14
Для непрерывного осуществления своей деятельности, соблюдения
требований нормативно — правовых актов и обеспечения необходимой
подотчетности организации должны создавать и сохранять достоверные и
пригодные для использования документы, а также защищать их целостность в
течение требуемого времени.
Рассмотрим виды работ с документами (Таблица 1).
Таблица 1
Виды работ с документами
Делопроизводство
Составные
части
делопроизвод-
ства
Операции
делопроизводства
Группы
документов
Документирование
внутренние
исходящие
входящие
Составление проекта
документов
обязательно
обязательно
не
используется
Согласование проекта
со специалистами
возможно
возможно
не
используется
Проверка
правильности
оформления документа
обязательно
обязательно
не
используется
Подписание
(утверждение)
документа
руководителем
обязательно
обязательно
не
используется
Регистрация
возможна
обязательно
отправка
возможно
разметка
Делопроизводство
Организация
работы с
документами
внутренние
исходящие
Контроль исполнения
возможно
возможно
возможно
Исполнение
документов
обязательно
возможно
возможно
Формирование дел
обязательно
обязательно
обязательно
Текущее хранение и
использование
обязательно
обязательно
обязательно
1.2. Классификация кадровой документации
Классификация документов — это распределение документов по группам
на основе признаков содержания формы составления и другим основаниям с
целью организации и повышения эффективности работы с ними.
Документы классифицируются по следующим группам:
15
— текстовые;
— изобразительные (информация фиксируется при помощи изображения
объекта);
— графические;
— фотодокументы;
— кинодокументы;
— электронные (созданные с помощью компьютера);
— аудиовизуальные (запись изображений и звуков);
— фонодокументы (звукозапись).
В зависимости от источника поступления документы делятся:
— на входящие (поступившие в организацию);
— исходящие (отправляемые из организации);
— внутренние.
По характеру изложения содержания документы могут быть:
— индивидуальными;
— трафаретными;
— типовыми.
По срокам хранения они делятся на документы:
— постоянного;
— долговременного (свыше 10 лет);
— временного (до 10 лет) хранения.
По срокам исполнения различают документы:
— срочные;
— требующие исполнения в определенный срок;
— несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
По виду оформления документы подразделяются:
— на подлинные;
— копии;
— выписки;
— дубликаты.
16
По содержанию — все документы делят на официальные и документы
личного происхождения. Документ, созданный юридическим и физическим
лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется
официальным документом.
Официальные документы создаются организациями или должностными
лицами по определенным правилам. К официальным документам относятся и
документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также
содержащие сведения биографического характера (паспорт, водительские права
и т.д.).
Официальный документ, используемый в текущей деятельности
организации, называют, служебным документом. Если документ создан лицом
вне сферы его служебной или общественной деятельности (личная переписка,
дневники, мемуары), то он считается документом личного происхождения.
Современное законодательство требует оформления большого количества
документов, и только систематизация документов позволяет обеспечить их
быстрый поиск. Комплекс документов, сгруппированных по какому-либо
признаку, называется документацией.
При управлении любыми организациями или предприятиями
разрабатываются сходные и повторяющиеся документы, поэтому возникла
возможность создания систем документации, отражающих определенный вид
деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая,
медицинская и т.д.), а затем появилась необходимость их стандартизации и
унификации.
Документы, взаимосвязанные по признакам происхождения, назначения,
вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению, называют
системой документации. Приведение документов к единообразию по составу и
формам называется унификацией документов.
Унифицируются не только не только отдельные документы, но и системы
документации в целом. Унифицированная система документации — это
система документации, содержащая информацию, необходимую для
17
управления в определенной сфере деятельности, создана по единым правилам и
требованиям
7
.
Важнейшее место в делопроизводстве и управленческой деятельности
занимает система организационно — распорядительной документации (далее
— ОРД). Это вид письменного документа, в котором фиксируются решения
административных и организационных вопросов, а также вопросы управления,
взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,
предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
В соответствии с требованиями действующих законодательных и других
нормативных актов управленческая деятельность любого предприятия
сопровождается созданием разнообразных документов. Они подразделяются на
следующие основные группы:
— организационные документы (законодательные и нормативные акты,
учредительный договор, устав, инструкции, структура и штатная численность,
штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового
распорядка, типовые и примерные номенклатуры дел);
— распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения,
постановления, указания);
— справочно-информационные документы (акты, письма, факсы,
протоколы, докладные записи, справки и др.);
— документы по личному составу (приказы по личному составу,
трудовые книжки, личные дела, личные карточки работников, трудовые
договоры и др.);
— документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан и
коллективов.
