54
Таблица 4
Задачи систем электронного документооборота
Обеспечение
эффективного
управления за счет
автоматического
контроля выполнения,
прозрачности
деятельности всей
организации на всех
уровнях.
Поддержка системы
контроля качества,
соответствующей
международным
нормам.
Поддержка
эффективного
накопления,
управления и доступа к
информации и
знаниям. Обеспечение
возможности хранения
всей предыстории
деятельности
сотрудников.
Протоколирование
деятельности
предприятия в целом
(внутренние служебные
расследования, анализ
деятельности
подразделений,
выявление « горячих
точек» в деятельности).
Исключение бумажных
документов из
внутреннего оборота
предприятия. Экономия
ресурсов за счет
сокращения издержек
на управление
потоками документов в
организации.
Оптимизация бизнес –
процессов и
автоматизация
механизма их
выполнения и
контроля.
Какие инвестиции необходимы организации, приступающей к внедрению
СЭДО. Как показывает практика, общая стоимость внедрения СЭДО «под
ключ» — от нескольких тысяч до десятков тысяч рублей на одно рабочее
место, а годовая стоимость последующего владения может достигать 20 — 30%
от первоначальных инвестиций.
Сбербанку, внедряющей СЭДО, придется оплачивать лицензии самой
СЭДО и многочисленные работы по внедрению: консалтинг, установка и
настройка, кастомизация (модификация системы под специфические
требования заказчика), обучение пользователей и технических специалистов.
После запуска системы в эксплуатацию нужно ежегодно оплачивать
обновления ПО. Очевидно также, что организации приходится нести
постоянные расходы на администрирование системы и техническую поддержку
пользователей.
Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности
Сбербанка при внедрении системы электронного документооборота,
необходимо, прежде всего, договориться о том, как определяется эта самая
55
эффективность.
Согласно общему определению будем рассматривать эффективность как
достигаемый результат деятельности, соотнесенный с затратами на его
достижение:
Эффективность = Результат - Затраты
Как видно из данного определения, влиять на эффективность
деятельности банка можно по меньшей мере двумя путями: сокращая затраты
или увеличивая результат. Хорошие системы электронного документооборота
позволяют реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение таких систем
дает банку возможность меньше тратить и больше зарабатывать.
Другим примером уменьшения издержек в деятельности Сбербанка после
внедрения СЭДО является сокращение непроизводительных затрат рабочего
времени сотрудников. Детальные расчеты такого типа обычно выполняют с
помощью хорошо известных методик функционально-стоимостного анализа
или имитационного моделирования бизнес-процессов.
Данные методики хорошо известны и описаны в литературе. Методика
функционально-стоимостного анализа позволяет выделить операции, время
выполнения которых при внедрении СЭДО существенно сокращается (либо
такие операции вообще устраняются).
Например, внедрение системы позволяет значительно сократить затраты
времени на поиск документов, подготовку отчетов, проведение согласования,
контроль исполнительской дисциплины.
Для оценки возможного экономического эффекта от внедрения системы
электронного документооборота необходимо знать, какое время сотрудники
банка тратят на выполнение рутинных, непроизводительных операций над
документами. Согласно оценкам западных консалтинговых компаний и
практическому опыту проектов внедрения СЭДО на российских предприятиях,
доля таких операций может составлять до 20 — 30% всего рабочего времени.
Необходимо также обратить внимание еще на один аспект внедрения
системы электронного документооборота. Высвобождение резервов рабочего
56
времени сотрудников не означает, что в Сбербанке должно автоматически
последовать сокращение штатов.
Гораздо более привлекателен другой вариант, при котором силами тех же
сотрудников будет выполняться существенно больший объем работ. Причем
скорее всего сами сотрудники этого и не заметят, как не замечают они теперь
тех секунд и минут, которые тратят на привычные операции с бумажными
документами.
Очевидно также, что достигнутая экономия рабочего времени сама по
себе не обязательно должна приводить к росту производительности труда —
для этого необходимы дополнительные управленческие воздействия.
