54
Должностные инструкции бухгалтера, администратора» рекомендуем возло-
жить на бухгалтера.
2. Совершенствование организационной структуры и штатного распи-
сания ИП Тропин Е.М.
Данное мероприятие планируется к осуществлению в следующем нап-
равлении: изменение штатного расписания с переводом бухгалтера на полную
ставку. Это необходимо в связи с тем, что в предприятии нужно совершен-
ствовать организацию учета и перевести функции бухгалтерского учета к
профильному специалисту. При этом нагрузка на бухгалтера возрастет в связи с
освобождением администратора от бухгалтерских функций.
Планируется администратора перевести в должность менеджера, который
будет осуществлять функции закупки товара для розничной торговой сети, а
также функции оптовых продаж товаров предприятия. В связи с этим рекомен-
дуем использовать специальную форму заказа товаров, предоставляемую
оптовыми поставщиками товаров.
На основании этой формы будут выдаваться первичные документы на
закупку товаров, которые будут подписываться менеджером в подтверждение
получения товара и передаваться для дальнейшей обработки в учете бухгалтеру
ИП Тропин Е.М.
Представим на рис. 4 изменения организационной структуры пред-
приятия.
Рисунок 4 – Проектная организационная структура ИП Тропин Е.М.
Индивидуальный предприниматель (директор)
Бухгалтер
на полную ставку
Менеджер
Старший продавец 2 ед.
Продавец 6 ед.
55
То есть схема работы по новому организационно-техническому аспекту
работы при новой организационной структуре предприятия будет выглядеть
следующим образом (рис. 5).
Рисунок 5 – Проектная схема организации учета расчетов с
контрагентами
На наш взгляд, такая схема работы существенно повысит эффективность
организации бухгалтерского учета расчетов с контрагентами в предприятии.
Это обусловлено еще тем, что в настоящее время собственник предприятия
зачастую забывает брать первичные документы у поставщиков, особенно при
покупке в розницу и рассчитываясь наличными. Поэтому предприятие несет
излишние потери по не проведенным расходам.
Мероприятие 2 - Совершенствование организации расчетов с постав-
щиками и подрядчиками.
Представим в таблице 8 основные направления совершенствования учета
расчетов с поставщиками и покупателями ИП Тропин Е.М.
Контрагент
(поставщик/оптовый
покупатель)
Менеджер
Бухгалтер
Индивидуальный
предприниматель
Согласование условий
договора
Заключение
договора
Передача
документов
Сверка
расчетов
Контроль
Обработка договоров и первичных документов по
сделкам (создание, проведение, проверка)
Формирование условий договора. Создание заявки на
закупку/реализацию. Оформление первичных документов поставщиком
56
Таблица 8
Основные направления совершенствования
учета расчетов с поставщиками и покупателями ИП Тропин Е.М.
Рекомендация
Цель мероприятия
1. Провести сверки с покупателями, с
которыми не заключен договор и ко-
торые еще не оплатили поставленный
товар
Документальное подтверждение состоя-
ния расчетов и их достоверности
2. Разработка договора поставки ИП
Тропин Е.М. в полной форме
Предотвращение разногласий покупате-
лей и ИП Тропин Е.М. по неоговоренным
в упрощенной форме договора вопросам
3. Ведение платежного календаря
Синхронизация поступлений от покупа-
телей и платежей поставщикам
4. Разработка формы заявки на вне-
сение незапланированных расходов в
платежный календарь
Обоснование незапланированной суммы
оплаты с юридической точки зрения,
проверка сопроводительной документа-
ции на сделку
5.Автоматизация финансового плани-
рования на базе 1С: Бухгалтерия
Упрощение процедур осуществления
рекомендаций №4, 5
Соблюдение платежно-расчетной дисциплины при погашении кредитор-
ской задолженности является задачей, для решения которой эффективно
использование информационной системы. Основными задачами, требующими
автоматизации, являются:
- ведение платежного календаря (планирование платежей для погашения
кредиторской задолженности);
- построение системы отчетов для анализа кредиторской задолженности;
- расчет платежных сумм по банковским кредитам;
- учет штрафов за просроченный платеж.
Платежный календарь – это инструмент оперативного финансового пла-
нирования. С помощью платежного календаря прослеживается динамика пла-
тежей, определяется их приоритетность, и синхронизируются поступления и
выплаты. В календаре сумма доходов, которые компания планирует получить,
должна быть не меньше ожидаемых расходов. Если поступления превысят
платежи, документ покажет остаток денег на счете. Это будет означать, что
компания платежеспособна. В противном случае вовремя рассчитаться по
долгам она не сможет. Обязанность составления платежного календаря
57
предлагаем возложить на бухгалтера по поставщикам, что позволит снизить
разрыв в нагрузке на работников отдела.
