73
3 Совершенствование системы документооборота в ООО «ЧОП «ЩИТ¬
3.1 Рекомендации по внедрению системы электронного документооборота
в ООО «ЧОП «ЩИТ¬
По итогам предыдущей части исследования было отмечено, что
действующая в организации ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ система электронного
документооборота функционирует на базе отечественной системы ∇БОСС-
Референт∈. При этом она дополнена следующими программами, модулями и
компонентами:
1. Пакет MS Office (версия 2016).
2. Комплект браузеров (ЯндексБраузер, Google Chrome, Opera, Internet
Explorer, Firefox).
3. 1С: Предприятие (версия 8.3) .
4. ПУ-6.
5. Контур-Экстерн.
6. Консультант плюс.
7. Сбербанк Бизнес Онлайн.
8. Заполнение форм статистической отчетности (версия 2.9.4.0).
В рамках определения мер по совершенствованию системы электронного
документооборота ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ автор данного исследования предлагает
акцентировать внимание на повышении производительности труда его
административно-управленческого аппарата путем повышения уровня его
технической оснащенности.
На рисунке 17 представлен состав предлагаемого к внедрению
программного обеспечения в рассматриваемой в ходе данного исследования
организации ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
Далее необходимо кратко описать каждое из предлагаемых к внедрению
программных обеспечений.
74
Рис. 17. Состав предлагаемого к внедрению программного обеспечения в
ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈
ПО ∇ERP-система∈.
ПО ∇ERP-система∈ (от англ. яз. ∇Enterprise Resource Planning∈ на рус. яз.
означает ∇Планирование Ресурсов Предприятия∈). При этом одним из наиболее
крупных производителей в мире подобных систем является компания ∇SAP
SE∈ (г. Вальдорф, земля Баден-Вюртемберг, ФРГ)
56
. Данная компания, в
частности, разработала модифицированную версию ∇SAP ERP∈,
предназначенную для покрытия управленческих нужд субъектов малого и
среднего бизнеса. Его применение дает возможность целиком
автоматизировать управленческие процессы внутри экономического субъекта
по ряду направлений – это:
1. Ведение деятельности по подготовке действующих форм
бухгалтерской и налоговой отчетности, а также по подготовке бюджетов и
смет.
2. Ведение кадровой деятельности.
56
Интернет-портал ∇SAP SE∈. Материал ∇Будьте готовы к решению любых задач при помощи ERP∈;
официальный сайг. - Вальдорф. - Обновляется в течение суток. – URL: https://www.sap.com/ (дата обращения:
09.01.2024). - Текст: электронный.
75
3. Ведение деятельности по управлению активами и пассивами.
4. Ведение деятельности по сотрудничеству с контрагентами и учет
истории экономических операций с ними.
Однако здесь необходимо отметить, что в марте 2022 г. руководство
компании ∇SAP SE∈ в связи с начавшейся 24.02.2022 г. ∇СВО∈ заявило о своем
уходе из РФ. А к концу 2023 г. ее руководство объявило о прекращении
поддержки своих российских клиентов.
Одним из выходов в подобной ситуации может быть компания ООО
∇1С∈
57
разработала продукт ∇1С:ERP∈. В связи со сложившейся ситуации
рекомендуется внедрить в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ именно данное программное
обеспечение.
Пакет ∇Microsoft 365∈ (∇Корпоративный∈) вместо пакета ∇Microsoft Office∈
(версия 2016).
Рассматриваемая данную версию офисного пакета компании ∇Microsoft
Corporation∈ (США, Вашингтон, Редмонд)
58
, необходимо отметить сначала выход
пакета ∇Microsoft Office∈ (версия 2021 Professional Plus), следовавшего за
пакетом ∇MS Office 2019∈. Релиз состоялся 05.10.2021 г. вместе с Windows 11.
Изначально данную версию планировали выпустить на рынок под названием
∇MS Office 2022∈.
