4
Содержание
Введение……………………………………………………………………..………5
Глава 1. Теоретические аспекты кадрового документооборота……….…….7
1.1. Понятие и значение документооборота………………………………….…....7
1.2. Классификация кадровой документации………………………………….…14
1.3. Организация документооборота в кадровой службе…………………….….28
Глава 2. Состояние кадрового документооборота в ПАО «Сбербанк»........35
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия………………………....35
2.2. Анализ организации документооборота………………………………….….43
Глава 3. Совершенствование кадрового документооборота в ПАО
«Сбербанк»................................................................................................................53
3.1. Модернизация кадрового документооборота ................................................. 53
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий…………………….….57
Заключение……………………………………………………………………..….65
Список использованных источников..................................................................69
Приложение..............................................................................................................72
5
Введение
Сегодня, как и много лет назад, и на много лет вперед организация
кадрового документооборота будет иметь большое значение для человечества.
Часть трудоспособного населения мира, и в том числе страны, превышает
численность нетрудоспособного.
А раз человек трудится, он рассчитывает получать социальные гарантии,
положенные ему по достижению пенсионного возраста. И именно поэтому,
когда он только начинает свою трудовую деятельность или уже имеет большой
трудовой стаж, необходимо правильно оформить все кадровые документы,
чтобы в будущем сотрудник организации мог воспользоваться этими
гарантиями, а у нас, как у работодателей, не возникало проблем с законом.
Именно поэтому данная тема актуальна и имеет смысл, как для
работодателя, так и для работника, которому не в меньшей степени нужно знать
правила оформления тех или иных кадровых документов.
Целью исследования в работе является разработка предложений по
совершенствованию системы документооборота в ПАО «Сбербанк».
В соответствии с поставленной целью в ходе исследования были
определены следующие задачи исследования:
1. дать основные понятия: кадровый документооборот, значение
документооборота;
2. изучить особенности организации документооборота в кадровой
службе;
3. рассмотреть процесс организации документооборота в кадровой
службе;
4. дать характеристику предприятия и его деятельности;
5. разработать предложения по совершенствованию кадрового
документооборота.
В качестве объекта исследования представлено Публичное акционерное
общество «Сбербанк» (далее — Головное отделение Химкинского отделения
6
Среднерусского банка)
Предметом исследования является организация работы с кадровыми
документами в данном банке.
Теоретической основой исследования стали работы отечественных и
зарубежных авторов, занимающихся кадровым делопроизводством, в
частности: В. Андреева, И. Андропова, Л. Анисимов, М. Бахарева, Т. Базаров,
Л. Бабынина, А. Гринберг, Т. Кузнецова, Н. Кондакова, С. Ливен, П.
Лукашевич, Б. Смирнов, П. Шлендер, Д. Щур, А. Файоль, а также материалы
специализированных журналов, справочная, научная, специальная литература,
интернет-источники.
При решении поставленных в данной работе задач использовались
общенаучные и специальные методы исследования: индукции и дедукции,
анализа и синтеза, а также аналогии, календарное планирование, сетевое
моделирование и другие методы.
Цель и задачи исследования определили структуру работы. Выпускная
квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованных источников и приложений.
В первой главе представлены теоретические аспекты организации работы
с кадровыми документами, даны основные определения и значение кадровой
политики предприятия, раскрыта суть работы кадровой службы,
проанализированы законодательные и нормативные акты, регламентирующие
кадровое делопроизводство и работу с кадрами.
Во второй главе дается краткая характеристика деятельности банка,
проводится анализ организации работы с кадровыми документами в банке,
указываются все виды документов, оформляемых при ведении кадрового
делопроизводства, а также недостатки существующей системы организации.
В третьей главе разработаны предложения по совершенствованию
организации работы с кадровыми документами. Даются характеристики данных
методов и приводятся положительные моменты от их внедрения и
использования в деятельности банка.
7
Глава 1. Теоретические аспекты организации работы
с кадровыми документами
1.1. Понятие и значение документооборота
Перед работником, который работает в сфере управления персоналом,
терминология делопроизводства является одним из условий грамотного
исполнения служебных обязанностей. Не совсем четкое представление о
границах основных понятий делопроизводства, неверное толкование может
подвергнуть служебными ошибками.
Терминология, принятая в работе с документами нормативно закреплена
в ГОСТ Р 7.0.8—2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения», который введен в действие с 1 марта 2014 года постановлением
Госстандарта России
1
.
