55
Таблица 1
План проведения плановых проверок юридических лиц на 2015год
Наименовани
е
юридическог
о лица
Юрид.
/фактич.
адрес
Государ.
регистр.ном
ер
Дата
начала
проверк
и
Кол
-во
дне
й
Форма
проведения(документарн
аая, выездная)
Наимен.
органа
государ.
контроля
Муниципальное
казенное
учреждение
"Муниципальны
й архив
Арамильского
городского
округа"
624003
Свердловск
ая обл.
г.Арамиль,
ул.1 Мая 4
1016646050
117
июнь
20
выездная
Управление
архивами
Свердловск
ой области
Муниципальное
казенное
учреждение
"Архив
Нижнесергинско
го
муниципального
района"
623090
Свердловск
ая обл.
г.Нижние
Серьги,
ул.Титова
39
1116646000
602
апрель
20
выездная
Управление
архивами
Свердловск
ой области
Муниципальное
казенное
учреждение
"Архив
городского
округа Ревда"
623280
Свердловск
ая обл.
г.Ревда,
ул.Максима
Горького 27
1126684000
013
май
20
выездная
Управление
архивами
Свердловск
ой области
Муниципальное
казенное
учреждение
"Муниципальны
й архив
социально-
правовых
документов г.
Нижний Тагил"
622001
Свердловск
ая обл.
г.Нижний
Тагил,
ул.Газетная
15
1036601222
393
февраль
20
выездная
Управление
архивами
Свердловск
ой области
56
самоуправления муниципальных образований, расположенных на территории
Свердловской области, государственными полномочиями Свердловской
области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных
документов, относящихся к государственной собственности Свердловской
области», подпунктом 27 пункта 9 Положения об Управлении архивами
Свердловской области, утвержденного постановлением Правительства
Свердловской области от 09.08.2011 года № 1061-ПП «Об утверждении
Положения об Управлении архивами Свердловской области», Планом
проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных
предпринимателей Управлением архивами Свердловской области на
запланированный год, утвержденным приказом Управления архивами
Свердловской области и согласованным с Прокуратурой Свердловской области
уведомляют о проведении плановой выездной проверке. Так же в уведомлении
указываются сроки проведения данной проверки и имя ведущего специалиста
отдела государственного контроля в сфере архивного дела и правовой работы
Управления архивами Свердловской области, который будет проводить
плановую выездную проверку. Уведомление поступает не менее чем за
двадцать четыре часа до начала проведения контроля.
С уведомлением так же получают утвержденный перечень документов,
необходимых для проверки и копию приказа Управления архивами
Свердловской области о проведении плановой выездной проверки соблюдения
законодательства об архивном деле Российской Федерации и Свердловской
области в Муниципальном казенном учреждении «Муниципальный архив
Арамильского городского округа».
При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с
исполнением запросов социально-правового характера (комплексные
проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка может
проходить по конкретному обращению заявителя.
57
Задачами настоящей проверки являются:
установление факта соблюдения или нарушения законодательства об
архивном деле Российской Федерации и Свердловской области
Муниципальным казенным учреждением «Муниципальный архив
Арамильского городского округа»;
составление акта проверки соблюдения законодательства об архивном
деле Российской Федерации и Свердловской области Муниципальным
казенным учреждением «Муниципальный архив Арамильского
городского округа».
Предметом настоящей проверки является соблюдение обязательных
требований законодательства об архивном деле Российской Федерации,
законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об
архивном деле в Свердловской области Муниципальным казенным
учреждением «Муниципальный архив Арамильского городского округа».
В процессе проверки для достижения целей и задач плановой выездной
проверки необходимо провести следующие мероприятия по контролю:
запросить у руководителя проверяемого объекта в рамках предмета
проверки необходимые документы (информацию) за отчетный период;
оценить соблюдение законодательства об архивном деле;
зафиксировать факты нарушения законодательства об архивном деле в
случае их обнаружения.
Плановая выездная проверка проводится в соответствии с
Административным регламентом исполнения Управлением архивами
Свердловской области государственной функции по осуществлению контроля
за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации,
законов и иных нормативных правовых актов Свердловской области об
58
архивном деле в Свердловской области, утвержденным приказом Управления
архивами Свердловской области от 18.07.2012 года № 27-01-33/62.
