83
Ниже представлен расчет общих расходов на реализацию плана отражения
рисков при реализации разработанного для ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ проекта мер с
использованием формулы 6:
ОР
риск
= 100 тыс. руб. + 300 тыс. руб. + 90 тыс. руб. + 615 тыс. руб. + 10
тыс. руб. = 1 115 тыс. руб.
Таким образом, данные выше представленной таблицы 22 говорят о том,
общая годовая сумма расходов на реализацию плана отражения рисков
проекта в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ составила 1 115 тыс. руб.
В таблице 24 представлен бюджет расходов на внедрение современного
программного обеспечения в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
Таблица 24
Бюджет расходов на внедрение современного программного обеспечения ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈
№ п / п
Статьи
Сумма, тыс. руб.
1
ПО ∇ERP-система∈ (∇1С:ERP∈) (на 5 рабочих мест)
2 550
2
Пакет ∇Microsoft 365∈ (версия ∇Корпоративный∈) (на 36
рабочих мест)
112
3
ПО ∇1С: Предприятие 8 (версия 8.4.1)∈ (лицензия на 5
рабочих мест)
22
4
Прочие расходы
1 115
Итого
3 799
Таким образом, судя по данным выше представленной таблицы, сумма
расходов на внедрение современного программного обеспечения в ООО ∇ЧОП
∇ЩИТ∈ 3 799 тыс. руб.
В таблице 25 представлена прогнозная экономическая оценка
эффективности разработанных мер на предприятии.
Таблица 25
Прогнозная экономическая оценка эффективности разработанных мер в ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈
№ п / п
Показатели
Факт
Прогноз
1
∆ абс.
∆ отн., %
1
2
3
4
5
6
1
Проектные
расходы в год,
тыс. руб.
-
3 799
3 799
-
84
Продолжение таблицы 25
1
2
3
4
5
6
2
Управленческие
расходы, тыс.
руб., всего, в т.ч.:
188 394
184 193
-4 201
-2,23
2.1
Расходы на фонд
оплаты труда
административно-
управленческого
аппарата
(включая расходы
на страховые
взносы)
88 000
80 000
-8 000
-9,09
3
Прибыль
(убыток) до
налогов, тыс. руб.
98 059
102 260
4 201
4,28
4
Чистая прибыль
(убыток), тыс.
руб.
61 465
64 826
3 361
5,47
1
Значения были получены на основе заявленного разработчиками ПО эффекта от его
установки в виде 10%-процентного прироста производительности труда пользователей
(административно-управленческого аппарата).
Таким образом, данные таблицы 25 говорят о достижении снижения
управленческих расходов в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ на 2,23% (за счет прогнозного
роста производительности труда его административно-управленческого
аппарата на 10%). Кроме того, данные выше представленной таблицы говорят о
прогнозном достижении прироста чистой прибыли ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ на 3 361
тыс. руб. или на 5,47%.
Выводы
В рамках разработки мер по совершенствованию системы
документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ была предложена идея установки на
предприятии современного программного обеспечения в виде ПО ∇ERP-
система∈ (∇1С:ERP∈), пакета ∇Microsoft 365∈ (версия ∇Корпоративный∈) и ПО
∇1С: Предприятие 8 (версия 8.4.1)∈.
85
Общий размер бюджета подготовленного проекта мер на год составил
3 799 тыс. руб., в т.ч. размер расходов на реализацию плана отражения рисков –
1 115 тыс. руб.
Проведенная оценка экономической эффективности предложенных мер
позволяет сделать вывод о целесообразности их реализации в сложившихся
условиях хозяйствования.
86
Заключение
По итогам рассмотрения теоретических основ системы электронного
документооборота необходимо отметить следующее.
Под электронным документооборотом принято понимать обмен
документами с использованием Интернет-ресурсов. Использование технологии
данного документооборота дает возможность своим пользователям помимо
отправления документов еще их получать. Важнейшим понятием системы
электронного документооборота является электронный документ. Электронные
документы бывают нескольких видов – это формализованные, частично
формализованные и неформализованные документы.
Принято выделять три формы организации документооборота:
1. Централизованная форма. Ее построение и функционирование
предполагает прохождение всего набора технологических операций по
осуществлению обработки документов всем экономическим субъектом,
отдельно взятым структурным подразделением или сотрудником.
2. Децентрализованная форма. Ее построение и функционирование
предполагает прохождение всего набора технологических операций по
осуществлению обработки документов в любом подразделении экономического
субъекта согласно определенной адресации.
