76
4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется
унифицированной формой Т-5. Форма Т-5 предназначена для
документирования перевода на другую работу. Основанием для издания
приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит
следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его
должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное
подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление),
текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на
другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении
проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества – по
прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества.
Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку.
Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, копия
передается в бухгалтерию.
4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового
договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении
действия трудового договора с работником».
4.8. Заявление об увольнении является письменной формой
предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по
инициативе работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю, в
тексте излагается просьба работника об увольнении, причина и дата
увольнения. В документе обязательно должна содержаться дата подачи
заявления. Заявление помещается в личное дело вместе с копией приказа об
увольнении. Текст приказа об увольнении начинается словом «Уволить»,
указываются дата увольнения, фамилия, имя, отчество, табельный номер,
должность (профессия) и структурное подразделение, номер и дата трудового
договора. Дата увольнения является необходимым реквизитом приказа, так как
в соответствии с Трудовым кодексом РФ днем увольнения работника во всех
случаях является последний день его работы (ст.77 ТК РФ).
77
Проект приказа об увольнении визируют директор по персоналу
Общества, начальник Управления Общества, руководитель структурного
подразделения, из которого увольняется работник, юрист, если увольнение
производится по инициативе работодателя, приказ подписывает генеральный
директор Общества или лицо, им уполномоченное, или директор СП, при
наличии доверенности, выданной генеральным директором. Первый экземпляр
приказа (распоряжения) остается в Управлении, второй передается в
бухгалтерию для расчета с работником.
4.9. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
оформляется унифицированной формой Т-6. Ежегодный оплачиваемый отпуск
в соответствии с трудовым законодательством должен предоставляться
работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы
возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в
Обществе. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть
предоставлен и до истечении 6 месяцев. Согласно ст.122 ТК РФ до истечении 6
месяцев работы работодатель обязан предоставить оплачиваемый отпуск по
заявлению работника:
женщине – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно
после него;
работникам в возрасте до 18 лет;
работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;
в других случаях, предусмотренных федеральными законами.
Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словами
«ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», указывают фамилию, имя, отчество, табельный
номер, профессию, должность и структурное подразделение, вид отпуска,
период, за который он предоставляется, общее число календарных дней, в
течении которых работник находится в отпуске, дата ухода в отпуск и
возвращения на работу. Основанием для издания приказа о предоставлении
отпуска служит заявление работника и график отпусков.
78
4.10. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется
ежегодно в соответствии с графиком отпусков (форма Т-10а), утверждаемым
генеральным директором Общества или лицом, им уполномоченным, или
директором СП Общества, при наличии доверенности, выданной генеральным
директором, не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.
График отпусков применяется для отражения сведений о времени
распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех
структурных подразделений Общества на календарный год по месяцам. При его
составлении учитываются действующее законодательство, специфика
деятельности Общества и пожелание работников.
График отпусков составляется работниками Управления Общества,
визируется руководителями структурных подразделений и с учетом мнения
выборного профсоюзного органа СП утверждается генеральным директором
Общества или лицом, им уполномоченным, или директором СП Общества, при
наличии доверенности, выданной генеральным директором Общества.
При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и
руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся
соответствующие изменения. О времени начала отпуска работник должен быть
извещен не позднее чем за 2 недели до его начала.
4.11. Приказ (распоряжение) о поощрении работника Общества
оформляется унифицированной формой Т-11. В соответствии с Трудовым
кодексом РФ (статья 191) работодатель поощряет работников, добросовестно
исполняющих трудовые обязанности (объявляет благодарность, выдает
премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к
званию лучшего по профессии). За особые трудовые заслуги перед Обществом
и государством работники Общества могут быть представлены к
государственным наградам. Основаниями для издания подобных приказов
служат представления директоров СП, при наличии доверенности, выданной
генеральным директором, докладные записки, акты, решения профсоюзных
комитетов СП, совета трудового коллектива. Работник Управления на
79
основании представления и резолюции генерального директора или
руководителя СП при наличии доверенности, выданной генеральным
директором, готовит приказ о поощрении. Приказ должен содержать указание
вида поощрения (благодарность, ценный подарок, почетная грамота, премия и
др.)
Подлинник приказа остается на хранение в Управлении Общества, на его
основании сведения о поощрении заносятся в трудовую книжку, Личную
карточку ф.Т-2 работника Общества.
4.12. Приказ о наложении дисциплинарного взыскания составляется в
текстовой форме на бланке приказов на основании резолюции генерального
директора Общества или лица, им уполномоченного, объяснительной и
докладной записок. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного
месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника,
пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения
представительного органа работников. За совершение дисциплинарного
проступка, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение по вине работника
Общества возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет
право применить следующие виды дисциплинарных взысканий:
1. замечание;
2. выговор;
3. увольнение по соответствующим основаниям.
Взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня
совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-
хозяйственной деятельности – не позднее двух лет со дня его совершения.
За каждый проступок может быть применено только одно дисциплинарное
взыскание.
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания с указанием мотивов его
издания объявляется (сообщается) работнику, подвергнутому взысканию, под
расписку в течении трех рабочих дней со дня его издания. В случае отказа
80
работника подписать приказ составляется соответствующий акт.
Первый экземпляр приказа остается на хранение в Управлении в деле приказов.
