32
- сводный отчёт по материалам;
- сводный отчёт по заявкам;
- ведомость наличия материалов по сотрудникам.
Диаграмма декомпозиции основного бизнес-процесса показана на
рисунке 9.
Рисунок 8 - Диаграмма декомпозиции учёта материальных средств
Как показано на рисунке 9, основными процессами изучаемой
технологии являются:
- учёт организационной структуры предприятия;
- учёт заявок на материалы;
- учёт оборота материалов;
- формирование отчётности.
На рисунке 10 показана диаграмма декомпозиции учёта
организационной структуры предприятия в контексте учёта материальных
средств. Учёт организационной структуры в данном случае обусловлен
тем, что материальные затраты могут быть отнесены как непосредственно
33
на работу сотрудников, так и выдаваться для хозяйственных целей, а также
для работы с компьютерной техникой. Данная классификация обусловлена
различием статей затрат на материалы в зависимости от вида их
использования.
Рисунок 9 - Диаграмма декомпозиции учёта организационной структуры
На рисунке 11 показана диаграмма декомпозиции учёта видов
материалов. Как показано на рисунке 11, специфика работы по учёту
материально-технического обеспечения предполагает необходимость
классификации приобретаемых материалов на:
- хозяйственный материал;
- расходные материалы (например, картриджи для принтеров, бумага
для печати, канцелярские товары и пр.);
- материалы, необходимые для обслуживания компьютерной
техники;
- малоценные предметы;
- материалы, необходимы для проведения мероприятий арт-студии.
34
Рисунок 10 - Диаграмма учёта видов материалов
На рисунке 12 приведена диаграмма декомпозиции процесса учёта
заявок на материалы, на рисунке 13 - диаграмма процесса оборота
материалов.
Рисунок 11 - Диаграмма процесса учёта заявок на материалы
35
Рисунок 12 - Диаграмма учёта оборота материалов
В настоящий момент процесс учёта материалов не ведётся в
рукописном журнале, заявка на получение материалов составляется путём
опроса сотрудников, что приводит к неэффективному расходованию
средств на закупку материалов, что выражается в закупке излишков
материалов по одним позициям и наличию дефицита материалов по
другим позициям. Также отмечены значительные временные затраты на
формирование заявок на приобретение материалов, а также формирования
сведений о наличии материалов.
Таким образом, совершенствование бизнес-процессов учёта
материалов связано с автоматизацией ведения учёта заявок на материалы,
расчёта потребностей в материалах, учёта поступления и выбытия
материалов, что предполагает возможность более эффективного
расходования средств на приобретение материалов. Контекстная
диаграмма модернизированного бизнес-процесса представлена на рисунке
14, диаграмма декомпозиции - на рисунке 15.
36
Рисунок 13 - Контекстная диаграмма модернизированного бизнес-процесса
Рисунок 14 - Диаграмма декомпозиции модернизированного бизнес-
процесса
По итогам анализа бизнес-процессов проведём постановку задач
автоматизации учёта материально-технического обеспечения:
37
- учёт организационной структуры;
- учёт видов материалов;
- формирование заявок на получение материалов;
- учёт выдачи материалов;
- учёт наличия материалов;
- формирование отчётности по запросу.
2.2. Разработка базы данных учёта материальных запасов
На основании анализа предметной области проведём построение
диаграммы потоков данных, схема которой приведена на рисунке 16.
Рисунок 15 - Диаграмма потоков данных
Как показано на рисунке 16, в разрабатываемой системе
предполагается работа с информацией:
- справочные данные о материалах (с дополнительной
классификацией по видам);
- справочные данные о структуре ООО «Арт-студия «Панорама»;
38
- журнал поступления и выдачи материалов.
Далее определим сущности информационной системы, установим
связи между ними. ER-диаграмма разрабатываемой системы приведена на
рисунке 17.
В автоматизированной системе учёта выдачи материалов
кодированию подлежат следующие объекты:
сотрудники;
должности;
виды материалов;
материалы;
заявки на выдачу материалов.
Как показано на рисунке 17, между сущностями системы
установлены связи:
- На каждой должности работает множество сотрудников. Связь 1:N;
- Каждый сотрудник подает множество заявок на выдачу материалов.
