятия за счет
роста производительности труда определяется по формуле:
.,*
100
0
челЧ
Пр
Пр
Эч
∆+
∆
=
.,16,03*
25
100
25
челЭч ≈=
+
=
Расчет годовой экономии по фонду заработной платы за счет
высвобождения работников:
.,***)(
..
рубЭчККЗПЗПГ
всрдопоснэк
+=
.,12* рубОЗП
косн
=
ЗП
осн
= 7000 * 12 = 84000 руб.
.,13776
100
4,16*84000
рубЗП
доп
==
.,22,1469621*307,1*15,1*)1377684000( рубГ
эк
=+=
Годовой экономический эффект составит:
.,* рубКЕГЭ
нэкгод
−=
.,908,13935556,38031*2,022,146962 рубЭ
год
=−=
где Ен - нормативный коэффициент эффективности капитальных
вложений (минимально допустимый уровень отдачи на 1 рубль капитальных
вложений)
Ен=0,2
К - капитальные вложения на разработку и внедрение программного
продукта.
Капитальные вложения в новый вариант, то есть в вариант решения
задачи с применением разработанной программы, включают:
- затраты, связанные с созданием программы и техническими средствами
для её реализации;
68
- затраты на технические средства реализации нового проекта (на
приобретение и установку ЭВМ на каждое рабочее место для использования
программы);
- затраты на внедрение и обучение персонала;
.,
)(
.
рубЗПЗЗК
обпр
обучвнразр
++=
К=35169,14+301,7+2560,72=38031,56 руб.
Срок окупаемости программы (Ток) - это длительность периода, в
течении которого годовая экономия от использования программного продукта
перекроет затраты на ее создание.
Срок окупаемости рассчитывается по формуле:
., лет
Г
К
Т
эк
ок
=
.,27,0
908,139355
56,38031
летТ
ок
==
Приведенные расчеты позволяют сделать вывод об экономической
целесообразности внедрения программного продукта «Электронный
документооборот» и «1С: Зарплата и кадры».
69
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В первой главе выпускной квалификационной работы рассмотрены
теоретические основы организации кадрового документооборота.
От того как организуется кадровый документооборот в компании, зависит
эффективность деятельности всего предприятия в целом.
Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с
наличием большого объема различных документов: организационно-
распорядительных (приказы, распоряжения), всевозможной переписки
(запросов, ответов на запросы) с иными организациями и органами власти,
кадровых документов, а также документов бухгалтерского и налогового учета.
Во второй главе выпускной квалификационной работы дана
организационно-экономическая характеристика исследуемой организации,
проведен анализ состава, структуры кадров и особенностей организации работы
кадровой службы в исследуемом предприятии, а также проведен анализ
организации кадрового документооборота.
Прежде всего, проведен анализ численного состава работников, основной
целью которого является выявление обоснованности плановой численности
работающих, а затем установление эффективности ее использования на
предприятии.
Проанализировав динамику численности работников ООО «Юг-
Консалтинг» можно сделать следующие выводы: общая численность
работников в 2016 году по сравнению с 2015 годом уменьшилась на 13
человек, в 2017 году по сравнению с 2016 годом увеличилась на 6 человек, а в
2017 году по сравнению с 2015 годом уменьшилась на 7 человек;
управленческий персонал в 2017 году по сравнению с 2015 годом уменьшился
на 3 человека, производственный персонал в 2017 году по сравнению с 2015
годом уменьшился на 4 человека.
Далее проанализирован состав работников ООО «Юг-Консалтинг» по
уровню образования: основная часть работников предприятия ООО «Юг-
70
Консалтинг» имеет высшее образование, состав работников с высшим
образованием с 2015 по 2017 год уменьшился на 2 человека; со средне –
специальным образованием в 2017 году по сравнению с 2015 годом
уменьшилось на 4 человека; малое количество персонала со среднем
образованием является положительным фактом для организации.
В целом персонал имеет высокий уровень образования. За
анализируемый период произошли изменения в половозрастном составе
работников ООО «Юг-Консалтинг»: основную часть коллектива составляют
мужчины, за 2015 – 2017 год женский состав уменьшился на 8 человек, а
мужской увеличился на 1 человека.
По результатам анализа состава работников по возрасту в ООО «Юг-
Консалтинг» с 2015 года по 2017 год преобладают работники в возрасте от 20
до 35 лет, то есть в целом персонал ООО «Юг-Консалтинг» достаточно
молодой, что положительно характеризует кадровую политику организации.
Движение рабочей силы на предприятии, связанное с приемом и
увольнением работников, является важным объектом анализа, поскольку
уровень стабильности кадров – один из факторов, оказывающих влияние на
производительность труда и эффективность производства в целом.