Единой классификации кадровой документации пока не существует.
Документационное обеспечение системы управления персоналом следует
рассматривать как подсистему единого документационного обеспечения
7
ГОСТ Р 51141 — 98 — С. 2
18
деятельности организации. Существует несколько нормативных документов,
закрепляющих состав кадровой документации:
— Трудовой кодекс Российской Федерации
8
;
— Перечень типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения
9
;
— Общероссийский классификатор управленческой документации
(ОКУД 011—93) (ред. от 21.12.2017);
— Унифицированные формы первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты (УСПУД)
10
.
В специальной литературе комплекс кадровых документов
систематизируется по различным признакам:
1) по целевой принадлежности выделяют две различающиеся группы
кадровых документов:
— документы, связанные с управлением персоналом (планы и отчеты по
кадрам, положения о подборе персонала, об адаптации работников, анкеты,
тесты и т.п.);
— документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу и до
увольнения) и учитывающие личный состав организации (трудовой договор,
приказы по личному составу, личные карточки работников, график отпусков,
заявления работников и т.п.). К обязательным документам кадровой службы
относятся документы второй группы;
2) по типичным кадровым функциям (процедурам) различают
следующие виды кадровых документов: документация по приему на работу;
переводу на другую работу; увольнению с работы; оформлению отпусков;
оформлению поощрений; оформление дисциплинарных взысканий и др.
3) по степени обязательности можно разделить документы на три
8
Собрание законодательства Рос. Федерации. — 2017. — №1 (ч.1). — С.3
9
Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. — 2016 —№ 52 — С. 6-24
10
Бюллетень трудового и социального законодательства РФ. —2013. — №28615. — С.64-124
19
блока: обязательные, условно обязательные (рекомендательные) и зависящие от
специфики конкретной организации (Таблица 2).
Таблица 2
Характеристика документов
Наименование документа
Комментарий
Обязательные документы в работе кадровой службы
Правила внутреннего трудового
распорядка;
Положение о защите
персональных данных работников;
Инструкции по охране труда;
Трудовые договоры.
Эти локальные нормативные
документы должны быть у любого
работодателя. Составляются они в
произвольной форме. Особенностью
содержания всех локальных документов
является наличие в них условий, которые
не могут ухудшать положения работников
по сравнению с условиями,
установленными Трудовым кодексом РФ.
Штатное расписание;
График отпусков;
Приказы по основной
деятельности;
Приказы по личному составу
(прием, перевод, предоставление
отпуска, увольнение, направление
в командировку, поощрение
работника);
Личная карточка (форма № Т-2);
Табель учета рабочего времени.
Наличие этих документов
обязательно. Учет труда и заработной
платы основывается на первичной
учетной документации, которая ведется
по унифицированным формам (кроме
приказов по основной деятельности).
Данные формы применяются в
организациях независимо от формы
собственности
Трудовая книжка;
Книга учета движения трудовых
книжек и вкладышей к ним;
Журнал учета прохождения
инструктажа по охране труда;
Журнал учета мероприятий по
контролю.
Ведутся обязательно с
использованием установленных образцов
Документы, которые могут стать обязательными и условия, при
которых эти документы становятся обязательными
Должностная инструкция
Если должностные обязанности не
включены в содержание трудового
договора (либо есть ссылка на
должностную инструкцию в тексте
трудового договора)
Положение об оплате труда и
материальном стимулировании
Если в трудовых договорах не
расписана система оплаты труда и
материального стимулирования
(необходимость в таком документе
отпадает, если его содержание включено
в состав коллективного договора или в
правила внутреннего трудового
распорядка)
20
Продолжение Таблицы 2
Документы, применение которых зависит
от специфики конкретной организации
Перечень должностей работников
с ненормированным рабочим днем
Если в организации есть такой
режим работы
График сменности
Если в организации введена
сменная работа
Положение об охране
коммерческой тайны
Если в трудовом договоре
закреплено соблюдение работником
коммерческой тайны
Коллективный договор
Если достигнута договоренность об
этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной
материальной ответственности
Если в организации ведутся работы
в соответствии с перечнем работ, при
выполнении которых может вводиться
полная коллективная (бригадная)
материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной
материальной ответственности
Если в организации работают
сотрудники — материально-ответственные
лица
Внутренние документы, с которыми имеют дело сотрудники кадровых
служб, можно разделить на следующие группы:
— локальные нормативные акты (организационные документы);
— распорядительные;
— информационно-справочные;
— учетные;
— отчетные;
— документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;
— журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности.
Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются,
утверждаются и вводятся в действие.
Локальные нормативные организационные документы регламентируют
порядок построения и функционирования системы управления персоналом в
конкретной организации. К таким документам относятся:
— регламенты работы организации и структурных подразделений;
— правила внутреннего трудового распорядка;
21
— положения (об отделе кадров, о защите персональных данных и др.);
— инструкции (должностные инструкции, должностные регламенты);
— стандарты, правила, методики, памятки и др.
Некоторые из этих документов являются обязательными для любой
организации, как это требует действующее законодательство. При грамотной
организации работы по разработке текста, согласованию со специалистами,
правильному оформлению документов у работодателя будет создана единая
целостная система взаимно дополняющих друг друга документов, способная
эффективно регулировать отношения с работниками.
Документы, создаваемые кадровой службой при осуществлении функций
учета личного состава и документирования движения кадров, можно условно
разделить на несколько групп. Рассмотрим основные группы документов.
Договорные документы
Трудовое законодательство общее определение договора не содержит. В
статьях ТК РФ называются различные договоры, которые могут заключать
стороны трудовых отношений. К договорным документам, создаваемым
кадровой службой, можно отнести:
— трудовой договор;
— соглашение сторон об испытании при фактическом допущении
работника к работе;
— ученический договор;
— соглашение о возмещении расходов работника;
— соглашение сторон о расторжении трудового договора;
— договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной)
материальной ответственности;
— дополнительное соглашение к трудовому договору.
Распорядительные документы
Распорядительная деятельность руководителя организации необходима
для реализации принимаемых управленческих решений. Для выполнения этих
решений издаются распорядительные документы. В результате единоличной
22
распорядительной деятельности работодателя создаются в основном приказы и
распоряжения, реже указания.
Как правило, виды издаваемых организационно — распорядительных
документов определяются в учредительных документах. Так, например, в
уставе организации может быть указано, что руководитель организации может
издавать только приказы.
В состав распорядительной документации входят различные по
назначению приказы и распоряжения. Распорядительные документы делятся на
две самостоятельные группы.
Первая содержит приказы по основной деятельности организации (по
вопросам производственно — хозяйственной деятельности, планирования,
отчетности, финансирования, реализации продукции и т.п.). Кадровая служба
может готовить приказы об утверждении штатного расписания, о внесении
изменений в штатное расписание, о сокращении численности или штата
работников организации и др.
Вторая включает приказы по личному составу, в которых фиксируются
правовые отношения работников и работодателя ( о приеме на работу,
увольнении, переводе, предоставлении отпуска и др.).
Отличительной особенностью распорядительных документов по личному
составу является то, что они играют двоякую роль в процессе
документирования конкретного правового действия: с одной стороны, они
удостоверяют, подтверждают наличие юридического факта — заключения,
изменения или прекращения трудового договора, то есть являются
распорядительными, правовыми.
С другой стороны, такой распорядительный документ по личному составу
регистрирует сам факт, то есть выступает в роли первичного учетного
документа и порождает технологическую цепочку других учетных и отчетных
документов.
Справочно-информационные документы
Следующая группа — справочно-информационные документы, которые
23
содержат необходимую для принятия управленческого решения информацию.
К таким документам относятся:
— различные справочники, классификаторы;
— списки, сводки, перечни (списки прошедших аттестацию, список
граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, перечень
работ и категорий работников, с которыми можно заключить договоры о
материальной ответственности, сводки о составе трудовых ресурсов по
возрасту, полу, стажу);
— акты, протоколы (акты приема — передачи дел, акты об отказе
работника ставить свою подпись в приказе по личному составу, протоколы
проведения собеседований, конкурсных, аттестационных комиссий, советов,
заседаний и др.);
— справки (о состоянии трудовой дисциплины, подтверждающее место
работы);
— характеристики, представления (с их помощью кадровая служба
решает вопросы, связанные с движением кадров — переводами,
перемещениями, проведением аттестации);
— докладные, служебные и объяснительные записки;
— письма, обращения (предложения, заявления, жалобы).
Документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда
Учетная документация выполняет функцию учета и является базой
персональных данных, получаемых при первичной регистрации и
последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу
и движению кадров.
Выделяют две подгруппы учетных документов.
А. Первичные учетные документы (личный листок по учету кадров,
дополнение к личному листку по учету кадров, личные карточки (Т-2, Т-2ГС
МС), личные дела сотрудников специализированные анкеты, карточки и др.).
Требования к оформлению первичных документов отдельно трудовым
законодательством не установлены. Так как эти документы относятся к