52
которого, можно увидеть предложенные стратегии исходя из сильных и
слабых сторон компании. Основные выводы, которые можно сделать - это
необходимость в маркетинговом продвижении фирмы, повышении
квалификации работников, а так же рассмотрении возможности работы с
другими городами.
В – четвертых, поскольку был сделан общий вывод о том, что
действующая организационная структура не соответствует стратегии
компании, был применен метод пять почему, для выявления причины данной
проблемы. Основные причины данной проблемы: происходит рост числа
клиентов; нет в должностных инструкциях сотрудников, такой функции, как
проведение анализа конкурентов и мониторинг рынка IT услуг.
Из всего выше сказанного, можно прийти к выводу, о том, что
компании необходимо быть максимально гибкой во взаимодействии с
приведенными факторами, что, невозможно работая в рамках линейно-
функциональной организационной структуры. И для того, чтобы компания
была высококонкурентоспособной, необходимо внедрять проектное
управление.
Тогда фирма сможет быстро и эффективно подстраиваться под
проактивную среду рынка.
53
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ
СТРУКТУРЫ ПРЕДПРИЯТИЯ
3.1 Разработка мероприятий по совершенствованию организационной
структуры предприятия
Основные недостатки, которые были выявлены в ходе работы это:
1. Не достаточная зона ответственности и полномочий у клиент –
менеджеров.
2. Отсутствие полномочий у маркетологов, таких как мониторинг
ситуации на рынке, и анализ конкурентов.
3. Нет общей цели для группы сотрудников, которые работают над
одним и тем же проектом. У каждого есть своя доля ответственности, но
никто не замотивирован на достижение общего результата.
Опираясь на выявленные недостатки организационной структуры,
были разработаны следующие рекомендации для совершенствования
организационной структуры:
1. Такие функции как бухгалтерия, маркетинг сохраняются в том же
составе, остаются за ними те же функциональные обязанности, но их роль
меняется. Их основным назначением становится – оказывать проектам
необходимые сервисные услуги.
2. В отделе маркетинга внести корректировки в должностные
обязанности. А именно добавить в их обязанности, анализ внешней среды
организации, для дальнейших изменений в стратегическом плане компании.
3. В отделы продаж, контента необходимо внести возможность
расформировывать их на группы, как представлено на рисунке 11, в них
будут входить: один менеджер проекта (он же менеджер по продажам),
54
контент менеджер, так же необходимо, что бы в каждой такой группе был
веб дизайнер и программист.
4. Необходимо изменить должностные инструкции, внести коррективы
перестановок в функциональных отделах.
5. Исходя из рекомендаций, предложим новую организационную
структуру на рисунке 11:
Рисунок 17. Усовершенствованная организационная структура
Основные изменения коснутся отдела продаж. У каждого клиент
менеджера добавляются новые обязанности:
- разработка и согласование с заказчиком: концепции, цели и основных
этапов проекта;
- осуществление руководства, координации и контроля над проектом;
- подготовка планов расходов, доходов, движения денежных средств
проектов;
- выполнение проектов в согласованные сроки, в рамках выделенного
бюджета и с требуемым уровнем качества;
- корректировка план - графиков и бюджетов проектов, а так же
согласование изменений с заказчиком;
55
- формирование и предоставление промежуточных и итоговых отчетов
заказчику проекта.
У руководителя отдела продаж так же появятся новые обязанности:
- выбирать команду проекта;
- определять ответственных лиц, которые будут участвовать в
процессах проработки и внедрения проекта;
- контролировать подготовку необходимой документации для
внедрения нового проекта;
- контролировать соблюдение сроков процессов проработки и
внедрения всех проектов.
В отделах контента и маркетинга, а так же у программиста и веб
дизайнера необходимо изменить систему мотивации. Добавить
дополнительные премии, по успешной реализации проекта. Для того чтобы
появилась одна общая цель, и каждый участник проекта, был заинтересован в
качественном выполнении работы в срок.
В отделах контента и маркетинга сохраняется подотчетность
менеджеров их руководителю, однако в рамках проекта, основные задачи и
цели их работы определяются руководителем проекта. За руководителями
отдела контента и маркетинга сохраняются прежние обязанности, однако
появляются дополнительные функции такие как: мониторинг и контроль
качества выполнения работ для каждого проекта их подчиненными, а так же
выполнение поставленных задач точно в срок.
Для программиста и веб дизайнера, обязанности остаются прежними,
за исключением того, что, работая в проекте, они непосредственно будут
подчиняться руководителю проекта. В новой организационной структуре
появится возможность, под каждого нового заказчика формировать
проектную команду, которая бы соответствовала всем требованиям
заказчика, содержала бы тех специалистов, которые необходимы для
выполнения поставленных задач.