4.12.1. До применения взыскания должно быть затребовано от работника
Общества объяснение в письменной форме. В случаях отказа работника дать
такое объяснение составляется соответствующий акт. В объяснительной
записке объясняются причины происшедшего – нарушение трудовой
дисциплины, невыполнение какого-либо задания и др. Объяснительная записка
пишется собственноручно, в одном экземпляре.
4.12.2. Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
составляется руководителем структурного подразделения Общества на
основании объяснительной записки работника Общества. Руководитель
структурного подразделения передает объяснительную и докладную записки
генеральному директору Общества или директору СП, при наличии
доверенности, выданной генеральным директором, для рассмотрения и
резолюции. Резолюция пишется на докладной записке и должна содержать
решение о виде дисциплинарного взыскания.
5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
5.1. Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой
деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в
порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»,
утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
(с изменениями от 6 февраля 2004 г.)
5.2. Личное дело – совокупность документов, содержащих полные
сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с
целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном
комплексе (досье).
5.2.1. Личные дела ведутся на руководящих работников, специалистов,
материально ответственных лиц.
81
5.2.2. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу,
формируется в течение всего срока работы работника и дополняется
документами, характеризующими трудовую деятельность.
5.2.3. В состав документов личного дела работника входят следующие
документы:
внутренняя опись документов дела;
дополнение к личному листку по учету кадров;
личный листок по учету кадров;
автобиография;
копия документов об образовании;
копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в
случаях, предусмотренных законодательством);
характеристика или рекомендательное письмо;
заявление о приеме на работу;
трудовой договор (контракт);
копия приказа о приеме на работу.
В дальнейшем в личное дело подшиваются следующие документы в
хронологической последовательности:
подтверждающие изменения анкетно-биографических данных работника
(копия свидетельства о заключении (расторжении) брака, свидетельства о
рождении детей и др.);
характеризующие деловые и личные качества работника (характеристики,
отзывы, представления, аттестационные листы, биографические справки и
др.).
5.2.4. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей
организации – постоянно.
5.2.5. Личные дела хранятся в Управлении как документы строгой
отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на
ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Управления.
82
5.3. Журналы (книги) учета – документирование основных операций по
движению личного состава. К учетным документам относятся:
личные карточки ф.Т-2;
журнал регистрации приказов по личному составу;
журнал регистрации трудовых договоров;
журнал регистрации листков нетрудоспособности;
журнал регистрации приказов на отпуск;
журнал регистрации входящей документации;
журнал регистрации исходящей документации;
трудовые книжки работников;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
5.3.1.Личная карточка работника Общества оформляется
унифицированной формой Т-2 (приложение 10). Личная карточка заполняется
работником Управления Общества в одном экземпляре, от руки (разборчиво),
формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих
документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об
образовании и др.). Все последующие изменения в анкетно-биографических и
учетных данных работника Общества должны своевременно отражаться в
личной карточке.
5.3.2. работник Управления Общества в учетные журналы вносит сведения
о приеме на работу, переводе, увольнении, приеме на хранение трудовых
книжек и их копий. Все учетные документы предназначены для обеспечения
сохранности сведений о личном составе Общества. Они хранятся в течении 75
лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
5.4.1. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать
работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по
письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой
(ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной
форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых
желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования
83
ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты
увольнения.
5.4.2.Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность
работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа
(распоряжения) о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и
другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора
по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих
персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных
федеральными законами (ст.89 ТК РФ).
Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии
связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи
соответствующего заявления без требования с работника платы.
5.4.3. Удостоверение копий, связанных с работой может производится, в
зависимости от вида того или иного документа, кадровой службой или
бухгалтерией Общества или ОСП.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
6.1. Вся поступающая в Управление Общества корреспонденция
регистрируется в журнале входящих документов.
6.2. Документы, подписанные руководителем Общества или
руководителем СП, при наличии доверенности, выданной генеральным
директором, по кадровым вопросам и предназначенные для отправки в
сторонние организации, передаются в Общий отдел Общества, где
производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к
отправке и отправка.
Копии отправляемой кадровой корреспонденции с визами подшиваются в
дела Управления Общества.
84
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ
ДЕЛ
7.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет
собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность,
систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом
делопроизводстве и их передачу в Центральный архив Общества в
соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами
на документы, а также методическими документами по архивному делу.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию
документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры
дел и формирование дел.
7.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел,
заводимых в Обществе, с указанием сроков их хранения, оформленный в
установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации
группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел,
определения сроков их хранения и является основой для составления описей
дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел
временного (до 10 лет включительно) хранения.
7.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в
соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо
соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы
в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного
вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и
временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы,
подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
85
7.4. С момента заведения и до передачи в Центральный архив Общества
дела хранятся по месту их формирования.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям
производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта -
заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения руководителя общества
или СП, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, с
обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о
причинах выдачи подлинника.
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В
ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
8.1. Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на
хранение в Центральный архив Общества и установления сроков хранения
проводится экспертиза ценности документов.
Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на
основании перечней документов с указанием сроков их хранения и
номенклатуры дел Общества путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел
постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о
выделении дел к уничтожению.
8.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному
составу Общества, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в
соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями,
которые вынесены на обложку дела.