Чтобы сформировать платежный календарь, бухгалтеру понадобится
следующая информация:
- отчет о кредиторской и дебиторской задолженности организации. В нем
должны быть указаны суммы доходов и расходов с перечнем договоров,
контрагентов и ответственных лиц;
- графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей;
- графики периодических выплат – налогов, заработной платы и т. п.;
- данные о текущих остатках на счетах.
Во-вторых, для недопущения ситуации, при которой платежи предприя-
тия превысят поступления, необходимо разработать форму заявки, в которой
каждый незапланированный в платежном календаре платеж будет рассматри-
ваться главным бухгалтером предприятия, который примет решение о включе-
нии или невключении заявки в платежный календарь для оплаты.
В данной заявке должны быть обоснованы суммы к уплате с юридичес-
кой точки зрения (наличие договора и срок оплаты по нему), а также причина
отсутствия данного платежа в платежном календаре. Подпи-сывать заявку
рекомендуем руководителям структурных подразделений либо заместителю
генерального директора.
Реализация указанных мероприятий по внедрению платежно-расчетной
дисциплины, разработке платежного календаря и заявок на платеж возможна
путем дополнительной настройки бухгалтерской программы «1С: Бухгалте-
рия» для формирования указанных документов, либо с использованием офис-
ной программы Microsoft Excel.
Предложенные мероприятия по автоматизации не потребуют дополни-
тельных затрат со стороны ИП Тропин Е.М., поскольку запланированы в
рамках совершенствования текущей системы бухгалтерского и финансового
учета.
58
Нарушение договорной и расчетной дисциплины подрывает устойчи-
вость денежного обращения. Для ИП Тропин Е.М. обеспечение своевременной
оплаты является задачей жизненной важности, поскольку в условиях рынка
своевременное поступление средств за товары, работы и услуги вопрос не
только финансового благополучия, но и самого существования хозяйствующих
субъектов.
Совершенствование платежно-расчетной дисциплины позволит предп-
риятию оптимизировать денежные потоки, устранить разрыв между дебиторс-
кой и кредиторской задолженностью и синхронизировать денежные потоки
таким образом, чтобы обеспечить максимальную финансовую устойчивость и
платежеспособность предприятия.
Разработка платежных календарей в рамках оперативного финансового
планирования предприятия предоставит ему ряд преимуществ, среди которых
можно выделить:
1. Детальное планирование и анализ движения безналичных и наличных
денежных средств предприятия;
2. Работа с плановой, текущей и просроченной дебиторской и кредитор-
ской задолженностью.
Разработка форм заявок на внесение платежей в платежный календарь
позволит установить оперативный контроль расходов подразделений в рамках
утвержденных лимитов.
Внедрение системы управления платежно-расчетной дисциплиной в
предприятии позволит устранить «кассовый разрыв» путем снижения прос-
роченной задолженности перед поставщиками и подрядчиками и своевре-
менности оплаты текущих платежей.
Уменьшение задолженности по расчетам с поставщиками и подряд-
чиками на указанную величину позволит повысить финансовую устойчивость
предприятия, его платежеспособность, а также положительно отразится на
оборачиваемости кредиторской задолженности перед поставщиками и
подрядчиками.
59
Обобщая сказанное, можно сделать вывод, что для устранения проблем в
бухгалтерском учете расчетов с поставщиками и покупателями ИП Тропин
Е.М. необходимо внедрить систему оперативного финансового планирования
для совершенствования платежно-расчетной дисциплины. Это возможно
сделать путем ежемесячного составления платежных календарей бухгал-тером,
а также путем внедрения оперативного контроля за расходованием платежных
ресурсов с помощью разработки формы заявок для включения незаплани-
рованного платежа в календарь.
Экономическая эффективность мероприятий заключается в улучшении
платежеспособности предприятия, а также в высвобождении дополнительных
финансовых ресурсов за счет ускорения оборачиваемости кредиторской
задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
3.2. Разработка графика документооборота ИП Тропин Е.М.
Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформ-
ляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными
учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и
основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за
совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и
материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом
учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются
сводные учетные документы.
Документооборот - это движение документов на предприятии от их
создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки
и передачи в архив.
Этапы документооборота:
1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;
2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;
60
3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в
регистры;
4. Сдача в архив.
Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их
для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утверж-
денным в организации графиком документооборота.
Работу по составлению графика документооборота в ИП Тропин Е.М.
рекомендуем возложить на бухгалтера. График документооборота утверж-
дается приказом руководителя предприятия.
Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить
прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и
проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной
работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда
счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгал-
терского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации
учетных работ.
График документооборота ИП Тропин Е.М. представим в Приложении В.
Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного
отражения хозяйственных операций на счетах ИП Тропин Е.М. необходимо
строго соблюдать требования по составлению документов. Основные требо-
вания, предъявляемые к учетным документам, приведены в ст. 9 Федерального
Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете».
37
Согласно указанному закону первичные учетные документы принима-
ются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифи-
цированных форм первичной учетной документации, а документы, форма
которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие
обязательные реквизиты:
- наименование документа;
- дату составления документа;
37
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете» // Консультант Плюс
61
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
-измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выра-
жении;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяй-
ственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных докумен-
тов, утверждает руководитель организации по согласованию с бухгалтером. В
ИП Тропин Е.М. право подписи первичных учетных документов, на наш взг-
ляд, может быть возложено на директора, бухгалтера, бухгалтера-кассира,
менеджера.
Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денеж-
ными средствами, подписываются руководителем ИП Тропин Е.М. и бух-
галтером.
Первичный учетный документ в ИП Тропин Е.М. должен быть состав-
лен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным -
непосредственно после ее окончания.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку-
ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском
учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица,
составившие и подписавшие эти документы.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допус-
кается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноси-
ться лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что
должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали
документы, с указанием даты внесения исправлений.
Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о
хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов
составляются сводные учетные документы.
62
Первичные и сводные учетные документы могут составляться на
бумажных и машинных носителях информации. Поскольку ИП Тропин Е.М.
ведет бухгалтерский учет автоматизированным способом, то организация
изготавливает за свой счет копии первичных документов на бумажных
носителях для других участников хозяйственных операций.
Рассмотрим подробнее порядок оформления основных первичных
документов ИП Тропин Е.М.
Факт реализации товара отражается документально товарной накладной
формы ТОРГ – 12 в случае оптовой продажи, а также счет - фактурой при
реализации товара с НДС, в розничной торговле – кассовым чеком и копией
чека по желанию покупателя.
Основанием для принятия товаров и материалов к бухгалтерскому учету
ИП Тропин Е.М. служат договор купли-продажи товаров, товарная накладная
на поступивший товар с подписью сотрудника, получившего товар в предп-
риятии, а также со всеми обязательными реквизитами товарной накладной от
поставщика. Основанием для принятия сумм НДС по поступившему товару в
ИП Тропин Е.М. служит счет-фактура от поставщика на поставленный товар.
Формирование дебиторской задолженности в данном случае произ-
водится в момент отгрузки товара покупателю по договору купли-продажи,
сопроводительной документацией на товар в данном случае является товарная
накладная и счет-фактура.
Формирование дебиторской задолженности подотчетных лиц в бухгал-
терском учете производится в момент получения ими аванса на заранее
определенные нужды. В течение трех дней после получения аванса подот-
четное лицо предоставляет авансовый отчет и возвращает остаток неиспользо-
ванных денежных средств в кассу предприятия. Списание дебиторской
задолженности подотчетных лиц производится в исследуемом предприятии в
момент предоставления авансового отчета и возврата неипользованного аванса
в кассу.
63
Основанием для формирования дебиторской задолженности по недос-
тачам и потерям от порчи ценностей и хищения товарно-материальных запасов
служат следующие документы: договор о материальной ответственности, акт
инвентаризации склада или кассы, приказ руководителя о возмещении ущерба
материально ответственным лицом.
Ежегодно в январе бухгалтер предприятия рассчитывает лимит остатка
кассы. Лимит остатка кассы показывает, какую максимальную сумму денежных
средств можно оставлять в кассе предприятия на конец дня.
Основанием для оформления бухгалтерских проводок по расчетному
счету в банках является выписка кредитного учреждения. В качестве первич-
ных документов выступают платежные документы, оформленные по формам и
в порядке, утверждаемым Центробанком РФ (Положением о безналичных
расчетах).
Принятие основных средств к бухгалтерскому учету осуществляется на
основании утвержденного руководителем ИП Тропин Е.М. акта (накладной)
приемки-передачи основных средств, который составляется на каждый отдель-
ный инвентарный объект. Одним актом (накладной) приемкипередачи основ-
ных средств может оформляться принятие к бухгалтерскому учету однотипных
объектов одинаковой стоимости, принимаемых к бухгалтерскому учету
одновременно.
Указанный акт, утвержденный руководителем организации, вместе с
технической документацией передается в бухгалтерскую службу организации,
которая на основании этого документа открывает инвентарную карточку или
делает отметку о выбытии объекта в инвентарной карточке. Техническая доку-
ментация, относящаяся к конкретному инвентарному объекту, может переда-
ваться по месту эксплуатации объекта с соответствующей отметкой в
инвентарной карточке.
Учет основных средств по объектам ведется бухгалтерской службой ИП
Тропин Е.М. с использованием инвентарных карточек учета основных средств
(например, унифицированная форма первичной учетной документации по