29
Рисунок 1.5 Характеристика процесса планирования грузоперевозок
30
Данная схема была получена с помощью программного средства Erwin в
результате анализа бизнес-процессов компании.
Данный процесс включает следующие этапы (Рисунок 1.4):
Запись содержания заявки в книгу получения заявок;
Обработка заявки, которая заключается в расчете стоимости ее
выполнения, формирования коммерческого предложения по ее выполнению;
Формирования сообщения клиенту о результатах расчетов;
Учет результата заявки – сделал ли клиент заказ или нет, и по какой
причине заказ не был сделан.
31
Рисунок 1.6-Декомпозиция процесса обработки заявок
32
Кроме того, менеджер по грузоперевозкам обязан периодически
формировать отчеты (отчет по совершенным перевозкам, заявка на перевозку,
план движения транспортных средств),, в которые включаются данные об
общем количестве поступивших заявок за период, количество выполненных и
невыполненных заявок, сумму заключенных сделок и сумму потерянных
контрактов, а также анализ причин невыполнения заявок.
Декомпозиция процесса подбора транспорта представлена на рисунке
1.5..
33
Рисунок 1.7Декомпозиция процесса подбора транспорта
Наибольшую сложность в настоящее время вызывает обработка заявок,
из-за большого количества клиентов и существующего порядка её организации.
Координатор действует в следующей последовательности:
1. Принимает заявку от клиента по телефону, электронной почте или
используя другие средства связи;
2. Записывает параметры заявок в журнале учета заявок;
3. Рассчитывает стоимость заявки и сообщает ее клиенту, уточняя и
другие условия перевозки;
4. Получает решение клиента (положительное или отрицательное);
5. При положительном решении с клиентом заключается договор, а
заявка перемещается в закрытые с пометкой «Выполнена»;
6. Если же клиент дал отрицательный ответ, заявка перемещается в
закрытые с обязательным указанием причины отказа и пометкой «Отказана»;
7. Ежедневно координатор подготавливает отчеты, где указывает,
какое количество заявок поступило, сколько заявок принято и отказано, какая
общая сумма в обоих случаях.
Все расчеты в настоящее время ведутся вручную, с использованием
только файла MS Excel с занесенными формулами расчета, то есть
координатору каждый раз приходится рассчитывать стоимость заявки, внося ее
реквизиты в данный файл. Выполненные и отказанные заявки также
учитываются в файле MSExcel, из которого потом путем фильтрации
получается необходимый отчет. Такой способ учета и получения отчетов
занимает много времени, может содержать ошибки и неточности, что в
конечном итоге приводит к неверным выводам по причинам отказов клиентов и
неверному направлению развития предприятия в области маркетинговой
политики.
Внедрение ИС учета грузоперевозок позволит автоматизировать
работу координатора по оформлению заказов, поступающих от клиентов,
расчету оптимального маршрута, управлению поставками.
35
После внедрения ИС учета грузоперевозок компании будет значительно
меньше тратить времени на заполнение форм документов и расчет стоимости
заказов, так как данные операции будут осуществляться в автоматическом
режиме.
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
Задачей является разработка новой информационной технологии приема
заказов, формирования документов и контроля на базе рационализации
действующих бизнес-процессов, внедрения современных технических и
программных средств и коммуникационных систем.
Проектируемая задача относится к задачам автоматизации. Причина
выбора этой задачи из комплекса задач повышения эффективности работы -
возможность сократить расходы и повысить конкурентоспособность фирмы
путем внедрения программного продукта, разработка которого не требует
больших вложений.
Таблица 1.3
Входные и выходные информационные потоки.
