56
Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по
личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности);
встречаются нарушения правил оформления и подготовки кадровых
документов; отсутствует номенклатура дел.
Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только
упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и
полноценную информацию для принятия верных решений в сфере кадрового
менеджмента и исключает возможность утраты документов и информации.
В результате анализа системы документационного обеспечения ООО
ПАСС «Сирена» были выявлены некоторые недостатки, которые определили
основные направления совершенствования кадрового делопроизводства. Было
выявлено отсутствие инструкции по кадровому делопроизводству.
В связи с тем, что в ООО ПАСС «Сирена» достаточно большой
документооборот, а само делопроизводство ведется достаточно активно и не
регламентировано никаким локальными актами, необходимо разработать такую
инструкцию.
57
3. МЕТОДИКА РАЗРАБОТКИ ИНСТРУКЦИИ ПО КАДРОВОМУ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ООО ПАСС «СИРЕНА»
3.1 Подготовка проекта инструкции по кадровому делопроизводству на
предприятии
Деятельность ООО ПАСС «Сирена» связана с оказанием услуг и
относится к предприятиям малого бизнеса. Данный факт должен найти свое
отражение в инструкции по кадровому делопроизводству, в данном случае
размер организации не позволяет сформировать ответственность за кадровое
делопроизводство на предприятии специализированному органу, данные
функции на предприятии выполняет бухгалтер-калькулятор. Однако, не смотря
не это инструкция по кадровому делопроизводству должна базироваться на
действующем законодательстве в сфере документации и информации.
Правовым основанием для разработки инструкции по кадровому
делопроизводству являются:
51
законодательные и иные нормативные правовые акты РФ в сфере
информации, документации и архивного дела;
правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти;
методические рекомендации по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите
информации» установил, что документирование информации является
обязательным условием включения информации в информационные ресурсы, а
порядок документирования устанавливается органами государственной власти,
ответственными за организацию делопроизводства и стандартизацию
документов и их массивов.
52
51
Чуковенков, А. Ю. Правила оформления документов: Коммент. к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации: Унифициров. система орг.-распорядит. документации. Требования к оформлению док.» / А. Ю. Чуковенков,
В. Ф. Янковая. М.: ТК Велби, Проспект, 2014
52
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об информации, информационных технологиях и о
защите информации" [Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_61798/ Дата
обращения 24.02.2017
58
В соответствии с ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» требование разрабатывать инструкции по
делопроизводству должно соблюдаться исполнительными органами в
субъектах Российской Федерации и органами местного самоуправления.
53
Федеральные органы исполнительной власти в соответствии с учетом
специфики разрабатывают инструкции по делопроизводству согласно
Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Остальные организации руководствуются этим как лучшей практикой,
т.к. требование издавать инструкции по кадровому делопроизводству для них
необязательно, однако, зачастую ситуация фактически требует регламентации
процесса документации на предприятии.
Также важно принимать во внимание тот факт, что уполномоченные
органы вправе осуществлять контроль (надзор) за деятельностью юридических
лиц, включая организацию кадрового делопроизводства. Общий порядок
осуществления контроля регламентируется ФЗ от 26.12.2008 № 294 и
нормативно-правовыми актами соответствующих уполномоченных органов.
Проверку организации делопроизводства вправе осуществлять Федеральное
архивное агентство (его территориальный орган). Одной из задач проверки
является осуществление контроля за соблюдением работодателем
законодательства об архивном деле, нормативных правовых актов, содержащих
обязательные требования к организации делопроизводства.
54
Исходя из вышесказанного можно сделать вывод, что, несмотря на то, что
законодательством не регламентировано обязательное требование к
составлению инструкции по кадровому делопроизводству в организациях и
учреждениях различной организационно-правовой формы, осознание в
необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у
каждого руководителя. Практически инструкция закрепляет систему кадрового
делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации.