Анализируя движение кадров на предприятие ООО «Юг-Консалтинг»,
можно сделать следующие выводы: количество принятых на работу в 2017 году
по сравнению с 2015 годом снизилось на 16 человек; количество уволившихся
работников уменьшилось на 29 человек, в том числе по собственному желанию
на 3 человека, а по сокращению штата - на 26 человек.
Коэффициент оборота по приему работников в 2017 году по сравнению с
2015 годом снизился на 0,1; коэффициент оборота по выбытию уменьшился на
0,19 - незначительное уменьшение, но это влияет положительно на текучесть
кадров; коэффициент текучести кадров уменьшился на 0,02.
В целом по результатам анализа можно сделать вывод о том, что ООО
«Юг-Консалтинг» имеет хорошие показатели обеспеченности кадровым
составом и показатели его движения за исследуемый период.
71
Далее в ходе анализа необходимо ответить на вопрос, насколько
эффективно работает персонал предприятия. Речь идет об анализе
производительности труда в его связи с результативностью деятельности
предприятия в целом.
Анализ производительности труда на предприятии ООО «Юг-
Консалтинг» позволяет сделать следующие выводы: оборот от продажи товаров
в 2017 году по сравнению с 2015 годом увеличился на 155,87% или на 3487 тыс.
рублей, что оценивается положительно, так как выручка от продаж на
предприятии увеличилась; численность работников на предприятии снизилось
на 95,27%, т.е. на 7 человек; фонд заработной платы увеличился на 83114,5 тыс.
это оценивается положительно; среднемесячная заработная плата увеличилась
на 159,33%, что в сумме составляет 5360,8 тыс. рублей; производительность
труда возросла на 163,6%, т.е. на 26,82 тыс. рублей, это оценивается
положительно, так как это привело к увеличению фонда заработной платы.
Результаты анализа также показывают, что на анализируемом
предприятии темпы роста производительности труда опережают темпы роста
оплаты труда - это свидетельствует об эффективности управления
предприятием. Более высокие темпы роста производительности труда по
сравнению с темпами роста оплаты труда способствовали экономии фонда
заработной платы на сумму 6575,37 тыс.руб. в исследуемом периоде.
Чтобы работа персонала и деятельность ООО «Юг-Консалтинг» в целом
стала более эффективной, нужно усиленно внедрять новейшие методы работы,
улучшать условия труда, совершенствовать технику безопасности, создать
условия для увеличения производительности труда, количества оказываемых
услуг, скорости обращения товаров, а также организовать эффективную
систему адаптации персонала.
Затем в работе рассмотрены особенности организации кадровой службы
ООО «Юг-Консалтинг». Практически все выполняемые функции отражены в
различных нормативных актах, однако часть из них присуща всем
организациям, другая часть - только некоторым (в том числе из-за специфики
72
деятельности организации), а оставшиеся, в силу изменения законодательства,
практически не выполняются.
Так же в работе была проведена диагностика организации кадрового
документооборота, на основании которой выявлены проблемные зоны.
В третьей главе нами разработаны направления совершенствования
организации кадрового документооборота, разработан план мероприятий и
дана оценка эффективности данных предложений.
Таким образом, были выполнены задачи, поставленные перед началом
работы. А, значит, была достигнута цель, поставленная перед выполнением
данной работы, в соответствии с обозначенным объектом и предметом работы.
73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Беляцкий Н.П. Управление персоналом: учеб. пособие / Н.П.
Беляцкий, С.Е. Велесько. – Минск: ИП «Экоперспектива», 2012. – 320с.
2. Блинов А.О. Тренинг персонала: учебное пособие / А.О. Блинов и др.
– М.: КНОРУС, 2016
3. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления
(делопроизводство) : учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В.
Санкина. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2017.— 304 с. + Доп.
материалы [Электронный ресурс; Режим доступа http://www.znanium.com]. —
(Высшее образование: Бакалавриат).
4. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И.
Наумов. – 4-е изд. – М.: Экономистъ, 2017
5. Гордиенко Ю.Ф., Обухов Д.В., Самыгин С.И. Управление
персоналом. Серия «Высшее образование». – Ростов н/Д: Феникс, 2015. – 352с.
6. Дейнека А.В. Управление персоналом: учебник / А.В. Дейнека. – М.:
Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2016. – 292с.
7. Делопроизводство: документационное обеспечение управления:
Учебное пособие / Панасенко Ю.А., - 3-е изд. - М.:РИОР, ИНФРА-М, 2016. -
112 с. - (ВО: Бакалавриат)
8. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) :
учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под общ. ред.
Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2018. — 304 с.
+ Доп. материалы [Электронный ресурс; Режим доступа
http://www.znanium.com]. — (Высшее образование: Бакалавриат).
9. Кадровая политика и кадровый аудит организаций [Электронный
ресурс] : учебное пособие / сост. С.В. Левушкина; Ставропольский гос.
аграрный ун-т. - Ставрополь, 2014. – 168 с. - Режим доступа:
http://znanium.com/catalog.php?bookinfo=514173