Связь 1:N;
- Каждому виду материалов соответствует множество материалов.
Связь 1:N;
- В каждую заявку входит множество материалов. Связь 1:N.
39
Сотрудники Подают
Код
ФИО
Должность
Телефон
1 ЗаявкаN
Код
Дата
Материал
Количество
Сотрудник
Признак
исполнения
Должность
Работает на
1
N
Код
Наименование
Материал
Входит в
1
N
Код
Наименование
Вид
Единица
измерения
Вид материала Соответствует1
N
Код
Наименование
Рисунок 16 - ER - диаграмма предметной области
Структура нормативно-справочной информации, используемой для
разработки информационной системы учёта выдачи материалов, показана
в таблице 3.
Таблица 2 - Структура нормативно-справочной информации
№
п/п
Наименование кодируемого
множества объектов
Значность кода
Система
кодирования
Вид
классификатор
а
1
2
3
4
5
1
Код вида материала
ХХ
порядковая
локальный
2
Код материала
ХХ ХХХХХ
серийно –
порядковая
локальный
3
Код должности
ХХ
порядковая
локальный
4
Код сотрудника
ХХ ХХХХ
Серийно-
порядковая
локальный
5
Код заявки
ХХХХХ
порядковая
локальный
Описание систем классификации и кодирования.
40
Код вида материала. Длина кода ХХ, где ХХ – порядковый номер
вида материала в классификаторе.
Код материала. Длина кода ХХ ХХХХХ, где ХХ – порядковый
номер вида материала, ХХХХХ – порядковый материала,
соответствующего данному виду.
Код должности. Длина кода ХХ, где ХХ – порядковый номер
должности в классификаторе.
Код сотрудника. Длина кода ХХ ХХХХ, где ХХ - код должности,
ХХХХ – порядковый номер сотрудника.
Код заявки. Длина кода ХХХХХ, где ХХХХ – код заявки на
выдачу материала.
Кодирование — это процесс присвоения условных обозначений
объектам и классификационным группам по соответствующей системе
кодирования. В нашей информационной системе используется порядковая
система кодирования. Порядковая система - это последовательное
присвоение каждому объекту кодируемого множества номера его порядка,
т.е. присвоениие цифр натурального ряда в порядке расположения
объектов. Этот порядок может быть случайным или определяться после
предварительной группировки объектов, например, по алфавиту.
Нормативно-справочная информация в автоматизированных
системах представляет собой ядро единого информационного
пространства предприятия (организации), включающее в себя набор
справочников, словарей, классификаторов, стандартов, регламентов,
используемых в деятельности предприятия. В разрабатываемой ЭИС
(электронной информационной системе) в качестве нормативно-
справочной информации используются внутренние правила и перечень
материалов.
Определим ключевые сущности информационной системы по учёту
выдачи материалов и их свойства.
41
Таблица 3 - Справочник «Виды материалов»
Наименование поля
Тип данных
Размер
поля
1
2
3
Код вида материалов
Числовой
Целое
Наименование
Текстовый
40
Таблица 4 - Справочник «Материалы»
Наименование поля
Тип данных
Размер
поля
1
2
3
Код материала
Числовой
Целое
Код вида материала
Числовой
Целое
Название
Текстовый
40
Единица измерения
Текстовый
15
Лимит выдачи на год
Целое
Таблица 5 - Справочник должностей
Наименование поля
Тип данных
Размер поля
1
2
3
Код должности
Числовой
Длинное целое
Наименование
Текстовый
40
Таблица 6 - Справочник сотрудников
Наименование поля
Тип данных
Размер поля
1
2
3
Код сотрудника
Числовой
Длинное целое
Код должности
Числовой
Длинное целое
ФИО сотрудника
Текстовый
40
Телефон
Текстовый
40
Таблица 7 - Журнал заявок на выдачу материалов
Наименование поля
Тип данных
Размер поля
1
2
3
Код заявки
Числовой
Длинное целое
Код материала
Числовой
Длинное целое
Код сотрудника
Текстовый
40
Дата заявки
Дата
Признак исполнения
Логический
Количество
Числовой
Целое
На рисунке 18 приведена логическая модель системы.