Так как Сбербанк крупная организация, имеет территориально удаленные
подразделения весьма ценен вклад в среднюю скорость распространения
информации в организации из - за частых задержек при передаче документов,
поэтому для нашей организации достигаемый эффект будет наиболее ощутим.
Что касается эффектов, связанных с сокращением затрат рабочего
времени сотрудников, эффект ускорения информационных потоков является
объективно наблюдаемым и хорошо измеримым.
Вообще, специфика анализа экономической эффективности СЭДО
заключается главным образом в самом характере использования систем
данного класса: как правило, пользователями СЭДО являются все сотрудники
банка, работающие с информацией.
Другими словами, если у сотрудника есть компьютер на рабочем месте,
он с высокой долей вероятности будет пользователем системы электронного
документооборота, поскольку ему необходимо будет отдавать и получать
поручения, исполнять документы, участвовать в процессах согласования и т.п.
Внедрение СЭДО приводит к созданию более эффективных деловых
коммуникаций между подразделениями организации и внутри самих этих
подразделений.
Сотрудники получают лучшие возможности для обмена опытом,
происходит постепенное накопление «лучшей практики», что в свою очередь
57
помогает избежать дублирования работ и ресурсов. Повышение
привлекательности для инвестиций.
Тот факт, что если банк внедряет у себя СЭДО, говорит о том, что
руководство данной организации уделяет большое внимание созданию
эффективной, прозрачной управленческой структуры. Это делает банк более
привлекательной с точки зрения потенциального инвестора.
Например, известны случаи, когда внедрение СЭДО являлось одним из
требований для получения организацией займа Мирового банка реконструкции
и развития. Повышение качества управленческих решений. Хорошая СЭДО
позволяет руководителю получать информацию в нужное время, в нужном
месте, в нужном виде.
Доступна отраженная в документах предыстория вопроса, можно
увидеть, какие события происходили ранее и какими документами эти события
сопровождались.
Работа в единой информационной среде, создаваемой с помощью СЭДО,
прививает навыки эффективной командной работы, стимулирует нацеленность
на результат. Сокращение доли рутинных операций и повышение доли
творческой компоненты в работе способствуют раскрытию творческого
потенциала каждого человека.
Для ряда пользователей важным мотивирующим фактором может быть
возможность освоить новые информационные технологии и повысить тем
самым свою ценность как специалиста.
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Поскольку практически все параметры банка, внедряемых технологий и
продуктов хорошо известны, точность оценки расходов обычно весьма
высокая. Фактически затратную часть бюджета можно посчитать перед
запуском проекта с точностью до десятков тысяч рублей.
Пример такого расчета для Сбербанка, в котором работает 500
сотрудников, приведен в таблице 5.
58
Таблица 5
Расчет затрат по внедрению проекта
Расходы по кварталам, тыс. руб.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Выбор системы
360
Закупка
оборудования
600
Закупка
системного ПО
5000
Лицензии
СЭДО
3000
Услуги по
внедрению
3000
3000
Сопровожде-
ние ПО
400
400
400
400
400
400
400
400
Администриро-
вание и
техническая
поддержка
360
360
360
360
360
360
360
360
360
360
Итого за
квартал:
360
3600
8360
3360
760
760
760
760
760
760
760
760
Итого,
нарастающим
итогом:
360
3960
12320
15680
16440
17720
17960
18720
19780
20240
21000
21760
На процедуры выбора и закупки системы потребуются трудозатраты в
объеме 6 человеко-месяцев. При средней зарплате 30000 руб./месяц и 100%
накладных расходах на содержание одного сотрудника (включая налоги,
отчисления и т.п.) общие расходы по данной статье составят 360 тысяч рублей.
На приобретение оборудования потребуется 600 тыс. руб. Услуги по
внедрению СЭДО силами внешнего подрядчика обойдутся в 6 млн. руб. и
займут примерно три квартала. Стоимость лицензионного ПО платформенного
и прикладного уровня составит 8 млн. руб. Сопровождение СЭДО потребует
20% в год от стоимости лицензий и составит 400 тыс. руб. в квартал.
