26
анализа, IDEFО Modeler помогает в определении, что выполняются функции,
что необходимо для выполнения тех функций, что текущая система не правы,
и что нынешняя система делает неправильно. Таким образом, IDEFО
моделях часто создаются в качестве одной из первоочередных задач
деятельности в области развития системы.
IDEFO является независимым от частных организаций стандартом и получил
чрезвычайно широкое распространение, он принят в качестве стандарта в
нескольких международных организациях, в том числе в НАТО и МВФ.
BPwin 4.0 является инструментальным средством, полностью
поддерживающим стандарт IDEFО.
В результате обследования предприятия строится функциональная модель
существующей организации работы «AS-IS» (Как есть). На основе модели
«AS-IS» достигается консенсус между различными единицами бизнеса по
тому, "кто что сделал" и что каждая единица бизнеса добавляет в процесс.
Модель «AS-IS» позволяет выяснить, "что мы делаем сегодня" перед тем, как
перепрыгнуть на то, "что мы будем делать завтра". Внедрение
информационной системы неизбежно приведет к перестройке существующих
бизнес-процессов предприятия. Анализ функциональной модели позволяет
понять, где находятся наиболее слабые места, в чем будут состоять
преимущества новых бизнес-процессов и насколько глубоким изменениям
подвергнется существующая структура организации бизнеса. Детализация
бизнес-процессов позволяет выявить недостатки организации даже там, где
функциональность на первый взгляд кажется очевидной. Признаком
неэффективной деятельности могут быть бесполезные, неуправляемые и
дублирующиеся работы, неэффективный документооборот (нужный
документ не оказывается в нужном месте в нужное время), отсутствие
обратных связей по управлению (на проведение работы не оказывает влияния
ее результат) и входу (объекты или информация используются
нерационально) и т. д.
27
Найденные в модели «AS-IS» недостатки можно исправить при создании
модели «ТО-ВЕ» (Как будет) - модели новой организации бизнес-процессов.
Модель «ТО-ВЕ» нужна для оценки последствий внедрения
информационной системы и анализа альтернативных/лучших путей
выполнения работы и документирования того, как предприятие будет
функционировать в будущем. Как правило, строится несколько моделей ТО-
ВЕ, из которых по какому-либо критерию выбирается наилучшая. Например,
каждая из моделей «ТО-ВЕ» может соответствовать определенной
информационной системе. Проблема состоит в том, что таких критериев
много и непросто определить важнейший. Для того чтобы определить
эффективность бизнес-процессов после внедрения корпоративной
информационной системы, необходима система метрики, т. е. качество,
следует оценивать количественно.
BPwin предоставляет аналитику два инструмента для оценки модели -
стоимостный анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC), и
свойства, определяемые пользователем (User Defined Properties, UDP). ABC
является широко распространенной методикой, используемой
международными корпорациями и государственными организациями для
идентификации движителей затрат в организации. Стоимостный анализ
представляет собой соглашение об учете, используемое для сбора затрат,
связанных с работами, с целью определить общую стоимость процесса.
Стоимостный анализ основан на модели работ, поскольку количественная
оценка невозможна без детального понимания функциональности
предприятия. Обычно ABC применяется для того, чтобы понять
происхождение затрат и облегчить выбор нужной модели работ при
реорганизации деятельности предприятия (Business Process Re-engineering,
BPR). С помощью стоимостного анализа можно решить такие задачи, как
определение действительной стоимости производства продукта, определение
действительной стоимости поддержки клиента, идентификация работ,
28
которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучшены в первую
очередь), и др. в каждой из моделей «AS-IS» и «ТО-ВЕ».
Следовательно, стоимостный анализ позволяет оценить, каковы будут
последствия внедрения информационной системы, действительно ли это
приведет к повышению производительности и экономическому эффекту, и к
какому именно.
BPwin позволяет делать достаточно эффективные оценки стоимости, но при
этом не претендует на высокую точность таких оценок. Для точных
вычислений затрат можно воспользоваться специализированным средством
стоимостного анализа EasyABC. BPwin поддерживает двунаправленный
экспорт - импорт в EasyABC. Результаты стоимостного анализа наглядно
представляются на специальном отчете BPwin - ABC. ABC позволяет
оценить стоимостные и временные характеристики системы.
Если стоимостных показателей недостаточно, имеется возможность внесения
собственных метрик - свойств, определенных пользователем UDP.
Модели «AS-IS» и «ТО-ВЕ» позволяют описать начальное и конечное
состояние предприятия - до и после внедрения проектируемой
информационной системы, оставляя без внимания сам процесс разработки
(выбора) и внедрения. Но поскольку внедрение информационной системы -
это тоже работа, можно с помощью BPwin создать модель этой работы.
