16
1.2. Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Перед организацией стоит задача разработки системы, автоматизирующей
проверку наличия и учет отгрузки материальных ценностей. Эти задачи
являются взаимосвязанными и входят в комплекс бизнес-процессов складского
учета, поэтому далее будет рассмотрен процесс складского учета с помощью
структурного анализа.
Структурный анализ бизнес-процессов предполагает постепенное
разделение процесса на компоненты до тех пор, пока не будет достигнута
нужная степень детализации [8]. Моделирование бизнес-процесса будет
осуществляться согласно нотации IDEF0, которая предусматривает графическое
представление процесса в виде блоков с четкой структурой входов и выходов.
Анализ бизнес-процесса начинается с создания контекстной диаграммы.
Контекстная диаграмма представляет собой основной бизнес-процесс,
отображенный в виде блока, с описанием входов и выходов [19]. Контекстная
диаграмма бизнес-процесса контроля технического состояния оборудования
представлена на рисунке 4.
Управление процессом регламентировано распоряжениями Министерства
финансов РФ от 9 июня 2001 года №44н, а именно Положением по бухучету
«Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), которые были
утверждены Приказом Министерства финансов Российской Федерации [2].
Согласно ПБУ 5/01, осуществлять ведение складского учета в организации
должно специально назначенное материально-ответственное лицо. Поэтому
механизмом процесса является кладовщик. Складской учет ведется в
информационной системе «Галактика», поэтому она также будет механизмом
задачи. Входными информационными потоками процесса являются:
1. Материально-производственные запасы (МПЗ), которыми могут
быть: сырье и материалы, необходимые для деятельности организации.
2. Готовая продукция, произведенная внутри организации и
переданная из отдела производства на склад.
Рисунок 4. Контекстная диаграмма бизнес-процесса
3. Приходный ордер М-4, которым сопровождается прием МПЗ от
поставщиков.
4. Накладная-требование, согласно которой осуществляется
перемещение МПЗ внутри организации (между структурными
подразделениями).
5. Акт МХ-3, который сопровождает возврат МПЗ, сданных на склад.
Выходными информационными потоками процесса являются:
1. Акт МХ-1, который сопровождает прием МПЗ на хранение.
2. Лимитно-заборная карта, сопровождающая выдачу МПЗ на нужды
производства.
3. Накладная М-15, которая сопровождает отпуск продукции
покупателю.
4. Отпущенные МПЗ.
5. Отгруженная продукция.
Складской учет включает в себя:
1. Оприходование материально-производственных запасов на склад.
Ввод данных в систему осуществляется согласно сопроводительным
документам: приходному ордеру М-4 и акту МХ-3.
2. Перемещение МПЗ внутри организации. Запасы передаются со
склада в производственный отдел для обеспечения процесса производства. Этот
процесс оформляется накладной-требованием М-11 и лимитно-заборной картой
М-8. Также в этом процессе задействована готовая продукция. Она поступает на
склад из производственного отдела. Все данные о движении каждого
наименования готовой продукции и материально-производственных запасов
отражаются в учетной карточке М-17.
3. Отпуск МПЗ со склада готовой продукции покупателю
сопровождается накладной М-15.
Декомпозиция бизнес-процесса складского учета представлена на рисунке
5.
На основании проделанной работы можно сделать вывод о том, что в
процессе складского учета формируется большой объем документов. Процесс
включает в себя достаточно сложную структуру внутренних подзадач.
Рисунок 5. Декомпозиция контекстной диаграммы
При этом необходимо обеспечивать не только оперативность учета данных, но
надежную отгрузку готовой продукции, чтобы она была доставлена покупателю
в товарном виде. Поэтому из комплекса задач складского учета для дальнейшей
автоматизации был выбран процесс отгрузки продукции со склада.
1.2.2. Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Опишем бизнес-процесс отгрузки товара со склада (рисунок 6). Процесс
отгрузки МПЗ со склада будет рассматриваться от комплектации заказа
покупателя до отгрузки готовой продукции со склада.
Важность процесса в целом для предприятия заключается в
необходимости доставки надежно упакованной продукции соответствующего
качества в заказанном количестве покупателю.
Отгрузка готовой продукции со склада осуществляется кладовщиками.
Входными информационными потоками процесса являются:
оприходованная из производства готовая продукция;
заказ покупателя;
тара для упаковки заказа.
Выходными информационными потоками процесса являются:
отсутствие продукции на складе;
накладная М-15, которая печатается в двух экземплярах для
подписи покупателем;
отгруженная покупателю продукция.
Процесс управления отгрузкой продукции связан с процессом
перемещения МПЗ внутри организации, потому что продукция поступает на
склад из производственного отдела. Также управление отгрузкой связано с
процессом продажи товаров, потому что в результате этого процесса
формируется заказ покупателя, согласно которому продукция отгружается.
Результатным показателем бизнес-процесса является количество
отгруженной продукции, которое рассчитывается в системе складского учета.
Рисунок 6. Модель бизнес-процесса отпуска МПЗ со склада
1.2.3. Обоснование необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Для того чтобы принять решение об использовании средств
вычислительной техники для автоматизации процесса управления отгрузкой
товара необходимо оценить трудозатраты кладовщиков на процесс управления
отгрузкой. В процессе управления отгрузкой необходимо проверить наличие
продукции, выбрать и подготовить тару, упаковать и промаркировать
продукцию. Для того чтобы оценить трудозатраты на процесс управления
отгрузкой продукции необходимо рассмотреть документооборот задачи [23].
Для этого была составлена схема документооборота в редакторе Microsoft Visio.
Схема документооборота представлена на рисунке 7.