56
Менеджером проекта будут клиент - менеджеры. Они же будут
полностью нести ответственность за выполнение поставленных задач.
Для внедрения предложений и рекомендаций, разрабатываем проект по
совершенствованию организационной структуры компании «Сиам Мастер».
Проект будет рассмотрен по группам процессов управления проектами,
представленных в первой главе.
Устав проекта.
1. Название проекта: Совершенствование организационной структуры
компании «Сиам Мастер»
2. Проблема и актуальность: В условиях нынешнего развития рынка IT
услуг, становится достаточно сложно конкурировать, в связи с этим
необходимо сделать правильный выбор организационной структуры на
основе выбранной конкурентной стратегии предприятия, в связи, с чем
можно существенно повысить конкурентоспособность компании.
Стратегический анализ показал, что в компании организационная структура
не соответствует выбранной стратегии. В ходе работы была выявлена
проблема, такая как не достаточное количество полномочий у клиент -
менеджеров, высокая занятость руководителя компании, а так же плохая
взаимосвязь между сотрудниками, работающими над заказами, что привело к
затруднению работы с клиентами.
3. Цель проекта: Провести совершенствование организационной
структуры компании «Сиам Мастер» до 06.10.2019.
4. Концепция: Для совершенствования организационной структуры
компании «Сиам Мастер», необходимо внедрить проектное управление. В
первую очередь необходимо внести изменения в организационную
структуру, и рассказать коллективу о предстоящих изменениях. Следующим
шагом требуется 44 провести обучение персонала. Так же следует обратить
особое внимание на обратную связь от сотрудников.
5. Заинтересованные стороны:
57
1. Директор
2. Персонал
3. Команда проекта:
- руководитель проекта – Маргарита Житникова
- директор – Билонов Александр
- руководитель отдела продаж – Ирина
- руководитель отдела контента–Татьяна.
6. Основные ресурсы проекта представлены в таблице 18.
Таблица 18
Ресурсы проекта
Человеческие ресурсы
Затраты
Маргарита Житникова
Проведение курса управление проектами
Билонов Александр
Ирина
Татьяна
7. Сводный бюджет проекта составляет 110500 р
8. Команда проекта Руководитель проекта – Маргарита Житникова,
ответственная за результат проекта.
Основные задачи — это координация участников команды, контроль
выполнения задач, корректировка плана, подотчетность директору. Директор
– Билонов Александр – заказчик проекта. Участие в проекте необходимо для
помощи с изменением должностных инструкций, а также для сплочения
коллектива, чтобы внедрение изменений прошло максимально легко и
быстро. Руководитель отдела продаж – Ирина, основная задача, это помочь
подготовить отдел продаж к новым изменениям, а так же внести коррективы
в должностные инструкции.
Руководитель отдела контента – Татьяна, основная задача, это помочь
подготовить отдел контента к новым изменениям, а так же внести
коррективы в должностные инструкции. Следующим шагом проекта, будет
декомпозиция. В ходе обсуждения проекта с заказчиком, были выделены три
58
основных направления, которые необходимо реализовать в ходе проекта,
представлены в таблице 19.
Таблица 19
Декомпозиция проекта
1. Документ
обеспечение
проекта
2. Изменения в
должностных
инструкциях
3. Адаптация
сотрудников
1.1 Сформировать
нормативную базу,
регламенты проектного
управления
2.1 Внести коррективы в
должностные инструкции
отдела продаж
3.1 Подготовить к
изменениям персонал
1.2 Создать и утвердить
новую организационную
структуру
2.2 Внести коррективы в
должностные инструкции
отдела контента
3.2 Повышение
квалификации
сотрудников
1.3 Составить и
утвердить новое штатное
расписание
2.3 Внести коррективы в
должностные инструкции
отдела маркетинга
3.3 Обратная связь
2.4 Внести коррективы в
должностные инструкции
программиста и веб
дизайнера
На основе декомпозиции проекта, в программе Microsoft Project [33]
была сформирована диаграмма Ганта, которую можно увидеть на рисунке 19.
Рисунок 19. Диаграмма Ганта
Из рисунка 19 можно заметить, что проект продлиться с 3.07.2019 по
6.10.2019. Следующий шаг — это составление организационного плана. В
нем отражены ответственные, а так же сроки и результаты каждого этапа
проекта, представлен в таблице 20.