Модель «ТО-ВЕ» - это не модель деятельности предприятия, а модель
мероприятий по переводу предприятия на новую технологию работы.
Используя эту модель можно с помощью стоимостного анализа оценить
объем средств, необходимых для приобретения/разработки и внедрения
информационной системы. Такие модели можно построить для перехода на
различные модели «ТО-ВЕ», т. е. для внедрения различных инфор-
мационных систем (как готовых, так и созданных на заказ) и выбрать
оптимальный вариант.
Если рассмотреть структуру деятельности данной компании, увидим, что
внешними данными являются:
29
договора с поставщиками на приобретение материала,
договора с дилерами на поставку готовой продукции,
договора на изготовление индивидуальных заказов.
Выходные данные управления это:
Сопроводительные документы,
Запросы на отчеты,
Запросы на количество продукции.
Так как основная деятельность фирмы - изготовление мебели, то цех является
одним из основных источников документообразования, а значит
документооборота. На основании документов, а точнее чертежей и строится
производственная деятельность предприятия. Выходная информация в цехе
направляется во все инстанции производства. В частности, стоимость
продукции направляется в бухгалтерию, чертеж сборки направляется мастеру
по цеху, материалоемкость продукции отправляется заявкой на склад.
Так как программа Базис-Мебельщик ведет финансовый расчет изделия, в
нем встроена база данных материалов, которая периодически пополняется
администратором в зависимости от цен на рынке и согласно заключению
договоров с поставщиками. Такая же база данных существует в финансовом
отделе, которая также пополняется администратором, на таких же условиях.
При ценовом изменении какой-либо позиции, администратору необходимо
внести изменения в базе данных бухгалтерии, и в базе данных
конструкторского отдела. Это в сою очередь не исключает ошибок, т.е.
приводит к недостоверности информации. Это занимает определенное
количество времени. В качестве выходной информации существует заявка на
склад, в ней указаны: какого материала, а также количество материала
необходимо для изготовления изделия. При разработке продукции, в
конструкторском отделе составляются чертежи и схемы сборки, которые
направляются мастеру цеха.
30
В его обязательства входит: установка сроков изготовления, распределить
работу согласно технологическому этапу изготовления, а по окончании работ
принять качество выпущенного изделия. При подаче заявки на склад
оформляется накладная с определенным количеством фурнитуры требуемой
для изготовления заказа. При выявлении дефицита подается заявка на
закупку необходимого материала. Так как закупка материала происходит по
безналичному расчету и в большей мере по разным регионам, процесс
оплаты и доставки материала до цеха занимает определенное количество
времени. При отсутствии материала на складе приходится пересматривать
процесс изготовления в ввиду отсутствия тех либо иных элементов, а это
нарушает технологический процесс изготовления и приводит к простою
оборудования, а значит к увеличению сроков изготовления, и соответственно
к увеличению стоимости. Чтобы максимально сократить период пополнения
дефицита разработаем модуль в пакете “торговля и склад” в конфигурации
«1С», который позволит выявить дефицит до его возникновения.
Для решения поставленной задачи необходимо проанализировать всю
структуру компании изучить все спецификации подразделов для сбора
информации. При разработке сайта, его функционирование не касается
какого-либо подразделения, но в ту же очередь определяет всю компанию.
Определение целей создания сайта, круга функций, которые он должен
выполнять, необходимо для лучшего понимания истинных задач, которые
собираются решать с помощью сайта его владелец. Правильно, конкретно
поставленная цель позволяет сделать сайт эффективным инструментом для
заказчика, минимизировать затраты на создание сайта. От продуманности
формулировки этой задачи зависит эффективность работы сайта в
долгосрочной перспективе.
31
1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной
техники для решения задачи
Разработка сайта для производителей или продавцов мебели имеет свои
характерные особенности. Помимо традиционного набора функций сайта,
таких как: формы обратной связи, новости, анонсы, информационных
разделов, карты сайта, для сайта мебельной компании, всегда востребованы
инструменты для работы с большим количеством фотографий и в меньшей
степени с видеороликами. Высока потребность в средствах создания и
управления фотогалереями и альбомами чертежей. Фотогалерея одно из
самых эффективных средств привлечения покупателя мебели.
Для мебельных сайтов могут требоваться специализированные формы заказа
сложной корпусной и кухонной мебели, включающие в свой состав элементы
конфигураторов, калькуляторов. Полнофункциональные конфигураторы
сложны в разработке и весьма дороги. Поэтому чаще всего на мебельных
сайтах создают почтовые формы, при помощи которой потенциальный
покупатель может отправить заказ по электронной почте. Иногда на
мебельных сайтах требуется расчет стоимости услуг по доставке товара до
покупателя. При наличии у производителя территориально распределенной
сети дилеров становится актуальной задача организации обратной связи на
сайте с учетом географического положения посетителя мебельного сайта.
