52
ГЛАВА 3. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ
СТРУКТУРЫ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ПРОЦВЕТАНИЕ»
3.1. Проблемы организационной структуры ООО «Процветание»
По результатам анализа организационной структуры ООО
«Процветание» выявлено, что применяемая структура является эффективной.
Однако выявлен целый ряд проблем, которые необходимо устранить в целях
повышения эффективности взаимодействия персонала ООО «Процветание»
и, как следствие, повышения результативности деятельности предприятия в
целом.
Для применяемой организационной структуры характерны следующие
недостатки:
––отсутствуют тесные взаимосвязи и взаимодействия на
горизонтальном уровне между структурными подразделениями;
––отсутствие четкой ответственности подразделений, поскольку
руководство, которое готовит решение, как правило, не принимает участие в
его реализации;
––возникновение конкуренции и конфликтов по ресурсам.
––наличие чрезмерно развитой системы взаимодействия по вертикали,
а именно подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной
централизации.
Важно отметить, что недостатки линейно-функциональной структуры
управления ООО «Процветание» могут усугубиться в условиях
хозяйствования, при которых:
––возможно несоответствие между ответственностью и
полномочиями руководителей разных уровней и подразделений;
––происходит превышение нормы управляемости, особенно у
генерального директора и его заместителей;
53
––происходит формирование нерациональных информационных
потоков;
––происходит чрезмерная централизация оперативного управления
производством;
––не учитывается специфика работы различных подразделений,
отсутствуют необходимые нормативные и регламентирующие документы.
Таким образом, положение усугубляется утратой гибкости во
взаимоотношениях сотрудников аппарата и процедур. В результате
затрудняется и замедляется передача информации, что не может не
сказываться на скорости и своевременности принятия управленческих
решений. Необходимость согласования действий разных функциональных
служб резко увеличивает объем работы генерального директора ООО
«Процветание» и его заместителей, т.е. высшего эшелона управления.
[25,c.86]
Для организационной структуры ООО «Процветание» характерны
четыре существенных недостатка.
Первый недостаток организационной структуры ООО «Процветание»
заключается в загруженности управленческого персонала.
Доля управленческого персонала за последние три года составляет
всего 15-20%,когда средняя численность персонала составляет в среднем 230
человек. Таким образом, управления в данной структуре заключаются в
большом количестве промежуточных звеньев, которые находятся между
работниками и руководителем, который принимает решения. Руководители
верхнего уровня ООО «Процветание» в лице генерального директора и
директоров четырех основных отделов подвержены перегрузке.
Непосредственно наблюдается повышение зависимости между результатами
работы и квалификацией, деловыми и личностными качествами высшего
управленческого состава.
54
Второй недостаток организационной структуры ООО «Процветание»
заключается в совмещении отдела логистики и отдел снабжения.
Руководитель отдела снабжения и логистики нагружен, что приводит к
замедлению работы данного отдела, а так же большому количеству ошибок.
Третий недостаток организационной структуры ООО «Процветание»
заключается в отсутствии отдельного структурного подразделения в виде
отдела кадров. На директора по производству возложены функции и задачи,
которые должны выполнять специалисты отдела кадров. Данное
обстоятельство еще более нагружает директора отдела производства. В связи
с этим могут появиться серьезные проблемы в кадровой политике, связанные
с нехваткой высококвалифицированных специалистов в других отделах,
поскольку директор отдела производства не является компетентным лицом
по всем вопросам, затрагивающим деятельность предприятия. Директор по
производству может решать вопрос о приеме на работу сотрудников в
собственное подчинение. Таким образом, вызваны данные проблемы тем, что
функции отдела кадров не относятся к основной деятельности директора по
производству и не могут выполняться в полном объеме, поскольку отдел
производства должен заниматься более тщательно выполнением других
задач и функций.
Четвертый недостаток организационной структуры ООО
«Процветание» заключается в том, что коммерческому директору ООО
«Процветание» подчиняется главный бухгалтер предприятия. Подчинение
главного бухгалтера коммерческому директору является своего рода
противоречивым вопросом, поскольку главный бухгалтер должен находится
в непосредственном подчинении у генерального директора. Данная проблема
может привести к недостоверности данных, а так же своего рода
недобросовестности коммерческого директора по отношению к сведениям
предоставляемым главным бухгалтером.
55
Как было отмечено выше, в 2018 году ООО «Процветание» планирует
открыть производство женской и мужской одежды. В связи с этим
необходимо расширить организационную структуру управления.