59
Таблица 20
Организационный план
Название этапа
Ответственный
Сроки
исполнения
Результат
Сформировать
нормативную базу,
регламенты проектного
управления
Мартрита
Житникова
03.07.19-
14.07.19
Подготовлена
нормативная база и
регламенты по
управлению проектами
Создать и утвердить
новую организационную
структуру
Мартрита
Житникова
19.07.19-
21.07.19
Утверждена новая
организационная
структура
Составить и утвердить
новое штатное
расписание
Мартрита
Житникова
24.07.19-
26.07.19
Утверждено новое
штатное расписание
Внести коррективы в
должностные
инструкции отдела
продаж
Ирина
27.07.19-
28.07.19
Подготовлены и
утверждены изменения
в должностных
инструкциях отдела
продаж
Внести коррективы в
должностные
инструкции отдела
контента
Татьяна
31.07.19-
1.08.19
Подготовлены и
утверждены изменения
в отделе контента
Внести коррективы в
должностные
инструкции отдела
маркетинга
Александр
Билонов
2.08.19-
3.08.19
Подготовлены и
утверждены изменения
в должностных
инструкциях отдела
маркетинга
Внести коррективы в
должностные
инструкции
программиста и веб
дизайнера
Александр
Билонов
4.08.19-
7.08.19
Подготовлены и
утверждены изменения
в должностных
инструкциях
профаммисга и веб
дизайнера
Подготовить к
изменениям персонал
Мартрита
Житникова,
Александр
Билонов
9.08.19-
15.08.19
Сотрудники компании
принимают и готовы к
изменениям
Повышение
квалификации
сотрудников
Маргарита
Житникова
16.08.19-
29.08.19
Персонал прошел курс
управление проектами
Обратная связь
Маргарита
Житникова
30.08.19-
10.10.19
Проведены
еженедельные
планерки, беседы с
сотрудниками, внесены
коррективы в рабочий
процесс.
60
Так же немало важным этапом при разработке проекта, является
выявление возможных событий, которые могут привести к негативным
последствиям. Риски необходимо оценить и выработать стратегию и план
действий по их устранению. Основные риски приведены в таблице 21.
Таблица 21
Реестр рисков
Негативное событие (риск)
Возможные последствия
Непринятие изменений сотрудниками
Уволятся сотрудники
Превышение бюджета проекта
Увеличится общее количество
издержек
Основываясь на выявленных рисках, можно оценить их степень
влияния на проект в таблице 22.
Таблица 22
Оценка вероятности и воздействия
Риск
Вероятность
Воздействие
Рейтинг
Непринятие изменений сотрудниками
0.1
8.4
1
Превышение бюджета проекта
0.02
7.4
2
Определив вероятность наступления негативных событий, а так же их
степень воздействия, можно определить стратегии по работе с
представленными рисками в таблице 23.
Таблица 23
Стратегия реагирования на известные риски
Риск
Тип
стратегии
Описание стратегии
Непринятие
изменений
сотрудниками
Снижение
Проведение еженедельных планёрок, а так
ежедневное консультирование руководителем
проекта персонала, с целью выявления
недостатков, или непонимания сотрудниками
нововведений
Превышение
бюджета проекта
Принятие
Создание резерва в бюджете проекта
61
На основе составленных данных о проекте, составлен бюджет. Из
таблицы 24 можно увидеть, что на начальном этапе стоимость проекта
составить 110500 рублей.
Таблица 24
Бюджет проекта
Статья расходов
Кол-во единиц
Сумма, руб.
Маргарита Житникова
198 часов
29 700 (150р час)
Александр Билонов
62 часов
18 600 (300 час)
Ирина
24 часов
3 600 (150р час)
Татьяна
24 часов
3 600 (150р час)
Обучение персонала:
450 000
Резерв:
10 000
Итого:
110 500
Оплата команды проекта, была составлена исходя из расчета средней
стоимости рабочего часа. Для обучения персонала были найдены курсы по
управлению проектами в компании «Центр развития профессионализма», где
будет проведен краткий курс по управлению проектами для фирмы, время
обучения составит 14 академических часов.
3.2 Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
В данном проекте возникают некоторые трудности применения
подходов, которые обусловлены необходимостью обеспечения
сопоставимости сравниваемых вариантов. Вместо стандартных методов
будет рассмотрена комплексная оценка системы управления, основанная на
использовании количественно-качественного подхода, позволяющего
оценивать эффективность управления по значительной совокупности
факторов. Разделим показатели [35], используемые при оценках
эффективности аппарата управления и его организационной структуры на
следующие три взаимосвязанные группы: