16
Также общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное
фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения
общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование
общества (ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с
ограниченной ответственностью»).
13
Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с
ограниченной ответственностью»
14
определяет обязанности обществ по
хранению документов и предоставлению информации. В частности, закон
установил обязанность хранения следующих документов: договор об
учреждении общества, решение об учреждении общества, устав общества,
протоколы собраний учредителей (участников) общества, документы о
государственной регистрации общества, о правах на имущество, внутренние
документы, положения о филиалах и представительствах, а также иные
документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми
актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами.
Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу
по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных
органов Российской Федерации.
Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»
15
содержит базовые
понятия (информация, информационная система, информационные технологии,
документированная информация и др.), устанавливает правовой режим
создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования
и доступа к ней, закрепляет обязательность документирования информации,
регулирует отношения, возникающие при создании и использовании
информационных технологий, устанавливает обязательность предоставления
информации государственным органам.
13
Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.12.2015) "Об обществах с ограниченной ответственностью"
[Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_17819/. Дата обращения: 26.03.2017г.
14
Там же
15
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об информации, информационных технологиях и о
защите информации" [Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_61798/ Дата
обращения 24.03.2017
17
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
16
устанавливает основы придания юридического значения электронным
документам, закрепляет виды электронных подписей.
Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»
17
регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных.
Например, статья 8 предусматривает конфиденциальность персональных
данных, запрещая лицам, получившим доступ к персональным данным,
раскрывать третьим лицам и распространять персональные данные без согласия
субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным
законом.
Иными правовыми актами Российской Федерации, например, Приказом
Мининформсвязи РФ от 11.12.2006 № 166 «Об утверждении Правил
применения средств связи, используемых для обеспечения доступа к
информации информационно-телекоммуникационных сетей, передачи
сообщений электронной почтой и факсимильных сообщений» регулируются
требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств
связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к
защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию
документам официальности (юридической силы). В них также содержатся
основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право
собственности на отдельные документы и массивы документации, категории
информации по уровням доступа к ней.
Все организации, предоставляющие услуги населению, осуществляющие
свою деятельность на территории Российской Федерации, обязаны обеспечить
удобный доступ к информации каждому гражданину, который захочет с ней
ознакомиться. Такое право предоставлено ему ст. 8-11 Закона РФ от 07.02.1992
16
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 30.12.2015) "Об электронной подписи" [Электронный ресурс]. – URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ Дата обращения 24.02.2017
17
Федеральный закон от 27.07.2006 №152 – ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс]. – URL:
http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=178749&fld=134&from=61801-
0&rnd=208987.9913373264948837& Дата обращения 24.02.2017
18
№ 2300-1 «О защите прав потребителя».
18
Информационный стенд,
содержащий обязательные сведения о предприятии, как правило, имеет
название «Уголок потребителя», и должен содержать следующую
обязательную информацию: копия свидетельства о государственной
регистрации; копия и номер лицензии, а также информация об органе, ее
выдавшем в случае, если деятельность, осуществляемая предприятием,
подлежит лицензированию; копию заключения о соответствии помещения
санитарным требованиям; текст Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-I «О защите
прав потребителей»; книга отзывов и предложений; нормативные акты о
правилах реализации отдельных видов продукции (к примеру, алкоголя);
телефон и адрес организации по защите прав потребителей; телефоны для
обращения в экстренных случаях органов ГО, ЧС, ГУВД и ФСБ; правила
пожарной безопасности и план эвакуации в случае пожара; перечень категорий
граждан, имеющих право на внеочередное обслуживание (ветераны ВОВ,
инвалиды и др.); иные правила, регулирующие осуществляемый вид
деятельности.
В «Уголке потребителя» могут содержаться правила посещения
определенных организаций и правила поведения в них. Например, в
информационный стенд о правилах посещения боулинг клуба, может быть
включена следующая информация: общие положения (наименование
организации, предоставляющей услуги; ее юридический адрес и др.);
административные правила (порядок входа в боулинг-клуб, правила досмотра
посетителей, ответственность за утерю или порчу используемых предметов,
последствия несоблюдения правил поведения в боулинг-клубе); правила
ограничения доступа в боулинг-клуб (указание на возрастные ограничения, на
состояние посетителей, запрет проносить с собой определенные вещества и
предметы, а также посещение с животными); правила поведения в боулинг-
клубе (действия, которые запрещено совершать на территории клуба; действия,
18
Федеральный закон от 07.02.1992 № 2300- 1 «О защите прав потребителя» // Собрание законодательства РФ, 15.01.1996,
№ 3,ст. 140. [Электронный ресурс]. – URL: http://www.consultant.ru/document/Cons_doc_LAW_162636/. – Дата обращения
26.02.2016г.