Администрированием и технической поддержкой пользователей будут на
постоянной основе заниматься два сотрудника, и, следовательно, затраты на
данный вид деятельности составят 360 тыс. руб. в месяц. Последняя строчка
таблицы показывает расходы, понесенные за все предыдущие кварталы, т.е.
59
нарастающим итогом.
Из таблицы 5 видно, что основные расходы организация несет на этапе
внедрения системы, а в дальнейшем, после запуска системы в эксплуатацию,
ежеквартальное финансирование становится существенно меньше. Окупятся ли
данные расходы? Для того чтобы ответить на этот вопрос, перейдем к
рассмотрению доходной части инвестиционного проекта.
В банке работают 500 человек. Тогда суммарные затраты рабочего
времени на выполнение типовых операций над документами можно
представить в таблице 6.
Таблица 6
Суммарные затраты рабочего времени на выполнение
типовых операций над документами
Выполняемая
операция
Среднее время
выполнения
до
внедрения СЭДО,
мин
Среднее время
выполнения
после внедрения
СЭДО, мин
Число
сотрудников,
выполняемых
операцию
Ежемесячное
количество
операций
Суммарные
затраты времени
до внедрения
СЭДО, чел. дней
Суммарные
затраты времени
после внедрения
СЭДО, чел. дней
Регистрация
входящего
документа
3
1
4
3000
75
25
Регистрация
внутреннего
документа
3
1
2
500
6
2
Регистрация
исходящего
документа
3
1
3
2000
38
13
Размножение
документа по
резолюции
5
0
1
3000
31
-
Подготовка
типовых
отчетов
120
1
5
60
75
1
Подготовка
типового
документа
240
180
300
10
1500
1125
Согласование
типового
документа
360
180
100
10
750
375
60
Как видно из таблицы 6, на выполнение перечисленных типовых
операций до внедрения системы электронного документооборота сотрудники
управленческого аппарата банка тратили примерно 4400 условных человеко-
дней в месяц. Правда, надо заметить, что для выполнения отдельных операций
может потребоваться большее время.
Например, регистрация документа в бумажном журнале зачастую требует
меньшего времени, чем в случае использования электронной системы. После
внедрения системы затраты на эти же операции составляют чуть больше 2400
человеко-дней.
Значит, внедрение системы позволит сэкономить каждый месяц 1900
человеко-дней. Учитывая, что совокупные затраты рабочего времени примерно
Продолжение Таблицы 6
Поиск
документов с
известными
атрибутами
7
1
50
1000
729
104
Поиск
документов с
неизвестными
атрибутами
180
1
10
30
113
1
Организация и
подготовка
совещаний
60
45
100
80
1000
750
Выдача
напоминаний
о
приближении
срока
исполнения
документа
10
0
2
300
13
-
Передача
документа на
исполнение
или
ознакомление
5
0
5
1200
63
-
Преобразова-
ние бумажного
документа на
электронный
вид
0
3
1
3000
-
19
Итого:
4393
2415
61
равны 6000 человеко-дням (500 сотрудников х 20 дней в месяце), в процентном
отношении экономия рабочего времени сотрудников составила:
1900/10000 х 100% = 19%.
Очевидно, вклад данного фактора в экономический эффект от внедрения
системы электронного документооборота в данном случае прямо
пропорционален числу использующих ее сотрудников организации. Чем
больше в банке работают сотрудников, чем большее число сотрудников
пользуются в своей работе системой электронного документооборота, тем
более масштабны и значимы результаты экономии.
Оценим факторы, дающие вклад в доходную часть бюджета для
Сбербанка (Таблица 7).