Часто мебельные сайты производителей требуют интеграции с
корпоративными базами данных, что облегчает управление каталогом мебели
на сайте. Чаще всего требуется оперативное обновление цен в каталоге
мебели или в мебельном интернет-магазине. Учитывая большой ассортимент,
эта задача становится сложной для администратора мебельного сайта, если
нет пакетной загрузки цен.
Специфические для мебельных сайтов и интернет-магазинов функции
обычно разрабатываются на заказ, но иногда удается использовать
32
разработку повторно, что снижает трудозатраты, и как следствие сроки и
стоимость создания сайта.
Логика коммерческих веб-сайтов очень проста: "если у вас есть свое дело,
вам необходим веб-сайт". Однако, это не совсем верно. Даже принимая во
внимание тот факт, что сайт можно создать бесплатно, нельзя забывать, что
его выпуск - это только половина дела. Со временем перед компанией
встанет задача поисковой оптимизации сайта, его продвижения и поддержки.
Публикация слабого веб-сайта или превращение хорошего сайта в
"виртуальные руины" может плохо отразиться на репутации компании.
Продажа товаров или услуг - один из основных вариантов коммерческого
использования Сети. Веб-сайт позволяет не только расширить границы
бизнеса, но и в значительной степени сэкономить время. Поместив на сайт
бланк оформления заказа (или инструкции по отправке заказов факсом),
можно продавать товары или услуги круглосуточно.
Материалы, предназначенные для клиентов, могут содержать сведения о том,
когда лучше делать покупки обычным способом. Размещение на своем веб-
сайте документов технической поддержки и понятных ответов на часто
задаваемые вопросы существенно уменьшает нагрузку на службу поддержки,
если у компании таковая имеется, - или на сотрудников, вынужденные
постоянно консультировать непонятливых клиентов. Такой подход
использует большинство компаний, которые занимаются программным
обеспечением, да и некоторые фирмы, специализирующиеся в других
областях.
Коммерческий веб-сайт играет важную роль в развитии бизнеса. Можно
использовать его для обратной связи с клиентами - или делать выводы, о том,
кто им интересуется на основе статистики посещаемости. Частные
предприниматели, подрядчики или работники фирмы могут использовать
веб-сайт, чтобы заявить о себе, а также приобрести опыт в интересующей их
области. Если автор сайта хорошо возьмется за продвижение сайта,
33
потенциальные клиенты найдут его, и его имя станет известным среди
коллег.
Осуществление документооборота в компании:
1. Клиент подает заявку на изготовление мебели.
2. Менеджер обрабатывает заявку, отправляет директору и в архив заявок.
3. Директор заключает договор с заказчиком и отправляет менеджеру.
4. Менеджер регистрирует договор, затем отправляет на производство и в
архив договоров.
5. После получения заявки на производстведстве осуществляется
реализация продукции, после чего сдается акт выполненных работ в
бухгалтерию.
6. Бухгалтерия формирует выставление счета за реализацию продукции
клиенту на оплату.
7. Клиент предоставляет квитанцию об оплате в бухгалтерию
34
Рис. Схема документооборота
35
1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и
защиты информации
Конфиденциальная для бизнеса информация входит в сферу повышенного
интереса конкурирующих компаний. Для недобросовестных конкурентов,
коррупционеров и других злоумышленников особый интерес представляет
информация о составе менеджмента предприятий, их статусе и деятельности
фирмы. Доступ к конфиденциальной информации и ее изменение могут
нанести существенный урон финансовому положению компании. При этом,
информационная утечка может быть даже частичной. В некоторых случаях
даже обеспечение хищения 1/5 конфиденциальной информации может иметь
критические последствия для финансовой безопасности. Причиной утечки
информации, если отсутствует должное обеспечение информационной
безопасности организации, могут быть различные случайности, вызванные
неопытностью сотрудников.
Основы обеспечения информационной безопасности организации
Информационная безопасность предполагает обеспечение защиты данных
от хищений или изменений как случайного, так и умышленного характера.
Система обеспечения информационной безопасности организации –
эффективный инструмент защиты интересов собственников и пользователей
информации. Следует отметить, что ущерб может быть нанесен не только
несанкционированным доступом к информации. Он может быть получен в
результате поломки коммуникационного или информационного
оборудования. Особенно актуальна эффективная организация обеспечения
безопасности информационных банковских систем и учреждений открытого
типа (учебные, социальные и др.).
Для того чтобы наладить должное обеспечение защиты информации следует
иметь четкое представление об основных понятиях, целях и роли
информационной безопасности.