32
Выходами будут являться:
сформированный запас товарно–материальных ресурсов на складах
предприятия;
материально–технические ресурсы, переданные в производство
согласно поступивших заявок:
документация по учету движения материально–технических ресурсов
(накладные, отчеты, справки и т.д.).
Процесс учета материально–технических ресурсов на предприятии
управляется, в первую очередь, нормативными документамиООО «БасБан»,
регламентирующими деятельность как всего предприятия в целом, так и сам
процесс материально–технического снабжения в частности. К таким
документам можно отнести:
уставные документы ООО «БасБан»;
лицензии, сертификаты и прочие разрешительные документы на
осуществление деятельности ООО «БасБан»;
должностные инструкции сотрудников предприятия.
Кроме этого, любая деятельность регламентируется законодательством
Российской Федерации и прочими руководящими документами в области
торгово–производственной деятельности, бухгалтерского и налогового учета,
промышленной безопасности и т.д.
Механизм функционирования бизнес-процесса подчиняется действиям
персонала предприятия (сотрудники отдела материально–технического
обеспечения и технические специалисты производственных подразделений
ООО «БасБан»).
Для более детального понимания данного бизнес-процесса необходимо
произвести декомпозицию[19, 28] контекстной диаграммы по
выполняемымподпроцессам (рисунок 7).
33
A1
Маркетинг и
изучение рынка
A2
Выбор
поставщиков
A3
Заключение
договоров
A4
Закупка и
поставка МТР
A5
Хранение МТР
на складах
Информация о
производственных
процессах
Нормативные
Документы
предприятия
Информация о
поставщиках
Законодательство
и регулирующие
документы
Сотрудники
отдела МТО
Запас МТР на складе
Документация
Заявки на МТР
A6
Выдача МТР на
производство
Технические
специалисты
МТР на производстве
Рисунок 7 - Декомпозиция контекстной диаграммы
34
Таким образом, бизнес-процесс приема и сопровождения заказов в ООО
«БасБан» состоит из следующих функциональных блоков:
маркетинг и изучение рынка;
выбор поставщиков;
заключение договоров с поставщиками;
закупка и поставка материально–технических ресурсов;
хранение МТР на складах предприятия;
выдача МТР на производство согласно поступивших заявок.
Первые четыре процесса являются очень трудоемкими, однакоих
невозможно автоматизировать в полном объеме, так как, во–первых, на их
реализацию влияет очень много внешних факторов (ситуация на рынке,
появление новых технологий, товаров, поставщиков и т.д.), а во–вторых, в
каждом конкретном случае работа между поставщиком и сотрудником отдела
МТО строится в индивидуальном порядке. Таким образом, в рассматриваемом
контексте автоматизации подлежат только дваподпроцесса:хранение МТР на
складах предприятия и выдачаих по заявкам производственных подразделений.
Ниже представлены декомпозиции [36] каждого из этих подпроцессов (рисунки
8 и 9).
35
A1
Проверка
комплектности
и качества МТР
A2
Прием МТР по ТТН
Доставка МТР
Сотрудники отдела МТО
Запас МТР на
складе
A3
Оформление
приходной накладной
на склад
Нормативные
документы
предприятия
A4
Актуализация данных
по запасам МТР
Документация
Законодательство и
регламентирующие
документы
Рисунок 8 - Декомпозиция подпроцессахранения МТР на складах предприятия
36
A2
Оформление
расходной накладной
A3
Передача МТР
на
производство
Запас МТР на
складе
Сотрудники
отдела МТО
МТР на
производстве
A1
Проверка
требуемого
количества МТР
на складе
Нормативные
документы
предприятия
A4
Актуализация
данных по
запасам МТР
Технические
специалисты
Документация
Заявка на
МТР
Рисунок 9 - Декомпозиция подпроцессавыдачи МТР на производство
37
Таким образом, из представленных выше диаграмм видно, какие блоки
процесса управления материальными потоками ООО «БасБан» необходимо
автоматизировать. Этими блоками являются: процесс учета и хранения
товарно–материальных ценностей на складе (проверка качества и
комплектности, прием МТР, создание запасов и т.д.) и процесс передачи сырья
и материалов в производство (проверка на соответствие имеющимся запасам,
выдача МТР, определение потребности и т.д.).
2.3.Формулировка требований к АИС и обоснование выбора средств
реализации
1.Система функционирования
Система должна быть основана на взаимодействии с базой данных, в
которой хранятся все необходимые данные. Система должна состоять из
взаимосвязанных разделов с четко разделенными функциями [7].
Система должна работать с пользователем в диалоговом режиме, который
предоставляет ему возможность взаимодействовать с хранящейся в системе
информацией в режиме реального времени, получая при этом всю
необходимую информацию для решения функциональных задач.
Функции системы:
обеспечение записи, хранения, чтения, редактирования и поиска
данных;
поддержка хранения больших массивов данных в течение долгого
времени;
защита данных от системных сбоев и случайной порчи (автоматическое
резервирование и восстанавление базы данных);
обеспечение возможности модификации БД (добавление новых полей и
таблиц);
обеспечение контроля достоверности вводимых данных в каждом поле
таблиц БД (обязательное поле, умолчание, шаблон и т.д.);
38
обеспечение просмотра и редактирования таблиц базы данных с
удобным графическим интерфейсом.
обеспечение возможностей поиска, фильтрации, сортировки данных;
обеспечение возможности формирования отчетных документов.
