64
оценка, учитывающая, в частности, распределение затрат рабочего времени по
видам документов, а также различный уровень оплаты труда сотрудников,
занимающихся регистрацией документов или принимающих участие в
согласовании либо выполняющих другие операции над документами. А
уровень этот, в свою очередь, зависит от характера работы, занимаемой
должности, квалификации и опыта работы сотрудника.
65
Заключение
Организация кадровой и работы по оформлению кадровой документации
является одной из более важных сфер деятельности любого предприятия,
численность работников которых насчитывает более одного человека. Отделом,
обеспечивающим выполнение кадровой работы, является отдел кадров
организации или кадровая работа.
В целом, предназначение данной службы сводится к организации и
координации всей работы с кадрами в организации, а также осуществлению
контроля над организацией данной работы в структурных подразделениях
предприятия.
На эффективность работы кадровой службы оказывают влияние многие
факторы — это и структура кадровой службы, и конкретизация функций
структурных единиц, взаимосвязанность в работе структурных подразделений
службы и кадровое обеспечение службы.
Основными направлениями работы кадровой службы можно выделить:
— организация поиска, найма, обучения, адаптации, перемещения,
награждения и увольнения работников;
— документационное оформление процессов движения персонала(прием,
перемещение, увольнение).
Все действия по организации движения сотрудников должны
производиться только с распоряжения руководителя организации.
Основными видами работ кадровой службы в процессе осуществления
своей деятельности являются:
— издание приказов по личному составу;
— организация ведения трудовых книжек;
— оформление личных дел сотрудников;
— ведение Журналов учета по работе с кадрами (журнал учета выдачи
трудовых книжек и вкладышей к ним, Журнал учета личных дел сотрудников,
журнал учета приема, перемещения и увольнения сотрудников и др.).
66
Все действия по организации работы с персоналом должны
регламентироваться действующим законодательством. Основными
законодательными актами, регламентирующими трудовые отношения,
являются:
— Конституция Российской Федерации;
— Трудовой кодекс РФ;
— Кодекс РФ об административных правонарушениях;
— Гражданский кодекс РФ.
Помимо законодательных актов работу по ведению кадрового
делопроизводства, как и в целом во всем государстве, так и в Сбербанке
Головного отделения Химкинского отделения Среднерусского банка,
регламентируют государственные и отраслевые стандарты. Они необходимы
для придания все документам юридической силы и возможности осуществлять
документооборот по общепринятым нормам и правилам.
При оформлении любых кадровых документов, используются
государственные и отраслевые классификаторы, такие как — ОКУД
(общероссийский классификатор управленческой документации), ОКПО
(общероссийский классификатор предприятий и организаций).
Главные документы, касающихся кадровой работы:
— приказы по личному составу;
— личная карточка работника;
— график отпусков;
— штатное расписание.
В ходе исследования была проанализирована кадровая деятельность
действующей организации — Публичное акционерное общество «Сбербанк»
Головное отделение Химкинского отделения Среднерусского банка.
Следует отметить, что данная деятельность ведется в рамках
действующего законодательства и регулярно проверяется контролирующими
организациями.
В результате выпускной квалификационной работы были решены
67
следующие задачи:
— изучены теоретические аспекты документооборота в кадровой
службе;
— выявлены и проанализированы особенности документооборота;
— проведено исследование Публичного Акционерного Общества
«Сбербанк» Головного отделения Химкинского отделения Среднерусского
банка;
— выявлены возможное правильное решение для улучшения и ускорения
внутреннего документооборота в электронный;
— разработаны все плюсы и минусы данного решения и доказана его
эффективность.
Таким образом, цель выпускной квалификационной работы, а именно,
перевод кадрового документооборота в электронный на примере ПАО
«Сбербанк» Головного отделения Химкинского отделения Среднерусского
банка достигнута.
Рассмотрим преимущества внедрения системы электронного
документооборота. Внедрение системы позволяет значительно сократить
затраты времени на поиск документов, подготовку отчетов, проведение
согласования, контроль исполнительной дисциплины.
Головное отделение Химкинского отделения Среднерусского банка
крупная организация, имеет территориально удаленные подразделения весьма
ценен вклад в среднюю скорость распространения информации в организации
из-за частых задержек при передаче документов, поэтому для нашей
организации достигаемый эффект будет ощутим.
Внедрение системы электронного документооборота (СЭДО) приводит к
созданию более эффективных деловых коммуникаций между подразделениями
банка и внутри самих подразделений. Если банк внедряет у себя СЭДО,
руководство уделяет большое внимание созданию эффективной
управленческой структуры. Это делает банк более привлекательной.
Работа с помощью системой электронного документооборота, прививает
68
навыки эффективной командной работы, стимулирует нацеленность на
результат. Сокращение доли рутинных операций и повышение доли творческой
компоненты в работе способствуют раскрытию творческого потенциала
каждого человека.