Эффективная работа с кадровой информацией и документацией возможна
53
Там же
54
Сологуб О.П. Делопроизводство: Составление, редактирование и обработка документов. - М.: Омега-Л, 2014
59
только тогда, когда деятельность по кадровому документационному
обеспечению управления будет организована на современном уровне, что
выражается в нормативной регламентации технологических процессов работы с
кадровыми документами.
На первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с
указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный
документ, его дату и номер.
При составлении проекта инструкции по кадровому делопроизводству за
образец может быть взята Примерная инструкция по ДОУ, приведенная в
Методических рекомендациях ВНИИДАД: «Разработка нормативных
документов по документационному обеспечению организации» и разделы
ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007 «Управление документами. Общие требования».
55
Помимо того будут фактически использованы «Методические рекомендации по
разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти». Несмотря на то, что они являются обязательными
лишь для государственных органов и органов местного самоуправления, тем не
менее, структура и отдельные общие положения будут использованы при
подготовке инструкции по кадровому делопроизводству ООО ПАСС «Сирена».
3.2 Структура инструкции по кадровому делопроизводству на предприятии
Структура текста инструкции по кадровому делопроизводству не
регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого
действия. Как правило, данный вид инструкции включает общие положения,
тематические разделы и приложения. В нашем случае будем использовать
общепринятую структуру инструкции по кадровому делопроизводству:
1. Общие положения;
2. Основные требования к оформлению кадровых документов;
3. Правила подготовки и оформления кадровых документов;
55
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс]. – URL:
http://docs.cntd.ru/document/gost-r-iso-15489-1-2007-sibid Дата обращения 24.02.2017
60
4. Документы по установлению трудовых отношений;
5. Документы по учету кадров;
6. Организация документооборота;
7. Составление номенклатуры дел и формирование дел;
8. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив;
9. Лист согласований.
Далее определим примерное содержание разделов инструкции по
делопроизводству.
В разделе «Общие положения» необходимо установить следующее:
сферу распространения инструкции (инструкция распространяется
на кадровые документы организации);
ответственность за ее несоблюдение;
ответственных, которые отвечают за единый порядок
документирования и организацию работы с кадровыми документами в
организации;
нормативно-методическую базу.
Далее инструкция по кадровому делопроизводству характеризуется
наличием тематического раздела. В данном разделе инструкция определяет
порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема,
перевода, увольнения, отпуска и др. В силу чего логично составлять
Инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет
содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для
выполнения тех или иных кадровых действий.
Возможен и другой принцип деления Инструкции на тематические
разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов.
Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов,
другой — трудовым книжкам.
Кроме того, в состав тематических разделов зачастую включаются
разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров,
61
формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов
для сдачи в архив.
Заключительным элементом инструкции является раздел где приводятся
приложения к данной инструкции. В приложения к Инструкции по кадровому
делопроизводству включается необходимый справочно-иллюстративный
материал: образцы оформления всех видов документов, а также формы
регистрационных журналов.
По стилю изложения текст инструкции носит распорядительный характер
(«устанавливается», «не допускается», «запрещается» и др.) Тексту инструкции
обеспечен нейтральный тон изложения. Текст излагается от третьего лица
единственного или множественного числа, либо в безличной форме.
62
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документооборот - сложный технологический процесс,
характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами
документирования и со всей деятельностью организации. Организация
документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению,
согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
К документам обеспечивающими деятельность общества с ограниченной
ответственностью являются учредительный договор и устав. Учредительный
договор - правовой акт, которым стороны (учредители) обязуются создать
юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его
созданию, деятельности, реорганизации и ликвидации. Устав - правовой акт,
представляющий собой свод правил, установленных государством или
организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций,
предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной
деятельности.
В качестве объекта исследования выступил кадровый документооборот
ООО ПАСС «Сирена». Данная организация расположена по адресу:
Красноярский край, Шарыповский район, село Холмогорское, Промбаза
Энергетиков, строение 1/46.
