65
ГЛАВА 3. АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ И ПУТИ
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ
МУНИЦИПАЛЬНОГО КАЗЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ
«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ АРАМИЛЬСКОГО
ГОРОДСКОГО ОКРУГА»
3.1. Проблемы организации контроля за деятельностью Муниципального
казенного учреждения «Муниципальный архив Арамильского городского
округа»
Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации
является одним из важнейших направлений деятельности государственных и
муниципальных архивов, поскольку они должны постоянно пополнятся
архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь
общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое,
политическое и культурное значение.
Для функционирования архива в полной мере, необходимо решить ряд
вопросов, касаемо как работы архива в целом, так и организации контроля за
его деятельностью в реализации нормативно-правовой базы, а именно:
Контроль за своевременным и правильным комплектованием архивного
фонда;
Контроль за отбором документов, подлежащих передачи на постоянное
хранение;
Контроль за сохранностью документов архивного фонда;
Контроль за качеством снятых копий на электронные и внешние
накопители;
Контроль за своевременным исполнением социально-правовых запросов.
66
3.2. Направления совершенствования организации контроля за
деятельностью Муниципального казенного учреждения «Муниципальный
архив Арамильского городского округа»
Анализ деятельности Муниципального казенного учреждения
«Муниципальный архив Арамильского городского округа» по контролю
позволил выделить основные проблемы и недостатки. Решение их является
приоритетным направлением совершенствования контроля в муниципальном
архиве.
В соответствии со ст.16-ФЗ
16
, необходимо организовать контроль за
соблюдением законодательства в архивном деле. Это позволит решить такие
проблемы как:
проблема комплектования архивного фонда;
Для того чтобы не переполнять архивохранилище документами, не
несущими в себе исторической и другой ценности, и не пропустить при сборе
«важных» документов, необходим контроль за отбором документов,
подлежащих передачи на постоянное хранение.
Государственный архив Свердловской области (далее ГАСО)
осуществляет контроль за деятельностью архивного отдела Арамильского
городского округа, и оказывает ему организационно-методическую помощь
(бюллетени, консультации). Для реализации данной функции архив
Арамильского городского округа:
представляет в ГАСО по установленным формам сведения о хранящихся
в архивном отделе фондах;
направляет в ГАСО: годовой отчет с основными показателями (прием
документов в архив, проверка наличия фондов, учет фондов, переработка
фондов или усовершенствования фондов и т.д.), ежеквартальный отчет по
документам постоянного хранения города и района, отчет каждое
полугодия по документам личного состава;
16
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации
67
разрабатывает и согласовывает с ГАСО списки учреждений и
организаций, документы которых подлежат передаче в архивный отдел.
информирует ГАСО о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения
документов в учреждениях, других нарушениях законодательства
Российской Федерации об архивном деле;
представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
ГАСО поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения,
описи фотодокументов, описи дел по личному составу;
подготавливает и передает документы и описи к ним на постоянное
хранение в соответствующий государственный архив на условиях
соглашения между Муниципальным архивом Арамильского городского
округа и Государственным архивом Свердловской области.
Правильное хранение архивных документов;
Очень актуальна проблема правильного хранения документов, т.к.
большинство архивов РФ (архив Арамильского городского округа не
исключение) занимают помещения, построенные не для этих целей. Чаще всего
это переделанные под архив старые здания, остро нуждающиеся в ремонте. В
таких помещениях очень трудно поддерживать технические условия, в которых
должны храниться архивы. И для того, чтоб сохранить ценные архивы,
необходимо проводить регулярный контроль технического содержания и
эксплуатации архивохранилища с целью обеспечения сохранности документов.
В целях обеспечения функции контроля за сохранностью архивных
документов, архивный отдел информирует администрацию Арамильского
городского округа о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения
документов в учреждениях, других нарушениях законодательства Российской
Федерации об архивном деле.
68
Контроль качества электронных копий и внешних носителей
информации;
Электронные носители информации появились относительно недавно,
соответственно большая часть архивных данных хранится на бумаге, которая
под влиянием внешних факторов разрушается. Следуя из этого, архив делает
копии бумажных документов на электронные носители. Контроль качества
электронных копий должен проводится по каждому файлу. Выборочная
методика проверки допустима лишь в исключительных случаях.