3.2. Разработка предложений по совершенствованию организационной
структуры ООО «Процветание»
По результатам анализа организационной структуры ООО
«Процветание» установлено, что применяемая структура является
эффективной для данного производственно-торгового предприятия. Однако
выявлен целый ряд проблем, которые необходимо устранить в целях
повышения эффективности взаимодействия персонала ООО «Процветание»
и, как следствие, повышения результативности деятельности предприятия в
целом.
Чтобы устранить первый недостаток и уменьшить нагрузку
управленческого персонала необходимо ввести некоторые преобразования, в
частности: выделить в некоторых отделах структурные подразделения во
главе заместителей директоров(например, отдел логистики и снабжения,
производственный отдел), а так же выделить новые структурные
подразделения (например, отдел кадров) и пр.
Таким образом, нагрузка менеджеров высшего звена ООО
«Процветание» будет снижена, так как ввод менеджеров среднего звена
позволит ежедневные решать вопросы на местах, а более серьёзного
характера вопросы и проблемы решать с помощью менеджеров более
высокого уровня.
Чтобы устранить второй недостаток организационной структуры ООО
«Процветание» целесообразно из отдела снабжения и логистики выделить
два структурных подразделения:
1) отдел логистики;
2) отдел снабжения.
56
Соответственно отдел логистики будет находится в подчинении у
директора по логистики, а отдел снабжения– у директора по снабжению.
На рисунке 28 представлены основные направления деятельности
отдела снабжения в функционировании ООО «Процветание».
Рис.28.Роль и значение отдела снабжения ООО «Процветание»
Значительный удельный вес материальных издержек в общих
расходах (около 60%) ООО «Процветание» также подтверждает весомое
значение материально-технического снабжения. [34]
Основные задачи, которые будут возложены на отдел снабжения,
заключаются в следующем:
1. Обеспечение с последующим поддержанием оптимального уровня
запасов ресурсов, что будет способствовать минимизации издержек,
связанных с их заготовкой.
2. Обеспечение точной, оперативной, комплексной и достаточно
надежной поставки ресурсов потребителям (иногда даже до рабочего места).
деятельность данного подразделения предшествует производству и не
только служит для обеспечения ресурсами производственного процесса,
но и самостоятельно создает в определенном смысле его цену и
потребительскую стоимость
определяет и формирует как экономические результаты субъекта
хозяйствования, так и потребности в ресурсах и готовой продукции
самих потребителей
обозначение финансовых результатов производственного
предприятия
в качестве вида деятельности предприятия служит основным источником
его конкурентоспособности
57
Отдел снабжения выполняет следующие функции: коммерческие и
технологические, а также вспомогательные и основные. [24,c.88]
Среди основных функции, которые будут выполнять сотрудники
отдела снабжения ООО «Процветание» можно назвать: приобретение
ресурсов и материально-техническое обеспечение предприятия. На рисунке
29 представлены основные функции, которые будут возложены на отдел
снабжения ООО «Процветание».
Рис.29.Функции отдела снабжения ООО «Процветание»
Организация
формирования
номенклатуры материалов
для производства
продукции.
Планирование поставок в
разрезе года и по
периодам года (квартал,
месяц).
Изучение рынка
поставщиков
необходимых товарных
групп путем участия в
выставках, ярмарках и
других подобных
мероприятиях.
Выбор оптимальных
вариантов снабжения с
учетом логистики.
Заключение договоров на
поставку материальных
ресурсов и контроль за их
исполнением.
Организация приемки
поступающих товаров и
изделий в соответствии с
действующими
документами.
Оптимальное размещение
закупленных
материальных ценностей
на складах с учетом
внутренней логистики
предпрития.
Разработка нормативов
потребления отдельных
товарных позиций в
производстве и контроль
за их исполнением.
Разработка предложений
по замене дорогостоящих
материалов на более
дешевые с учетом их
технологичности.
Организация мероприятий
по составлению и
внедрению стандартов
предприятия в части
материального
обеспечения.
58
Новый отдел логистики ООО «Процветание» будет выполнять такие
задачи, как:
1)Собирать, обрабатывать и анализировать организационную,
техническую и финансовую информацию о деятельности российских и
зарубежных организаций, которые работают в сфере интересов ООО
«Процветание».
2)Планировать, организовывать, контролировать и управлять
материальными и нематериальными операциями, совершаемыми в процессе
доведения сырья, материалов и готовой продукции до потребителя в
соответствии с интересами и требованиями последнего, а также
обрабатывать, анализировать и хранить соответствующую информацию.
На рисунке 30 представлены основные функции, которые будут
возложены на отдел логистики ООО «Процветание».
