13
Краткая характеристика видов электронных документов представлена в
таблице 2.
Таблица 2
Краткая характеристика видов электронных документов
№
п /
п
Характеристики
Формализованные
документы
Частично
формализованные
документы
Неформализованные
документы
1
Отличие
Обладают разработанным
и утвержденным
органами ФНС России
форматом
Обладают
разработанным
и рекомендованным
органами ФНС России
форматом
Отсутствует
утвержденный формат
2
Формат
xml
Любой, но заполнены
дополнительные
данные: №, дата, иные
параметры
Любой: docx, pdf, jpg
и т.д.
3
Особенность
Проходят процедуру
автоматической
обработки в ИФНС
России
Не предназначены
для прохождения
процедуры обработки с
использованием
специализированного
программного
обеспечения
Не предназначены
для прохождения
процедуры обработки с
использованием
специализированного
программного
обеспечения
4
Пример
Счет-фактура,
универсальный
передаточный документ,
корректировочный
и исправленный счет-
фактура, акт приемки-
сдачи работ, товарная
накладная (ТОРГ-12),
универсальный
корректировочный
документ, документ
приемки (ТОРГ-2)
Произвольная форма
акта приемки-сдачи
работ (услуг) и ТОРГ-12,
акт сверки, договор,
внутренняя накладная
(ТОРГ-13)
Информационное
письмо, счет, ценовой
лист, накладные, прайс-
листы, протокол
разногласий, отчет
Существует короткий перечень документов, которые запрещено
передавать в online-формате. Согласно статье 22.1 главы 2 раздела I части I ТК
РФ
6
и разъяснениям, данным по этому поводу в Письме Министерства труда и
социальной защиты РФ от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 ∇Об организации
электронного кадрового документооборота∈
7
, в этот перечень входят
следующие документы:
акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
6
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ (в ред. от 06.04.2024 №70-ФЗ).
7
Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97 ∇Об организации
электронного кадрового документооборота∈.
14
приказ (распоряжение) об увольнении работника;
документы, призванные подтверждать прохождение персоналом
инструктажей по охране труда;
А согласно статье 4 Федерального закона от 11.03.1997 №48-ФЗ ∇О
переводном и простом векселе∈
8
к вышеуказанному перечню документов
добавляется переводной и простой вексель.
На современном этапе все чаще документы начинают получать
обязательный характер для оформления с использованием электронного
формата. В нем предприятиями, организациями и индивидуальными
предпринимателями уже сдается часть бухгалтерской и налоговой отчетности в
органы ФНС России, декларации по НДС и т.д. Цифровыми документациями
обмениваются участники торгов для государственных нужд, а также
работающие с маркированной и прослеживаемой продукцией экономические
субъекты.
Далее необходимо рассмотреть понятие электронной подписи. Документ
всегда допустимо идентифицировать с использованием следующих реквизитов:
информация об адресанте и адресате;
название;
дата;
подпись.
Существование данных реквизитов и их заполнеие подтверждает
правдивость имеющихся в документе данных. Следовательно, документ может
применяться в виде доказательства сделки или иной договоренности между
сторонами, в т.ч. для органов государственного финансового контроля и для
суда.
У электронного документа также имеются реквизиты, а правовую силу он
обретает исключительно после подписания. В технологии функционировании
системы электронного документооборота используются электронные подписи,
подтверждающие правовую значимость документов и законность сделок.
8
Федеральный закон от 11.03.1997 №48-ФЗ ∇О переводном и простом векселе∈.
15
Из-за этого при переходе экономического субъекта с использования
бумажного документооборота на использование электронного
документооборота менеджменту и всему персоналу, подписантам документов,
нужно получить сертификат электронной подписи. Ниже представлены
функции электронной подписи:
1) визирование документа;
2) осуществление проверки подписи на авторство;
3) предоставление гарантии на неизменность документа после его
подписания.
9
Далее необходимо рассмотреть понятие квалифицированной электронной
подписи. Квалифицированная электронная подпись является наиболее
защищенным видом электронной подписи. Она сразу признается равнозначной
собственноручной подписи: контрагент примет документ с такой подписью без
заключения дополнительных соглашений. Она используется для заверения
любых документов, в т.ч. для ИФНС России, торговых online-площадок, судов.
