14
внутреннего трудового распорядка можно установить такие нюансы, как режим
работы, размер доплаты в ночное время и т.д. [14]
В начало любого локального нормативного акта целесообразно включить
все понятия и определения, которыми оперирует данный акт. Однако нет
необходимости переписывать статьи ТК РФ. Этот документ должен быть
лаконичным, емким, ясным и понятным для работодателя и работника.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) - локальный
нормативный акт, регламентирующий порядок приема и увольнения
работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового
договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры
поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых
отношений у данного работодателя.
По сути, это "конституция" организации.
Если в компании есть представительный орган работников, то Правила
внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом его
мнения. Кроме того, возможна процедура согласования с представительным
органом работников, где необходимы подписи обеих сторон (ст. 8 ТК РФ).
Отметим, что часто Правила внутреннего трудового распорядка являются
приложением к коллективному договору (при условии, что в организации
заключен коллективный договор). Но это не означает, что работодатель не
сможет утвердить Правила внутреннего трудового распорядка как
самостоятельный локальный нормативный акт [9].
Положение об оплате труда прямо не предусмотрено как обязательный
локальный нормативный акт, в отличие от тех же Правил внутреннего
трудового распорядка. Однако согласно ст. 135 ТК РФ заработная плата
работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с
действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Кстати, во
многих организациях еще есть положения о премировании (о материальном
стимулировании, поощрении, вознаграждении по итогам работы и т.п.).
Соответственно, если у работников вся система оплаты труда содержится
15
в заключенном трудовом договоре, то положение об оплате труда не будет
являться обязательным. Но такая ситуация маловероятна. Если в трудовом
договоре устанавливается только оклад, а фактически дополнительно
выплачиваются различные премии, бонусы, компенсационные выплаты, то
положение об оплате труда переходит в категорию обязательных локальных
нормативных актов [4].
В соответствии со ст. 135 ТК РФ если работодатель все же решил
разработать положение об оплате труда и в организации есть профсоюз, то так
же, как и правила внутреннего трудового распорядка, данный локальный
нормативный акт принимается работодателем с учетом мнения
представительного органа работников (в аналогичном порядке).
Положение о персональных данных работников является обязательным
локальным нормативным актом и регулируется ст. 86 ТК РФ и специальным
законом, указанным в таблице 2 (на с. 53).
Работодатель при приеме на работу сотрудников должен взять с них
согласие на обработку персональных данных. Чтобы не увеличивать объем
документооборота, можно в трудовой договор включить следующее
положение: "Заключая настоящий трудовой договор, я даю согласие на
обработку своих персональных данных в соответствии со ст. 86 ТК РФ и
Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
Если организацию ожидает проверка контролирующих органов в
отношении персональных данных, а у работодателя нет положения об оплате
труда и согласий от работников на обработку персональных данных, то не
стоит переживать - данные документы можно сформировать и подписать до
начала проверки. О сроках проверки работодатель может узнать из планов
проверок на официальных сайтах Генеральной прокуратуры и Государственной
инспекции труда, которые публикуются в конце года (обычно в конце декабря),
предшествующего проверочным мероприятиям.
Должностные инструкции (инструкции по профессии) прямо не
предусмотрены ТК РФ, однако могут быть разработаны в качестве ЛНА, если в
16
трудовых договорах работников не описаны трудовые функции. Данная
позиция отражена в Письме Федеральной службы по труду и занятости от
31.10.2007 N 4412-6. Особенно удобно иметь должностные инструкции
(инструкции по профессии) в качестве локального ноормативного акта в
большой организации. Кстати, они могут быть оформлены и как приложение к
трудовому договору [15].
Законодательство не регламентирует четкие формы и правила разработки
должностной инструкции (инструкции по профессии). Должностная
инструкция (инструкция по профессии) оформляется на усмотрение
работодателя. Чем подробнее будут прописаны квалификационные требования,
трудовые функции, сроки выполнения заданий и предоставления отчетности,
тем легче будет сотрудничать работнику и работодателю.