Рис.30.Основные функции отдела логистики ООО «Процветание»
формирование и развитие системы логистики – проектирование и
осуществление на практике (построение) системы логистики на
предприятии, периодический пересмотр существующей системы и
реорганизация ее по мере изменения внешних и внутренних условий;
развитие стратегии логистики в соответствии с рыночной
политикой фирмы в области продаж, инвестиций, кадров и т.д.;
системное администрирование – работники отдела осуществляют
руководство всеми логистическими процессами, протекающими на
предприятии, и координируют деятельность подразделений
предприятий, которые участвуют в реализации логистических
процессов.
59
Таким образом, выделение двух новых структурных подразделений
позволит ООО «Процветание» решить первую и вторую проблемы
организационной структуры ООО «Процветание»:
1)будет снижена загруженность руководителя бывшего отдела
логистики и снабжения;
2)функции и задачи персонала в области логистики и снабжения будут
решаться в полном объеме и в более оперативном режиме, поскольку
разграничены два разных направления в деятельности ООО «Процветание»:
логистика и снабжение.[26]
Третий недостаток организационной структуры ООО «Процветание»
заключается в отсутствии отдельного структурного подразделения в виде
отдела кадров. Для его устранения целесообразно выделить отдельно
структурное подразделение в виде отдела кадров, на которое будут
возложены следующие задачи:
––организация отбора, набора и найма персонала необходимой
квалификации и в требуемом объеме. Подбор работников будет вестись с
помощью специально разработанных стратегий: от подачи информации о
вакансиях в СМИ и службы занятости населения до применения методик
отбора, тестирования и последующего повышения квалификации;
––создание эффективной системы штатных сотрудников ООО
«Процветание»;
––разработка карьерных планов рядовых сотрудников и
управленческого персонала ООО «Процветание»;
––разработка кадровых технологий и др.[33]
На рисунке 31 можно увидеть основные функции и обязанности
сотрудники нового структурного подразделения отдела кадров ООО
«Процветание». В приложении представлено Положение об отделе кадров.
60
Рис.31.Функции отдела кадров ООО «Процветание»
Таким образом, отдел кадров ООО «Процветание» позволит достичь
цели производственного-торгового предприятия посредством обеспечения
его необходимыми кадрами и эффективного использования потенциала
сотрудников.
Для устранения четвертого недостатка организационной структуры
ООО «Процветание», который заключается в том, что коммерческому
директору ООО «Процветание» подчиняется главный бухгалтер
предприятия, необходимо выделить отдел бухгалтерии из коммерческого
отдела. Во – первых, подчинение главного бухгалтера коммерческому
директору снижает уровень независимости системы бухгалтерского учёта и
отчетности на предприятии. Во-вторых, это может привести к
недостоверности данных, а так же своего рода недобросовестности
коммерческого директора по отношению к сведениям предоставляемым
определение потребности
организации в кадрах и
подбор персонала
совместно с
руководителями
подразделений
анализ текучести кадров,
поиск методов борьбы с
высоким уровнем
текучести
внедрение систем
мотивации труда
подготовка штатного
расписания предприятия
оформление личных дел
сотрудников, выдача по
требованию работников
справок и копий
документов
проведение операций с
трудовыми книжками
(прием, выдача,
заполнение и хранение
документов)
ведение учета отпусков,
составление графиков и
оформление отпусков в
соответствии с
действующим трудовым
законодательством
организация аттестаций
сотрудников
подготовка планов
повышения квалификации
сотрудников
61
главным бухгалтером. Главного бухгалтера относят к категории
руководящих сотрудников, в связи с этим он должен подчиняться только
руководству. Отдел бухгалтерии должна формироваться как самостоятельное
подразделение, не входя в состав других структур. Работа главного
бухгалтера заключается в организации и развитии системы учета и
отчетности и не относится непосредственно к работе коммерческого
директора.
Для совершенствования организационной структуры необходимо
выполнить следующее мероприятие. В 2018 году ООО «Процветание»
планирует расшириться и открыть дополнительно производство женской и
мужской одежды. В связи с этим необходимо расширить организационную
структуру управления. Целесообразно в данном случае производственный
отдел разделить на три подразделения - отдел по производству детской
одежды, отдел по производству мужской одежды и отдел по производству
женской одежды.
Чтобы разгрузить в своей работе директора отдела производства, в
каждом отделе необходимо назначить, непосредственно подчиняющихся
директору производственного отдела, заместителей директора:
––заместителя директора отдела по производству детской одежды ООО
«Процветание»;
––заместителя директора отдела по производству мужской одежды
ООО «Процветание»;
––заместителя директора отдела по производству женской одежды
ООО «Процветание».
На рисунке 32 представлена детальная структура трех отделов по
производству детской, мужской и женской одежды предлагаемого
производственного отдела.