Технология квалифицированной электронной подписи находится под
контролем ФСБ России, а получить подпись можно исключительно в
аккредитованном Министерством цифрового развития, связи и массовых
коммуникаций РФ удостоверяющем центре.
10
Далее необходимо рассмотреть понятие неквалифицированной
электронной подписи.
Для формирования неквалифицированной электронной подписи
аналогично формированию квалифицированной электронной подписи
применяются криптографические алгоритмы. Но защита у нее меньше из-за ее
выпуска всеми удостоверяющими центрами, даже не аккредитованными. По
этой причине для признания ее правовой силы контрагенты осуществляют
подписание отдельного соглашения.
9
Габдулин, С.С. Риск-менеджмент: учебное пособие / С.С. Габдулин [и др.]. – М.: Дашков и К, 2022. – 322 c. –
ISBN 978-5-394-04822-7. – Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. –
URL:
https://www.iprbookshop.ru/120758.html, с. 8.
10
Грозова, О.С. Делопроизводство: учебное пособие для вузов / О.С. Грозова. – 2-е изд. – М.: Издательство
Юрайт, 2023. – 131 с. – ISBN 978-5-534-15964-6. – Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт
[сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/510372, c. 8.
16
Далее необходимо рассмотреть понятие простой электронной подписи.
Использование данного вида электронной подписи подтверждает только
факт составления определенного документа конкретным лицом. Простая
электронная подпись – это sms от банков и связки ∇логин-пароль∈ в личных
кабинетах разных сервисов. Подписанные им документы не принимаются в
госструктурах. Но при заключении предварительной договоренности можно
вести дела с контрагентами. Использование технологий управления
электронным документооборотом дает возможность визировать определенной
электронной подписью файлы любых форматов.
11
Далее необходимо рассмотреть виды электронного документооборота.
Согласно назначению системы электронного документооборота принято
выделять два вида. Их перечень представлен на рисунке 3.
Рис. 3. Виды электронного документооборота в зависимости от
назначения
В таблице 3 представлена краткая характеристика видов электронного
документооборота в зависимости от назначения.
Таблица 3
Краткая характеристика видов электронного документооборота в зависимости
от назначения
№ п / п
Стороны
Описание
1
Внешний
электронный
документооборот
Функционирование данного документооборота предполагает
осуществление обмена документами с контрагентами или с
государственными и муниципальными органами власти
2
Внутренний
электронный
документооборот
Функционирование данного документооборота предполагает
осуществление обмена документами внутри экономического субъекта
между рядовым персоналом, с одной стороны, и собственниками бизнеса и
его наемным менеджментом, с другой стороны
11
Дибров, М.В. Сети и телекоммуникации. Маршрутизация в IP-сетях: учебник и практикум для вузов / М.В.
Дибров. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 423 с. – ISBN 978-5-534-16546-3. – Текст:
электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/531273, c. 9.
17
Помимо этого виды электронного документооборота делятся согласно
направлению использования. Например, для бухгалтерских документов
используется бухгалтерский электронный документооборот, для кадровых
документов – кадровый документооборот. Имеется складской и
технологический электронный документооборот и т.д.
12
Далее в рамках раскрытия темы данного исследования необходимо
описать документооборот и формы его организации.
1.2 Документооборот и формы его организации
В ходе организации функционирования любой службы в компаниях
нужно решить следующие главные вопросы:
структура, функции и задачи структурного подразделения;
должностной и численный состав структурного подразделения;
организационная форма осуществления делопроизводства.
Ниже представлены факторы, влияющие на решение обозначенных
вопросов:
1) тип организации, направление ее функционирования,
организационно-правовая форма деятельности;
2) организационная структура, в т.ч. географически удаленные
структурные единицы, численность штатного состава экономического
субъекта;
3) роль и место службы документационного обеспечения управления в
структуре экономического субъекта, выполняемые функции;
4) виды документов и размер системы документооборота;
5) процесс прохождения документов;
6) уровень технического оснащения (оргтехника, средства связи и
т.д.).
12
Интернет-портал ∇КонтурДиадок∈. Материал ∇Основные понятия в электронном документообороте∈;
официальный сайг. - Москва. - Обновляется в течение суток. – URL: https://kontur.ru/diadoc/spravka/38003-
osnovnye_ponyatiya_v_elektronnom_dokumentooborote (дата обращения: 30.12.2023). - Текст: электронный.