ООО ПАСС «Сирена» единственная организация на территории г.
Шарыпово и Шарыповского района выполняющая полный перечень услуг в
области пожарной безопасности и ведение аварийно-спасательных работ и
ликвидации чрезвычайных ситуаций при розливе горюче-смазочных
материалов на транспорте и резервуарных парках и хранилищах.
Предприятие имеет линейно-функциональную организационную
структуру, при которой четко выражено разделение труда и специализация.
Высшим должностным лицом ООО ПАСС «Сирена» является его
руководитель, действующий на принципах единоначалия. В структуре
управления предприятием отсутствует отдел делопроизводства, нет отдельного
специалиста, который бы отвечал за процесс организации кадрового
63
делопроизводства на предприятии. Решение вопросов документационного
обеспечения кадровой деятельности возложено на бухгалтера-калькулятора.
Проведенный анализ организации кадрового документооборота в ООО
ПАСС «Сирена» позволяет сделать ряд выводов об имеющихся недостатках в
кадровом делопроизводстве компании. Так, стоит отметить факт отсутствия
четкого порядка регистрации документов (приказы по личному составу
регистрируются с приказами по основной деятельности); встречаются
нарушения правил оформления и подготовки документов; отсутствует
номенклатура дел.
В результате анализа системы кадрового документационного обеспечения
ООО ПАСС «Сирена» были выявлены некоторые недостатки, которые
определили основные направления совершенствования делопроизводства. Было
выявлено отсутствие инструкции по кадровому делопроизводству.
В связи с тем, что в ООО ПАСС «Сирена» достаточно большой
документооборот, а само делопроизводство ведется достаточно активно, но не
регламентировано никаким локальными актами, необходимо разработать такую
инструкцию.
В третьей части дипломной работы разработан проект инструкции по
кадровому делопроизводству для компании ООО ПАСС «Сирена» с учетом
специфики ее деятельности о организации процесса кадрового
делопроизводства.
Структура текста инструкции по кадровому делопроизводству содержит
следующие элементы:
1. Общие положения;
2. Основные требования к оформлению кадровых документов;
3. Правила подготовки и оформления кадровых документов;
4. Документы по установлению трудовых отношений;
5. Документы по учету кадров;
6. Организация документооборота;
7. Составление номенклатуры дел и формирование дел;
В
н
а
с
т
о
я
щ
е
е
в
р
е
м
я
п
р
а
в
о
в
о
е
р
е
г
у
л
и
р
о
в
а
н
и
е
д
о
г
о
в
о
р
а
н
а
64
8. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив;
9. Лист согласований.
Правильность оформления инструкции по кадровому делопроизводству
является одним из условий, обеспечивающих грамотную работу с документами
любого предприятия. Многие организации для оформления локальных
нормативных актов вырабатывают свой индивидуальный корпоративный стиль
оформления.
65
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. Конституция Российской Федерации : офиц. Текст. – М. : Маркетинг, 2001. –
39с.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства
РФ, 25.12.2006,№ 52 (1 ч.), ст. 5496. [Электронный ресурс]. – URL:
http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_5142/ Дата обращения
26.04.2016г.
3. Кодекс Российской Федерации «Об административных правонарушениях» //
[Электронный ресурс]. – URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/ Дата обращения
24.05.2016
4. Трудовой кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ,
07.01.2002, № 1 (ч. 1), ст. 3.[Электронный ресурс]. – URL:
http://www.consultant.ru/document/Сons_doc_LAW_34683/ – Дата обращения
26.04.2016г.
5. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.12.2015) "Об
обществах с ограниченной ответственностью" [Электронный ресурс]: URL:
http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_17819/. Дата обращения:
26.04.2016г.
6. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об
информации, информационных технологиях и о защите информации"
[Электронный ресурс]. – URL:
http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_61798/ Дата обращения
24.05.2016
7. Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об
электронной подписи" [Электронный ресурс]. – URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ Дата обращения
24.05.2016