Таблица 7
Факторы, дающие вклад в доходную часть бюджета для
рассматриваемой организации
Доходы по кварталам, тыс. руб.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
Экономия
рабочего
времени
450
2250
3150
4050
4500
4500
4500
4500
4500
Ускорение
информа-
ционных
потоков
200
400
800
1000
1200
1200
1200
Сокраще-
ние рисков
100
100
100
100
100
100
Итого за
квартал:
0
0
0
450
2450
3650
4950
5600
5800
5800
5800
5800
Итого,
нарастающ
им итогом:
0
0
0
450
2900
6550
11500
17100
22900
28700
34500
40300
Будем считать, что к окончанию проекта все 500 сотрудников банка
станут пользователями системы электронного документооборота. Для расчета
вклада от ожидаемой экономии рабочего времени будем использовать сильно
заниженную оценку: примем, что после перехода на электронный
документооборот затраты рабочего времени сокращаются всего на 5%.
Подчеркнем, что данная оценка является заниженной, поскольку в
62
реальных проектах более точные расчеты по методике функционально—
стоимостного анализа показывают, что общее сокращение трудозатрат
достигает 15-20% даже с учетом того, что появляются новые виды работ
(администрирование СЭДО, поддержка пользователей, сканирование
документов и т.п.).
Исходя из средней стоимости одного человеко-месяца, равной 60 тыс.
руб., получим, что ежеквартальный вклад в доходную часть бюджета
инвестиционного проекта будет составлять:
500 чел.*60000 тыс. руб./мес./чел. * 3 месяца/квартал * 5% = 4500 тыс.
руб.
Поскольку при внедрении СЭДО существует переходный период, когда
сотрудники еще только осваиваются с новыми способами работы, за кварталы
4-6 вклад будет меньше, что и отражено в таблице 7.
Головное отделение Химкинского отделения Среднерусского банка
совершает приблизительно в среднем 120 сделок в квартал и получает от
каждой сделки среднюю прибыль в размере 200 тыс. руб. Тогда ускорение
информационных потоков на 6% приведет к соответствующему росту числа
сделок и, следовательно, росту полученной прибыли. Именно это и отражено во
второй строчке таблицы 7.
Наконец, в нашем банке за последние несколько лет наблюдались случаи
утраты важных документов. Связанные с этим финансовые потери составили
около 400 тыс. руб. в год.
Аналогично предыдущей таблице, итог показывает доходы нарастающим
итогом, т.е. все доходы, полученные к данному кварталу. Теперь у нас есть
почти все необходимое для оценки возврата инвестиций от проекта внедрения и
эксплуатации СЭДО.
Итак, для ответа на вопрос, окупится ли внедрение системы
электронного документооборота, осталось сравнить доходную и расходные
части бюджета инвестиционного проекта.
Результат показан на рисунке 6. Отрицательные значения финансового
63
потока (с первого по восьмой кварталы) соответствуют инвестициям,
положительные (начиная с девятого квартала) – получаемому доходу.
Рисунок 6. Оценка возврата инвестиций
Видно, что срок окупаемости проекта внедрения СЭДО (переход
графика через ноль) при всех сделанных и рассмотренных выше допущениях
составляет примерно 8,5 кварталов или 2 года и 2 месяца. Учитывая, что
проект внедрения занимает около одного года, можно сказать, что СЭДО
окупается в начале второго года промышленной эксплуатации.
Однако данный расчет не является вполне корректным с точки зрения
экономической науки. Дело в том, что деньги, которые организация имеет
сейчас, представляют большую ценность, чем те же деньги, которые могут
быть получены через год.
А деньги, получаемые через год, в свою очередь, «дороже» получаемых
через два. Поэтому более строгое рассмотрение бюджета инвестиционного
проекта требует учета так называемой ставки дисконтирования —
специального коэффициента, который пропорционально уменьшает доходную
часть и, соответственно, несколько увеличивает срок окупаемости проекта.
Конечно же, приведенные выше выкладки являются условными и
приближенными, однако они иллюстрируют основные принципы расчета. На
практике при использовании данной методики обычно требуется более точная