Отдел продаж
Комплектация
заказа
Выбор тары
Упаковка
продукции
Процесс
Заказ
покупателя
Кладовщик
Загрузка
машины
Проверенный
заказ
Производственный
отдел
Заявка на
производство
Заявка на
производство
Перечень
тары
Упакованный
заказ
Маркер
продукции
Упакованный
заказ
Накладная М-
15
Рисунок 7. Схема документооборота процесса
Поясним данные схемы. Заказ покупателя не вводится в систему
«Галактика», он передается на склад в бумажной форме, в системе при этом
формируется запись «Реализация», однако доступ к таким записям есть только у
сотрудников отдела продаж, кладовщики не могут обращаться к этим данным.
Кладовщик проверяет наличие товарных позиций, указанных в заказе. Если
какая-либо товарная позиция отсутствует на складе, кладовщик оформляет
заявку, в которой перечислены наименования продукции и количество, и
передает ее в производственный отдел. Когда заказ укомплектован, кладовщик
23
осуществляет выбор тары по перечню. Затем печатаются маркеры продукции,
которые представляют собой номера штрих-кодов товарных позиций. Они
наклеиваются на упакованную в тару продукцию. К упакованной продукции
прикладывается накладная М-15 и заказ загружается в машину для
транспортировки покупателю. Накладная М-15 печатается из системы
«Галактика», поэтому она помечена на схеме курсивом. Накладная не будет
участвовать в расчете трудозатрат на формирование документооборота.
Рассчитаем трудозатраты на формирование документооборота процесса.
Для этого необходимо дать количественную оценку следующим показателям:
1. Количеству документов за год.
2. Частоте возникновения документов за год.
3. Символьному объему документа.
В результате можно рассчитать годовые трудозатраты на оформление
документа в человеко-часах. Характеристика текущей организации
документооборота представлена в таблице 2.
Таблица 2
Характеристика документооборота
Показатель
Заказ
Перечень
тары
Маркер
Заявка на
производство
Количество документов в
год, шт.
3 000
3 000
100
100
Количество символов в
документе, шт.
3 000
1 000
1 000
500
Частота возникновения в
год, шт.
1200
100
1200
100
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
600
260
320
400
В настоящий момент перечни тары составляются кладовщиками вручную
и печатаются, заказы поступают в бумажной форме, а маркеры печатаются из
табличного процессора Microsoft Excel. Поэтому трудозатраты на управление
отгрузкой продукции составили 1580 человеко-часов в год.
Применение средств вычислительной техники позволят загружать данные
о заказе из системы «Галактика», автоматически формировать и передавать
заявку на производство, печатать маркеры продукции из формы заказа и
автоматизировать учет тары. За счет перечисленных факторов произойдет
снижение затрат на формирование документооборота. Трудозатраты по
проектному плану рассчитываются исходя из времени обработки машинных
24
операций, необходимых на формирование документооборота и обработку
информационных потоков процесса. Трудозатраты на ведение документооборота
по проектному плану представлены в таблице 3.
Таблица 3
Характеристика документооборота по проектному плану
Показатель
Заказ
Перечень
тары
Маркер
Заявка на
производство
Количество документов в
год, шт.
3 000
3 000
100
100
Количество символов в
документе, шт.
3 000
1 000
1 000
500
Частота возникновения в
год, шт.
1200
100
1200
100
Трудозатраты на
обработку в год, чел-час
300
120
220
260
Сумма годовых трудозатрат на формирование документооборота по
проектному плану составила 900 человеко-часов в год. Это является
достаточным показателей для обоснования внедрения средств вычислительной
техники.
1.2.4. Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Для обеспечения информационной безопасности организации
используется комплекс мер, которые можно разделить на две группы [19]:
1. Организационные меры.
2. Программно-аппаратные меры.
В комплекс организационных мер, используемых в организации, входит:
1. Создание и ознакомление сотрудников с Политикой безопасности
организации.
2. Ведение учета посетителей в журнале посетителей (с записью
паспортных данных).
3. Разграничение доступа к модулям системы «Галактика» согласно
функциональным обязанностям сотрудников предприятия.
4. За контроль состояния информационной безопасности организации
назначено ответственное лицо (руководитель ИТ-отдела).
5. Организация авторизованного доступа к используемым
программным системам.
25
К программно-аппаратным мерам обеспечения информационной
безопасности организации относятся:
1. Использование антивирусного программного обеспечения со
встроенным брандмауэром Microsoft Security Essentials.
2. Использование сканера состояния информационной безопасности в
режиме реального времени «Severus».
3. Использование системы контроля версий и обновлений
программного обеспечения «Secunia PSI».
4. Отключение USB-портов для предотвращения заражения
компьютеров вредоносным программным обеспечением и предотвращения
несанкционированного копирования данных.
5. Сотрудникам запрещена установка программного обеспечения на
персональные компьютеры.
6. Права на установку программного обеспечения есть только у
сотрудников ИТ-отдела.
1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации
«КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
Поскольку ранее было принятое обоснованное решение об использовании
средств вычислительной техники, необходимо провести анализ рынка
программного обеспечения, автоматизирующего процесс управления отгрузкой
товаров.
Внешняя обработка «Отгрузка товаров», разработанная для платформы
«1С» компанией «Инфостарт», представляет собой средство для создания
расходных ордеров [25]. Ее отличие от типового модуля заключается в том, что
«Отгрузка товаров» представляет данные в визуально и логически удобном виде.
Обработка подключается к базе данных системы «1С». После этого можно
загрузить форму «Реализация товаров и услуг», вместо использования формы
заказов. На форме представлен перечень записей, соответствующих реализации
товаров. После открытия записи о реализации можно осуществить печать
документов.