Но в результате новая версия пакета ∇Microsoft Office∈ 2021 г. обрело
новое название ∇Microsoft 365∈ и определенные возможности, которые были
разработаны к данному времени и актуальны и для 2024 г. Например, к
перечню действующих новых возможностей можно отнести улучшение уровня
доступности для пользователей. В программе ∇Excel∈ появилась поддержка
динамических массивов, а также функция XLOOKUP для сравнения табличной
информации.
57
Интернет-портал ∇ООО ∇1С∈∈. Материал ∇Обучение 1С∈; официальный сайг. - Москва. - Обновляется в
течение суток. – URL: https://1c.ru/ (дата обращения: 09.01.2024). - Текст: электронный.
58
Интернет-портал ∇Microsoft Corporation∈. Материал ∇Разработано для жизни – сегодня и в будущем∈;
официальный сайг. - Редмонд. - Обновляется в течение суток. – URL: https://www.microsoft.com/ (дата
обращения: 09.01.2024). - Текст: электронный.
76
При этом на официальном сайте компании ∇Microsoft Corporation∈
размещена информация о приостановке всех новых продаж товаров и услуг на
территории Российской Федерации. Но из-за того, что рассматриваемый
электронный продукт был выпущен до 2022 г., имеется возможность его
приобрести.
ПО ∇1С: Предприятие 8 (версия 8.4.1)∈ вместо ПО ∇1С: Предприятие
(версия 8.3)∈. Это по прогнозу даст возможность для пользователя в лице ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈ нарастить производительность протекания учетного процесса.
В качестве отличия новой версии ∇1С∈ от предыдущих версий
рассматриваемого программного обеспечения выступает наличие новой
архитектуры кластера серверов, основные специфики которой приведены ниже:
■ использование нового варианта развертывания:
обеспечение более высокого уровня гибкости администрирование
электронной системы;
адаптация к применению в виртуальных средах;
независимый характер настроек узлов кластера;
■ рост уровня масштабируемости отдельно взятых сервисов кластера;
■ интеграция web-сервера в инфраструктуру кластера;
■ гибкость балансировки нагрузки.
■ имеется возможность работать во всех наиболее востребованных
операционных системах;
■ обладает гибким характером развертывания мощностей в зависимости от
объема проводимых хозяйственных операций на предприятиях и в организациях;
■ интегрированность со всеми видами браузеров при обмене информацией
посредством сети Интернет.
Наряду с применением нового кластера серверов в новой версии ∇1С∈
сохранена возможность, связанная с развертыванием кластера серверов, который
соответствует, например, используемой в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ версии
∇1С:Предприятие 8.3∈.
77
Далее в рамках раскрытия темы данного исследования необходимо
оценить риски внедрения системы электронного документооборота в ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
3.2 Оценка рисков внедрения системы электронного документооборота в
ООО «ЧОП «ЩИТ¬
Разработка любого проекта требует необходимости выявления и учета
факторов риска с целью выработки комплекса мер по минимизации их действия
на прогнозируемый конечный результат предлагаемых мер. В этой связи на
рисунке 18 представлен состав проектных рисков в рассматриваемой
организации ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
Рис. 18. Состав проектных рисков в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈
По данным рисунка 18 в таблице 20 отражена краткая характеристика
состава рисков по авторскому разработанному проекту для организации ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
78
Таблица 20
Состав проектных рисков
№
п /
п
Группа рисков
Состав рисков
Последствия действия
рисков
I
Риски
макроэкономического
характера
- непредвиденные меры
регулирования экономики на
государственном уровне в
области установления
проектных норм, фискальных
ставок (проведение
частичной мобилизации, риск
перевода экономики на
∇военные∈ рельсы и т.д.);
Повышение расходов по
проекту
- изменение
внешнеэкономического
положения (введение
западных санкций);
-//-
- курсовые колебания на
валютных рынках;
-//-
- непредвиденные меры
регулирования на
государственном уровне в
отраслях промышленности
РФ;
-//-
II
Риски, обусловленные
появлением
непрогнозируемых
срывов
- возможность наступления
банкротства контрагентов по
поставкам материальных
ценностей;
Возникновение срывов в
рабочем графике
- риски, связанные с
проектным
финансированием;
-//-
- риски непринятия
персоналом проекта;
-//-
III
Риски внешнего
предсказуемого
характера
- риск утраты конкурентных
позиций;
Перерасход ресурсов
IV
Риски внутри
проектного характера
- риск, связанный со срывом
плана работ;
Возникновение срывов в
рабочем графике.
