6
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ................................................................................................... 7
1. Теоретические аспекты документационного обеспечения деятельности
организации ..................................................................................................... 10
1.1 Законодательное и нормативно-методическое регулирование
документооборота общества с ограниченной ответственностью .............. 10
1.2 Документационное обеспечение деятельности общества с
ограниченной ответственностью ................................................................... 23
1.3 Организация кадрового документооборота на предприятии ..... 29
2. Регламентация регулирования деятельности ООО
ПАСС «Сирена» .................................................................................... 38
2.1 Организационная характеристика ООО ПАСС «Сирена» ......... 38
2.2. Структура управления ООО ПАСС «Сирена» ............................ 40
2.3 Характеристика документационного обеспечения кадровой
деятельности организации ООО ПАСС «Сирена» ...................................... 46
3. Методика разработки инструкции по кадровому делопроизводству ООО
ПАСС «Сирена» .............................................................................................. 57
3.1 Подготовка проекта инструкции по кадровому делопроизводству на
предприятии ..................................................................................................... 57
3.2 Структура инструкции по кадровому делопроизводству на
предприятии ..................................................................................................... 59
Заключение ............................................................................................ 62
Список использованной литературы ................................................... 65
Приложения ........................................................................................... 69
7
ВВЕДЕНИЕ
В условиях постоянно возрастающей конкурентной борьбы между
организациями каждый аспект их деятельности может являться как плюсом, так
и минусом, в итоге влияющим на конечный результат деятельности.
В этой связи рациональная организация документационного обеспечения
кадровой деятельности является актуальной задачей.
В то же время, актуальность исследования определяется изменившимся
подходом к работе с кадровой документацией, как главным носителем
информации, необходимой для анализа, оценки и принятия управленческого
решения в сфере кадрового менеджмента. В современном обществе качество
используемой информации во многом определяет эффективность управления и,
с другой стороны, большое значение для понимания особенностей развития
методов работы с документированной информацией имеют компьютерные
технологии и средства сбора, фиксации, обработки и передачи информации.
В настоящее время для большинства российских организаций характерно
отсутствие упорядоченной системы ведения кадрового делопроизводства,
несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное
делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления
организацией, может существенно увеличить эффективность ее деятельности.
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска
оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое
информационное пространство первостепенное значение приобретает решение
многоаспектной проблемы совершенствования кадрового документационного
обеспечения, при помощи которого процессы документирования, организации
документов и документооборота приобретают нормативный или
упорядоченный характер.
С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой
проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых,
связанных с коренными техническими и социально-экономическими
преобразованиями в сфере кадровой документации.
8
Таким образом, многоаспектный характер проблем современного
документационного обеспечения кадровой деятельности требует
соответствующей организации фундаментальных и прикладных научных
исследований и разработок, их координации и фиксирования.
В процессе осуществления своей деятельности различные организации
почти всегда сталкиваются с рядом проблем, связанных с вопросом качества
оформления документов, четкой организации их поиска, хранения и
использования. Решение указанных проблем находится в сфере
документационного обеспечения. В связи с этим приоритетное внимание в
работе предполагается уделить современным особенностям деятельности
коммерческой организации в части эффективного документационного
обеспечения кадровой деятельности, анализу работы по обработке документов,
а также внесению предложений по совершенствованию текущей деятельности
организации в исследуемой сфере.
Объектом исследования выступает кадровый документооборот
коммерческой организации.
Предмет исследования – процесс организации кадрового
документооборота коммерческой организации на примере ООО ПАСС
«Сирена».
Основная цель работы – анализ кадрового документооборота ООО ПАСС
«Сирена» и разработка инструкции по кадровому делопроизводству.
Для достижения цели поставлены следующие задачи:
рассмотреть законодательное и нормативно-методическое регулирование
документооборота общества с ограниченной ответственностью;
охарактеризовать процесс организации документационного обеспечения
деятельности коммерческих организаций;
провести анализ документационного обеспечения деятельности ООО ПАСС
«Сирена»;
разработать инструкцию по кадровому делопроизводству ООО ПАСС
«Сирена».
9
Основными методами исследования в данной работе являются анализ и
обобщение литературных источников, наблюдение, изучение документов.