Этап
Входящая информация
Выходящая информация
Формирование договора
с клиентом
Финансовые реквизиты
клиента;
Требования к
автотранспорту и
водителям;
Требования к организации
и исполнению перевозки
грузов;
Реквизиты
грузоотправителей и
грузополучателей;
Наименование, тоннаж
груза, его объем, условия
его перевозки;
Договор;
Данные о клиенте;
Данные требований к
заказу;
Данные о грузоотправителях
и грузополучателях;
Данные о грузе;
Подписание договора с
клиентом
Договор с клиентом;
Подписанный договор с
клиентом;
Данные о клиенте;
Получение заявок от
клиентов
Дата, время и адрес
погрузки, дата, время и
адрес разгрузки груза;
Данные о клиенте;
Данные требований к
заказу;
Данные о
грузоотправителях и
грузополучателях;
Данные о грузе;
Сформированная заявка
клиента;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о статусе заказа;
36
Продолжение таблицы 1.4
Формирование заявок
подрядчикам
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Сформированные заявки
подрядчикам;
Данные о статусе заказа;
Выбор подрядчиков
Предложения
подрядчиков;
Данные о подрядчиках;
Данные о статусе заказа;
Заключение договора с
подрядчиками
Данные о подрядчиках;
Финансовые реквизиты
подрядчиков;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Договор с подрядчиком;
Данные о статусе заказа;
Подписание договора с
подрядчиком
Договор с подрядчиком;
Подписанный договор с
подрядчиком;
Данные о статусе заказа;
Получение
подтверждения заявок от
подрядчиков (получение
информации о
транспортных средствах
и водителях от
подрядчиков)
Информация о
транспортных средствах и
водителях;
Подтверждённая заявка
подрядчика;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о транспортных
средствах и водителях;
Данные о статусе заказа;
Подтверждение заявки
клиентам (отправка
информации о
транспортных средствах
и водителях клиентам)
Данные о транспортных
средствах и водителях;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Информация о транспортных
средствах и водителях;
Подтверждённая заявка
клиентам;
Данные о статусе заказа;
Получение от клиентов
необходимых для
грузоперевозки
документов
Необходимые для
грузоперевозки
документы;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о статусе заказа;
Отправка подрядчикам
необходимых для
грузоперевозки
документов
Необходимые для
грузоперевозки
документы;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о статусе заказа;
Контроль погрузки,
перевозки и разгрузки
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о транспортных
средствах и водителях;
Информация о
фактической погрузке,
перевозке и разгрузке;
Данные о фактической
погрузке, перевозке и
разгрузке;
Данные о статусе заказа;
Формирование и
отправка актов
подрядчикам
Данные о статусе заказа;
Данные о подрядчиках;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о фактической
погрузке, перевозке и
разгрузке;
Сформированные акты
подрядчикам;
Данные о статусе заказа;
Проверка и подписание
акта подрядчиками
Сформированный акт
подрядчикам;
Подписанные подрядчиками
акты;
37
Продолжение таблицы 1.5
Оплата счетов от
подрядчиков
Счета от подрядчиков;
Подписанные
подрядчиками акты;
Оплаченные счета от
подрядчиков;
Данные о статусе заказа;
Формирование и
отправка счетов и актов
клиентам
Данные о статусе заказа;
Данные о клиенте;
Данные о планируемой
погрузке и разгрузке;
Данные о фактической
погрузке, перевозке и
разгрузке;
Сформированный акт
клиентам;
Сформированный счет
клиентам;
Данные о статусе заказа;
Контроль оплаты счетов
клиентам
Подписанный клиентами
акт;
Оплаченный счет
клиентам;
Данные о статусе заказа;
Формирование отчетов
Данные о клиентах;
Данные о подрядчиках;
Данные о планируемых
погрузках и разгрузках;
Данные о фактических
погрузках, перевозках и
разгрузках;
Данные о статусах
заказов;
Отчеты;
1.2.3 Обоснования необходимости использования вычислительной техники
для решения задачи
Рассмотрим проблемы. Так как имеется большое количество клиентов,
подрядчиков, водителей, транспортных средств, грузов, грузоотправителей,
грузополучателей, погрузок, перевозок и разгрузок, то объем данных очень
большой. Хранилища данных представляют собой бумажные хранилища или
текстовые документы MS Word и таблицы MS Excel, поиск информации в
которых может быть проведен только вручную, что является очень
затруднительным и неудобным процессом. С целью обеспечения возможности
их эффективного поиска и обработки, данные необходимо логически
структурировать (систематизировать) в базу данных. Также очень неудобно то,
что для формирования заявок, счетов, актов и отчетов необходимо
переделывать многие документы. При внедрении ИС разработанной или
доработанной в соответствии с проектом, позволит с минимальными
материальными и временными издержками формировать заявки, счета, акты и
отчеты средствами вычислительной техники, при этом уменьшится количество
38
ошибок, не будет расходоваться рабочее время сотрудников и, следовательно,
уменьшится число отказов в случае занятости всех сотрудников. Все это
повысит уровень сервиса, а, следовательно, статус компании (рисунок 1.8).
Рисунок 1.8 Схема документооборота для договора.
Шаблон
договора
Составление
договора
Клиент
Юрист
Проверка и
подписание
договора
клиентом
Заключенный
договор
Получение
клиентом
заключенного
договора
Архив
Заключенный
договор
Подписание
договора
генеральным
директором
Генеральный
директор
Договор в 2-х
экземплярах
Подписанный
клиентом
договор в 2-х
экземплярах