Важным мотивирующим фактором может быть возможность освоить
новые информационные технологии и повысить тем самым ценность как
специалиста кадрового делопроизводства. Точность оценки расходов системы
электронного документооборота обычно весьма высокая. Фактически
затратную часть бюджета можно посчитать перед запуском проекта с
точностью до десятков тысяч рублей.
В головном отделении Химкинском отделении Среднерусского банка
работают 500 сотрудников, они станут пользователями системы электронного
документооборота (СЭДО). Исходя из средней стоимости одного человеко-
месяца, равной 60 тыс. руб., получим, что ежеквартальный вклад в доходную
часть бюджета инвестиционного проекта будет составлять:
500 чел.* 60 000 руб./мес./чел. *3 мес./квартал* 5% (затраты рабочего
времени) = 4 500 рублей.
Головное отделение Химкинского отделения Среднерусского банка
совершает приблизительно в среднем 120 сделок в квартал и получает от
каждой сделки среднюю прибыль в размере 200 тыс. руб. Тогда ускорение
информационных потоков на 6 % приведет к росту числа сделок,
соответственно росту прибыли.
Итак, для ответа на вопрос, окупится ли внедрение системы электронного
документооборота, сравним доходную и расходную части бюджета. Получаем,
отрицательные значения финансового потока (с первого по восьмой квартал)
соответствует инвестициям, положительные (начиная с девятого квартала)
получаемому доходу.
Срок окупаемости проекта внедрения системы электронного
документооборота при всех сделанных и рассмотренные выше допущениях
составляет примерно 8,5 кварталов или 2 года и 2 месяца.
69
Список использованных источников
Нормативно-правовые акты
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным
голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о
поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008
№ 7-ФКЗ)// Российская газета, №7, 21.01.2009.
2. Гражданский кодекс РФ. Часть вторая: Федеральный закон от
26.01.1996 №14-ФЗ// «Собрание законодательства РФ», 29.01.1996, №5,
ст.410
3. Гражданский кодекс РФ. Часть первая: Федеральный закон от
30.11.1994 г. №51 ФЗ // «Российская газета», № 238-239, 08.12.1994.
4. «Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации» от
14.11.2002 № 138-ФЗ (принят ГД ФС РФ 23.10.2002) //Собрание
законодательства РФ, 18.11.2010, № 46. ст.-4532.
5. Федеральный закон от 12.01. 1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих
организациях» // «Российская газета», №14, 24.01.1996.
6. ГОСТ Р 7.0.8-2013.Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения. М: Станфартинформ,2014. С.2
Специальная учебная литература
7. Шлендер П.Э., Лукашевич П.П., Мостова В.Д., Артемьев А.Н., Соскин
Я.Г. Управление персоналом: учебное пособие для студентов вузов,
обучающихся по специальностям «Менеджмент организации» и
«Управление персоналом»/ под. ред. П.Э. Шлендер.- М.: ЮНИТИ-
ДАНА,2012. — 319 с.
8. Кондакова Н. Организация делопроизводства с нуля/ Н.Кондакова//
Секретарское дело, 2016. №5. — 5-13 с.
9. Кузнецова Т.В. Для чего секретарю нужны нормативно-методические
документы по делопроизводству /Т.В. Кузнецова //Секретарское
70
дело.2012 №1. — 3-5 с.
10. Моисеенко О. Удостоверение формы внешнего представления
электронного документа на бумажном носителе /О.Моисеенко
//Секретарское дело,2016 №5. — 40-44 с.
11. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10.
перераб. и доп.// М.: ООО «Управление персоналом»,2013. — 200 с.
12. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник
кадровика,2013 №5. — 73 с.
13. Анисимов Л.Н. Персональные данные работника// Справочник
кадровика.-2012.-№3. — 17 с.
14. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие с образцами
документов //М.:ЗАО Бизнес-Школа,2013. — 16 с.
15. Документы по оформлению трудовых отношений .-М.:ПРИОР,2012
16. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие
кадровых и архивных служб// Справочник кадровика.-2013- №11. — 57 с.
17. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот. Учеб. Пособие.
М.:Эксмо,2013
18. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и
ответах: Учеб. Пособие.-Ростов н/Д.:Феникс,2014
19. Гринберг А.С. Документационное обеспечение управления. Учебник
для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и
«Менеджмент», специальностям «Информатика», Документоведение и
документационное обеспечение управления, «Автоматизация и
управление» /А.С. Гринберг, Н.Н. Горбачев, О.А. Мухаметшина.-
М.:ЮНИТИ-ДАНА,2012. — 312 с.
20. Илюшкина И. Виртуальный СБА. Новые принципы организации
производственных процессов/ И. Илюшкина// Библиотека-2012.-№10. —
14-18 с.
21. Тлик Д.И. Национальные стандарты в области электронного
документооборота /Д.И. Тлик//-Секретарское дело,2013-№9. — 45-75 с.