Контроль сроков исполнения;
В соответствии с административным регламентом
17
и методическим
пособием
18
, при исполнении социально-правовых запросов необходимо
придерживаться сроков исполнения. Текущий контроль за исполнением
запросов социально-правового характера осуществляется руководителем
подразделения путем проверок соблюдения и исполнения сотрудниками
порядков и сроков исполнения запросов социально-правового характера. Учет
результатов исполнения запросов ведется ежемесячно.
Контроль проводится не только за деятельностью муниципального
архива, но и самим архивом непосредственно. Контроль за обеспечением
сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, отбором и
передачи их на постоянное хранение, осуществляется архивом в ходе
проведения комплексных, тематических и контрольных проверок деятельности
архивов организаций (источников комплектования). Результаты проверок с
предложениями по устранению выявленных недостатков докладываются
руководству организации.
17
Административный регламент Росархива по предоставлению государственной услуги «Организация
исполнения запросов российских и иностранных граждан, а так же лиц без гражданства, связанных с
реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок» №894 от
28.12.2009г.
18
Методические рекомендации по использованию запросов социально-правового характера, СИФ ВНИИДАД
№250 от 20.02.2012г.
69
Но, как известно, любую проблему легче предотвратить, чем решать ее и
все вытекающие из этого последствия. На мой взгляд, большинство
вышеуказанных проблем можно разрешить кадровым вопросом. Так как с
каждым годом средний возраст сотрудника архива растет, нужно решить
проблему «старения» архива. Для этого необходимо проводить мероприятия
государственной социальной политики в области архивного дела – для
повышения престижа профессии архивист. Это поможет привлечь к работе и
вызвать интерес к данной деятельности у перспективной и талантливой
молодежи.
Проблема молодых кадров непосредственно связана с низкой оплатой
труда архивных работников. Повышение уровня заработной платы должно
происходить наряду с увеличением объемов и улучшением качества
предоставляемых архивом государственных и муниципальных услуг на основе
подъема результативности их деятельности и повышения производительности
труда работников.
Внедрение системы эффективного контракта
19
- одно из основных
нововведений Росархива «Изменения в отраслях социальной сферы,
направленные на повышение эффективности архивного дела», разработанный
для исполнения Указа Президента РФ от 7 мая 2012 года № 597 «О
мероприятиях по реализации государственной социальной политики». В рамках
плана мероприятий предусмотрены создание критериев и механизмов оценки
деятельности архивистов, установление связи между качеством работы и
оплаты труда, доработка квалификационных характеристик по должностям
архивистов и совершенствование системы повышения квалификации кадров.
Повышения эффективности работы архива должно быть достигнуто за
счет внедрения технологических и организационных инноваций, которые
19
Эффективный контракт – это трудовой договор с работником, в котором конкретизированы его должностные
обязанности, условия оплаты труда, показатели и критерии оценки эффективности деятельности для
назначения стимулирующих выплат в зависимости от результатов труда и качества оказываемых
государственных (муниципальных) услуг, а так же меры социальной поддержки.
70
приведут к последовательному совершенствованию всех направлений работы
архива.
Применение современных инженерно – технологических решений
поможет справиться с такой задачей как правильное хранение архивных
документов. Проблему неудовлетворительного состояния технологической
базы архивохранилища можно решить с помощью использования
прогрессивных и в то же время менее затратных инженерно – технологических
решений. В данном случае речь идет об оснащении архивных хранилищ
современными системами пожаротушения, автоматическими измерителями
параметров воздушной среды (температура, влажность) и т.д. при этом
возможность подобного оборудования должна быть учтена на этапе
проектирования или во время реконструкции архивного здания.
71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Органы государственного и муниципального управления выполняют
публичную функцию в интересах не только частных лиц, но и общества и
государства в целом.
По итогам проведенного исследования нормативно – правовых и
теоретических основ контроля за деятельностью органов государственного и
муниципального управления можно сделать следующие выводы.
