16
линейного построения структурных подразделений и распределения функций
между ними.
Линейно-функциональная структура включает в себя достоинства линейных
и функциональных структур. Для ее реализации, как правило, используют
шахтный принцип построения и специализации в процессе управления.
Все подразделения формируются по видам деятельности компании.
Функциональные подразделения разделяются на более мелкие разделы -
производственные, каждый из которых выполняет ограниченный перечень
функций, отведенный для конкретного подразделения.
Руководство функциями компании осуществляет директор.
Все задачи, которые необходимо решить, выставляются на общее
согласование - подготовка и обсуждение решения производится
коллегиально, а принятие решения, по данной задаче, и ответственность –
принимает только директор компании, единолично.
Структура предприятия студии корпусной мебели «ВК Мебель» показывает
лучшие характеристики линейной структуры (четкие связи подчиненности,
централизация управления компании) и функциональной структуры
(разделение труда на подразделы, квалифицированная подготовка решений и
способы их решений).
Линейно-функциональная структура студии корпусной мебели «ВК Мебель»
является наиболее распространенной, особенно среди средних звеньев
управления. На нижних уровнях управления структуры наиболее
характерными являются линейные связи подчиненности, а на верхних –
функциональные. Как и любая другая, данная структура имеет преимущества
и недостатки.
17
Рис. 1.1 Организационная структура
Структура компании отображает следующие достоинства (возможности):
1. Структура повышает ответственность руководителя компании за
конечный результат деятельности;
2. Способствует повышению эффективности использования рабочей силы
всех видов;
3. Упрощает профессиональную подготовку;
4. Создает возможности для карьерного роста сотрудников;
5. Позволяет легче контролировать деятельность каждого подразделения
и исполнителя.
Недостатки данной реализации:
1. Ответственность за получение прибыли ложится на руководителя
предприятия;
2. Усложняется согласованность действий функциональных
подразделений;
3. Замедляется процесс принятия и реализации решения;
4. Структура не обладает гибкостью, так как функционирует на основе
множества принципов и правил.
Выбор данной функциональной структуры обусловлен тем, что, с одной
стороны, имеется четкое разделение всех полномочий в компании, а, с
18
другой стороны, приспособление компании к нуждам особых потребителей и
к особенностям региона, а именно Калининградской области, в которой
работает данная компания.
Руководитель компании несет полную ответственность, как за ее реализацию
в целом, так и за координацию и качественное выполнение функций
управления всей компании.
1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
Офисные технологии – информационные технологии, объект и результат
которых определяются потребностями реализации управленческой
деятельности в рамках конкретной формы осуществления офисной
деятельности. Они представляют собой совокупность коммуникационных
технологий, позволяющих оптимизировать деятельность по управлению
современной организацией.
Объектом офисной технологии является тот или иной вид информационных
ресурсов, используемых при реализации задач, работ, процедур и операций
информационного обслуживания управленческой деятельности. В
современном офисе можно выделить несколько видов офисных технологий,
которые представлены на рисунке 1.2.
Рис. 1.2 Виды офисных технологий
В настоящее время в студии корпусной мебели «ВК Мебель» большая часть
управленческой информации фиксируется в виде документов. Ведение
19
документации (делопроизводство) предполагает знание правил создания
документов, их оформления, согласования, продвижения в компании и
хранения. Часть документов в компании представлена в электронном виде
(например, договора на изготовление и поставку мебели, акт приема мебели
и т.д.).
Также в компании используются компьютерные и не компьютерные офисные
технологии, такие как:
носители информации (носители информации на бумажной основе и
электронные носители информации, т.е. использование флэш-карт);
средства составления и изготовления документов (специализированные
программные продукты для ПК, принтер);
средства хранения, поиска и транспортирования документов;
первичные средства хранения (папки, коробки и т. п.) и вторичные
средства хранения документов (шкафы, стеллажи и т. п.);
средства электросвязи (средства стационарной и мобильной
телефонной связи, электронная почта).
Технические средства в студии корпусной мебели «ВК Мебель»:
Студия корпусной мебели «ВК Мебель» имеет удовлетворительный уровень
автоматизации деятельности.
Персональные компьютеры есть только у директора, бухгалтера и зам.
Директора по производству, зав. складом, а также мастера мебельного
производства.
Все компьютеры отличаются по характеристикам. Машины объединены в
сеть, что способствует удобному доступу к документам, с разграничением
прав.
На компьютерах установлено все необходимое программное обеспечение для
работы, такое как 1С: Торговля и Склад, 1С: Бухгалтерия и прочее, которое
может позволить автоматизировать часть работы с документами.
20
Большим плюсом фирмы являются пакеты AutoCad и PRO100, которые
упрощает создание проектов и чертежей. Кроме того, в компании
используется пакет Microsoft Office, для составления отчетов, создания
документов, ведения бухгалтерского и финансового учета, а также учета
остатка материалов на складе.
Безопасность ИТ-инфраструктуры находится на необходимом уровне:
присутствуют антивирусное программное обеспечение и другие средства
защиты информации.
При модификации ИТ-инфраструктуры особое внимание будет уделяться
уровню автоматизации деятельности, т.к. это влияет на повышение
эффективности работы организации в целом, повышении
конкурентоспособности.
