3
Содержание
Введение ....................................................................................................................... 4
1 Теоретические основы системы электронного документооборота .................... 9
1.1 Основные понятия системы электронного документооборота ..................... 9
1.2 Документооборот и формы его организации ................................................ 17
1.3 Основные функции и принципы организации электронного
документооборота .................................................................................................. 25
1.4 Информационные системы электронного документооборота .................... 31
2 Анализ системы документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ .............................. 40
2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ ..... 40
2.2 Оценка системы документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ ........................ 49
2.3 Оценка уровня информатизации управления в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ ......... 57
2.4 Анализ влияния системы документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ на
эффективность деятельности организации ......................................................... 66
3 Совершенствование системы документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ ........ 73
3.1 Рекомендации по внедрению системы электронного документооборота в
ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ ............................................................................................... 73
3.2 Оценка рисков внедрения системы электронного документооборота в
ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ ............................................................................................... 77
3.3 Анализ и оценка ожидаемых результатов реализации предложений по
внедрению системы электронного документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈ 81
Заключение ................................................................................................................ 86
Библиографический список ..................................................................................... 91
Приложения ............................................................................................................. 100
4
Введение
Сегодня становление и стремительное развитие информационных
технологий максимально тесно связано с повседневностью и с экономической
деятельностью по всем направлениям и сегментам народного хозяйства.
Автоматизация всего перечня процессов, связанных с выполнением трудовых
обязанностей персоналом, и перевод информации в электронный формат – это
один из ключевых процессов современной информатизации на микроуровне.
На сегодняшний момент времени уменьшается практика хранения
большей части документов в бумажном виде путем их превращения в
хранимые на персональном компьютере цифровые виды. Но с позиции
удобства управления массивами информации оба варианта хранения и
обработки документов слабо отличается между собой. Размер информации
повышается, а в качестве инструмента ее анализа и оценки по-прежнему
выступает ручной труд. При этом для повышения эффективности ведения
управленческой деятельности необходимо повышать аналитические
возможности сотрудников, работающих с информацией. Практическое решение
указанной проблемы сегодня часто связывается с подготовкой и внедрением
особых информационных систем, использование которые позволяет
минимизировать объем обрабатываемых данных по конкретным критериям.
Внедрение и использование систем электронного документооборота на
уровне предприятий и организаций позволяет повысить скорость протекания
процессов обработки данных путем снабжения персонала интуитивно-
понятным клиентским интерфейсом и требуемым функционалом. Выделяется
серьезное число разных систем электронного документооборота. Однако все их
объединяет высокий уровень доступности большого числа документов для
обработки благодаря наличию возможности по использованию только одного
приложения, что для конкретного пользователя на выходе позволяется снижать
издержки времени и труда для генерирования нужного положительного
результата.
5
Актуальность темы настоящего исследования обусловлена тем, что
растущий объем поступающей в экономические субъекты информации в
единицу времени для обеспечения их нормального функционирования требует
необходимости использования радикально новых подходов в работе с
бумажными документами. Обширное внедрение системы электронного
документооборота в экономическую практику признается наиболее
целесообразным способом для решения стоящих перед собственниками бизнеса
и его наемным менеджментом задач по совершенствованию процессов
производства и обращения, а так же по снижению трудозатрат при работе с
массивами информации.
Цель данной работы – провести анализ и разработать меры по повышению
эффективности деятельности организации за счет внедрения системы
электронного документооборота ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
Задачи работы:
1) раскрыть основные понятия системы электронного
документооборота;
2) описать документооборот и формы его организации;
3) исследовать основные функции и принципы организации
электронного документооборота;
4) изучить информационные системы электронного
документооборота;
5) составить организационно-экономическую характеристику ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈;
6) провести оценку системы документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈;
7) дать оценку уровню информатизации управления в ООО ∇ЧОП
∇ЩИТ∈;
8) определить влияние системы документооборота в ООО ∇ЧОП
∇ЩИТ∈ на эффективность деятельности организации;
9) разработать рекомендации по внедрению системы электронного
документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈;
6
10) оценить риски внедрения системы электронного документооборота
в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈;
11) подготовить экономическое обоснование прогнозной реализации
предложений по внедрению системы электронного документооборота в ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
Объект работы – организационно-управленческая деятельность ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
Предмет работы – показатели эффективности деятельности организации
за счет внедрения системы электронного документооборота ООО ∇ЧОП
∇ЩИТ∈.