3. Смешанная форма. Ее построение и функционирование
предполагает совершение части операций отдельно в централизованном и
децентрализованном формате.
Сторонами в системе электронного документооборота, которые должны
выполнять функции и следовать принципам организации данного
документооборота, помимо собственно участников электронного
документооборота должны быть следующие: оператор электронного
документооборота, удостоверяющий центр и государственные органы. При
этом в топ-3 базовых функций организации электронного документооборота
входят следующие:
87
1. Формирование, регистрация и хранение документов в электронном
формате, формирование карточки документа.
2. Движение документа согласно установленному маршруту,
возможность его контроля.
3. Ведение истории внесения корректив в документ.
Основными принципами электронного документооборота является
однократная регистрация документа, возможность параллельного выполнения
операций, непрерывность движения документа, единая (или согласованная
распределенная) база документальной информации, эффективно
организованная система поиска документа, развитая система отчетности по
разным статусам и атрибутам документов.
В рамках рассмотрения информационных систем электронного
документооборота был описан составленный в сентябре 2023 г. их рейтинг. По
итогам составленной и представленной Карты рынка системы электронного
документооборота в РФ по состоянию на конец 2023 г. – на начало 2024 г. в
топ-3 перечня программного обеспечения попали следующие:
1) ELMA365 ECM – это решение для осуществления фискального
мониторинга, хранения документов, КЭДО, Service Desk и т.д.
2) TESSA – оно имеет обширный функционал, наибольший балл в
блоке ∇Рыночные показатели∈ и, в частности, обладает наибольшим
количеством действующих лицензий.
3) Directum RX – у его разработчика накопилось около 3 тыс. клиентов
за период реализации продукта, систему применяют 270 тыс. чел.
По итогам проведения анализа системы документооборота в ООО ∇ЧОП
∇ЩИТ∈ необходимо отметить следующее.
Организация ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ на основании полученной в 2010 г.
лицензии на частную охранную деятельность от ГУ МВД России по г. Москве
оказывает следующий перечень услуг:
1) физическая охрана объектов в виде оказания услуг по
осуществлению охраны объектов любой сложности;
88
2) пультовая охрана объектов в виде оказания услуг по
осуществлению мониторинга и реагирования;
3) технические средства охраны в виде оказания услуг по
осуществлению проектирования, монтажа и сервиса соответствующих систем;
4) охранно-пожарная сигнализация в виде оказания услуг по
осуществлению проектирования, монтажа и сервиса соответствующих систем.
Размер выручки ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ за 2021-2023 гг. вырос на 525 444 тыс.
руб. или на 41,01%. Размер его себестоимости продаж вырос на 434 900 тыс. руб.
или на 43,93%.
Сумма управленческих расходов ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ выросла на 23 618
тыс. руб. или на 14,33%. Прибыль от продаж ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ за 2021-2023
гг. выросла на 66 926 тыс. руб. или в 1,5 раза.
Отрицательное сальдо результатов ведения внереализационной
деятельности в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ в размере 71 170 тыс. руб. в 2021 г. снизилось
до отрицательного сальдо в размере 95 429 тыс. руб. в 2023 г. или на 34,09%.
Рост значений прибыли до налогов в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ на 42 667 тыс.
руб. или на 77,03% и размера чистой прибыли в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ на 33 007
тыс. руб. или на 115,98% свидетельствует об укреплении его текущих бизнес-
позиций.
Все рассчитанные в работе показатели рентабельности данной компании
ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ в динамике за 2021-2023 гг. в динамике показали
укрепление ее текущих финансово-экономических позиций.
За функционирование системы документооборота в рассматриваемой
организации отвечает ее Административно-хозяйственный отдел. Данное
структурное подразделение обладает широким объемом функций и задач – от
подготовки планов, ведения и контроля за деятельностью по административно-
хозяйственному обеспечению функционирования организации до разработки и
практической реализации планов мероприятий по совершенствованию и
внедрению новых методов организации работы с информацией и до
выполнения и решения прочих функций и задач.
89
В ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ документооборот делится на входящий и
исходящий вид. В свою очередь, его входящий документопоток делится на
следующие подвиды:
1. Документооборот с централизованным поступлением документов в
организацию в лице ее Административно-хозяйственного отдела,
распределяющиеся в структурные единицы по направлениям работы.
2. Документооборот с поступлением документов прямо в структурные
единицы организации.
В исходящих документах ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ содержится
вырабатываемая в ходе деятельности органов менеджмента информация для ее
передачи вышестоящим, подведомственным структурам (органы ФНС России,
Социального фонда России и т.д.).