Структура работы обусловлена поставленными в ней целью, задачами и
предполагает наличие следующих структурных элементов: введение; основная
часть, состоящая из трех глав, разделенных на параграфы; заключение; список
использованных источников; приложения.
В первой главе «Теоретические основы документационного обеспечения
деятельности» рассмотрены законодательное и нормативно-методическое
регулирование документооборота общества с ограниченной ответственностью;
проведен анализ основных видов документов, используемых в деятельности
обществ с ограниченной ответственностью.
Во второй главе «Регламентация регулирования деятельности ООО ПАСС
«Сирена» дана характеристика основным направлениям деятельности
коммерческой организации; проанализирована структура управления ООО
ПАСС «Сирена»; рассмотрены основные документы, используемые в ООО
ПАСС «Сирена», в том числе порядок создания, согласования, подписания,
регистрации и иных действий с документами.
В третьей главе «Методика разработки инструкции по кадровому
делопроизводству ООО ПАСС «Сирена» отражены основные этапы подготовки
проекта инструкции по кадровому делопроизводству; рассмотрена структура
инструкции по кадровому делопроизводству ООО ПАСС «Сирена» и дана
характеристика ее основных положений.
В качестве иллюстративного материала используются 2 рисунка, 3
таблицы, 1 приложение.
10
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Законодательное и нормативно-методическое регулирование
документооборота общества с ограниченной ответственностью
Уровень управления организацией напрямую зависит от качества и
достоверности информации, оперативности приема и передачи информации,
слаженной работы справочно-информационной службы, четкой организации
использования, поиска и хранения документов, то есть от высокого уровня
делопроизводства.
Делопроизводство – это отрасль деятельности, обеспечивающая
документирование и организацию работы с официальными документами
1
.
Делопроизводство включает в себя не только движение документов, но и
комплекс работ по созданию, оформлению, изготовлению, контролю за
исполнением, формированию из них дела для текущего использования и
хранения в архивах, поскольку в документах отражается деятельность
организаций.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием
документов, называется документированием. Любой документ функционирует
совместно с другими документами. Совокупность документов,
взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы
деятельности, единых требований к их оформлению, называется системой
документации.
Документооборот – движение документов в учреждении с момента их
получения или создания до завершения исполнения или отправки.
2
Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях,
явлениях и процессах независимо от формы их представления.
3
1
ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[Электронный ресурс]. – URL:
http://docs.cntd.ru/document/1200108447 Дата обращения 24.03.2017
2
Бобылева, М. П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование
многокритериального подхода / М. П. Бобылева // Делопроизводство. 2013. № 4. С. 15-19
3
Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества). - М.:
МЦФЭР, 2015
11
Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с
определенными реквизитами.
4
Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.
Официальный документ – документ, созданный юридическим или
физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Юридическая сила документа – это свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством и обеспечиваемое
установленными для каждой разновидности документов комплексом
реквизитов.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов,
под которыми понимаются «образец, эталон, модель, принимаемые за
исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».
Унификация – это приведение чего-либо к единой системе, форме,
единообразию.
Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность
требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе
с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и
методическими пособиями.
5
Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует: правила
оформления документов; правила работы с документами; обеспечение
сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение;
работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты); внедрение
новых информационных технологий в работе с документами; работу с
документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты,
связанные с документами, и другие вопросы.
Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии
с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и
учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных
4
Бобылева, М. П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота: использование
многокритериального подхода / М. П. Бобылева // Делопроизводство. 2013. № 4. С. 15-19
5
Общероссийский классификатор управленческой документации. - М.: Издательство стандартов, 2014
12
документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ,
какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати
должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база
делопроизводства устанавливает данные правила.
Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:
законодательные и правовые акты Российской Федерации: Гражданский кодекс
Российской Федерации, Уголовный кодекс Российской Федерации, Трудовой
кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об
обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от
27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации», Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О
персональных данных», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об
электронной подписи», Закон РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав
потребителя», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О
трудовых книжках»); государственные и отраслевые стандарты (ГОСТ Р ИСО
15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление
документами. Общие требования; ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
ГОСТ Р 34.10-2012. Информационная технология. Криптографическая защита
информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой
информации; ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения; ГОСТ Р 50922-2006. Национальный стандарт
Российской Федерации. Защита информации. Основные термины и
определения); нормативные документы (Постановление Минтруда РФ от
25.11.1994 № 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов
времени на работы по документационному обеспечению управления»;
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
13
оплаты»; Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117 «О трудовых
книжках», Приказ Мининформсвязи РФ от 11.12.2006 № 166 «Об утверждении
Правил применения средств связи, используемых для обеспечения доступа к
информации информационно-телекоммуникационных сетей, передачи
сообщений электронной почтой и факсимильных сообщений»);
государственные и отраслевые классификаторы (Общероссийский
классификатор управленческой документации (ОКУД) утвержден
Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299; Общероссийский
классификатор предприятий и организаций (ОКПО) утвержден приказом
Росстата от 06.04.2012 № 107; Общероссийский классификатор профессий
рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) принят
Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367); Государственная
система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); инструкции по
делопроизводству: типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и
ведомствах Российской Федерации, инструкция по делопроизводству
конкретного предприятия.
В настоящее время регламентация документирования, организации и
технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких
направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка
нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного
действия.
В Российской Федерации регламентация документирования и порядка
работы с документами развивается, прежде всего, в направлении
законодательного регулирования. Параллельно приводятся в соответствие с
меняющимся законодательством государственные стандарты нормативно-
методические документы общегосударственного действия.
К законодательным и правовым актам в сфере информации и
документации относятся: законы Российской Федерации; указы и
распоряжения Президента; постановления и распоряжения Правительства;
правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств,
14
комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и
ведомственного характера; правовые акты органов правительственной и
исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований,
регламентирующие вопросы делопроизводства; правовые акты нормативного и
инструктивного характера.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.
Правовые акты несут властную функцию и обязательны к применению в той
области деятельности, на которую они распространяются.
Рассмотрим более подробно основные законы, регулирующие вопросы
документационного обеспечения управления общества с ограниченной
ответственностью.
Гражданское законодательство регулирует правовое положение
юридических и физических лиц в процессе осуществления ими
предпринимательской деятельности, а также документирование различных
отношений, возникающих между ее участниками. Основу гражданского
законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации,
6
который определил правовые основы деятельности юридических лиц,
взаимоотношений юридических и физических лиц, основания прав
собственности, а также основы документирования их деятельности. Например,
ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется
на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности,
т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.
7
В ряде статей установлены требования к составу информации
(содержанию) документов и их оформлению. Так, например, ст. 52
Гражданского кодекса Российской Федерации
8
содержит требование к
содержанию устава и учредительного договора, на основании которых
действуют юридические лица.
6
Гражданский кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 25.12.2006,№ 52 (1 ч.), ст. 5496.
[Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_5142/ Дата обращения 26.03.2017г.
7
Там же
8
Там же
15
Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при
составлении и оформлении управленческих документов. Например, часть
четвертая ГК РФ,
9
которая определяет порядок регистрации эмблемы
предприятия; постановление Правительства РФ «Об упорядочении
изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с
воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.
Уголовный кодекс Российской Федерации в ст. 173.2 устанавливает
уголовную ответственность за незаконное использование документов для
образования (создания, реорганизации) юридического лица.
Трудовой кодекс Российской Федерации
10
содержит нормы права и
положения по документам сферы трудовых правоотношений. Так, ст. 57
закрепляет требования к содержанию трудового договора, в ст. 62 говорится о
выдаче копий документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на
работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с
работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о
начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное
пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.).
Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с
ограниченной ответственностью»
11
наряду с правовыми нормами создания,
реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяет порядку
документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда
документов.
В соответствии со ст. 4 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об
обществах с ограниченной ответственностью»
12
общество должно иметь полное
и вправе иметь сокращенное фирменное наименование на русском языке и
(или) на языках народов Российской Федерации или иностранных языках.
9
Гражданский кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 25.12.2006,№ 52 (1 ч.), ст. 5496.
[Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_5142/ Дата обращения 26.04.2016г.
10
Трудовой кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства РФ, 07.01.2002, № 1 (ч. 1), ст. 3.[Электронный
ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Сons_doc_LAW_34683/ – Дата обращения 26.03.2017 г.
11
Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.12.2015) "Об обществах с ограниченной ответственностью"
[Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_17819/. Дата обращения: 26.03.2017г.
12
Там же