18
Первые два вопроса воплощаются в следующих организационно-
управленческих документах – в положении о структурной единице, в
должностных инструкциях персонала, в штатном расписании и т.д.
Вопросы, связанные с технологиями документационного обеспечения
управления, в т.ч. с организационной формой делопроизводства, должны
фиксироваться в следующих локальных правовых актах – в инструкции по
делопроизводству, в положении об организации делопроизводства и т.д.
В практике ведения деятельности служб документационного обеспечения
управления принято выделять три формы организации документооборота. Их
перечень представлен на рисунке 4.
13
Рис. 4. Формы организации документооборота
В таблице 4 представлена краткая характеристика форм организации
документооборота.
13
Доронина, Л.А. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебник и
практикум для вузов / Л.А. Доронина, В.С. Иритикова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт,
2023. – 270 с. – ISBN 978-5-534-16016-1. – Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. –
URL:
https://urait.ru/bcode/530251, c. 6.
19
Таблица 4
Краткая характеристика форм организации документооборота
№ п / п
Наименование
Описание
1
Централизованная
форма
Построение и функционирование данной формы
предполагает прохождение всего набора технологических
операций по осуществлению обработки документов всем
экономическим субъектом, отдельно взятым структурным
подразделением или сотрудником
2
Децентрализованная
форма
Построение и функционирование данной формы
предполагает прохождение всего набора технологических
операций по осуществлению обработки документов в любом
подразделении экономического субъекта согласно
определенной адресации
3
Смешанная форма
Построение и функционирование данной формы
предполагает совершение части операций отдельно в
централизованном и децентрализованном формате:
1) в централизованном формате – прием и обработка
поступлений и отправлений документов, их
регистрация, контроль и т.д.;
2) в централизованном формате (на уровне структурных
подразделений) – формирование и систематизация,
хранение документов и их архивирование
Самой распространенной формой организации системы электронного
документооборота является смешанная форма. При ее использовании служба
документационного обеспечения управления выполняет функции обеспечения
связями между руководством экономического субъекта и его структурными
единицами.
14
В ходе организации процесса взаимодействия центрального офиса
(одного юридического лица) и географически удаленных структурных единиц
(филиалов) нужно решать проблемы, связанные с организацией
документооборота по двум направлениям – это:
1. Организация документооборота между центральным офисом и
удаленно расположенными структурными единицами с
обеспечением их взаимодействия друг с другом.
2. Организация документооборота внутри любой удаленно
расположенной структурной единицы.
14
Доронина, Л.А. Документоведение: учебник и практикум для вузов / Л.А. Доронина [и др.]; под редакцией
Л.А. Дорониной. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 336 с. – ISBN 978-5-534-15753-6.
– Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/511341, c. 7.
20
В ходе использования смешанной формы организации электронного
документооборота формирование, обработка, хранение документов при
поступлении осуществляется персоналом на местах. А регистрировать
документы допустимо централизованно в случае существования единой
системы электронного документооборота в конкретном экономическом
субъекте, в т.ч. и в удаленно расположенных структурных единицах.
Обладая единой системой электронного документооборота, можно
регистрировать документы в едином потоке согласно локальным правовым
актам по вопросам ведения делопроизводства. Использование подобной
системы регистрирования даст возможность службе документационного
обеспечения управления центрального офиса осуществлять контроль за всеми
документами, обладать представлением о взаимодействии филиалов между
собой, получать комплексные данные по главным аспектам функционирования
экономического субъекта в целом.
В случае отсутствия единой системы электронного документооборота,
безусловно, необходимо установить децентрализованную форму управления
документами. Здесь формирование, хранение, обработка и регистрация
документов происходит в любой географически удаленной структурной
единице самостоятельно. В подобной ситуации можно давать рекомендации по
поводу разграничения регистрационных потоков, закрепляя данную норму в
локальном правовом акте или в распорядительном документе экономического
субъекта, закрепив за любой удаленно расположенной структурной единицей
буквенные или цифровые индексы для идентификации регистрационных
номеров.
Для ведения контроля работы географически удаленных структурных
единиц центральный офис вправе требовать от них копий всех документов при
получении, отправлении или внутреннем перемещении.
15
15
Замятина, О.М. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. Моделирование сетей: учебное пособие
для вузов / О.М. Замятина. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 167 с.. – ISBN 978-5-534-16305-6. – Текст:
электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/530772, c. 8.