Если работодатель заключил с работником трудовой договор, но не
описал в нем подробно трудовую функцию и не ознакомил с должностной
инструкцией, он несет риск нечеткого выполнения задач и невозможности
повлиять на сотрудника.
Положение о коммерческой тайне также прямо не предусмотрено ТК РФ,
однако ряд статей Кодекса регулирует отношения, касающиеся коммерческой
тайны. И если трудовая функция работника связана с такими сведениями, то
положение о коммерческой тайне в организации должно быть в наличии. Кроме
того, если в компании будет отсутствовать подобный акт, уволить работника за
разглашение коммерческой тайны будет непросто.
На основании лишь одного пункта в трудовом договоре о том, что
работник обязан не разглашать коммерческую тайну, не может быть обеспечен
режим ее сохранности. Определение, разграничение информации,
составляющей коммерческую тайну, перечень сотрудников, допущенных к
подобным сведениям, - все это устанавливается названным документом.
Работодателю для разработки внутренних документов целесообразно
установить порядок их составления и утверждения. Например, назначить
ответственного за подготовку локального нормативного акта (обычно это
17
руководитель отдела персонала), лиц, обязанных предоставить информацию,
установить сроки предоставления данных по всем подразделениям и пр.
Положение об аттестации - необязательный локальный нормативный акт;
он переходит в категорию обязательных в том случае, если работодатель
увольняет работников по основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
(несоответствие работника занимаемой должности или выполняемой работе
вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами
аттестации) [6].
В положении об аттестации должны быть прописаны:
- порядок формирования аттестационной комиссии;
- сроки подготовки к аттестации;
- сроки проведения процедуры аттестации и ее периодичность;
- четкие критерии и система оценок аттестации квалификации работника;
- результаты аттестации и др.
Отметим, что процедура аттестации воспринимается многими
работодателями и работниками как карательная именно в связи с применением
вышеуказанной статьи в отношении работников при увольнении.
Однако данный инструмент работодателя направлен на выявление как
низкой, так и высокой квалификации сотрудников.
Поэтому, кроме применения по результатам аттестации такой меры, как
увольнение, необходимо включить поощрительные меры (перевод на
вышестоящую должность, увеличение премии и т.д.).
Инструкции по охране труда относятся к обязательным локальным
нормативным актам.
Регламентация требований охраны труда в соответствии со спецификой
конкретной организации - прямая обязанность работодателя.
Утверждение инструкций требует учета мнения выборного органа
первичной профсоюзной организации, порядок получения которого описан
выше.
Инструкции по охране труда являются частью доказательственной базы
18
при несчастных случаях на производстве.
Поэтому каждый сотрудник должен быть вовремя с ними ознакомлен [7].
Отдельно стоит остановиться на штатном расписании и графике
отпусков. Как правило, эти документы не являются локальными нормативными
актами. Однако есть примеры, когда их причисляют к ним.
Кроме того, есть организации, где отсутствует положение об оплате труда
и размер окладов и надбавок отражен в штатном расписании.
В данном случае в соответствии со ст. 135 ТК РФ штатное расписание
переходит в разряд локальных нормативных актов.
Ведь согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания
трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под личную
подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными
нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью
работника, коллективным договором.
Соответственно, если работник заключил трудовой договор, в котором,
например, установлен оклад и есть ссылка на надбавки в соответствии со
штатным расписанием, а положения об оплате труда в организации и
коллективного договора нет, то штатное расписание - локальный нормативный
акт, и с ним должен быть ознакомлен работник как при приеме на работу, так и
при изменении заработной платы в процессе работы (ст. 72 ТК РФ).
Однако данная позиция спорная.
Напомним, что основной признак локального нормативного акта состоит
в том, что он распространяется на неопределенный круг лиц.
В то время как, например, в графике отпусков перечислены конкретные
сотрудники [13].