2.Персонал
Система создается для автоматизации деятельности следующих групп
пользователейООО «БасБан»: отдел материально технического обеспечения.
Используя предоставленные возможности системы, группы
пользователей могут:
осуществлять ввод, форматирование и удаление данных из БД;
выполнять запросы различных видов (выборка необходимых данных,
поиск определенной записи, расчет стоимости);
формировать отчетные документы (расходная накладная, очередь на
заказ, заявка).
Также все пользователи могут получить любую информацию из базы
данных в систематизированном и удобном для анализа виде.
3. Надежность и безопасность
В системе должен быть предусмотрен механизм резервного копирования
средствами СУБД, а также обеспечение логической непротиворечивости БД
[10]. Разграничение прав доступа пользователей отсутствует.
4. Требования к эргономике
Информация, представленная в базе данных, является общедоступной для
сотрудников отдела материально–технического обеспеченияООО «БасБан» в
соответствии с выполняемыми служебными обязанностями.
5. Требования к аппаратному и информационному обеспечению
Для функционирования системы требуется компьютер с следующими
минимальными техническими характеристиками:
Процессор: IntelPentium 233 МГц и выше.
Операционная система: MicrosoftWindowsXP и выше.
39
Оперативная память: 1024 Мбайт и выше.
Пространство на жестком диске: 4 Гбайт и выше.
Монитор: SVGA и выше.
ПО: Microsoft Access.
6. Требования к лингвистическому обеспечению
Интерфейс системы должен быть выполнен на русском языке.
7. Порядок контроля и приемки системы
После окончания создания системы проводятся испытания на
надежность, безопасность и производительность системы. При тестировании
автоматизированной системы присутствует представитель заказчика [8].
Система считается готовой к использованию, если при тестировании
системы отсутствовали дефекты (либо считаются несущественными
представителем заказчика) [11].
8.Требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта
автоматизации к вводу системы в действие
создание условий функционирования объекта автоматизации, при
которых гарантируется соответствие создаваемой системы настоящим
требованиям [9]: для гарантирования соответствия системы требованиям после
принятия системы в эксплуатацию необходимо внести изменения в данные,
отвечающие за безопасность системы;
создание необходимых для функционирования системы подразделений
и служб [9]: создание специализированных подразделений и служб для
поддержания функционирования системы не требуется.
В качестве средства реализации поставленной задачи по созданию
автоматизированной информационной системы отдела материально–
технического снабжения «ООО БасБан» был выбран пакет MicrosoftAccess.
MicrosoftAccess (MS Access) – система управления базами данных,
предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения
доступа к данным и их обработки. Данная СУБД позволяет задавать типы
40
данных и способы их хранения, а также критерии (условия), которые СУБД
будет в дальнейшем использовать для обеспечения правильности ввода данных
[37].
MS Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных
(текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки,
электронные таблицы), в том числе позволяет задавать форматы хранения
предоставления этих данных при выводе на экран или печать.
База данных (БД) представляет собой организованную структуру,
используемую для хранения данных, которые несут в себе информацию о
событиях, происходящих в материальном мире. Данные становятся
информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом
адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в
своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому
можно утверждать, что MS Access – это СУБД, предлагающая широкий
диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой
информацией [16].
MS Access используется для хранения и поиска данных, представления
информации в удобном виде и автоматизации выполнения повторяющихся
задач; предлагает возможности для широкие возможности для разработки и
проектирования с помощью простых и удобных форм ввода данных, обработки
данных и генерации сложных отчетов.
MS Access – это функционально полная реляционная СУБД. В ней
предусмотрены все необходимые нам средства для определения и обработки
данных, а также для управления ими при работе с большими объемами
информации.
С помощью MS Access можно разрабатывать простые и удобные формы
ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных
отчетов [26].
MS Access – мощное приложение Windows, впервые производительность
СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в
41
распоряжении пользователей ОС MS Windows. Поскольку оба эти продукта –
детища компании Microsoft, они прекрасно взаимодействуют между собой.
Система MS Access работает под управлением семейства ОС Windows любой
версии, так что при работе с ней пользователю доступны все преимущества ОС
MS Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого
приложения Windows в MS Access и вставить его в конструктор форм. При
работе с MS Access могут использоваться в работе все возможности DDE
(динамический обмен данными) и OLE (связь и внедрение объектов). DDE
позволяет осуществлять обмен данными между MS Access и любым другим
поддерживающим DDE приложением Windows. OLE является более
изощренным средством Windows, которое позволяет установить связь с
объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в базу
данных MS Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы,
электронные таблицы или документы из других, поддерживающих OLE
приложений Windows.
В MS Access для обработки данных базовых таблиц используется
мощный язык SQL. Используя SQL можно выделить из одной или нескольких
таблиц необходимую для решения конкретной задачи информацию. MS Access
значительно упрощает задачу обработки данных. Совсем необязательно знать
язык SQL. При любой обработке данных из нескольких таблиц MS Access
использует однажды заданные связи между таблицами.
В MS Access имеется также простое и в то же время богатое
возможностями средство графического задания запроса – так называемый
«запрос по образцу», которое используется для задания данных, необходимых
для решения некоторой задачи. СУБД MS Access спроектирована таким
образом, что она может быть использована как в качестве самостоятельной
СУБД на отдельной рабочей станции, так и в сети – в режиме «клиент-сервер».
Поскольку в MS Access к данным могут иметь доступ одновременно несколько
пользователей, в нем предусмотрены надежные средства защиты и обеспечения