Перерасход ресурсов
- риск, связанный с
перерасходом ресурсов;
-//-
- риск нехватки
квалификации у персонала
при воплощении проекта;
-//-
V
Риски технического
характера
- риск допущения ошибок
при подготовке проектно-
сметной документации
Возникновение срывов в
рабочем графике
Примечание: результаты таблицы 20: были получены на основе оценки группы
экспертов (игроков рынка).
79
В таблице 21 отражен реестр рисков подготавливаемого проекта по
совершенствованию электронного документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
Таблица 21
Реестр рисков проекта
№ п /
п
Группа рисков
Состав рисков
Вероятность
возникновения
I
Риски
макроэкономического
характера
- непредвиденные меры
регулирования экономики на
государственном уровне в области
установления проектных норм,
фискальных ставок (проведение
частичной мобилизации, риск
перевода экономики на ∇военные∈
рельсы и т.д.);
40%
- изменение
внешнеэкономического положения
(введение западных санкций);
10%
- курсовые колебания на валютных
рынках;
5%
- непредвиденные меры
регулирования на государственном
уровне в отраслях
промышленности РФ;
10%
II
Риски, обусловленные
появлением
непрогнозируемых
срывов
- возможность наступления
банкротства контрагентов по
поставкам материальных
ценностей;
5%
- риски, связанные с проектным
финансированием;
10%
- риски непринятия персоналом
проекта;
3%
III
Риски внешнего
предсказуемого
характера
- риск утраты конкурентных
позиций;
5%
IV
Риски внутри
проектного характера
- риск, связанный со срывом плана
работ;
2%
- риск, связанный с перерасходом
ресурсов;
5%
- риск нехватки квалификации у
персонала при воплощении
проекта;
1%
V
Риски технического
характера
- риск допущения ошибок при
подготовке проектно-сметной
документации
4%
Примечание: результаты таблицы 21: были получены на основе оценки группы
экспертов (игроков рынка).
80
Несмотря на составленный реестр рисков, автор данного исследования
считает возможным не допустить их влияния на результаты реализации
предложенного им проекта.
С целью недопущения влияния рисков проекта на показатели
эффективности его реализации в таблице 22 отражен план отражения рисков
подготавливаемого проекта.