Сфера деятельности, связанная с документами, называется
делопроизводством. Если посмотреть в словарь русского языка термин
«делопроизводство» возник в России во второй половине 18 века, именно с
того момента письменные источники фиксируют его употребление.
В настоящее время делопроизводство определяется как отрасль
административно-управленческой деятельности организации, которая
обеспечивает документирование и организацию работы с документами.
Документационное обеспечение управления (далее — ДОУ) синоним
«делопроизводству» стало использоваться в 90-е годы. Именно этот термин
подчеркивает информационно-технологический характер современной
организации делопроизводства.
В литературе и в компьютерных изданиях используется понятие
управление документацией. Под этим термином понимается область общего
административного управления, направленная на экономное и эффективное
создание, использование и хранение документов в течение их жизненного
цикла. Термин «управление документацией» широко распространен в мире.
1
ГОСТ Р 51141 — 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Изд-во стандартов, 2013.
— С.12
8
Кадровое делопроизводство — это деятельность, обеспечивающая
документирование и организацию работы с кадровыми документами. К
кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения
документации, связанной с управлением персоналом, движения кадров,
кадровым учетом, а также учетом рабочего времени и расчетами с персоналом.
Законодательство и подзаконные нормативные акты не содержат
определения кадрового делопроизводства, поэтому следует ориентироваться на
определение термина «делопроизводство». Один из этапов управленческого
процесса сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и
использованию информации с целью выработки управленческого решения.
Информация — это сведения (сообщения, данные) независимо от формы
их представления
2
. Информация может быть устной (без документной) и
документированной, т.е. зафиксированной на каком — либо носителе
информации, например, бумажном.
Процесс создания документа (фиксирования информации), называется
документированием управленческой деятельности. Документирование
осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми
нормативными актами.
Документирование просто так еще не решает всех проблем, связанных с
ДОУ. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их
использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в
справочных целях. Поэтому создание документов, а именно этапы дополняются
организацией работы с ними.
Организация работы с документами — это создание комфортных
условий для всех видов работ с документами, начиная с создания или
получения документа и кончая его уничтожением или передачей на архивное
хранение.
Термин документ от латинского слова documentum — доказательство или
2
Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности: учеб. пособие для студ.
образоват. учреждений сред. проф. образования — М.: Проспект, 2013 — С. 448
9
свидетельство.
Документ может быть:
— носителем информации (в сфере информационных технологий);
— способом доказательства (в юридической сфере);
— средством фиксации и передачи управленческих решений (в
управлении).
Через документы поставляется информация лицам, принимающим
решения, и через документы эти же решения доводятся до исполнителей.
ГОСТ Р 51141— 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» показывает, что «документ; документированная информация —
это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать»
3
.
Определить ценность документа помогает знание его целевого
назначения, то есть, функции, присущей документу независимо от того,
осознана она или осознана автором.
Функция документа — это его назначение. Человек, который создает
документ, пишет информацию, не всегда программирует функцию. Документ
полифункционален, содержащий различные функции, которые с течением
времени меняют свое доминирующее значение. Это зависит от сферы
деятельности, в которой он используется, от периода времени и т.д
4
.
К важнейшим функциям документов относятся:
— информационная — определяется потребностью в запечатлении
информации с целью ее сохранения и передачи и присуща всем без исключения
документам;
— социальная — документ создается для удовлетворения различных
потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов;
— правовая — документ является средством закрепления и изменения
правовых норм и правоотношений в обществе;
3
ГОСТ Р 51141 — 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — С. 8
4
Собр. Законодательства Рос. Федерации. — 2017. — №31 (ч. 1) — С. 2448
10
— коммуникативная — выполняет задачу передачи информации во
времени, информационной связи между членами общества;
— культурная — отражает способность документа сохранять и
передавать культурные традиции, эстетичные нормы, принятые в обществе;
— историческая (функция исторического источника) — документ
выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.
Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем
речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в
преобразованном виде, является носителем документированной информации
5
.
В течение многих веков и в настоящее время наиболее распространенным
носителем документированной информации является бумага.
Документирование может осуществляться на естественных и
искусственных языках с использованием новых носителей информации. При
создании документов используются средства документирования (ручки,
магнитофоны, диктофоны, компьютерная техника и т.д.). В зависимости от
того, какое средство документирования используется, различают и способы
документирования.