19
которые запрещено совершать непосредственно при игре; права посетителей);
порядок предварительного заказа дорожек для игры (порядок бронирования,
телефоны и иные способы осуществления бронирования, правила внесения
аванса и возврата денежных средств за бронирование); порядок оплаты за игру;
иные положения.
Наряду с законодательной регламентацией нормы работы с документами
затрагиваются в целом ряде указов Президента, постановлений Правительства
РФ: Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых
книжках» регламентирующий порядок ведения и хранения трудовых книжек, а
также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими
работодателей. Эти подзаконные акты устанавливают нормы работы с
документами, которые не нашли отражения в законодательных актах.
На основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений
Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений
Правительства РФ федеральными органами исполнительной власти издаются
нормативные правовые акты. К нормативным правовым актам постановлением
Правительства РФ отнесены постановления, приказы, распоряжения, правила,
инструкции, положения. Например: Постановление Минтруда РФ от 25.11.1994
№ 72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на
работы по документационному обеспечению управления», которое
предназначено для расчета норм времени и организации работы в службах
документационного обеспечения управления, определения трудоемкости работ,
численности работников и рекомендуется для применения в органах
федеральной исполнительной власти, на предприятиях независимо от форм
собственности, в учреждениях и общественных организациях; Постановление
Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его
оплаты». Нормативно-правовые акты издаются также по инициативе
федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.
20
В Российской Федерации разработана национальная система
стандартизации, определяющая порядок разработки и использования
стандартов и объединяющая все государственные стандарты, действующие на
территории России. Принципиальное отличие современных стандартов состоит
в их рекомендательном характере – стандарты применяются на добровольной
основе. В настоящее время установлены следующие категории документов в
области стандартизации: национальные стандарты; правила стандартизации,
нормы и рекомендации в области стандартизации; общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты
организаций.
Стандарты, как правило, включают в себя общие (основные) положения о
политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области
управления документами. В числе национальных стандартов действует целый
ряд стандартов, устанавливающих правила оформления документов.
Основными стандартами в области делопроизводства являются следующие.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
19
Указанный стандарт регулирует процессы управления документами
государственных, коммерческих и общественных организаций,
предназначенными для внутреннего или внешнего пользования. Положения
стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления
документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия
документов установленным в стандарте характеристикам.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов
устанавливает состав реквизитов,
19
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования [Электронный ресурс]. – URL:
http://docs.cntd.ru/document/gost-r-iso-15489-1-2007-sibid Дата обращения 24.02.2017
21
требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам
документов.
20
ГОСТ Р 34.10-2012. Информационная технология. Криптографическая
защита информации. Процессы формирования и проверки электронной
цифровой информации определяет схему электронной цифровой подписи,
процессы формирования и проверки цифровой подписи под заданным
сообщением. Данный стандарт рекомендуется применять при создании,
эксплуатации и модернизации систем обработки информации различного
назначения.
21
ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения
устанавливает термины и определения понятий в области
делопроизводства и архивного дела;
22
ГОСТ Р 50922-2006. Национальный стандарт Российской Федерации.
Защита информации. Основные термины и определения
23
устанавливает
основные термины с соответствующими определениями, применяемые при
проведении работ по стандартизации в области защиты информации. Термины,
установленные данным стандартом, рекомендуется использовать в правовой,
нормативной, технической и организационно-распорядительной документации.
Оформление документов регламентируется стандартами для придания им
юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает
типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и
технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются
государственными органами управления.
Классификаторы – это нормативные документы, которые содержат
перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде.
20
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-
распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Электронный ресурс]. – URL:
http://docs.cntd.ru/document/gost-r-6-30-2003 Дата обращения 24.02.2017
21
ГОСТ Р 34.10-2012. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и
проверки электронной цифровой информации [Электронный ресурс]. – URL: http://docs.cntd.ru/document/1200095034 Дата
обращения 24.02.2017
22
ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения[Электронный ресурс]. – URL:
http://docs.cntd.ru/document/1200108447 Дата обращения 24.02.2017
23
ГОСТ Р 50922-2006. Национальный стандарт Российской Федерации. Защита информации. Основные термины и
определения) [Электронный ресурс]. – URL: http://snipov.net/c_4698_snip_113832.html Дата обращения 24.02.2017
22
Они предназначены для автоматизации работ с документами и позволяют при
поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые
присваиваются документам. Классификация и кодирование применяются в
статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы
сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и
систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические
документы по их разработке составляют Единую систему классификации и
кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).