Таблица 22
План отражения рисков проекта
№ п /
п
Группа рисков
Наименования рисков
Мероприятия по минимизации
рисков
1
2
3
4
I
Риски
макроэкономического
характера
- непредвиденные меры
регулирования экономики на
государственном уровне в
области установления
проектных норм, фискальных
ставок (проведение частичной
мобилизации, риск перевода
экономики на ∇военные∈
рельсы и т.д.);
Непрерывное осуществление
мониторинга юридических
актов, самострахование
(внутреннее страхование)
- изменение
внешнеэкономического
положения (введение западных
санкций);
Акцент на заключение
соглашений долгосрочного
характера с контрагентами
- курсовые колебания на
валютных рынках;
Построение системы валютного
контроллинга, самострахование
(внутреннее страхование)
- непредвиденные меры
регулирования на
государственном уровне в
отраслях промышленности РФ;
Непрерывное осуществление
мониторинга юридических
актов
II
Риски, обусловленные
появлением
непрогнозируемых
срывов
- возможность наступления
банкротства контрагентов по
поставкам материальных
ценностей;
Непрерывное осуществление
мониторинга находящихся в
открытом доступе данных о
контрагентах по поставщикам,
самострахование (внутреннее
страхование)
- риски, связанные с проектным
финансированием;
Формирование резервов
денежных средств
- риски непринятия персоналом
проекта;
Построение системы
просвещения персонала
III
Риски внешнего
предсказуемого
характера
- риск утраты конкурентных
позиций;
Непрерывное осуществление
мониторинга рыночной
ситуации
IV
Риски внутри
проектного характера
- риск, связанный со срывом
плана работ;
Ведение план-фактного анализа
- риск, связанный с
перерасходом ресурсов;
Контроллинг проектных
расходов, самострахование
(внутреннее страхование)
81
Продолжение таблицы 22
1
2
3
4
- риск нехватки квалификации
у персонала при воплощении
проекта;
Кадровый мониторинг
V
Риски технического
характера
- риск допущения ошибок при
подготовке проектно-сметной
документации
Правовой контроллинг
соответствия хода выполнения
работ
Примечание: результаты таблицы 22: были получены на основе оценки группы
экспертов (игроков рынка)
Далее в рамках раскрытия темы данного исследования необходимо
подготовить экономическое обоснование прогнозной реализации предложений
по внедрению системы электронного документооборота в организации ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
3.3 Анализ и оценка ожидаемых результатов реализации предложений по
внедрению системы электронного документооборота в ООО «ЧОП «ЩИТ¬
Оценка эффективности прогнозной реализации предложений по
внедрению системы электронного документооборота в организации ООО ∇ЧОП
∇ЩИТ∈ будет основываться на возможности достижения производительности
труда административно-управленческого аппарата, а это, в свою очередь,
позволит снизить расходы на оплату труда.
Поскольку реализация составленного для рассматриваемого предприятия
ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ плана отражения рисков предполагает необходимость
несения расходов, то далее необходимо составить соответствующий бюджет
расходов.
Для определения общей суммы расходов на реализацию плана
отражения рисков при разработке и прогнозной реализации мер в
организации ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ необходимо использовать следующую ниже
представленную формулу:
ОР
риск
= МР + ОТ
анал
+ СВ + Р
резерв
+ ПР,
(6)
где ОР
риск
– общие расходы, ден. ед.;
МР – материальные расходы, ден. ед.;
82
ОТ
анал
– оплата труда задействованных в проекте мер услуг эксперта-
аналитика, ден. ед.;
СВ – страховые взносы, ден. ед.;
Р
резерв
– расходы в составе денежных резервов, ден. ед.;
ПР – прочие расходы, ден. ед.
Все виды расходов из выше представленной формулы, кроме расходов в
составе денежных резервов, находятся экспертным путем исходя из целей и
задач разработки соответствующих мер. Ниже представлена формула расчета
расходов в составе денежных резервов:
Р
резерв
= ЧП
факт
* k,
(7)
где Р
резерв
– расходы в составе денежных резервов, ден. ед.;
ЧП
факт
– фактическая сумма чистой прибыли организации (по состоянию
на последнюю отчетную дату), ден. ед.;
k – коэффициент умножения относимой на расходы в составе денежных
резервов суммы чистой прибыли, ед. (или в %)
В таблице 23 представлен бюджет проекта мер.
Таблица 23
Бюджет расходов на реализацию плана отражения рисков проекта в ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈ за год
№ п / п
Расходы
Сумма, тыс. руб.
1
Материальные расходы (ПК и
оргтехника)
100
2
Оплата труда IT-аналитика
300
3
Страховые взносы
90
4
Расходы в составе денежных резервов*
615
5
Прочие расходы
10
Итого
1 115
* 1% от суммы чистой прибыли ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ за 2023 г.
Ниже представлен расчет расходов в составе денежных резервов по
разработанному для ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ проекту мер с использованием формулы
7:
Р
резерв
= 61 465 тыс. руб. * 1% = 615 тыс. руб.