1. Текстовое документирование.
Текстовый документ — это документ, который содержит звуковую
информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой
звукозаписи. Текстовое документирование получило широкое распространение.
С его помощью документируется деятельность государственных
предприятий, учреждений и отдельных лиц.
2. Техническое документирование.
Технические документы — документы, которые отражает результат
строительного и технического проектирования, инженерных изысканий и
других работ. С помощью технических документальных материалов ведутся
записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты и
5
См.: ГОСТ Р 51141 — 98 — С. 2
11
др.).
3. Фото —, кино —, видеодокументирование.
Фотодокумент — изобразительный документ, созданный
фотографическим способом
6
. Особенность фотодокументов в том, что они
возникают в момент событий, поэтому благодаря точности, наглядности имеют
большую ценность и находят широкое применение в различных областях
деятельности человека: в медицине, науке, судебной практике и т.д.
Кинодокумент — изобразительный и аудиовизуальный документ,
созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отображает
события в динамике, движения.
Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию,
зафиксированную любой системой звукозаписи.
4. Документы на машинных носителях. Электронное
документирование. Документ на машинном носителе — это документ,
созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих
обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
Документ обладает множеством свойств. Выделяют несколько основных
свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками:
юридической силой, оригинальностью, подлинностью, копийностью.
Юридическая сила документа — официальный документ, сообщаемый
действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и
установленным порядком его оформления. Для того чтобы документ обладал
юридической силой влияет ряд факторов: соблюдение организацией, ее
должностными лицами, готовящими документ, положений действующего
законодательства и соблюдение установленных правил записи информации.
Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются
ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.
Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского
6
ГОСТ Р 51141 — 98 — С. 2
12
слова originalis, что означает «первоначальный, самобытный». Бывают
«умноженные оригиналы», оригиналы, составленные в нескольких
экземплярах. Например, трудовой договор составляется в двух экземплярах,
при этом каждый экземпляр является оригиналом.
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками
и черновиками. Черновик — это документ в предварительной редакции.
Черновой документ может быть рукописный или машинописный его вариант,
отражающий работу автора или редактора над тексом документа.
Беловик — это последняя, переписанная или перепечатанная набело
редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинный документ,
текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок,
исправлений. Для служебных документов оригиналом является беловик,
подписанный должностными лицами, с приложениями, в ряде случаев с
печатями.
Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.
Различают автографы — документы, переписанные или правленные (после
перепечатки или переписки) рукой автора.
Подлинность документа. Подлинный документ — это документ, в
котором сведения об авторе, времени и месте создания содержатся в самом
документе, и которые подтверждают достоверность его происхождения. Таким
образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом
оформленный и подписанный, называется подлинником официального
документа. Это может быть первый или вообще единственный экземпляр
оригинального документа.
Дубликат документа — это повторный экземпляр подлинника документа,
имеющий юридическую силу. Копийность документов. Копия документа — это
документ, не имеющий юридической силы, но полностью воспроизводящий
информацию подлинного и все его внешние признаки или часть их.
Повторное точное воспроизведение подлинников называется
копированием. Само понятие «копия» связано с размножением оригинала
13
любого вида. Среди копий документа различаются следующие его виды:
— выписка — копия части документа. Должна содержать
воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу.
Юридическую силу приобретает после ее заверения должностным лицом
организации или нотариусом;
— фото - и светокопии — это особый вид копий, отличается точным
воспроизведением оригинала. Кроме копий, снятых непосредственно с
оригинала или полученных автоматически, то есть одновременно с оригиналом,
могут быть кратные копии: копия с копии;
— дубликат — это копия официального документа, имеющая
юридическую силу и сопровождаемая отметкой «дубликат». На копии
документа делается пометка «копия».
Юридическая сила копий заключается в следующем:
— копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк,
на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей
должностных лиц;
— содержать свидетельство юридической силы копии документа;
— иметь отметку о ее заверении.
Заверение копий должно производиться самой организацией или при
необходимости нотариусом. Правила заверения копий документов нотариусами
отличаются от правил заверения копий, принятых в делопроизводстве. Копии
заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным
лицом. Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются
печатью.
По определению специалистов-документоведов, документ представляет
собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений
объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он
создается при помощи письма, графики, рисунка, фотографии, звуко — и
видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге,
фотопленке, диске и т.п.).