21
Аспекты, связанные с организацией документооборота внутри любой
удаленно расположенной структурной единицы необходимо решать в
индивидуальном порядке. Допустим, в одном филиале компании работает 10
сотрудников, и 1 секретарь осуществляет делопроизводство. В другом филиале
компании – 20 сотрудников, 3 отдела, самостоятельно отвечающие за
собственные документы. А в третьем филиале компании – 300 человек, 10
отделов, и за осуществление делопроизводства отвечает административный
отдел. Конечно, в первой ситуации целесообразно устанавливать
централизованную форму управления документами, а во второй ситуации – как
правило, децентрализованную форму, а в третьей ситуацию – смешанную
форму. Необходимо помнить, что даже при установлении централизованной
формы организации системы документооборота силами единого отдела
делопроизводства для всех юридических лиц в составе группы компаний,
работа с документами, в т.ч. осуществление их регистрации, хранения и пр.,
должна вестись отдельно по всем элементам данной группы.
16
Форматы электронных документов при организации и функционировании
системы документооборота (в независимости от конкретной формы
организации), порядок их заполнения, а также правила обмена ими именуются
стандартами. Подобные стандарты определяются разными нормативно-
правовыми документами, особенно ГОСТами. Порядок построения и
последующее функционирование системы электронного документооборота
регулируется Федеральными законами, Приказами, Постановлениями
Правительства РФ. Ниже представлены некоторые из них:
1. В пункте 2 статьи 160 главы 9 подраздела 4 раздела I и в пункте 2
статьи 434 главы 28 подраздела 2 раздела III части I ГК РФ
17
установлена
возможность для осуществления обмена документами с использованием
электронного формата.
16
Интернет-портал ∇Актион∈. Материал ∇Какая форма лучше централизованная или децентрализованная?∈;
официальный сайг. - Москва. - Обновляется в течение суток. – URL: https://www.sekretariat.ru/question/212542-
qqqa-17-m9-kakaya-forma-luchshe-tsentralizovannaya-ili-detsentralizovannaya (дата обращения: 30.12.2023). -
Текст: электронный.
17
Гражданский кодекс РФ. Ч. 1 от 30.11.1994 №51-ФЗ (в ред. от 11.03.2024 №48-ФЗ).
22
2. Статья 169 главы 21 раздела VIII части II НК РФ
18
определяет
формат подачи и порядок заполнения счетов-фактур путем использования
электронного формата.
3. В пункте 3 статьи 75 главы 7 раздела I АПК РФ
19
установлена
возможность для осуществления подачи документов в электронном виде в виде
письменных доказательств в арбитраж.
4. Статья 9 главы 2 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ ∇О
бухгалтерском учете∈
20
дает возможность для формирования первичных
документов с использованием электронного формата.
5. Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ ∇Об электронной
подписи∈
21
регулирует порядок, связанный с использованием электронной
подписи с электронными документами.
6. В статье 2 Федерального закона от 27.07.2006 №149-ФЗ ∇Об
информации, информационных технологиях и о защите информации∈
22
определен термин ∇электронный документ∈.
Согласно действующим отечественным нормам федерального права в
качестве основополагающего акта, регулирующего возникающие в ходе
применения информационных технологий отношения (в т.ч. систем
электронного документооборота), а также в ходе обеспечения защиты
информации, выступает Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ ∇Об
информации, информационных технологиях и о защите информации∈ ∇Об
информации, информационных технологиях и о защите информации∈.
Помимо главных Федеральных законов имеется много действующих
Приказов министерств и Постановлений Правительства РФ из сферы
регулирования систем электронного документооборота. Их положения
призваны уточнять порядок использования данного документооборота всеми
участниками.
18
Налоговый кодекс РФ Ч. 2 от 05.08.2000 №117-ФЗ (в ред. от 22.04.2024 №88-ФЗ).
19
Арбитражно-процессуальный кодекс РФ от 24.07.2002 №95-ФЗ (в ред. от 06.04.2024 №74-ФЗ).
20
Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ ∇О бухгалтерском учете∈ (ред. от 12.12.2023 №579-ФЗ).
21
Федеральный закон от 06.04.2011 №63-ФЗ ∇Об электронной подписи∈ (ред. от 04.08.2023 №457-ФЗ).
22
Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ ∇Об информации, информационных технологиях и о защите
информации∈ (ред. от 12.12.2023 №588-ФЗ).