Действующая в организации система электронного документооборота
функционирует на базе отечественной системы ∇БОСС-Референт∈.
В рамках определения уровня технической оснащенности сотрудников,
работающих с управленческой информацией в организации, был рассчитан ряд
показателей. В результате были получены следующие результаты:
1) неизменный характер значений коэффициента механизации
(автоматизации) обработки управленческой информации – в размере 0,75 ед.;
2) неизменный характер значений коэффициента автоматизации
оборота и передачи управленческой информации – в размере 0,9 ед.;
3) значения коэффициента компьютеризации повысились на 7,5%;
4) доля затрат на предметы труда, используемых в управлении, в
структуре общих затрат, выросла с 0,17% до 0,55%;
5) значения фондовооруженности управленческого персонала выросли
со 182,23 тыс. руб./чел. до 289,53 тыс. руб./чел. или в 1,6 раза.
Для определения влияния системы документооборота в ООО ∇ЧОП
∇ЩИТ∈ на эффективность деятельности организации были рассчитаны и
проанализированы показатели, характеризующие ее способность генерировать
положительные денежные потоки.
90
Анализ ликвидности баланса ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ показал утрату его
способности благодаря использованию суммы высоколиквидных активов
рассчитаться по обязательствам со сроком покрытия до 12 месяцев. Результаты
осуществленного коэффициентного анализа ликвидности организации в
динамике за 2021-2023 гг. показали в целом уменьшение ее денежной
способности проводить расчеты по обязательствам со сроком покрытия до 12
месяцев.
В третьем разделе были разработаны меры по совершенствованию
системы документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ путем рассмотрения
возможности по внедрению следующего современного ПО:
1. ПО ∇ERP-система∈ в лице разработки отечественной компании
ООО ∇1С∈ продукта ∇1С:ERP∈ вместо системы ∇БОСС-Референт∈.
2. Пакет ∇Microsoft 365∈ (∇Корпоративный∈) вместо пакета ∇Microsoft
Office∈ (версия 2016).
3. ПО ∇1С: Предприятие 8 (версия 8.4.1)∈ вместо ПО ∇1С:
Предприятие (версия 8.3)∈.
По итогам проведения работ по оценке рисков внедрения мероприятий по
совершенствованию системы документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ были
выделены следующие риски:
- Риски макроэкономического характера.
- Риски, обусловленные появлением непрогнозируемых срывов.
- Риски внешнего предсказуемого характера.
- Риски внутри проектного характера.
- Риски технического характера.
Экономический эффект от разработки и возможной реализации
мероприятий состоит в повышении эффективности использования
административно-управленческого персонала организации на 10% путем
повышения уровня их технической оснащенности. По прогнозам это позволит
увеличить чистую прибыль на 3 361 тыс. руб. относительно 2023 г. или на
5,47%.
91
Библиографический список
Нормативные правовые акты
1. Налоговый кодекс РФ Ч. 2 от 05.08.2000 №117-ФЗ (в ред. от
22.04.2024 №88-ФЗ).
2. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ (в ред. от 06.04.2024
№70-ФЗ).
3. Арбитражно-процессуальный кодекс РФ от 24.07.2002 №95-ФЗ (в
ред. от 06.04.2024 №74-ФЗ).
4. Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 от 30.11.1994 №51-ФЗ (в ред. от
11.03.2024 №48-ФЗ).
5. Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ ∇О бухгалтерском
учете∈ (ред. от 12.12.2023 №579-ФЗ).
6. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ ∇Об информации,
информационных технологиях и о защите информации∈ (ред. от 12.12.2023
№588-ФЗ).
7. Федеральный закон от 31.07.2020 №248-ФЗ ∇О государственном
контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации∈ (ред.
от 25.12.2023 №625-ФЗ).
8. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ ∇Об электронной
подписи∈ (ред. от 04.08.2023 №457-ФЗ).
9. Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ ∇Об обществах с
ограниченной ответственностью∈ (ред. от 13.06.2023 №249-ФЗ).
10. Федеральный закон от 11.03.1997 №48-ФЗ ∇О переводном и
простом векселе∈.
11. Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12.01.2023
№ 14-6/ООГ-97 ∇Об организации электронного кадрового документооборота∈.
12. Приказ Росстандарта от 31.01.2014 №14-ст ∇О принятии и введении
в действие Общероссийского классификатора видов экономической
деятельности (ОКВЭД2) ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2) и Общероссийского