Ниже сведем рассмотренные документы в одну таблицу 2.
19
Таблица 2
Сводная таблица обязательных локальных нормативных актов
N Локальный
нормативный акт
Норма
законодательства,
устанавливающая
обязательность ЛНА
Случаи
обязательного
наличия ЛНА
1 2 3 4
1 Правила внутреннего
трудового распорядка
Статьи 15, 189 ТК РФ Обязательны
2 Положение о
персональных данных
работников
Статья 86 ТК РФ,
Федеральный закон от
27.07.2006 N 152-ФЗ "О
персональных данных"
Обязательно
3 Положение об оплате
труда работников
Статья 135 ТК РФ Обязательно, если
оплата труда не
урегулирована в
трудовых договорах
4 Положение о
коммерческой тайне
Статьи 37, 57, 81, 243 ТК
РФ; Федеральный закон от
29.07.2004 N 98-ФЗ "О
коммерческой тайне"
Обязательно, если в
трудовых договорах
есть обязательство
работников о
сохранении
коммерческой тайны
5 Положение об
аттестации
Пункт 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ Обязательно, если
работодатель
проводит процедуру
аттестации и
увольняет
работников по п. 3
ч. 1 ст. 81 ТК РФ
6 Должностные
инструкции
(инструкции по
профессии)
Статья 57 ТК РФ Обязательны, если
должностные
обязанности не
содержатся в
трудовом договоре
7 Инструкции по охране
труда
Статьи 209, 212 ТК РФ Обязательны
Документы, не являющиеся локальными нормативными актами
Есть категория актов организации, которые не относятся к локальным
нормативным актам, но за их отсутствие работодатель понесет ответственность.
Это, например, приказы о приеме, переводе и увольнении работников, приказы
20
о предоставлении отпуска и пр.
Прежде всего, отметим, что единый нормативный правовой акт, в
котором установлен перечень кадровых документов, включая журналы,
которые должны в обязательном порядке вестись кадровыми службами,
отсутствует. Поэтому ниже мы приведем лишь примерный перечень кадровых
документов, которые должны быть в любой организации и которые, как
правило, требуют инспекторы при проверке соблюдения работодателем
трудового законодательства [8]:
- трудовые договоры (оформление должно соответствовать требованиям
ст. ст. 56 - 59 ТК РФ);
- трудовые книжки работников;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и
вкладыша в нее (Правила);
- книга учета движения трудовых книжек (Правила);
- утвержденные руководителем формы первичной учетной документации
по учету труда и его оплаты (за основу можно взять унифицированные формы,
утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1);
- правила и инструкции по охране труда, журнал инструктажа по охране
труда (ст. 212 ТК РФ);
- комплект нормативных правовых актов, содержащих требования охраны
труда в соответствии со спецификой деятельности (ст. 212 ТК РФ);
- штатное расписание (ст. 8 ТК РФ);
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 8, 21, 22 ТК РФ);
- положение о хранении и использовании персональных данных
работника (ст. 87 ТК РФ);
- копии документов, предусмотренных ст. 65 ТК РФ (документы об
образовании, о квалификации, наличии специальных знаний, документы
воинского учета - военный билет, приписное свидетельство и т.п.);
- документы, подтверждающие прохождение работником
предварительных медицинских осмотров (если сотрудники подлежат
21
обязательному медицинскому осмотру (ст. ст. 69, 266, 328, 331 ТК РФ));
- листки временной нетрудоспособности;
- графики отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий
(приказы, докладные и объяснительные записки и т.п. (ст. 193 ТК РФ));
- договоры о полной материальной ответственности с сотрудниками (если
эта ответственность предусмотрена для данной категории сотрудников (ст. ст.
243, 244 ТК РФ));
- документы об аттестации рабочих мест (ст. 212 ТК РФ).