По завершении данного мероприятия контролирующий орган должен
предоставить результаты проверки в виде справки, в которой указываются
фамилия, имя, отчество исполнителя, регистрационные данные проверенных
справок, замечания, сделанные в ходе проверок, в том числе отмечаются
недостатки в оформлении и содержании ответа на запрос с точки зрения
полноты и достоверности данных. С замечаниями знакомят исполнителя.
Справка подписывается членами комиссии. Так же выписываются предписания
(приложение 2) об устранении выявленных нарушений в ходе проверки.
На устранение выявленных нарушений архиву дается один календарный
год. На следующий год назначается внеплановая документарная проверка
соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации и
Свердловской области Муниципальным казенным учреждением
«Муниципальный архив Арамильского городского округа» (приложение 3).
Всю информацию, относящуюся к проведению контроля (план проверок,
копию приказа, перечень документов необходимых для предоставления к
проверки, а так же информацию о результатах проведения плановой выездной
проверки) можно найти на официальном сайте УАСО
11
(приложение 4).
Выборочная (тематическая) проверка.
Выборочная проверка может осуществляться не только органами УАСО,
но и, к примеру, сотрудниками пенсионного фонда или Департаментом по
труду. Контроль от их лица производится с целью проверки подлинности
предоставленных данных о заработной плате и стаже работы сотрудниками
архива в пенсионный фонд для начисления пенсионного пособия гражданам
РФ. Для тематической проверки отбираются справки по разной тематике. В
11
http://uprarchives.midural.ru
59
ходе проверки устанавливаются точное соответствие сведений, имеющихся в
документах, оформление архивных справок и сроки исполнения.
Осуществляется выборочный анализ исполнения запросов с просмотром
документов. Проверяющие могут потребовать от исполнителя показать дела, на
основании которых был подготовлен ответ.
Как и в случае с плановой выездной проверкой, руководитель архива
получает на свое имя официальное уведомление от Пенсионного Фонда
Российской Федерации с решением о проведении документальной проверке
(приложение 5).
В соответствии с Федеральными законами от 15.12.2001 № 167-ФЗ « Об
обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», от17.12.2001
№ 173-ФЗ « Об трудовых пенсиях в Российской Федерации», от 01.04.1996
№27-ФЗ « Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе
государственного пенсионного страхования» (в редакции Федерального закона
от 31.12.2002 № 198-ФЗ) назначается руководитель группы проверки, перед
которым стоит задача – провести документальную проверку.
Целью контроля является: проверка факта работы гражданина.
Вид проверки – внеплановая (тематическая).
Причина проверки - назначение трудовой пенсии.
По окончании проверки составляется акт (приложение 6), в котором еще
раз прописывают цель проверки, список предоставленных к проверке
документов, а так же итоги проведенного контроля.
60
2.3. Организация общественного и внутреннего контроля (на примере
Муниципального казенного учреждения «Муниципальный архив
Арамильского городского округа»)
Как уже было сказано ранее, общественный контроль предупреждает о
нарушении законности в деятельности государственных и муниципальных
органов. Но, как и государственный, общественный (публичный) контроль
опирается на правовые основы. Важным критерием для такого вида контроля,
является гласность информации о работе государственных структур, поэтому
опубликование нормативных актов субъектов Федерации является средством
обеспечения публичного контроля. На официальном сайте
12
можно найти всю
интересующую информацию о деятельности архив, а именно: устав архива,
нормативно-правовую базу, на которую опирается архив в ходе исполнения
своих обязательств, различные методические пособия. В разделе «Обращение
граждан» можно напрямую связаться с директором архива и в письменном виде
оставить замечания или пожелания в работе архива. Информация открыта и
доступна для всех пользователей интернет ресурсов.
Внутренний контроль имеет широкое определение как процесс,
осуществляемый органом управления организации или другими сотрудниками,
с целью получения информации об эффективности и рациональности
деятельности, достоверность финансовой отчетности и соблюдение законов и
нормативных актов
13
.
Цель проведения внутреннего контроля в архиве – это:
во-первых, инвентаризация (бухгалтерская ревизия товарно-
материальных ценностей);
Инвентаризация – это проверка наличия имущества организации и
состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сличения
12
http://archive.aramilgo.ru
13
https://ru.wikipedia.org
61
фактических данных с данными бухгалтерского учета. Это основной способ
фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.