В последнее время появилось ясное осознание того, что одной из главных
причин, мешающих положительному развитию и социально- экономическому
процветанию России, является острая проблема безответственности органов
государственного и муниципального управления. Следуя из этого, особенно
актуальными становятся вопросы организации и осуществления контроля за
деятельностью, или часто бездеятельностью, органов государственного и
муниципального управления. Нерешенность этих вопросов так же является
источником серьезных проблем, таких как процветание коррупции,
злоупотребление служебным положением, халатное отношение к своим
должностным обязанностям, не соблюдение законов, нормативных правовых
актов и статей Конституции РФ и Указов Президента.
Контроль, как одна из главных функций государственного управления,
создает основные условия для обеспечения его законности и дисциплины. При
этом характер исполнения решений в рамках государственного и
муниципального управления зависит от того, как государственные структуры
используют системы контроля, сопровождающие процесс государственного
управления. В то же время следует отметить необходимость контрольной
деятельности за соблюдением дисциплины всеми участниками
72
государственного и муниципального управления в силу необходимости
обеспечения законности управления страной.
При осуществлении контроля необходимо соблюдение принципа
систематичности и регулярности. Это вносит определенный порядок в
дисциплину работ как того, кого контролируют, так и того, кто осуществляет
функцию контроля. Кроме того систематический контроль дает возможность
лучше ориентироваться в конкретной отрасли управления и постоянно
анализировать состояние дел, а так же выявить недостатки в управленческой
деятельности, отыскать резервы или предупредить непредвиденные
последствия. Принцип регулярности контроля стимулирует саму контрольную
деятельность к повышению эффективности и позитивного влияния на
достижение результата. Создавая сильное дееспособное государство, не следует
забывать о его основном предназначении – надежно защищать интересы и
права человека. Для этого необходимо сформировать соответствующий
механизм, который бы создавал условия реализации, способы защиты этих прав
и содействовал бы дальнейшему их осуществлению. Одной из гарантий такого
служения интересам человека в сфере управления является контроль.
Действенность контроля состоит в реальных последствиях выявления
нарушений действующего законодательства, принятых норм и правил. На
контроль возложена обязанность, не только выявить допущенные нарушения,
но и глубоко их проанализировать, сделать выводы о возможных последствиях,
и вовремя пустить в ход государственный механизм защиты. Его
предназначение состоит в создании предпосылок и осуществлении
управленческой деятельности исходя из интересов человека и общества,
предупреждении неправомерной деятельности органов управления и
должностных лиц. Принцип действенности контроля положен в основу
реагирования органов контроля, всей системы контроля путем применения
73
соответствующих мер самостоятельно или передачи результатов и выводов
уполномоченным органам для принятия решений.
В представленной работе рассмотрены проблемы организации контроля
за деятельностью органов государственного и муниципального управления. На
основе всего вышеизложенного можно резюмировать следующее: контроль –
это деятельность уполномоченных институтов, гражданского общества и
отдельных граждан с целью установление соответствия функционирования
органов государственного и муниципального управления нормативно-
правовым стандартам и корректирование выявленных отклонений посредством
обращения в уполномоченные государственные органы либо к общественному
мнению. Для осуществления контроля необходимо, во-первых, наличие планов,
т.к. невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если
неизвестны их планы, во-вторых, наличие организационной структуры,
поскольку прежде чем осуществлять функцию контроля, необходимо знать,
кто несет ответственность за данный участок работы. Необходимость контроля
заключается в предупреждении возникновения кризисных ситуаций,
поддерживает сильные стороны организации путем сопоставления реально
достигнутых результатов с запланированными.
Контроль необходимо осуществлять везде, где происходит
предоставление государственных или муниципальных услуг населению.
Муниципальное казенное учреждение «Муниципальный архив Арамильского
городского округа» не является исключением. Контрольные мероприятий в
данном учреждении проводятся, во-первых, для соблюдения законности в
сфере предоставления архивом социально – правовых запросов для населения,
во-вторых, контроль в сфере расходования предоставленных бюджетных
средств, в-третьих, контроль за правильной эксплуатацией архивохранилища с
целью сохранения его содержимого.
74
В дипломной работе дана характеристика государственному и
муниципальному управлению. Раскрыты формы и признаки государственного и
муниципального управления. Так же мы разобрались, каковы функции и
методы государственного и муниципального управления. Какие виды контроля
осуществляются в данных сферах управления. А так же проанализировали
контрольные функции на примере Муниципального казенного учреждения
«Муниципальный архив Арамильского городского округа».