Гипотеза исследования – предполагается, что внедрение системы
электронного документооборота в организации позволит повысить
эффективность ее деятельности.
Выше указанная гипотеза нашла свое подтверждение в результате
разработки и экономического обоснования бизнес-проекта по повышению
эффективности деятельности организации за счет внедрения системы
электронного документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
В рамках исследования применялись общенаучные методы исследования,
методы экономического анализа и методы статистики.
В роли информационной основы проведенной работы выступили
юридические акты РФ, учебная и периодическая литература, а также
электронные сетевые ресурсы. Раскрытием поднимаемой в этой работе темы
занимались следующие представители науки: Д.Г. Абуладзе, Е.М. Бнлый, И.Б.
Выпряжкина, Р.А. Будник, О.С. Грозова, М.В. Дибров, Л.А. Доронина, В.С.
Иритикова, В.М. Маслова, М.А. Федотов и т.д.
Теоретическая значимость настоящего исследования состоит в
рассмотрении современных теоретических основ системы электронного
документооборота. Практическая значимость настоящего исследования состоит
в возможности использования полученных в ходе исследования результатов
для обеспечения повышения эффективности деятельности ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
7
Практической базой исследования являются публично публикуемые
данные о результатах экономической деятельности ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈,
которые содержатся в формах его годовой бухгалтерской отчетности за 2021-
2023 гг.
Настоящая работа состоит из введения, трех разделов основной части,
заключения, библиографического перечня и пакета приложений.
В первом разделе рассмотрены теоретические основы системы
электронного документооборота. Описаны основные понятия системы
электронного документооборота, документооборот с формами его организации,
а также основные функции и принципы организации электронного
документооборота и представлены информационные системы электронного
документооборота.
Во втором разделе проведен анализ системы документооборота в ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈. Составлена организационно-экономическая характеристика
рассматриваемого предприятия, дана оценка системе его документооборота в
ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈, проведена оценка уровня информатизации управления на
данном предприятии, а также осуществлен анализ влияния корпоративной
системы документооборота на эффективность деятельности организации.
В третьем разделе разработаны меры по совершенствованию системы
документооборота в ООО ∇ЧОП ∇ЩИТ∈. Даны рекомендации по внедрению
системы электронного документооборота на рассматриваемом предприятии,
проведена оценка рисков внедрения его системы электронного
документооборота, а также проведен анализ и дана оценка ожидаемых
результатов реализации предложенных мер по внедрению системы
электронного документооборота.
В работе представлено заключение, библиографический список и
комплект приложений, призванный иллюстрировать и дополнительно пояснять
ее результаты.
Ниже представлены элементы научной новизны данного исследования:
8
1) составлена комплексная характеристика состояния и
эффективности функционирования системы документооборота в ООО ∇ЧОП
∇ЩИТ∈;
2) подготовлены организационно, экономически и финансово
обоснованные меры по совершенствованию системы документооборота в ООО
∇ЧОП ∇ЩИТ∈.
9
1 Теоретические основы системы электронного документооборота
1.1 Основные понятия системы электронного документооборота
На текущем этапе развития рыночной среды повышается частота
появления примеров, связанных с переходом отечественного бизнеса с
применения бумажных носителей информации на применение электронных
носителей информации. Для принятия и последующей реализации подобного
своего решения руководитель бизнеса должен четко разбираться в понятийном
аппарате, сущности и в наборе функционала действующих систем электронного
документооборота. В этой связи далее необходимо отметить следующее. Под
электронным документооборотом рекомендуется понимать обмен документами
с применением ресурсов сети Интернет. Использование подобной технологии
соответствующему пользователю дает возможность и отправлять, и получать
интересуемые его документы. В системе данного документооборота можно:
- обеспечивать хранение документов внутри единой корпоративной базы;
- находить интересуемые файлы и выгружать их на конкретный
компьютер;
- устанавливать текущий статус интересуемого документа: подписан он
или нет, находится на согласовании или признан отклоненным;
- вводить ограничение на доступ к информации для кадрового состава;
- работать с электронными документами с любо точки доступа.
1
Ключевое предназначение рассматриваемого в ходе данного
исследования вида документооборота состоит в упрощении труда рядовых
сотрудников и руководящего состава из-за освобождения при его
использовании от нужности заполнять серьезный объем документации.