На предприятии реализована централизованная база данных. Все потоки
информации и документация систематизированы в приложении, все
документы хранятся в едином структурированном архиве на основной
машине. Личные данные сотрудников хранятся в базе данных.
21
1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование
необходимости автоматизации
1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика
существующих бизнес процессов
Основные задачи:
Помочь компании в поддержке старых, а также установлению новых
связей на рынке.
Стать инструментом распространения информации о компании, о ее
деятельности.
Осуществлять удаленную демонстрацию товара для его продвижения.
Увеличить объем продаж, найти новых клиентов компании.
Осуществлять информационную и сервисную поддержку клиентов и
партнеров.
Обеспечить круглосуточное предоставление услуг клиентам или
партнерам.
Стать средством обмена информацией между представительствами и
торговыми точками компании.
Реализовать оперативную обратную связь с клиентами в любой точке
мира.
Взаимодействовать со средствами массовой информации.
Студия корпусной мебели «ВК Мебель», осуществляет изготовление
корпусной мебели на заказ. Ниже, представлено отображение
взаимодействий бизнес-процесса с окружением.
Вход системы: финансовые ресурсы (предварительная оплата, кредиты
банков, инвестиции), обращение клиента, материалы и фурнитура.
Выход системы: выполненный заказ (продукция), прибыль организации.
22
Основные элементы внешней среды предприятия: комитет по защите прав
потребителей, санитарная эпидемиологическая станция (СЭС), МЧС,
налоговая инспекция, торговая инспекция.
Партнерами являются: поставщики материалов и фурнитуры, рекламное
агентство.
Клиентами являются: физические лица, юридические лица.
На рисунке 1.3 изображена диаграмма первого уровня декомпозиции
бизнеса.
Рисунок 1.3 Диаграмма первого уровня декомпозиции бизнеса P1
Диаграмма второго уровня наглядно отображает этапы исполнения бизнес-
процесса (Рисунок 1.4).
Блок «Оформление заказа»:
Вход: обращение клиента, финансовые ресурсы.
Выход: бланк заказа.
Управление: государственные стандарты, законы, НПА, информация.
Механизм: менеджер по работе с клиентами.
Блок «Проектирование»:
Вход: бланк заказа.
Выход: готовый проект.
23
Управление: государственные стандарты, законы, НПА, информация.
Механизм: проектировщик.
Блок «Изготовление»:
Вход: готовый проект.
Выход: произведенный продукт.
Управление: государственные стандарты, законы, НПА, информация.
Механизм: мебельные мастера.
Блок «Доставка покупателю и продажа»:
Вход: произведенный продукт.
Выход: прибыль организации, выполненный заказ.
Управление: государственные стандарты, законы, НПА, информация, бланк
заказа.
Механизм: водитель и экспедитор.
Рисунок 1.4 Диаграмма второго уровня декомпозиции бизнеса P2
Диаграмма третьего уровня существующего бизнес-процесса отображает
этапы оформления заказа (Рисунок 1.5).
Блок «Выбор эскиза»:
Вход: обращение клиента.
24
Выход: выбранный эскиз.
Управление: государственные стандарты, законы, НПА, информация.
Механизм: менеджер по работе с клиентами.
Блок «Получение оплаты»:
Вход: обращение клиента, финансовые ресурсы.
Выход: чек об оплате.
Управление: государственные стандарты, законы, НПА, информация.
Механизм: менеджер по работе с клиентами.
Блок «Формирование бланка заказа»:
Вход: выбранный эскиз, договор.
Выход: бланк заказа.
Управление: государственные стандарты, законы, НПА, информация.
Механизм: менеджер по работе с клиентами.
Рисунок 1.5 Диаграмма третьего уровня декомпозиции бизнеса P3
25
1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее
описание
Прежде чем пытаться улучшить деятельность предприятия, выбрать, а затем
внедрить информационную систему, необходимо проанализировать, как
работает предприятие в настоящее время. Для анализа необходимо знать не
только как работает предприятие в целом, как оно взаимодействует с
внешними организациями, заказчиками и поставщиками, но и как
организована деятельность на каждом рабочем месте. Один человек, как
правило, не обладает такой информацией. Действительно, руководитель
предприятия хорошо разбирается, как работает организация в целом, но не в
состоянии знать особенности деятельности всех рядовых сотрудников.
Рядовой сотрудник хорошо разбирается в своих обязанностях, но плохо
знает, как работают его коллеги. Следовательно, для анализа деятельности
предприятия следует собрать знания множества в едином месте - создать
модель деятельности предприятия. Такую модель можно создать с помощью
программного продукта компании. Computer Associates-BPwin. В начале 90-х
годов в США на основе SADT был принят стандарт моделирования бизнес-
процессов IDEFО.
IDEFО - это метод предназначен для моделирования решений, действий и
деятельности организации или системы. IDEFО была получена из
Налаженные графический язык, структурного анализа и проектирования
(ТСУР). ВВС Соединенных Штатов поручил разработчикам ТСУР
разработать функцию метода моделирования для анализа и информирования
с функциональной точки зрения системы. Эффективное IDEFО модели
помогают организовать анализ системы и содействовать эффективной связи
между аналитиками и клиентами. IDEFО является полезной в создании сферу
анализа, особенно для функционального анализа. Как средство общения,
IDEFО повышает домена участии экспертов и консенсус в принятии решений
на основе упрощенных графических устройств. В качестве инструмента