В настоящее время действует более 30 общероссийских классификаторов.
По области действия классификаторы подразделяются на
общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере
делопроизводства можно отнести следующие классификаторы.
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)
предназначен для регистрации форм документов, упорядочения
информационных потоков в народном хозяйстве, сокращения количества
применяемых форм, исключения из обращения неунифицированных форм
документов, обеспечение учета и систематизации унифицированных форм
документов на основе их регистрации, контроля за составом форм документов
и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления,
рациональной организации контроля за применением унифицированных форм
документов.
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)
предназначен для ведения списков юридических лиц в единых
государственных базах данных, в классификаторах всех видов. С помощью
кодов ОКПО удобно связывать данные юридических лиц и данные учета
статистики. ОКПО обязательно указывается в бухгалтерских документах, так
как отражает виды деятельности, которыми занимается предприятие.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) предназначен для решения задач,
связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом составом и
23
распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации,
степени механизации и условиям труда, вопросами обеспечения занятости,
организации заработной платы рабочим и служащим, начисления пенсий,
определения дополнительной потребности в кадрах и другими на всех уровнях
управления народным хозяйством в условиях автоматизированной обработки
информации.
Таким образом, законодательное регулирование самых разных аспектов
работы с документами содержится в целом ряде правовых актов. В
действующее законодательство включено значительное количество
обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию
различных направлений деятельности общества с ограниченной
ответственностью, к оформлению тех или иных видов документов, к их
содержанию и структуре текста.
1.2 Документационное обеспечение деятельности общества с
ограниченной ответственностью
Общество с ограниченной ответственностью (ООО) — учрежденное
одним или несколькими юридическими или физическими лицами
хозяйственное общество, уставный капитал которого разделён на доли;
участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков,
связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих
им долей или акций в уставном капитале общества.
Составляют нормативную базу делопроизводства государственные и
отраслевые стандарты в числе которых:
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Управление документами. Общие требования;
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов;
24
ГОСТ Р 34.10-2012. Информационная технология. Криптографическая
защита информации. Процессы формирования и проверки электронной
цифровой информации;
ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения;
ГОСТ Р 50922-2006. Национальный стандарт Российской Федерации.
Защита информации. Основные термины и определения);
К документам обеспечивающими деятельность общества с ограниченной
ответственностью являются учредительный договор и устав.
Учредительный договор - правовой акт, которым стороны (учредители)
обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной
деятельности по его созданию, деятельности, реорганизации и ликвидации.
Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил,
установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих
деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер
управления и хозяйственной деятельности.
Положение - документ, определяющий статус организации, ее задачи и
функции, права, ответственность, порядок деятельности государственных и
муниципальных бюджетных некоммерческих организаций или
регламентирующий организацию работы отдельных структурных
подразделений других организаций, коллегиальных и совещательных органов
управления, отделов и служб и т.д.
В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое
лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия
передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. Договором
определяются также условия и порядок распределения между участниками
прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода
учредителей (участников) из его состава.
В учредительном договоре обязательно указывается:
наименование и нахождение юридического лица;
25
правовой статус юридического лица;
уставной капитал и вклады в него;
порядок и сроки внесения вкладов в уставной капитал,
ответственность учредителей (участников) за нарушение обязанностей внести
вклад;
распределение прибыли между учредителями (участниками)
юридического лица;
состав органов управления юридическим лицом;
порядок ликвидации, реорганизации юридического лица и выход из
его состава учредителей (участников).
Учредительный договор подписывается учредителями (участниками),
выдается каждому учредителю (участнику), и один экземпляр хранится в
документах созданного юридического лица.
Учредительный договор по способу совершения является
консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения
между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности-
организационным документом.
Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу,
прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного
договора регламентируются ГК РФ.
Как правило, учредительный договор состоит из следующих разделов:
вводная часть;
цель заключения договора;
наименование и правовая форма организации;
предмет деятельности;
место нахождения организации;
обязанности участников (учредителей) по созданию юридического
лица;
порядок образования имущества;