Обширное внедрение в экономическую практику электронного
документооборота дает возможность:
1
Абуладзе, Д.Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для вузов / Д.Г.
Абуладзе, И.Б. Выпряжкина, В.М. Маслова. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 374 с.
– ISBN 978-5-534-16669-9. – Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/531461, c. 5.
10
- минимизировать расходы, связанные с приобретением бумаги,
канцелярских товаров, с изготовлением печати и с совершением доставок;
- ускорять протекание процессов труда: согласование, подписание,
получение закрывающих документов;
- минимизировать роль человеческого фактора с целью минимизации
числа совершаемых ошибок.
По данным раздела 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ∇Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения∈
2
на рисунке 1 нужно привести
ключевые понятия системы электронного документооборота.
Рис. 1. Основные понятия системы электронного документооборота
2
ГОСТ Р 7.0.8-2013 ∇Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения∈ (дата введения: 01.03.2014).
11
В таблице 1 представлены ключевые понятия и определения
рассматриваемой в ходе данного исследования системы документооборота.
3
Таблица 1
Основные понятия и определения системы электронного документооборота
4
№ п / п
Понятия
Определения
1
Делопроизводство
Работа, связанная с обеспечением документирования,
функционирования документооборота, оперативного хранения и
обращения к документам
2
Документационное
обеспечение
(управления)
Работа по целенаправленному обеспечению выполнения
функций управления документами
3
Управление
документами
Работа, связанная с обеспечением воплощения корпоративной
политики и стандартов управления документальным фондом
4
Документ
Оформленный с использованием обязательного набора
реквизитов носитель информации с целью ее идентификации
5
Официальный
документ
Сформированный с использованием заданного (обязательного)
порядка юридическим и/или физическим лицом (гражданин,
должностное лицо или индивидуальный предприниматель)
документ
6
Электронный
документ
Документ, куда информация заносится путем применения
электронного формата
7
Автор документа
Лицо, сформировавшее документ
8
Правовая
значимость
документа
Способность документа стать подтверждением факта
осуществления деловой деятельности или возникновения тех
или иных событий личного характера
9
Правовая сила
документа
Характеристика официального документа обуславливать
наступление юридически значимых последствий
10
Аутентичность
(электронного
документа)
Способность электронного документа гарантировать свою
идентичность указанному назначению или описываемому
событию
11
Достоверность
(электронного
документа)
Характеристика электронного документа, предполагающая
придание его содержанию комплексного и точного
представления о доказательствах факта проведения
хозяйственных операций
12
Целостность
(электронного
документа)
Способность электронного документа, предполагающее
существование запрета на внесение каких бы то ни было
корректив после завершения его формирования
13
Пригодность для
применения
(электронного
документа)
Характеристика документа, предполагающая наличие у него
способности локализоваться и воспроизводиться в любой
момент времени
14
Электронная копия
документа
Сформированная с использованием электронного формата
документальная копия
3
Белый, Е.М. Деловое администрирование предпринимательства: учебное пособие для вузов / Е.М. Белый [и
др.]; под редакцией Е.М. Белого. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 182 с. – ISBN 978-5-534-14009-5. – Текст:
электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/519817, c. 6.
4
Бенгина, Т.А. Сетевое планирование и управление: учебное пособие / Т.А. Бенгина. – Самара: Самарский
государственный технический университет, ЭБС АСВ, 2021. – 44 c. – Текст: электронный // Цифровой
образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. – URL:
https://www.iprbookshop.ru/111773.html, с. 7.
12
К перечню базовых терминов системы электронного документооборота
относится категория ∇электронный документ∈. Если использовать здесь
критерий юридической значимости, необходимо отметить, что электронный
носитель информации ничем не отличается от бумажного носителя
информации.
5
Ниже приведены особенности электронных форматов документов:
1. Формирование в электронном виде сразу на компьютере или в
конкретном сервисе. Так здесь необходимо отметить то, что скан бумажного
счета не относится к электронным и юридически значимым документам.
2. Существование персональной метки – электронной подписи.
3. Возможность немедленной передачи на безграничные расстояния (см.
рис. 2).
Рис. 2. Виды электронных документов
5
Будник, Р.А. Правовое регулирование электронного документооборота: учебное пособие для вузов / Р.А.
Будник; под редакцией М.А. Федотова. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство Юрайт, 2023. – 70 с. –
ISBN 978-5-534-17208-9. – Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. – URL:
https://urait.ru/bcode/532608, c. 7.