К документам, которые в организации не обязательны, но желательны,
можно отнести:
- положения о структурных подразделениях;
- положения о персонале;
- должностные инструкции;
- положение об аттестации работников;
- положение о премировании и т.д.;
- коллективный договор (ст. ст. 8, 21, 22 ТК РФ).
Обязанность работодателя вести перечисленные в вопросе журналы
регистрации (учета) не установлена ни ТК РФ, ни каким-либо другим
нормативным правовым актом. В то же время ведение таких журналов не
запрещено и поэтому может быть предусмотрено локальным нормативным
актом, устанавливающим порядок кадрового делопроизводства у данного
работодателя. Таким образом, с целью систематизации информации об
изданных приказах и обеспечения более удобного поиска нужного документа
организация вправе (но не обязана) вести в свободной форме соответствующие
журналы регистрации (учета) кадровых документов [21].
Работодателям, даже не очень крупным, стоит иметь в виду, что
обязательные локальные нормативные акты в организации - это не прихоть
кадровика и не формальность, ведь последствия отсутствия обязательных
локальных нормативных актов в организации следующие:
22
- привлечение работодателя к административной ответственности
согласно ст. 5.27 КоАП РФ;
- при отсутствии положения об оплате труда работодатель не сможет
отнести премии и другие выплаты к расходам на оплату труда в соответствии
со ст. 255 Налогового кодекса РФ;
- материальная ответственность согласно ст. 236 ТК РФ;
- восстановление судом на рабочем месте работника, уволенного по
основанию, предусмотренному п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Немаловажный пункт в кадровом делопроизводстве - это архив
документов.
Номенклатура дел - это самый главный документ, согласно которому в
организации ведется делопроизводство.
Формирование дел производится в соответствии с утвержденной
номенклатурой дел.
1.3 Организация кадровой деятельности
Прежде чем перейти к рассмотрению теоретических основ организации
документооборота в кадровой службе, необходимо ознакомиться с Положением
об отделе кадров - кадровой службе.
Положение об отделе кадров является организационно-правовым
документом, цель которого - регламентировать функционал структурного
подразделения, а также права и обязанности его сотрудников.
Положение относится к организационно-правовым документам, цель
которых - регламентирование деятельности структурного подразделения и
описание прав и обязанностей работников. В нашем случае отдела кадров.
Положение относится к локальным нормативным актам, то есть является
своеобразным внутренним законом компании, обязательным для исполнения.
Единственная возможная причина игнорировать положение - противоречие его
норм действующему законодательству [16].
23
В соответствии с ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников с
локальными нормативными актами, которые имеют к ним отношение (ст. 22 ТК
РФ). Заинтересованными работниками в случае с положением об отделе кадров
являются работники этого подразделения. Если будет зафиксировано
неисполнение положения, ознакомленного с ним работника можно привлечь к
дисциплинарной ответственности.
Текст положения об отделе может иметь довольно сложную структуру.
Рассмотрим ее в таблице 3.
Таблица 3
Структура Положения о кадровой службе
Раздел Краткое содержание раздела
1 2
Общие
положения
статус отдела;
порядок создания, переименования и упразднения отдела;
руководство отделом;
правовые основы работы отдела;
состав отдела
Задачи стратегические цели (при написании раздела нужно ответить
на вопрос "для чего работает отдел")
Функции направления деятельности (при написании раздела нужно
ответить на вопрос "что конкретно делает отдел")
Права и
обязанности
права и обязанности руководителя и иных работников отдела в
рамках выполнения своего функционала
Ответственнос
ть
вид ответственности, которую несут руководитель и иные
работники отдела за невыполнение или ненадлежащее
выполнение своих обязанностей
Взаимодейств
ие
порядок взаимодействия отдела с другими подразделениями
организации
Документооборот - это движение документов в учреждении с момента их
поступления или создания до завершения исполнения или отправки.
От того, насколько правильно, рационально поставлен документооборот,
зависит, как быстро документы будут доходить до исполнителей,
руководителей, заинтересованных должностных лиц.
Организуя документооборот, необходимо определить виды первичных