Бухгалтерская ревизия – это наиболее полная форма финансового
контроля. Под ней понимают систему контрольных действий по проверке
законности и обоснованности хозяйственных операций, правильности их
отражения в бухгалтерском учете и отчетности.
Помимо основных контрольных процедур, при ревизии бюджетного
учреждения необходимо так же проверить:
Целевое расходование бюджетных средств:
расходование средств финансирования из бюджета в соответствии с
допущенным лимитом;
правильность отнесения расходов бюджетного учреждения по
соответствующим статьям классификации расходов бюджетов;
полноту и своевременность регистрацию в казначейских органах
принятых бюджетных обязательств.
Оплата труда «бюджетников».
Так же контроль за расходованием бюджетных средств могут
осуществлять казначейские органы
14
. В основном это текущий контроль за
целевым характером расходования бюджетных средств. Для осуществления
платежа с единого счета бюджета по своим обязательства архив представляет в
территориальный орган казначейства платежное поручение. При этом
казначейство проверяет:
Соответствие операции характера уставной деятельности бюджетного
учреждения;
14
Федеральное казначейство – это федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий в
соответствии с законодательством РФ правоприменительные функции по обеспечению исполнения
федерального бюджета.
62
Не является ли платеж не предусмотренным законодательством
авансовым платежом или капитальным вложением;
Обоснованность платежа – наличие счета, при необходимости –
договора, сметы;
Достаточность остатка лимита бюджетных обязательств по
соответствующей статье расходов;
Правильность оформления платежного поручения.
Сотрудники внутреннего контроля при осуществлении ревизий и
проверок имеют права доступа во все здания и помещения, занимаемые
архивом, и действуют на основании инструкции о порядке проведения ревизий.
во-вторых, проверка технического содержания и эксплуатации
архивохранилища с целью обеспечения сохранности документов;
Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом
мероприятий по созданию нормативных условий. Соблюдение нормативных
режимов и надлежащей организации хранения документов, исключение их
хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном
физическом состоянии. При проверке технического содержания архива, прежде
всего, следует обратить внимания на обеспечение нормативных условий
хранения документов:
оснащение архивохранилища специальным оборудованием для хранения
документов;
оборудование помещения средствами пожаротушения, охранной и
пожарной сигнализации;
соблюдение противопожарного режима;
соблюдение охранной системы;
создание оптимальных (нормативных) температурно-влажностного и
светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.
63
Как уже упоминалось, о проведении предстоящего контроля директора
архива уведомляют письменно. В уведомлении, так же прописывается цель
контроля – бухгалтерская ревизия товарно-материальных ценностей, и имя
сотрудника осуществляющего данное мероприятие. Чаще всего этим
сотрудником является бухгалтер учреждения, экономист или казначейские
органы.
Кратко резюмируем вышесказанное.
Муниципальный архив – это структурное подразделение органов
местного самоуправления городского округа, создаваемое муниципальным
районом или городским округом, которые осуществляют хранение,
комплектование, учет и использование документов Архивного фонда
Российской Федерации, а так же других архивных документов.
15
Финансируется муниципальный архив из средств местного бюджета, а так же
за счет внебюджетных поступлений. Муниципальный архив Арамильского
городского округа, как и все государственные и муниципальные структуры,
предоставляющие населению определенный вид государственных и
муниципальных услуг, подвергается контролю со стороны государства,
вышестоящего руководства или общественности. Контроль за деятельностью
архива осуществляют Управление Архивами Свердловской области (УАСО),
Пенсионный фонд РФ, Департамент по труду, Управление социальной защиты
населения – на предмет корректности предоставленных данных о стаже
работы, заработной плате и записи в трудовой книжке граждан, обращающихся
в вышеперечисленные службы для начисления пенсионного и прочего вида
пособий и льгот. Контроль осуществляется так же и внутренний – для
проверки сохранности товарно-материальных ценностей архива и соблюдения
технических норм эксплуатации архивохранилища.
15
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации"
64
Все контрольные мероприятия осуществляются через официальные
уведомления директору с приложением копии приказа, с последующим
составлением акта о проделанной работе и предписанием по устранению
каких-либо отклонений от нормативно-правовой базы.
В своей деятельности муниципальный архив опирается, прежде всего, на
нормативно-правовую базу, Федеральные и Областные законы РФ.